Kuinka valita oikeat fasilitointimenetelmät osallistaviin työpajoihin? Tämä on yksi keskeisimmistä kysymyksistä, kun puhutaan onnistuneista työpajoista. Liian moni meistä on osallistunut työpajoihin, joissa päivä pyöritään lappuleikeissä, lopulta aika loppuu kesken eikä tuloksiin päästä.
Älä tee tätä virhettä
Yksi tyypillinen virhe, johon moni innokas fasilitaattori sortuu, on menetelmäkikkailu. Valitaan läjäpäin menetelmiä, pistetään ne satunnaiseen järjestykseen prosessista viis ja käytetään valintakriteerinä ”jotain uutta ja kivaa”. Tämän kuulee usein myös fasilitointivalmennuksia ostettaessa: ”Haluamme lisää uusia fasilitointimenetelmiä”. Ongelma harvoin on menetelmien määrässä. Useimmin niitä jo opittuja menetelmiä ei osata hyödyntää tarkoituksen mukaisella tavalla.
Tässä artikkelissa avaan fasilitoitujen työpajojen suunnittelua. Mitä on suunnittelussa otettava huomioon ennen menetelmien valintaa? Millä perusteella valitset oikeat fasilitointimenetelmät?
Työpajojen suunnittelu
Kuten työpajoissa, myös niiden suunnittelussa keskeistä onnistumisen kannalta, on esittää hyviä kysymyksiä. Joskus vastaajana olet sinä itse, mikäli olet päättänyt pistää työpajan pystyyn, useammin vastaajana on joku tilaajatahon edustaja, kuten asiakkaasi tai esihenkilösi.
Tavoitteen asettaminen ja tilaajan tarpeet
Tärkein kysymys koskee tilaisuuden tavoitetta. Miksi ihmiset kootaan yhteen? Olemmeko jalkauttamassa muutosta, ideoimassa uutta tai ehkä oppimassa ja verkostoitumassa?
Mitä työpajassa on tarkoitus saada aikaan? Missä ryhmä on tällä hetkellä ja mihin heidät on tarkoitus saatella työpajan aikana? Kuulostaa yksinkertaisemmalta kuin todellisuudessa onkaan. Tämä on kysymys, jota kysyn työpajan tilaajalta useamman kerran. Kysymällä riittävän monta kertaa MIKSI voidaan päästä oikean tavoitteen äärelle. Käytän usein tavoitteen määrittelyssä apuna tulevaisuudessa vierailua: ”Työpaja on pidetty. Toteamme yhdestä suusta, että olipa onnistunut tilaisuus. Mitä on pitänyt tapahtua?”.
Työpajan tavoitteen asetannassa on tärkeää myös määritellä, mihin EI voida vaikuttaa. Minkä raamien sisällä työpajassa toimitaan? Olennaista on, että työpajan osallistujilla on jokin vaikutusmahdollisuus ja se sanoitetaan selkeästi tilaisuuden alkuun. Älä koskaan näennäisosallista eli osallista vain osallistamisen vuoksi ilman vaikutusmahdollisuutta tai yritä manipuloida ryhmää johonkin lopputulokseen, joka on jo ennalta päätetty!
Muut reunaehdot
Työpajan suunnitteluun vaikuttaa olennaisesti myös muut reunaehdot, kuten käytettävissä olevat resurssit. Paljonko aikaa on varattu, kuinka monta osallistujaa (isoissa ryhmissä toimii parhaiten vain muutaman menetelmät, joista yksi on Idealogi), missä ja miten työpaja toteutetaan (lähi- vai etätilaisuus, tilan muunneltavuus, teknisen alustan toiminnallisuudet)? Paras tilanne fasilitoijana on silloin, kun reunaehtoja ei ole lukittu ja sinun on mahdollista yhdessä tilaajan kanssa suunnitella työpaja alusta lähtien. Suunnitteluvaiheessa kannattaa kysyä myös, mitä on tehty ennen työpajaa ja miten työpajan tuloksia tullaan jatkossa hyödyntämään. Tämä on sanoitettava myös työpajan osallistujille. Harva haluaa osallistua aktiivisesti, jos työpajan tuloksilla ei aiota tehdä mitään.
Osallistujat ja heidän tarpeensa
Fasilitaattorina pyri ymmärtää etukäteen, ketä tilaisuuteen on kutsuttu osallistujiksi. Ketä osallistujat ovat ja mitkä ovat heidän toimenkuvat? Mitkä ovat heidän haasteet, huolet ja ongelmat, entä tavoitteet ja tarpeet? Miksi he haluaisivat osallistua eli miksi aihe on heille tärkeä ja kuinka motivoituneita he ovat sen käsittelyyn? Kuinka paljon osallistujilla on valtaa työpajan aiheeseen? Liittyykö käsiteltävään aiheeseen vastarintaa tai suuria tunteita? Autat näin myös tilaajaa asettumaan osallistujan asemaan.
Tarpeiden ja tavoitteiden ristiaallokossa
Fasilitaattorin tärkein tehtävä on palvella tilaisuuden tavoitetta – siis ohjattava ryhmä annetussa ajassa asetettuun tavoitteeseen. Sitä ei kuitenkaan voi tehdä runnomalla, sillä riskinä on menettää ryhmän sitoutuminen käsiteltävään aiheeseen. Fasilitaattorin tulee siis palvella ryhmää ja osallistujien tarpeita – osa näistä voi ilmetä yllättäen vasta työpajan aikana. Usein kolmantena – joskus jopa kilpailevina – tarpeina on tilaajan omat tarpeet. Hän on se, joka on pistänyt tilaisuuden pystyyn ja pyytänyt sinut fasilitoimaan työpajaa, joten varmista, että myös hänen tarpeensa täyttyvät.
Suunnitteluvaiheessa fasilitaattorina keskeinen tehtäväni on rajata tavoitetta ja hallita odotuksia. Varma tapa epäonnistua fasilitoijana on luvata tilaajalle tähdet ja kuu taivaalta, kumarrella osallistujia ja tarjota heille kaikki mahdollinen työpajan aikana, ja lopulta epäonnistua surkeasti kohtuuttoman suuren tavoitteen saavuttamisessa. Tunnista roolisi fasilitaattorina tarpeiden ja tavoitteiden ristiaallokossa – ja jos jotkin tarpeista jäävät täyttämättä, ole läpinäkyvä ja avoin, sanoita se ääneen jo suunnitteluvaiheessa.
Mitä fasilitointimenetelmien takaa löytyy?
Ennen kuin siirrytään menetelmien valintaa, katsotaan hieman niiden taakse. Väitteemme on, et välttämättä tarvitse ensimmäistäkään fasilitointimenetelmää, jos ymmärrät nämä seikat menetelmien taustalla. Jokainen fasilitointimenetelmä sisältää nämä tavalla tai toisella: ryhmädynamiikan johtaminen, oikeat kysymykset ja ryhmämuisti.
Ryhmädynamiikan johtaminen
Ensimmäinen seikka fasilitointimenetelmissä koskee ryhmän pyöritystä eli sitä, miten johdamme ryhmädynamiikkaa. Tähän liittyy ryhmän liikuttelu ja ajan käyttö eri vaiheissa. Milloin työskentelemme itsenäisesti, miten työskentelemme pienryhmissä, entä milloin käymme koko ryhmän yhteistä keskustelua? Johtaakseen ryhmädynamiikkaa fasilitaattorin on syytä ymmärtää eri työskentelytapojen merkitys: yksilötyö varmistaa jokaiselle mahdollisuuden jäsentää ajatuksensa ennen keskustelua, pienryhmät ovat tehokkain ja tasapuolisin tapa rakentaa dialogisuutta, pienryhmien hajottaminen varmistaa sekä ideoiden jalostumisen että yhteisen ymmärryksen rakentumisen ja koko ryhmän keskustelu on kokoaa yhteen. Näiden kolmen työskentelytavan vaihtelua voi pitää työpajoissa lähtökohtana.
Oikeat kysymykset
Mitä ongelmia/tavoitteita meillä on?
Mitkä näistä valitsemme?
Ryhmämuisti
Ryhmämuistin käyttö helpottaa yhdessä ajattelua, ryhmässä toimimista ja valintojen tekemistä. Se on ohjeistusten lisäksi keskustelun näkyväksi tekemistä. Minne työskentelyä kirjataan ja tehdään näkyväksi työpajan aikana? Kuka ja miten kirjaukset tehdään? Onko käytössä perinteiset post-it –laput ja fläpit vai työskentelemmekö etänä esim. Teamsissa Power Point-esitystä ja Miro-taulua hyödyntäen? Digitaalisiin ryhmämuisteihin (whiteboard) voit tutustua tarkemmin tästä.
Edistyneet menetelmät
Edistyneemmät ja enemmän itseohjautuvuutta edellyttävät fasilitointimenetelmät, kuten Open Space ja Dynaaminen fasilitointi ratkaisevat ryhmädynamiikan johtamisen ja oikeiden kysymysten esittämisen toisin. Ne rikkovat kiinnostavalla tavalla yllä esitettyjä jäsentelyjä ja haastavat myös lineaarista tapaa lähestyä työpajojen johtamista. Edistyneemmät menetelmät antavat enemmän valtaa ja vastuuta työpajan osallistujille. Siksi ne ovat myös osallistujia motivoivempia ja rakentavat vahvempaa sitoutumista kuin kontrolliin nojaavat menetelmät. Edistyneempien menetelmien valintaa voi perustella myös aiheiden kompleksisuus. Nämä menetelmät opit Edistynyt fasilitointi -valmennuksessamme!
Valitse oikeat menetelmät
Vasta, kun olet selkeyttänyt työpajan tavoitteen ja reunaehdot, on aika valita oikeat menetelmät. Varsinaisten työvaiheiden lisäksi tarvitset menetelmät myös aloittamiseen, ryhmän energisointiin ja lopetukseen. Onnistuaksesi tässä on sinun tunnettava riittävän monipuolisesti erilaisia menetelmiä ja osattava hyödyntää niitä luontevasti – joskus jopa yllättävissäkin tilanteissa. Sertifioitu fasilitaattori –valmennusohjelmassa opit alan parhaat menetelmät sekä suunnittelun salat. Emme esittele 100 menetelmää – vain parhaat – ja keskitymme syvemmän ymmärryksen luomiseen ja kokemuksen kartuttamiseen käytännön harjoittelun kautta.
Jaa artikkeli verkostollesi alla olevista kuvakkeista!
Kun haluat ymmärtää aiheesta enemmän
Heräsikö kiinnostus, haluatko oppia aiheesta lisää? Ilmoittaudu maksuttomaan demotilaisuuteen ja tule kokemaan tapamme fasilitoida ja valmentaa. Saat kokea osallistavan työpajan käytännössä ja opit yhden fasilitointimenetelmän hyödynnettäväksi työssäsi.
Kehitä taitojasi fasilitaattorina
Haluatko kehittyä vaikuttavaksi ryhmätilanteiden fasilitoijaksi ja luoda onnistuneen yhteistyön edellytykset? Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia ja ilmoittaudu valmennusohjelmaan. Saat parhaat käytännöt ja vuorovaikutteiset menetelmät tehokkaisiin ja tuloksellisiin työpajoihin. Opit fasilitaattorin ydinkompetenssit – sekä alan parhaat menetelmät ryhmien ohjaamiseen! Hallitset työpajojen suunnittelun ja osaat toimia haastavissakin tilanteissa. Valmennusohjelman päätteeksi saat sertifikaatin, joka on tunnustus osaamisesi näytöstä.
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja sekä esimiehille, projektipäälliköille että asiantuntijoille. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
