Kuinka valita oikeat fasilitointimenetelmät osallistaviin työpajoihin? Tämä on yksi keskeisimmistä kysymyksistä, kun puhutaan onnistuneista työpajoista. Moni meistä on osallistunut työpajoihin, joissa päivä pyöritään lappuleikeissä, lopulta aika loppuu kesken eikä tuloksiin päästä.
Älä tee tätä virhettä
Yksi tyypillinen virhe, johon moni innokas fasilitaattori sortuu, on menetelmäkikkailu. Valitaan läjäpäin menetelmiä, pistetään ne satunnaiseen järjestykseen prosessista viis ja käytetään valintakriteerinä ”jotain uutta ja kivaa”. Tämän kuulee usein myös fasilitointivalmennuksia ostettaessa: ”Haluamme oppia lisää uusia fasilitointimenetelmiä”. Ongelma harvoin on menetelmien puutteessa. Useimmin niitä jo hanskassa olevia menetelmiä ei osata hyödyntää tarkoituksen mukaisella tavalla.
Tässä artikkelissa avaan fasilitoitujen työpajojen suunnittelua. Mitä on suunnittelussa otettava huomioon ennen menetelmien valintaa? Millä perusteella valitset oikeat fasilitointimenetelmät?
Työpajan suunnittelut
Kuten työpajoissa, myös niiden suunnittelussa keskeistä onnistumisen kannalta, on esittää hyviä kysymyksiä. Joskus vastaajana olet sinä itse, mikäli olet itse päättänyt pistää työpajan pystyyn, useammin vastaajana on jokin tilaajatahon edustaja – ehkä asiakkaasi tai esihenkilösi.
Tavoitteen asettaminen ja tilaajan tarpeet
Tärkein kysymys koskee tilaisuuden tavoitetta. Miksi ihmeessä ihmiset kootaan yhteen? Olemmeko jalkauttamassa muutosta, ideoimassa uutta vai ehkä oppimassa ja verkostoitumassa?
Mitä työpajassa on tarkoitus saada aikaan? Missä ryhmä on tällä hetkellä ja mihin heidät on tarkoitus saatella työpajan aikana? Kuulostaa yksinkertaisemmalta kuin todellisuudessa onkaan. Lähes aina tämä on kysymys, jota haastan työpajojen tilaajalta useamman kerran. Kysymällä riittävän monta kertaa MIKSI voidaan päästä oikean tavoitteen äärelle. Käytän usein tavoitteen määrittelyssä apuna myös kysymystä: ”Mistä tunnistamme jälkikäteen onnistuneen tilaisuuden, mitä on pitänyt tapahtua?”.
Työpajan tavoitteen asetannassa on tärkeää myös määritellä, mihin EI voida vaikuttaa. Minkä raamien sisällä työpajassa toimitaan? Olennaista on, että työpajan osallistujilla on jokin vaikutusmahdollisuus ja se sanoitetaan selkeästi tilaisuuden alkuun. Älä koskaan näennäisosallista eli osallista vain osallistamisen vuoksi ilman vaikutusmahdollisuutta tai yritä manipuloida ryhmää johonkin lopputulokseen, joka on jo ennalta päätetty!
Muut reunaehdot
Työpajan suunnitteluun vaikuttaa olennaisesti myös muut reunaehdot, kuten käytettävissä olevat resurssit. Paljonko aikaa on varattu, kuinka monta osallistujaa (isoissa ryhmissä toimii parhaiten vain muutaman menetelmät, joista yksi on Idealogi), missä ja miten työpaja toteutetaan (lähi- vai etätilaisuus, tilan muunneltavuus, teknisen alustan rajoitteet esim. Teamsissa)? Paras tilanne fasilitoijana on silloin, kun reunaehtoja ei ole lukittu ja sinun on mahdollista yhdessä tilaajan kanssa suunnitella työpaja alusta lähtien. Suunnitteluvaiheessa kannattaa kysyä myös, mitä on tehty ennen työpajaa ja miten työpajan tuloksia tullaan jatkossa hyödyntämään. Tämä on syytä sanoittaa myös työpajan osallistujille. Harva haluaa osallistua aktiivisesti, jos työpajan tuloksilla ei aiota tehdä mitään.
Osallistujat ja heidän tarpeensa
Tarpeiden ja tavoitteiden ristiaallokossa
Fasilitaattorin tärkein tehtävä on palvella tilaisuuden tavoitetta – siis ohjattava ryhmä annetussa ajassa asetettuun tavoitteeseen. Sitä ei kuitenkaan voi tehdä runnomalla, sillä riskinä on menettää ryhmän sitoutuminen käsiteltävään aiheeseen. Fasilitaattorin tulee siis palvella ryhmää ja osallistujien tarpeita – osa näistä voi ilmetä yllättäen vasta työpajan aikana. Usein kolmantena – joskus jopa kilpailevina – tarpeina on tilaajan omat tarpeet. Hän on se, joka on pistänyt tilaisuuden pystyyn ja pyytänyt sinut fasilitoimaan työpajaa, joten varmista, että myös hänen tarpeensa täyttyvät.
Suunnitteluvaiheessa fasilitaattorina keskeinen tehtäväni on rajata tavoitetta ja hallita odotuksia. Varma tapa epäonnistua fasilitoijana on luvata tilaajalle kuut ja tähdet taivaalta, kumarrella osallistujia ja tarjota heille kaikki mahdollinen työpajan aikana, ja lopulta epäonnistua surkeasti kohtuuttoman suuren tavoitteen saavuttamisessa. Tunnista roolisi fasilitaattorina tarpeiden ja tavoitteiden ristiaallokossa – ja jos jotkin tarpeista jäävät täyttämättä, ole läpinäkyvä ja avoin, sanoita se ääneen jo suunnitteluvaiheessa.
Mitä fasilitointimenetelmien takaa löytyy?
Ryhmädynamiikan johtaminen
Oikeat kysymykset
Ryhmämuisti
Ryhmämuistin käyttö helpottaa yhdessä ajattelua, ryhmässä toimimista ja valintojen tekemistä. Se on ohjeistusten lisäksi keskustelun näkyväksi tekemistä. Minne työskentelyä kirjataan ja tehdään näkyväksi työpajan aikana? Kuka ja miten kirjaukset tehdään? Onko käytössä perinteiset post-it –laput ja fläpit vai työskentelemmekö etänä esim. Teamsissa Power Point-esitystä ja Miro-taulua hyödyntäen? Digitaalisiin ryhmämuisteihin (whiteboard) voit tutustua tarkemmin tästä.
Edistyneet menetelmät
Valitse oikeat menetelmät
Vasta, kun olet selkeyttänyt työpajan tavoitteen ja reunaehdot, on aika valita oikeat menetelmät. Varsinaisten työvaiheiden lisäksi tarvitset menetelmät myös aloittamiseen, ryhmän energisointiin ja lopetukseen. Onnistuakseen tässä on fasilitaattorin tunnettava riittävän monipuolisesti erilaisia menetelmiä ja osattava hyödyntää niitä luontevasti – joskus jopa yllättävissäkin tilanteissa napatessaan B-suunnitelman takataskusta. Sertifioitu fasilitaattori –valmennusohjelmassa opit alan parhaat menetelmät sekä suunnittelemaan tuloksellisia työpajoja näitä hyödyntäen. Emme esittele 100 menetelmää – vain parhaat 20. vuoden kansainvälisellä kokemuksella – ja keskitymme olennaiseen eli kuinka näitä hyödynnetään tuloksellisten työpajojen rakentamisessa.
Jaa artikkeli verkostollesi alla olevista kuvakkeista!
Kun haluat ymmärtää aiheesta enemmän
Heräsikö kiinnostus, haluatko oppia aiheesta lisää? Ilmoittaudu maksuttomaan demotilaisuuteen ja tule kokemaan tapamme fasilitoida ja valmentaa. Saat kokea osallistavan työpajan käytännössä ja opit yhden fasilitointimenetelmän hyödynnettäväksi työssäsi.
Kehitä taitojasi fasilitaattorina
Haluatko kehittyä vaikuttavaksi ryhmätilanteiden fasilitoijaksi ja luoda onnistuneen yhteistyön edellytykset? Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia ja ilmoittaudu valmennusohjelmaan. Saat parhaat käytännöt ja vuorovaikutteiset menetelmät tehokkaisiin ja tuloksellisiin työpajoihin. Opit fasilitaattorin ydinkompetenssit – sekä alan parhaat menetelmät ryhmien ohjaamiseen! Hallitset työpajojen suunnittelun ja osaat toimia haastavissakin tilanteissa. Valmennusohjelman päätteeksi saat sertifikaatin, joka on tunnustus osaamisesi näytöstä.
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja sekä esimiehille, projektipäälliköille että asiantuntijoille. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
