Tämä on kaksiosaisen sarjan toinen artikkeli. Ensimmäisessä osassa avasin taustoja, miksi ihmiset eivät puhu etäkokouksissa.
Lyhyesti kyse on turvallisuuden tunteen puutteesta. En avaa suutani, kun en tiedä:
- mikä tarkoitus tapaamisella on
- mikä minun roolini tapaamisessa on
- minkälainen ilmapiiri ryhmässä vallitsee
- miten voin osallistua työskentelyyn rakentavasti
- miten puheenvuorot neuvotellaan.
Edellä mainitut tekijät ovat tilannekuvan luomisen rakennuspalikoita. Uskallan avata suuni, kun ymmärrän mihin tilanteeseen olen puuttumassa. Tässä artikkelissa avaan miten autat ryhmää luomaan ja säilyttämään tilannekuvan etäpalaverissa, etäkoulutuksessa tai etätyöpajassa.
Tapaamisen tarkoitus
Kaikki alkaa siitä, että ymmärrän mihin olen tulossa ja miksi minut on kutsuttu. Tämän tulisi käydä ilmi saamastani kutsusta, tuli se kasvotusten, puhelimitse, sähköpostitse tai vaikka kirjeitse.
Kun tiedän kenet haluan kutsua, voin jutella ennakkoon yhden tai kahden kanssa ja varmistaa, että he ymmärtävät ja jakavat tarkoituksen kanssani. Saatan myös kuulla, että ajatukseni ”kuulostaa ihan hyvältä, mutta en ihan saa tästä kiinni”. Tämä on arvokasta palautetta, koska ehdin vielä hienosäätää tarkoitusta tai sen sanoitusta ennen kuin jaan sen muiden kutsuttujen kesken.
Kun ajattelet tapaamisen tarkoitusta ennakkoon ja osallistat siihen muita kutsuttuja, tapaamisen alkaessa on todennäköisempää, että kaikki tietävät mihin he ovat tulleet ja päästään asian käsittelyyn nopeasti.
Odotukset osallistujille
Odotukset liittyvät olennaisesti tarkoitukseen. Mitä odotuksia minulla järjestäjänä, koollekutsujana on kutsutuille? Tapaamisen luonne määrittää odotuksia. Muutama esimerkki:
- Koulutuksessa toivon, että ihmiset ovat aktiivisia kuuntelijoita, että he kysyvät kysymyksiä ja jakavat omia kokemuksiaan, jotta kaikkien ymmärrys kasvaa.
- Statuspalaverissa toivon, että kaikki ovat valmistautuneet jakamaan ajatuksiaan tietyn formaatin mukaan ja aika käytetään tehokkaasti.
- Ideointisessiossa toivon, että ihmisillä on kapasiteettia aivoissaan heittäytyä tavallista luovempaan tilaan.
Muita odotuksia saattaa liittyä tekniseen osallistumisen tapaan. Saako osallistua puhelimella? Jaetusta neukkarista? Voiko osallistua lenkkipolulta? Autosta?
Nykyään osallistumistapojen kirjo on valtaisa. Jos haluat osallistujien esimerkiksi työstävän yhdessä digitaalista valkotaulua, usean ihmisen osallistuminen samasta neukkarista yhdellä laitteella ei sovi. Samaten jos haluat sekoittaa pienryhmiä työpajan aikana, jotta ryhmän ajattelu ei uraudu, hybriditoteutus vaikeuttaa tätä tai jopa estää kokonaan, sillä neukkarissa ei voi käydä useaa etäkokousta samaan aikaan.
Rajaa osallistumistapaa selkeästi, jotta tapaamisen tavoite voi toteutua. Kommunikoi odotukset ryhmälle ennakkoon, jotta yllätyksiä olisi mahdollisimman vähän.
Aloittamisen kaksi osaa
Voimme siis monin keinoin varmistaa, että ihmisillä on hyvä tilannekuva jo ennakkoon. Aloitus on kuitenkin ratkaiseva tapaamisen ilmapiirin ja ryhmän fokuksen kannalta. Onnistut aloituksessa, kun yhdistät ihmiset toisiinsa ja asiaan.
1: Luo yhteyksiä ihmisten välille
Kun tulemme etäkokoukseen, emme tiedä paljoa ihmisten tilanteista. Yksi on saattanut odottaa tätä tapaamista koko päivän – tai viikon. Toisella on takana kahdeksan palaveria ja tankki on aivan tyhjä. Kolmas ei ole vielä saanut mitään töitä aikaan tänään, koska arjen pyöritys on ollut aivan solmussa.
Jos emme juttele lainkaan ennen asiaan menemistä, kukaan ei aavista mitään muiden osallistumisen esteistä. Vaikka työelämässä voi ajoittain tuntua siltä, että muilla on homma hallussa, minun kokemukseni kertoo toista. Ihmiset ovat kiireisiä, väsyneitä, priorisointi on vaikeaa, keskittyminen rakoilee. Vain harvoin ihmiset voivat antaa tapaamiselle 100%, tavattiin etänä tai ”jalkojen kanssa”.
Mutta jalkojen kanssa saan paremman tuntuman ihmisten tilanteesta. Ainakin olemme tulleet samaan paikkaan saman lumipyryn läpi ja juomme samaa automaattikahvia. Ja vuorokaudenaika on jaettu, joskin jollakulla voi olla jetlag.
Nopea tapa luoda yhteyksiä ihmisten välille etänä on pyytää kaikkia kertomaan jotain tilanteestaan chatissa. Tässä muutama idea:
- Miten aamusi on alkanut?
- Miten päiväsi on mennyt?
- Kuinka mones etäpalaveri tämä on tänään?
- Asteikolla 1-10 kuinka läsnä koet olevasi tätä palaveria varten?
- Miten olet onnistunut pitämään taukoja tänään?
- Mikä materiaali jalkojesi pohjaa vasten on?
- Mitä ääniä kuulet ympäristössäsi juuri nyt?
- Miltä paikkakunnalta yhdistät kokoukseen?
- Mitä suunnitelmia ensi viikonlopulle?
Kysymyksestä voi pitää lyhyen keskustelun. Pyydä muutamaa osallistujaa kertomaan vastauksestaan lisää tai lähetä osallistujat pienryhmiin keskustelemaan kysymyksestä. Aikaa ei tarvitse käyttää kuin muutama minuutti, niin tilannekuva alkaa muodostua.
2: Fokusoi ihmiset käsiteltävään aiheeseen
Tämä on ilmeisempi asia kuin yhteyksien luominen, mutta tulee juoksutuksen näkökulmasta myöhemmin.
Asiasta kuin asiasta löytyy erilaisia näkemyksiä, mukaan lukien tapaamisen tarkoitus. Kun menemme tapaamisen asiaan, eriävien käsitysten selvittely voi aiheuttaa jännitystä ja saada ihmiset varuilleen. Kun ihmisten välisiä yhteyksiä on luotu tai vahvistettu ennen asiaan menemistä, luottamusta ja siten uskallusta olla eri mieltä on enemmän.
Eli luottamusta kannattaa luoda ennen asiaan menemistä. Entä miten yhteinen fokusoituminen aiheeseen tehdään?
Yksinkertainen periaate on, että esität tapaamisen tarkoituksen ja tavoitteen lyhyesti ja pyydät sen jälkeen vahvistamaan tavoitteen tai esittämään vaihtoehtoisen tulkinnan. Tätä helpottaa ja nopeuttaa ennakkoon tehty tarkoituksen työstäminen yksin tai yhdessä. Osaat tehdä alustuksen napakammin.
Olemme nimittäin huomanneet, että pitkät alustukset vähentävät selkeyttä. Lyhyt on kaunista. Pyri tekemään alustus 1-2 minuutissa ja sitten kysymään ”miltä agenda kuulostaa” tai ”onko ohjelma ok?”
Pyydä ryhmää näyttämään hyväksyntänsä jollakin keinolla:
- Näytä kameralle peukkua
- Käytä Teamsin peukku-kokousreaktiota
- Kirjoita chattiin ”agenda ok”
Jos taas jokin askarruttaa tai haluaa toivoa jotakin agendalta, sen voi kertoa nyt chatissa tai suullisesti.
Näin varmistat, että kaikki ovat kuulolla. Kaikkien tulisi reagoida jotenkin; jos jonkun osallistuminen on estynyt (esim. multitaskingin vuoksi), se käy ilmi heti. Kaikki ovat myös saaneet mahdollisuuden vaikuttaa agendaan, jolloin he yleensä ovat sitoutuneempia olemaan tapaamisessa läsnä.
Aloitusmenetelmiä on lukuisia muitakin, mutta säästetään ne toiseen kertaan.
Fokuksen ja energiatason ylläpitäminen
Kun olet selvinnyt edellä mainituista, joskus varsin työläistä vaiheista, olet jo pitkällä. Ryhmän energiataso voi kuitenkin tipahtaa ja fokus hajota tapaamisen edetessä. Tässä vielä muutama huomio juoksutuksesta ensimmäisten minuuttien jälkeen:
Pidä huoli sopivasta työrytmistä. Pitkät monologit passivoivat, myös esityksissä. Esitykset kannattaa rakentaa siten, että kysyy aika ajoin ryhmältä mitä ajatuksia tähän mennessä on herännyt. Tapaa voi vaihdella: kerro chatissa, nosta käsi, vastaa kyselyyn. Muista myös tauot yli tunnin tapaamisissa.
Jaa iso ryhmä välillä pieniin. Kun monologi jatkuu etänä pidempään, energiataso laskee, tilannekuva heikkenee ja saatetaan lipsua aiheesta. Yksinkertainen tehokeino fokuksen palauttamiseksi on jakaa ryhmä 2-3 hlö pienryhmiin muutamaksi minuutiksi. Kehote voi olla: mitä ajatuksia tähän mennessä? Kaikkien aivot saadaan käyntiin, kielenkannat auki ja energiatasot nousemaan.
Johda omalla läsnäolollasi. Etänä ilmapiiri ei rakennu itsestään, joten vetäjän läsnäolo korostuu. Johda siis tunnelmaa omalla energiallasi. Mallinna sitä vuorovaikutusta, jota ryhmältä toivot. Arkojen asioiden jakaminen täytyy jonkun aloittaa – ole sinä ensimmäinen ja muut voivat seurata esimerkkiäsi.
Joskus olet koollekutsuja ja sinä olet se lopen uupunut yksilö, jonka päivän kahdeksas Teams tämä on. Vedä silloin ennen kokoukseen liittymistä syvään henkeä, venyttele, ja hymyile hetki. Nosta omaa energiatasoasi, jotta olet valmis johtamaan muiden energiaa.
Muista myös, että kukaan ei odota sinun olevan täydellinen. Sinäkin saat olla väsynyt. Joskus palaveri kannattaa aloittaa toteamalla ”onpas ollut pitkä päivä – olen aivan puhki. Mites muut?”
Haluatko kehittää näitä taitoja?
Nämä neuvot saattavat kuulostaa helpoilta, mutta kaikkien integroiminen toimivaksi kokonaisuudeksi on haastavampaa. Helpompaa se kuitenkin on yhdessä. Tule kehittämään taitojasi Vaikuttava fasilitointi -valmennuksessa, niin saat vahvan ymmärryksen ryhmien sielunelämästä niin samassa tilassa työskennellen kuin verkon välityksellä.
Tarvitseeko tiimisi tai organisaatiosi osaamisen päivittämistä? Tarjoamme fasilitointivalmennuksia räätälöidysti tarpeeseenne kasvotusten fläppien ja tarralappujen avulla sekä etänä Teamsilla, Zoomilla, Google Meetillä, Mirolla, Muralilla tai muulla käytössänne olevalla sovelluksella.
Tarvitsetko ammattilaisen apua etätyöpajan järjestämisessä? Tarjoamme ammattifasilitointia tiukkoihin tilanteisiin, kuten strategian luominen tai käytäntöön vienti, kehityshankkeet, muutostilanteet ja tiiminkehitys. Pyydä tarjous, niin tutustumme tarpeisiinne ja laadimme yhteistyössä teille sopivan ratkaisun.
