Tässä artikkelissa fasilitaattori-valmentaja Kari Kukkola kertoo, kuinka hänen fasilitoimassaan työpajassa luotiin organisaatiolle visio. Asiakas on monikansallinen yritys, tavoitteena oli luoda kotimaan osastolle 5 vuoden visio. Tilaisuuteen osallistui 40 henkilöä ja aikaa oli varattu neljä tuntia.
Tilaisuuden vaiheet:
- Alkulämmittely
- Alustuksia aiheesta
- Vision sisällön ideointi
- Visiolauseen 1.0 muotoilu (synteesiryhmä)
- Vision kuvitustehtävä
- Visiolauseen 1.0 esittely ja yhteinen arviointi
- Kuvitustehtävän katselmus
- Yhteinen arviointikeskustelu
Alkulämmittely
Työpajan suunnittelupalaverissa tilaajan edustaja alleviivasi, että vision suunnitteluun halutaan osallistaa koko henkilöstö. Työtekijät sitoutuvat visioon vahvemmin, mikäli kokevat olleensa mukana vaikuttamassa sen sisältöön. He kokevat sen omakseen, visio puhuttelee heitä vahvemmin. (Jos työntekijät ovat olleet mukana miettimässä yhteistä tulevaisuutta ja määrittelemässä pitkän aikavälin tavoitteita, sitoutuminen visioon on vahvempaa ja siitä tulee heille puhuttelevampi.)
Työpaja alkaa toimitusjohtajan puheenvuorolla, jossa hän taustoittaa päivän tavoitetta ja alleviivaa päivän merkityksellisyyttä. Osana esitystä näemme upean videon valtavalta screeniltä. Tässä kohtaa huomaan, että oma alkujännitykseni kasvaa. Mitenköhän mahtaa porukka suhtautua perinteiseen fläppitaulu-fasilitointiin ja etenkin kohta alkavaan aamukävely-alkulämmittelyyn?
Pian on fasilitaattorin rooli. Esittelin itseni ja oman roolini. Kerron, että työpajan sisältö tulee osallistujilta, ja oma tehtäväni on ohjata työskentelyä. Tämän jälkeen esittelen ohjelman. Osallistujille syntyy ymmärrys minkä vaiheiden kautta tavoite saavutetaan – sekä missä kohtaa pidetään taukoja ja koska saa lounasta.
Sitten se aamukävely. Ohjeistan: ”kävele omaan tahtiin tässä tilassa, katse omissa kengissä…Seis, ota pari, jota et entuudestaan tunne. Keskustele parin kanssa otsikolla mitä hauskaa teen ensi viikonloppuna, keskusteluaikaa muutama minuutti”.
Seuraa toinen kävely. ”Nyt katse toisten osallistujien silmien korkeudella, kun katseet kohtaavat nyökätään kevyesti ystävällisyyden ja arvostuksen merkiksi. Ja sitten uusi pari. Keskustele pari minuuttia aiheesta mitä tässä työpajassa pitäisi tapahtua.”
Alkulämmittelyn lopuksi kyselen mitä asioita nousi esiin jälkimmäisessä keskustelussa.
Huomaan että alkujännitykseni oli turhaa. Porukat ovat positiivisella ja energisellä asenteella mukana.
Alustuksia aiheesta
Ohjelma jatkuu alustuksilla. Tämän osion tarkoitus on luoda valmiuksia vision miettimiseen. Alustuksissa käsitellään firman tuotetilannetta sekä liiketoimintaan vaikuttavia ympäristön trendejä.
Alustusten jälkeen pyydän pöytäryhmiä keskustelemaan kuulemastaan. Viisi minuuttia keskustelua ja sitten muutama kommentti.
Ennen visiotyöskentelyä otan itse hieman kantaa sisältöön. Esittelen vahvan vision kulmakivet yleisellä tasolla: Tulevaisuuden trendit huomioiva, innostava, kutsuu tsemppaamaan ja riittävän realistinen.
Vision sisällön ideointi
Ryhmätyö alkaa, tehtävänä ideoida vision sisältämiä tavoitteita. Tässä hyödynsimme Wishing-menetelmää. Aluksi yksilötyö: ”Kirjaa lauseita, jotka alkavat olisipa hienoa jos…”, jotka kuvaavat tulevaisuuden toivetilaa. Sitten lauseista keskustellaan kolmen hengen ryhmissä. Omia lauseita on mahdollista kehittää toisten ideoiden pohjalta. Seuraavaksi uudet ryhmät, sama tehtävä. Lopuksi ryhmät valitsevat tärkeimmät tavoitteet ja kirjaavat ne tarroille.
Visiolauseen 1.0 muotoilu (synteesiryhmä)
Työpajan kuumottavin vaihe oli alkamassa. Tavoitteet pyydetään tuomaan yhteiselle seinälle. Koska osallistujia oli 40 henkilöä, on tässä vaaran paikka: entä jos lappuja tuodaan valtavia määriä, jolloin kaikkien ehdotettujen tavoitteiden ymmärtäminen on mahdotonta. Ja ymmärtäminen on välttämätöntä, jotta tavoitteiden priorisointi olisi mahdollista tehdä hallitusti.
Ratkaisin tilanteen seuraavalla tavalla: Ensinnäkin pyysin pikkuryhmiä valitsemaan max. kolme tärkeintä tavoitetta ja toiseksi laput tuotiin ryhmä kerrallaan ja tarvittaessa esiteltiin. Ja vielä, erikseen painotin, ettei kaksoiskappaleita kannata tuoda taululle.
Mielestäni tästä vaiheesta selvittiin melko kivuttomasti. Muutamassa kohdassa herätti keskustelua, oliko ehdotettu tavoite täysin sama vai pelkästään saman sukuinen kuin joku aiempi. Mutta melko nopeasti riittävä konsensus löytyi ja päästiin eteenpäin.
Oltiin valmiita priorisoimaan tärkeimmät tavoitteet. Ensin hetki aikaa määritellä oma näkemys tärkeimmistä tavoitteista, sitten parin kanssa äänestettiin.
Äänestyksen jälkeen pyysin synteesiryhmää ryhmittelemään tavoitteet teemakokonaisuuksiin. Synteesiryhmä oli ennen tilaisuutta muodostettu 6 hlön porukka, jonka päätehtävä olisi seuraavassa vaiheessa muotoilla alustava visiolause, joka ilmentäisi ryhmätyön tulosta.
Grape Peoplen fasilitointivalmennuksissa opetamme, että tavoitteiden ryhmittely on usein haitallista työpajan tuloksellisuuden kannalta. Tavoitteista tulee helposti liian abstrakteja, jolloin suunnitelmat niiden toteuttamiseksi jäävät myös ylätasolle. Visiotyöpajassa tilanne on mielestäni toinen. Yksittäisten tavoitteiden sijaan ollaan määrittelemässä pitkän aikavälin suuntaa.
Syynteesiryhmä sai nopeasti tavoitteet ryhmiteltyä. Muilla oli mahdollisuus haastaa esitelty ratkaisu. Muutama jalostusehdotus kuultiin ja niiden pohjalta jaottelua hieman täsmennettiin.
Sitten palattiin priorisoinnin tuloksiin. Vertaamalla eri teemojen keräämiä äänimääriä oli mahdollista tarkistaa ovatko kaikki teemat lopputuloksen kannalta olennaisia. Todettiin äänien jakaantuneen siten, ettei mitään teemaa kannattanut pudottaa pois.
Vision kuvitustehtävä
Vielä ennen lounasta synteesiryhmä vetäytyi suunnittelemaan visiolausetta. Samaan aikaan muu ryhmä suunnitteli vision kuvitusta. Kerroin, että pöytäryhmät voisi yhdessä laatia tussipiirustuksen fläpille. Tai vaihtoehtoisesti valmistella muutaman minuutin näytelmä vision kuvaamasta tulevaisuudesta.
Visiolauseen 1.0 esittely ja yhteinen arviointi
Lounaan jälkeen synteesiryhmä esitteli alustavan visiolauseen. Muulla ryhmällä oli mahdollisuus antaa palautetta lauseesta. Parin kanssa mietittiin mikä lauseessa on vahvaa ja mitä pitäisi vielä kehittää. Sai myös esittää vaihtoehtoisia sanoituksia. Sekä vahvuudet että kehityskohdat kirjattiin tarroille ja tuotiin seinälle visiolauseen viereen. Tämän vaiheen päätteeksi luotiin yhteinen ymmärrys saadusta palautteesta. Lähitulevaisuudessa synteesiryhmä perehtyy palautteeseen ja jalostaa visiolausetta, mikäli tarpeen.
Kuvitustehtävän katselmus
Ohjelmassa oltiin loppusuoralla. Jäljellä oli vielä kuvitusideoiden katselmus ja teatteriesitys. Kuvat ja näytelmä oli mietitty pilke silmäkulmassa. Niinpä niiden vastaanottokin oli innostunut, lähes riehakas.
Yhteinen arviointikeskustelu
Työpaja päättyi yhteiseen arviointikeskusteluun. Keräännyimme piiriin ja halukkailla oli mahdollisuus jakaa omia fiiliksiä päivästä. Monet kiittelivät päivää. Aluksi oli kuulemma ”vähän epäilyttänyt mutta päivä olikin ihan mahtava”. Erityisesti jäi mieleen johtoryhmän edustajan kommentti: ”oli hirmu hyvä että oli ulkopuolinen meitä paimentamassa!”
Jaa artikkeli verkostollesi alla olevista kuvakkeista!
