Oletko järjestämässä tilaisuutta, jonka olisi tarkoitus olla mahdollisimman vuorovaikutteinen? Mietitkö, miten saat kaikki mukaan, millainen rakenne tilaisuudella kannattaisi olla ja mitä ryhmätyömenetelmiä voisi hyödyntää? Kaikki nämä kysymykset liittyvät fasilitoidun tilaisuuden suunnitteluun. Tässä suunnitelman laatimisen seitsemän vaihetta.
1. Ymmärrä tavoite
Aluksi vetäjän kannattaa kysyä itseltään mikä on tilaisuuden tarkoitus. Mitä tarkalleen ottaen on tarkoitus saada aikaan? Ollaanko ideoimassa, mietitäänkö käytäntöön vientiä, onko tarkoitus ratkoa ongelmia, vai ollaanko vasta verkostoitumassa.
2. Mieti fasilitointiprosessi
Kun tavoite on lukittu, on luonteva määritellä työpajan eri vaiheet eli työpajaprosessi. Perusmallissa on kolme vaihetta: selkeytys – ratkaisut – toimenpiteet. Ensimmäisessä eli selkeytyksessä osallistujat konkretisoivat ne kysymykset, joiden ratkaisemiseen työpajassa keskitytään. Toisessa vaiheessa ideoidaan ratkaisut ja kolmannessa sovitaan vastuut ja aikataulut. Kaikkia kolmea vaihetta ei välttämättä tarvita, mutta tämä on suunnittelun kannalta keskeinen päätös, joka kannattaa pohtia etukäteen.
3. Valitse fasilitointimenetelmät prosessin eri vaiheisiin
Valinnassa on huomioitava ainakin seuraavat kysymykset:
- Onko kyseessä tavoitelähtöinen vai ongelmalähtöinen työpaja?
- Kuinka suuri joukko osallistuu ja paljonko aikaa on käytössä?
- Onko kaikilla osallistujilla annettavaa kaikkiin kysymyksiin vai tehdäänkö ryhmätöitä erityisosaamisen perusteella?
4. Varmista, että aikataulu on realistinen
Kun alustava suunnitelma on valmis, fasilitaattorin kannattaa tarkistaa aikataulu. Onko suunnitelman toteuttaminen annetussa ajassa realistista? Mikäli ei, jotain täytyy muuttaa. Joko tilaisuuden tavoitetta on syytä madaltaa tai eri vaiheiden perusteellisuudesta tingittävä. Tietysti paras vaihtoehto olisi tilaisuuden keston lisääminen.
5. Valitse lämmittelymenetelmä
Tilaisuuden alussa fasilitaattorin tehtävänä on luoda otollinen ilmapiiri asian käsittelylle. Vetäjän tulee huolehtia psykologisesta turvallisuudesta ja osallistujien henkisestä läsnäolosta. Lämmittelyharjoitusten tarkoitus on vähentää alkukankeutta ja turhaa muodollisuutta sekä fokusoida osallistujat käsiteltävän asian äärelle. Lämmittelymenetelmää mietittäessä on huomioitava esim. miten hyvin osallistujat entuudestaan tuntevat toisensa ja paljonko aikaa lämmittelyyn voidaan käyttää.
6. Kirjoita työskentelyohjeet eri vaiheisiin
Ryhmätöiden tarkka ohjeistus kannattaa miettiä etukäteen. Hyvä ryhmätyöohje on ytimekäs: tehtävät on jaettu selkeisiin vaiheisiin ja ohje ilmaisee työskentelyn keston.
7. Varmistaudu henkisesti muutoksiin
Ja lopuksi, fasilitaattorin kannattaa varautua siihen, ettei kaikki välttämättä etene niin kuin oli suunniteltu. Vetäjä ei koskaan voi varmuudella tietää mitä tilaisuudessa todellisuudessa tapahtuu, millaisia yllätyksiä hän kohtaa. Suunnitelmaa joutuukin usein lennosta muuttamaan. Silti tilaisuuden tarkka suunnittelu kannattaa. Kuten eräs kollegani on todennut: ”Jos oikeassa kädessä on tarkka suunnitelma, vasen käsi on vapaampi improvisoimaan.”
Työpajojen fasilitointia – verkossa ja face-to-face!
Tarvitsetko ammattifasilitaattorin haastavan tai strategisesti tärkeän tilaisuuden suunnitteluun ja vetämiseen? Olisiko neutraalista ammattifasilitaattorista apua? Kerro meille tarpeestanne. Meillä on kokemusta yli 1 000:n työpajan fasilitoinnista ja autamme teitä tekemään tuloksellista yhteistyötä niin kasvotusten järjestettävissä työpajoissa kuin tilaisuuksissa verkon välityksellä!
Kysy tilaisuuden fasilitoinnista
Ota fasilitointitaidot haltuun!
Haluatko parantaa taitojasi vaikuttavien tilaisuuksien fasilitaattorina? Kahdessa päivässä opit osallistamisen perusteet ja keskeiset menetelmät monien ryhmätilanteiden ohjaamiseen. Valmennus toteutetaan myös 5-osaisena Zoomissa, jolloin voit osallistua mistä päin maailmaa tahansa. Tutustu valmennukseen ja varmista taitosi johtaa tuloksellisia ryhmätilaisuuksia.
Tutustu Vaikuttava fasilitointi -valmennukseen!
Teemme fasilitointivalmennuksia myös tilauksesta. Kun fasilitointitaitojen kehittäminen on organisaatiossanne ajankohtainen, kerro meille tarpeestanne. Valmennamme satoja esimiehiä, päälliköitä ja asiantuntijoita kymmenissä organisaatioissa vuosittain.
