Etäkokouksessa tekee joskus mieli kommentoida jotakin, mutta epävarmuus ryhmän mielentilasta nakertaa turvallisuuden tunnetta. Kehtaanko keskeyttää puhujan kysymyksellä? Voinko haastaa äskeistä ajatusta loukkaamatta sen esittäjää? Uskallanko esittää oman näkemykseni, vaikka se eriää muista?
Kameroiden käyttö on ollut kestopuheenaihe siitä lähtien, kun pandemia pakotti kaikki etätöihin. Yksi näkökulma on, että etäkokoukset kärsivät, kun kaikki eivät pidä kameroita päällä. Emmehän me peitä kasvojamme lähitapaamisissakaan. Toinen näkökulma on, että kameroiden käyttö rasittaa monin tavoin ja odotusten tulisi mukautua kohtaamistapaan.
Kamerat ovat kuitenkin vain yksi tekijä etävuorovaikutuksen kokonaisuudessa. Opiskeltuani ryhmien vuorovaikutusta etänä ja ”jalkojen kanssa” haluaisin nyt laajentaa keskustelua kameroiden ulkopuolelle.
Miksi lähitapaamiset ovat niin sujuvia*
*totuus on, että myös lähitapaamisissa on teknisiä haasteita, ihmiset puhuvat toistensa päälle, kokoontumisen epäselvyys voi vaivata jne. Etänä näiden haasteiden päälle tulee kuitenkin aivan uusia haasteita, joten suhteessa etätapaamisiin lähitapaamiset ovat sujuvia.
Kun kokoonnumme yhdessä oppimaan uutta, ideoimaan innovaatioita tai ratkaisemaan haastetta samaan tilaan:
- Osallistujana näen huoneeseen tullessani, miten se on kalustettu. Onko pöytiä? Tuoleja? Millaisia? Miten istumme huoneessa? Onko muistiinpanovälineitä? Tusseja ja tarralappuja? Tila itsessään kertoo minulle jotain sekä tarkoituksesta että työskentelytavasta.
- Tapaamisen vetäjän jälkeen saavun tilaan ensimmäisenä. Sanomme hei ja vaihdamme kuulumisia (jos jo tunnemme) tai tutustumme. Juttelemme arjesta: sää, liikenne, yleinen kiire ja jaksaminen. Hyvä kahvi. Huono kahvi. Ehkä vaihdamme jopa pari sanaa odotuksista päivään. Tunnelma alkaa rakentua.
- Tilaan tullessani minun on helppo orientoitua tulevaan ja rauhoittua. Tila on yksityinen ja tukee keskittymistä.
- Tilaisuuden edetessä näen ja kuulen koko ajan mitä ympärilläni tapahtuu – saan tilannekuvan helposti. Minun on helppo sopeutua tilanteeseen ja luottaa siihen, että osallistun rakentavasti, enkä häiritsevästi.
- Keskusteleminen soljuu, koska on selvää kuka milloinkin haluaa puhua. Puheenvuorojen neuvotteleminen on helppoa kehonkielen ja viiveettömän kommunikaation ansiosta.
- Vetäjänä näen mitä huoneessa ja ryhmässä tapahtuu ja voin reagoida siihen. Minun ei tarvitse keskittyä tekniikkaan, mikä helpottaa läsnäoloani ryhmän kanssa.
Etätapaamisen erityishaasteet
Etäkokoukseen tullessa kontrasti edellä mainittuun tilanteeseen on suuri:
- ”Tila” on joka kerta samannäköinen, homogeeninen, hajuton ja mauton.
- En jaa paikkaa tai fyysistä ympäristöä muiden kanssa, joten jaettu todellisuutemme on lähtökohtaisesti heikompi. Saatamme olla eri puolilla maailmaa, jolloin minun aamuni on toisen ilta.
- Tila ei kommunikoi tarkoitusta eikä työskentelytapaa. Jollei vetäjäkään tee sitä, minun täytyy kaivella tarkoitusta kalenterista ja arvata miten minun halutaan osallistuvan.
- Koska en näe muiden kasvoja ja kehonkieltä kokonaan ja koska ryhmästä puuttuu asetelma, minulla on vähemmän informaatiota tunnelmasta.
- Etäkokousalusta ei pysty vaikuttamaan muualta tuleviin häiriöihin, kuten pikaviestit, sähköpostit, someilmoitukset, lapset, lemmikit, rakennuksen seinää poraava urakoitsija.
- Tekniset haasteet syövät vetäjän ja ryhmän varmuutta, hidastavat etenemistä ja heikentävät keskittymistä asiaan.
Onko siis ihme, että etäkokoukset tuntuvat erilaisilta?
Onko ihme, että ihmiset ovat varautuneempia?
Onko ihme, että ihmisten keskittyminen herpaantuu herkemmin?
Voidaksemme puhua tarvitsemme turvallisuuden tunteen
Kameroiden käytön sijaan meidän pitäisi puhua psykologisesta turvallisuudesta. Minun täytyy osallistujana tuntea oloni riittävän turvalliseksi, jotta uskallan avata suuni ilman negatiivisia seurauksia.
Työelämässä pyrimme yleensä tekemään rakentavaa yhteistyötä. Ryhmätilanteissa sopeutamme vuorovaikutustamme tilanteen muuttuessa. Se on mahdollista, koska pienetkin muutokset toisen kasvoissa ja kehonkielessä antavat palautetta omasta vuorovaikutuksesta reaaliajassa.
Näitä hienovaraisia ymmärryksen ja luottamuksen merkkejä on vaikeampi tunnistaa etänä, varsinkin ryhmässä. Seuraus: tilannekuva on heikko, epävarmuus kalvaa ja pidän mieluummin suuni kiinni.
Toki jotkut luonteet viis veisaavat epävarmuudesta ja puhuvat silti. Tällöin he herkästi päätyvät dominoimaan keskustelua.
Miten tilannekuva sitten luodaan etänä? Miten ihmisten tunnetilasta saa kiinni ruutujen takaa?
Lue sarjan toinen osa: Miten saada ihmiset puhumaan etäkokouksessa
Haluatko kehittää näitä taitoja?
Nämä neuvot saattavat kuulostaa helpoilta, mutta kaikkien integroiminen toimivaksi kokonaisuudeksi on haastavampaa. Helpompaa se kuitenkin on yhdessä. Tule kehittämään taitojasi Vaikuttava fasilitointi -valmennuksessa, niin saat vahvan ymmärryksen ryhmien sielunelämästä niin samassa tilassa työskennellen kuin verkon välityksellä.
Tarvitseeko tiimisi tai organisaatiosi osaamisen päivittämistä? Tarjoamme fasilitointivalmennuksia räätälöidysti tarpeeseenne kasvotusten fläppien ja tarralappujen avulla sekä etänä Teamsilla, Zoomilla, Google Meetillä, Mirolla, Muralilla tai muulla käytössänne olevalla sovelluksella.
Tarvitsetko ammattilaisen apua etätyöpajan järjestämisessä? Tarjoamme ammattifasilitointia tiukkoihin tilanteisiin, kuten strategian luominen tai käytäntöön vienti, kehityshankkeet, muutostilanteet ja tiiminkehitys. Pyydä tarjous, niin tutustumme tarpeisiinne ja laadimme yhteistyössä teille sopivan ratkaisun.
