Osallistavien työpajojen vetäminen ei ole ihan helppoa hommaa. Työpajan vetäjänä tuska voi tulla todelliseksi monestakin syystä. Tämä artikkeli tarjoaa työpajan vetäjälle kahdeksan keinoa työpajojen tyypillisiin haasteisiin. Esitetyt ratkaisut pohjautuvat fasilitaattorin ydinkompetensseihin. Artikkeli on kirjoitettu Taidot työpajan vetäjälle -webinaarin pohjalta ja se on täydentynyt tilaisuudessa käydyn keskustelun perusteella.
Työpajojen tyypilliset haasteet
- Osallistujat eivät ole läsnä ja sitoutuneita työpajatyöskentelyyn
- Työpajassa ratkaistaan vääriä kysymyksiä tai ongelmia
- Työpajassa ei saada yhteisiä päätöksiä aikaiseksi
- Kommentteja saa nyhtää osallistujilta – kuin kivirekeä vetäisi
- Äänekkäimmät vie ilmatilan, mutta suurin osa ei ole mukana
- Ryhmä hukkaa fokuksen ja lopulta kukaan ei tiedä, mitä päätettiin
- Ei olla varmoja, ovatko kaikki sitoutuneita työpajan lopputuloksiin
- Osallistujat tipahtavat työpajan aikana kärryiltä
Yllä on esitetty työpajojen tyypillisimpiä haasteita, joista keskustelimme Taidot työpajan vetäjälle -webinaarissa 24.8.2022 osallistujien kanssa. Kysyimme osallistujilta, mikäli voisit ratkaista yhden tyypillisimmistä haasteista, minkä valitsisit. Ohessa oikealla näet kyselyn tulokset. Reippaasti eniten ääniä sai neljäs vaihtoehdoista eli kommentteja saa nyhtää osallistujilta – kuin kivirekeä vetäisi. Seuraavaksi tasoihin äänissä ylsi ensimmäinen vaihtoehto osallistujat eivät ole läsnä tai sitoutuneita työpajatyöskentelyyn ja viides vaihtoehto äänekkäimmät vie ilmatilan mutta suurin osa ei ole mukana. Voit pohtia, mikä näistä tuskista tuntuu sinusta tärkeimmältä ratkaista ja lukea sillä silmällä eteenpäin.
8 ratkaisua työpajojen tyypillisiin haasteisiin
1. Osallistujat eivät ole läsnä ja sitoutuneita työpajatyöskentelyyn
Tyypillinen tilanne työpajassa on se, että osallistujien fokus on jossain muualla kuin käsiteltävässä aiheessa. Sinusta saattaa tuntua siltä kuin sinä olisit vetäjänä ainut, jota aihe todella kiinnostaa. Tämä saattaa kertoa siitä, että osallistujat eivät välttämättä koe aihetta omakseen tai tunne omistajuutta siitä.
Varmista, että ryhmällä aito vaikutusmahdollisuus käsiteltävään aiheeseen. Kukaan ei halua osallistua vain osallistumisen ilosta. Kiinnitä huomiota omaan rooliisi. Ehkä olet itse vetäjänä ollut enemmän äänessä, kertonut oikeita vastauksia tai yrittänyt omalla esimerkillä saada keskustelua asiasta aikaiseksi?
Sen sijaan, että työpajan vetäjänä ottaisit itse osaa keskusteluun, suosittelen, että keskityt kysymyksien esittämiseen. Kun työpajan vetäjänä annat osallistujille vallan ja vastuun asiasisällöstä, he kokevat asian enemmän omakseen ja syntyy omistajuutta. Pysyttele itse sisältöneutraalina ja kerro, että toimit työpajassa mahdollistajana. Pidä näppisi erossa post-it -lapuista ja anna ryhmän vastata työpajan sisällöstä. Älä ehdota, ryhmittele tai priorisoi sisältöä. Kun tarvitse yhteenvetoa ryhmän tuotoksista, pyydä yhtä tai useampaa osallistujaa vetämään keskustelua yhteen. Tällöin roolisi on läpinäkyvä ja voit keskittyä vastaamaan työpajan prosessista.
2. Työpajassa ratkaistaan vääriä kysymyksiä tai ongelmia
Toisinaan työpajan alussa tuntuu, että keskustelu lähtee väärille raiteille. Toiset puhuvat puusta, toiset metsästä ja yhdet neulasista. Olet ehkä yrittänyt auttaa ryhmää valmistelemalla käsiteltävät aiheet ja niitä koskevat kysymykset. Osallistujat aloittavat kuitenkin metakeskustelun siitä, ovatko nämä ne aiheet, joista meidän tulisi keskustella. Tämä turhauttaa sinua vetäjänä.
Sen sijaan, että yrittäisit selkeyttää osallistujien puolesta käsiteltävää aihetta, anna osallistujien käydä selkeyttävä keskustelu ennen ratkaisujen etsintää. Työpajan osallistujat tarvitsevat riittävästi yhteistä ymmärrystä ennen kuin ovat valmiit löytämään ratkaisuja. Voit olla varma, että työpajassa käsitellään oikeita aiheita, kun annat osallistujien nostaa käsiteltävät aiheet esiin. Anna siis ryhmälle vastuu valita työpajan aiheet. Voit kokeilla tähän esimerkiksi Open Space -menetelmää.
3. Työpajassa ei saada yhteisiä päätöksiä aikaiseksi
Työpaja käynnistyy vauhdilla ja ideoita pallotellaan innoissaan. Syntyy uutta, keskustelu käy vilkkaana ja porukka on täysillä mukana. Kello käy, ja kun päästään päätöksentekovaiheeseen, alkaa tulokseton väittely ja aika loppuu kesken. Lopuksi jokainen lätkäisee omat äänestystarransa taululle ja ihmetykseksi jää, liekö tässä työpajassa saatiin mitään yhteisiä päätöksiä aikaiseksi.
Tähän ongelmaan törmätään työpajoissa silloin, kun ideointi- ja valintavaiheet eivät ole tasapainossa. Kun käytämme kohtuuttomasti aikaa divergointiin eli ideoiden luomiseen, ei meillä riitä aika eikä energia konvergoida eli tehdä valintoja tuotetuista ideoista. Silloin, kun haluat varmistaa, että osallistujat ovat todella sitoutuneita työpajassa tehtyihin päätöksiin, varaa ideointi- eli divergenssivaiheelle 1/3 ajasta ja lisää valinta- eli konvergenssivaiheeseen 2/3 käytettävissä olevasta ajasta. Ajan lisääminen konvergenssivaiheeseen lisää osallistujien sitoutumista tehtyihin valintoihin.
4. Kommentteja saa nyhtää osallistujilta – kuin kivirekeä vetäisi
Monelle työpajan vetäjälle on tuttu tilanne, kun osallistujilta saa nyhtämällä nyhtää kommentteja. Koko työpaja saattaa tuntua siltä kuin kivirekeä vetäisi!
Vetäjänä varmista, että kaikilla osallistujalla on riittävän turvallista osallistua yhteiseen työskentelyyn. Mikäli ryhmässä ei ole saavutettu psykologisesti turvallista tilaa, ei osallistujat uskalla osallistua esimerkiksi pelätessään joutuvansa naurunalaiseksi, tuomituksi tai leimatuksi. Psykologisen turvallisuuden kannalta on tärkeää panostaa työpajan aloitukseen. Anna osallistujille mahdollisuus käydä ensimmäisen vartin aikana parikeskustelu esimerkiksi odotuksista työpajan suhteen tai menneestä viikonlopusta. Näin autat luomaan yhteyksiä osallistujien välille ja tuot heitä lähemmäs toisiaan. Todennäköisesti saat osallistujilta myös helpommin kommentteja, kun kysyt, mistä keskustelitte parin kanssa.
5. Äänekkäimmät vie ilmatilan, mutta suurin osa ei ole mukana
Varmista, että kunnioitat kaikenlaisilla ihmisillä ja annat jokaiselle mahdollisuuden osallistua keskusteluun. Ennen koko ryhmän keskustelua anna ihmisille ensin hetki aikaa ajatella asiaa yksin hiljaisuudessa ja pyydä tekemään omia muistiinpanoja (ME-vaihe). Sitten ohjaa osallistujat pareihin tai pienryhmiin ja pyydä keskustelemaan aiheesta omien muistiinpanojen pohjalta (WE-vaihe). Vasta näiden jälkeen ota koko ryhmän keskustelu edellisten vaiheiden löydöksistä (US-vaihe). Näin ME-WE-US -menetelmällä varmistat, että keskustelu on tasapuolista eivätkä vain äänekkäimmät vie ilmatilaa ja rakennat ryhmälle yhteistä suuntaa.
6. Ryhmä hukkaa fokuksen ja lopulta kukaan ei tiedä, mitä päätettiin
Toisinaan työpajassa huomaa, että osallistujat ovat ajautuneet keskusteluissa sivuraiteille tai fokus on siirtynyt täysin toiseen aiheeseen. Pahimmassa tapauksessa tilanne jatkuu niin pitkään, että kukaan ei oikeastaan tiedä, mitä käsiteltävistä asioista päätettiin ja mitä seuraavaksi tapahtuu.
Varmista työpajan vetäjänä, että suullisten ohjeiden lisäksi kaikki ohjeistukset ovat esitettynä myös kirjallisesti. Myös tilaisuuden tavoite ja ohjelma on hyvä pitää jatkuvasti näkyvillä. Näin voit lempeästi palauttaa osallistujat oikean kysymyksen äärelle, jos keskustelu meinaa karata toisaalle. Lisäksi varmista, että osallistujat kirjaavat pienryhmissä käytävää keskustelua post-it -lapuille tai etänä vaikkapa Flingaan. Näiden kirjausten pohjalta voidaan helpommin tehdä päätös, kun kaikki vaihtoehdot ovat samanaikaisesti näkyvillä. Bonuksen työpajan tulokset tulevat samalla dokumentoiduksi tilaisuuden aikana ja näin tuloksia on helpompi seurata tilaisuuden jälkeen. Näin ollen kaikki keskeinen työpajassa on visualisoituna.
7. Ei olla varmoja, ovatko kaikki sitoutuneita työpajan lopputuloksiin
Työpajan vetäjän tehtävänä on varmistaa, että työpajassa saavutetaan sille asetettu tavoite annetussa ajassa. Vetäjän tehtävänä on tehdä tavoite alusta asti näkyväksi, muistuttaa siitä matkan varrella ja varmistaa lopuksi osallistujilta tavoitteeseen sitoutuminen.
Toisinaan vetäjälle saattaa syntyä epämääräinen tunne siitä, ovatko kaikki todella sitoutuneita työpajan tuloksiin. Vetäjänä voit varmistaa työpajan jokaisen valintavaiheen jälkeen, ovatko osallistujat edelleen mukana. Voit kysyä sitoutumista esimerkiksi viiden sormen tsekillä. Näin vältytään epämääräisyydeltä ja vahvistetaan tuloksiin sitoutumista.
8. Osallistujat tipahtavat työpajan aikana kärryiltä
Monelle tuttu tilanne työpajassa on, kun osallistujat tipahtavat kärryiltä. Se voi johtua siitä, että vetäjä puskee kuin höyryjuna eteenpäin eivätkä osallistujat pysy perässä tai siitä, että edetään liian hitaast eivätkä osallistujat jaksa keskittyä. Joskus kyse saattaa olla myös jostakin yllättävästä esiin nousseesta ilmiöstä tai epäasiallisesta käytöksestä.
Koska ihmiset ja ryhmätilanteet eivät ole koskaan täysin ennakoitavissa, meidän tulee työpajan vetäjinä olla valmiina reagoimaan myös yllättäviin tilanteisiin. Työpajan vetäjän on tärkeää olla todella läsnä tilanteessa, lukea ryhmää ja reagoida tarvittavalla tavalla esiin tulleisiin tilanteisiin. Vetäjän tulee osata säädellä omaa läheisyyttä ja etäisyyttä suhteessa ryhmään – mitä se milloinkin tarvitsee päästäkseen tavoitteeseensa. Ole läsnä, mutta älä ole tiellä.
Jaa vinkit verkostollesi somessa alla olevista kuvakkeista.
Kehitä taitojasi työpajojen vetäjänä
Taklaat työpajojen tyypillisimmat haasteet, kun varmistat, että sinulla on fasilitaattorin kahdeksan ydinkompetenssia hallussa. Yllä esitetyt ratkaisut juontavat juurensa näistä kompetensseista. Valmennuksemme perustuvat näiden ydinkompetenssien harjoitteluun käytännössä – ei puuduttavia luentoja, vaan todellista tekemistä turvallisessa ryhmässä harjoitellen. Työelämä tarvitsee sinua, joka osaat luoda olosuhteet tulokselliselle yhteistyölle yhdistämällä ihmiset ja osaamisen.
Kun haluat ymmärtää aiheesta enemmän
Haluatko syventää ymmärrystäsi aiheesta? Lataa maksuton webinaaritallenne Taidot työpajan vetäjälle ja kuulet, kuinka toimia yhteistyön mahdollistajana ja saat osallistamalla ihmisistä parhaan esiin. Ymmärrät, miten fasilitoijana voit parantaa yhteistyön tuloksia. Saat luotua tavoitteet toiminnaksi ja todellisiksi tuloksiksi! Webinaarissa käsittelemme fasilitaattorin ydinkompetensseja esimerkkien kautta.
Katso maksuton webinaaritallenne tästä
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko parantaa taitojasi johtaa tuloksellisia ryhmäprosesseja ja luoda onnistuneen yhteistyön edellytykset työelämän haastavissakin tilanteissa? Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia ja sertifioudu fasilitaattoriksi! Sertifioitu fasilitaattori -valmennusohjelmassa opit parhaat käytännöt ja vuorovaikutteiset menetelmät tehokkaisiin ja tuloksellisiin työpajoihin. Fasilitoinnin avulla autat ihmisiä rakentamaan yhteistä ymmärrystä ja tekemään parempia päätöksiä. Opit fasilitaattorin ydinkompetenssit – sekä alan parhaat menetelmät ryhmien ohjaamiseen!
Lue lisää Sertifioitu fasilitaattori -valmennusohjelmasta
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
