Fasilitointi – menestyvän johtajan ja organisaation taito

Alkusanat kirjoittajalta

Tänä kesänä tulee kuluneeksi kuusi vuotta siitä, kun aloitin Grape Peoplessa. Olen kasvanut valtavasti näiden vuosien aikana – paljon nopeammin kuin missään aikaisemmassa työpaikassa. Olen aina ollut uusien asioiden perään, ja onnekseni useampi työnantajistani on tukenut luontaista uteliaisuuttani. Olenkin oikeastaan yllättynyt, ettei minulla vieläkään ole kiire muualle, vaikka olen niin vaihtelunhaluinen.

Kuluneen vuoden aikana olen miettinyt erityisen paljon sitä, mikä minut on saanut jäämään Grape Peopleen. Yrityksen dna:ssa on jotain aidosti kestävää. En koskaan aiemmin kuvitellut pysyväni samassa työpaikassa 10 tai 20 vuotta. Nyt toivon, että suhde voisi jatkua niin pitkään.

Kaivaudutaanpa siis tämän yrityksen dna:han. Mikä tekee tästä työpaikasta niin haluttavan ja kestävän? Se liittyy yrityksen johtamisfilosofiaan.

Grape People perustettiin johtamisen parantamiseksi. Aluksi ajatus oli, että johtamista voisi helpottaa siirtämällä vastuuta ryhmälle sen sijaan, että johtaja kantaisi kaiken vastuun itse. Totta puhuen tämä ei tee johtamista helpommaksi, koska systeemin muuttuessa syntyy aina uusia ongelmia. Uskomme kuitenkin, että vastuun jakaminen parantaa työn tuloksia.

On kestänyt muutaman vuoden sisäistää ajattelumme periaatteet. Nyt koen, että alan todella ymmärtää, miksi tämä intohimomme – fasilitointi – auttaa tiimejä ja organisaatioita toimimaan aidosti paremmin.

Jonas Rajanto
fasilitaattori  & valmentaja

Tässä artikkelissa:

  • Kokousten aktiivisuus
  • Kaikkien ääni kuuluviin
  • Ajattelun monimuotoisuus
  • Priorisointi ja kriittinen ajattelu
  • Sitoutuminen tuloksiin
  • Yhteisen suunnan luominen 

Kokousten aktiivisuus

Aloitetaan aiheella, johon useimmin työssäni törmään: aktiivisuus. Erityisesti näinä etätyön aikoina vaikuttaisi siltä, että ykkösongelma on passiiviset osallistujat kokouksissa. Ihmiset ovat fyysisesti “online” mutta henkisesti “offline”. Huomio on muualla.

Ongelma ei ole uusi – ihmiset olivat henkisesti poissaolevia kokousten aikana jo silloin, kun istuimme samoissa neukkareissa. Siihen on vain vaikeampi reagoida, kun vuorovaikutamme virtuaalisesti. Kameroita ei käytetä, eivätkä ihmiset kevyellä suostuttelullakaan niitä käynnistä. Kun pyydät ryhmältä ajatuksia, koittaa kiusallinen hiljaisuus. Tilaisuuden vetäjänä alat pohtia: Kuunteleekohan kukaan edes? Meneekö tämäkin aika ihan hukkaan?

Miten vaikuttaa aktiivisuuteen kokouksissa?

Mieti mitä tapahtuu ennen kokousta sekä kokouksen alussa. Miten olet viestinyt tapaamisen tarkoituksen? Ymmärtääkö kukin osallistuja roolinsa tapaamisessa? Oletko kuvaillut työskentelytapaa, ml. toiveen kameran käytöstä?


Meidän täytyy valmistautua henkisesti vaativiin koitoksiin, myös kokouksiin. Jos koollekutsuja auttaa minua orientoitumaan ennakkoon sekä tapaamisen alussa, minun on helpompi osallistua.

Vinkkejä osallistujien aktivointiin:

  • Kirjoita tapaamisen tarkoitus kokouskutsuun.
  • Sovi/kerro rooleista ennakkoon. Joskus tämä tarkoittaa sitä, että osallistujien kanssa täytyy jutella yksitellen ennen tapaamista.
  • Kuvaile työskentelytapaa kutsussa, ml. kameran ja mikrofonin etiketti sekä väline(et) muistiinpanojen tekemiseksi.
  • Toista kaikki yllä mainitut kokouksen alkaessa. Kysy vielä ihmisten odotuksista ennen kuin menet asiaan. Mikä tulos olisi kokoukseen käytetyn ajan arvoinen?

Kaikkien ääni kuuluviin

Yksi vaikuttava tekijä aktiivisuudessa on osallisuuden tunne. Minun täytyy voida luottaa siihen, että minua halutaan kuulla. Haluan tietää, että voin aidosti osallistua tavoitteen selkeyttämiseen, ratkaisujen keksimiseen tai toimenpiteiden sopimiseen.

Ihmisiä voi sulkea pois keskustelusta tahallisesti tai tahattomasti. Ketä tapaamiseen kutsutaan? Mitä tämä tarkoittaa niille, joita ei kutsuttu? Miten päätöksiä tehdään ja viestitään? Kun ideoidaan, miten näitä ideoita käytetään?

Hybriditapaamisissa etäosallistujat ovat usein tahattoman poissulkemisen kohteena. Eikä ihme – kasvotusten vuorovaikuttaminen on paljon moniulotteisempaa ja helpompaa kuin virtuaalinen. Meidän täytyykin aktiivisesti vastustaa lähiosallistujien suosimista etäosallistujien kustannuksella.

Miten saada kaikkien ääni kuuluviin?

Tähän on useita keinoja, mutta otetaan yksi: vaihtele vuorovaikutustapaa.
Keskustelemmeko aina yhtenä ryhmänä, yksi kerrallaan puhuen, kun muut odottavat puheenvuoroa? Toisin sanoen onko tapaaminen sarja monologeja? Tämän tyypillisen keskusteludynamiikan voi rikkoa yllättävän helposti.

Vinkkejä keskusteludynamiikan parantamiseen:

  • Kun haluat käynnistää keskustelun, älä kysy “kuka haluaisi aloittaa” tai “onko kysymyksiä”. Pyydä sen sijaan kaikkia kirjoittamaan ajatuksensa paperille tai kokouschattiin. Tämä kutsuu kaikki ajatteluun.
  • Ennen kuin avaat keskustelun koko ryhmän kesken, pyydä ihmisiä jakamaan ajatuksensa yhden tai kahden muun ihmisen kanssa. Samassa huoneessa ihmiset voivat kääntyä toistensa puoleen. Etäosallistujat voi jakaa Pienryhmätilat-toiminnon avulla 2-3 hengen ryhmiin. Tähän voi käyttää aiheesta riippuen 2-10 minuuttia. Tämä kutsuu kaikki keskusteluun.
  • Näissä pienryhmissä tuntuu turvallisemmalta jakaa ajatuksensa kuin ison ryhmän edessä. Ajatuksiin saa palautetta. Ideat jalostuvat. Tämän jälkeen on helpompi jakaa ajatukset koko ryhmälle.
  • Kysy viimeiseksi satunnaiselta osallistujalta kustakin ryhmästä, mitä keskustelussa nousi esiin. Sen lisäksi, että saat nyt osallistujien ajatukset esiin, autat heitä tekemään yhteistyötä.

Ajattelun monimuotoisuus

Kun haluamme tiimimme ja organisaatiomme menestyvän, meidän täytyy olla herkkinä ympäristön muutoksille, jotta tiedämme mihin täytyy reagoida. Mitä kollegamme ja asiakkaamme meille kertovat? Tarvitsemme tähän mahdollisimman monet silmä- ja korvaparit.

Ajattelun monimuotoisuutta ei aina saa esiin. Sorrumme ryhmäajatteluun, jolloin lähinnä toistamme muiden sanoja, koska emme halua keikuttaa venettä. Joudumme myös ankkuroinnin uhriksi, jolloin ajattelumme perustuu siihen, mitä ensimmäiseksi ääneen sanottiin. Nämä ongelmat pahenevat, kun samat ihmiset yleensä puhuvat ensin – korkeimmassa asemassa olevat, pisimmän uran tehneet, ekstroverteimmat ja itsevarmimmat yksilöt.

Miten lisätä ajattelun monimuotoisuutta kokouksissa?

Aiempi menetelmä keskusteludynamiikan muuttamiseksi auttaa onneksi myös ajattelun monimuotoisuudessa. Menetelmälle on nimikin: Me-We-Us. Eli yksilö, pienryhmä, iso ryhmä. Mutta toki voimme käyttää muitakin keinoja.

Vinkkejä ryhmän ideointiin:

  • Kun suunnittelet ideointia tai muuta sessiota, johon kaipaat ajattelun monimuotoisuutta, mieti tarkkaan miten muotoilet kysymykset ryhmälle. Onko sinulla jo ratkaisu mielessäsi? Älä kerro sitä ryhmälle! Varmista, että ryhmä jakaa ymmärryksen kysymyksestä ensin. Onko kysymys edes oikea? Keksimmekö vielä paremman kysymyksen?
  • Auta ryhmää viivyttämään kritisointia, suodattamista ja priorisointia kunnes ideoita on kerätty riittävästi. Yksi syy ideavajaukseen on, että ideoita kritisoidaan ennen kuin ne ymmärretään kunnolla.
  • Kun haluat viedä ryhmän ajatukset kiertoradalle, käytä menetelmiä kuten Pakotetut yhteydet tai SCAMPER.

 

Priorisointi ja kriittinen ajattelu

Edellisessä osiossa kehotin välttämään ideoiden kritisointia liian aikaisin. On kuitenkin tärkeää ennen pitkää tarkastella tuotettuja ideoita kriittisesti. Liian monet ideointisessiot päättyvät suureen määrään ideoita, jotka eivät johda päätöksiin.
Kaikki päätökset edellyttävät kahdenlaista ajattelua: divergenttiä ja konvergenttia. Divergentti ajattelu etsii mahdollisuuksia; laajentaa vaihtoehtojen määrää. Konvergentti ajattelu suodattaa ja priorisoi; valitsee parhaat ideat jatkoon.

Miten lisätä kriittistä ajattelua kokouksissa?

Monesti konvergenssi tehdään liian nopeasti. Konvergenssiin panostaminen varmistaa, että:

  1. ideoita on lopussa rajallinen määrä, jotta lopputulos on selkeä
  2. valitsemamme ideat ymmärretään
  3. osallistujat ymmärtävät ideoiden valintaperusteet (omat & muiden)
  4. kaikki voivat sitoutua lopputulokseen

Yksinkertainen ohje kriittisen ajattelun parantamiseksi on: hidasta päätöksentekoa. Anna aikaa yksilön ajattelulle, pienryhmän keskustelulle sekä koko ryhmän keskustelulle (Me-We-Us). Joskus ryhmälle voi antaa valintakriteerit tai antaa ryhmän itse keksiä valintakriteerit. Vaihtele pienryhmien kokoonpanoa, jotta osallistujat kuulevat useamman eri näkökulman.

Vinkkejä kriittisen ajattelun lisäämiseen:

  • Ennen kuin parhaat ideat valitaan, varmista että ne ymmärretään.
  • Ennen kuin parhaat ideat valitaan, selkeytä valintakriteerejä.
  • Ennen kuin parhaat ideat valitaan ryhmässä, pyydä osallistujia tekemään valinta yksilöllisesti.
  • Ennen kuin parhaat ideat valitaan ryhmässä, pyydä ihmisiä keskustelemaan valinnasta pienryhmissä.
  • Vaihtele ryhmiä ja käy useampi kierros vahvistaaksesi ymmärrystä ja sitoutumista.
 

Sitoutuminen tuloksiin

Edellisessä osiossa kuvattu konvergenssityö auttaa sitoutumisen luomisessa. Mitä pidempään käsittelemme haastetta yhdessä, sitä sitoutuneempia olemme myös keksittyihin ratkaisuihin.

Miten lisätä sitoutumista tuloksiin:

Sitoutuminen tapaamisen jälkeen riippuu monista tekijöistä, kuten tarkoituksen ja odotusten käsittely jo ennen tapaamista. Ryhmän sitoutumisen tarkistamiseen on kuitenkin yksinkertainen menetelmä: viiden sormen tsekki.

 

Vinkkejä sitoutumisen kasvattamiseen:

  • Osallista ihmiset päätöksentekoon, kokouksen tavoitteesta lähtien.
  • Luo psykologista turvallisuutta alusta loppuun; rohkaise ihmisiä kertomaan ajatuksensa.
  • Sido tapaaminen isoon kuvaan: miksi tämä tapaaminen on tärkeä
  • Mitä tämän jälkeen tapahtuu? Miten tuloksia hyödynnetään? Miten tätä seurataan?
  • Varaa aikaa erikseen toimenpiteiden suunnitteluun.
  • Käytä viiden sormen tsekki -menetelmää tarkistaaksesi ihmisten sitoutumisen eri vaiheissa päätöksentekoa.

Yhteisen suunnan luominen

Johtajan tehtävä on luoda ja vahvistaa yhteistä suuntaa. Kaikki edellä mainitut menetelmät pyrkivät luomaan tai vahvistamaan yhteistä suuntaa. Monet menetelmistä edellyttävät johtajan sivuun astumista ja vastuun antamista ryhmälle. Johtajan täytyy luottaa ryhmän haluun ja kykyyn tehdä hyviä päätöksiä.

Vastuun antaminen ei tapahdu kerrasta, vaan syklisesti: kun johtajana annan ryhmälle enemmän vastuuta, heidän halunsa osallistua kasvaa. Kun he harjoittelevat vastuun kantamista, heidän kykynsä kasvaa. Kun heidän kykynsä kasvaa, voin antaa heille entistä enemmän vastuuta.

Tämä kytkeytyy Daniel Pinkin autonomy-mastery-purpose -viitekehykseen. Se koskettaa ihmisten halua olla osa jotakin itseään suurempaa. Se antaa heille vapautta ja valtaa tehdä yhä suurempia päätöksiä, sitouttaen jatkuvasti ryhmän tarkoitukseen.

Johtajana minun täytyy kysyä: missä ryhmä menee tällä hetkellä? Kuinka paljon vastuuta ihmiset ovat tottuneet kantamaan? Jos haluan vahvistaa yhteistä suuntaa – mikä on seuraava askel?

Miten määrittelet menestyksen?

Olen avannut niitä periaatteitamme, joiden uskomme tekevän johtajista ja organisaatioista menestyviä. Nämä periaatteet ovat ajattelumme ytimessä, kun autamme liiketoimintayksikköä luomaan tai jalkauttamaan strategiaa, pidämme fasilitointivalmennuksen tiiminvetäjille tai järjestämme maksuttoman webinaarin.

Elämme näitä periaatteita todeksi joka päivä. Otamme kaikki tiiminjäsenet mukaan strategiatyöpajoihin. Pidämme säännöllisiä kasvukeskusteluita varmistaaksemme, että jokainen palvelee sekä omaa että yrityksen kasvua. Käytännössä johdamme yritystä yhdessä.

Uskon, että tämä tekee yrityksestä kestävän: yhteisön viisauden valjastaminen sellaisten päätöksen tekemiseen, jotka ovat hyviä meille yksilöinä, meille tiiminä, sekä asiakkaillemme.

Jaa artikkeli verkostollesi somessa alla olevista kuvakkeista.

Facebook
Twitter
LinkedIn

Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista

Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!

Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet

Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!

Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Parantamalla taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opi vuorovaikutteisissa ja käytännönläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!

Lue lisää avoimista fasilitointivalmennuksista

Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!

Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.

Tutustu palveluihimme ja ota yhteyttä

Jonas Rajanto

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Verkostoidu: LinkedIn | Twitter

Jonas Rajanto

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Verkostoidu: LinkedIn | Twitter