Eräs asiakkaamme lähestyi minua kysymyksellä, joka kuului näin: Eräs kouluttaja ei käyttänyt videota lainkaan etäkoulutuksen aikana. Jossain toisessa koulutuksessa kuulin, että video luo läsnäolon tuntua, ja niitä olisi hyvä käyttää. Mikä on sinun näkemyksesi? Kysymys oli mielestäni sen verran yleinen, että päätin vastata aiheesta lyhyesti blogiin.
Videon käyttäminen voi olla hyvä ajatus, etenkin kokouksen alussa, koska sen avulla osallistujat näkevät toisensa ja tulevat siten tutummaksi toisilleen. Joihinkin kokoustyyppeihin se sopii hyvin – esimerkiksi hajautetun tiimin viikkopalaveriin. On mukava nähdä miltä tiimitoverit tänään näyttävät ja missä he ovat.
Videon käyttämisessä on kuitenkin paljon huonoja puolia, mistä syystä itse harkitsen sen käyttämistä tarkasti. Tässä muutama huolenaihe, joita jokaisen kokouksen vetäjän on syytä miettiä.
1. Video ei välttämättä ”vain toimi”
Jos osallistujat eivät ole teknisiä taitureita tai kokousalusta ei ole entuudestaan tuttu, videon käyttöönottaminen voi aiheuttaa ylimääräistä teknistä säätöä ja viivästyksiä. Kaikki viivästykset ärsyttävät ja lannistavat tunnelmaa. Videon poistaminen siis pienentää teknisen säädön riskiä.
2. Video voi viedä huomion pois olennaisesta
Jos kokous on asiakeskeinen, video saattaa viedä huomiota pois asiasta. Häiriötekijöitä on tietokoneella ja digitaalisessa ympäristössä muutenkin paljon: sähköpostia pukkaa, pikaviestin vilkkuu, puhelin soi tai ainakin Twitter vaatii ilmoituksillaan huomiota. Kaikki tekijät, jotka saattavat häiritä keskittymistä, kannattaa eliminoida. Tämä tekijä korostuu, kun kokouksen osallistujamäärä kasvaa. Pienissä (2-3 ihmisen) kokouksissa video voi toimia oikein hyvinkin.
3. Video vaikeuttaa ryhmämuistin hyödyntämistä
Tämä liittyy edelliseen kohtaan, mutta ansaitsee kuitenkin oman näkökulmansa. Puhumme virtuaalifasilitoinnin valmennuksissamme ryhmämuistin käytön tärkeydestä. Dialla oleva sisältö ja merkinnät sekä whiteboardin sisältö ovat tärkeitä oppimisen, muistamisen ja fokusoitumisen kannalta. Videokuvat vievät näytöltä tilaa ja vievät mahdollisesti huomion pois käsiteltävästä sisällöstä. Ryhmämuistin kannalta videoyhteys kannattaa siis jättää pois.
4. Video voi huonontaa äänen tai esityksen laatua
Video syö nettikaistaa. Riippuen nettiyhteyden laadusta, videoyhteys saattaa huonontaa äänenlaatua tai aiheuttaa viivästyksiä sisällön esittämiseen. Diat voivat esimerkiksi vaihtua viiveellä tai jaetun näytön kuva pätkiä. Pahimmillaan yhteys kokoukseen katkeilee kokonaan. Poistamalla video varmistetaan, että muu (ehkä tärkeämpi) sisältö on häiriötöntä.
5. Kaikki eivät ehkä voi käyttää videota
Fasilitoinnissa osallistujien tasavertaisuus on ensiarvoisen tärkeää. Joku saattaa osallistua mobiililaitteella, toinen PC:llä, kolmas Macilla. Joku on teipannut webbikameransa umpeen, toinen ei ole koskaan käyttänyt sitä, kolmas on sellaisessa paikassa, ettei videoyhteyttä voi käyttää. Jos kaikilla paitsi yhdellä tai kahdella on videoyhteys, nämä henkilöt jäävät paitsioon. Poistamalla video pienennetään täysipainoisen osallistumisen vaatimuksia. Jos alussa pitää ensin selvittää, onko ihmisillä videomahdollisuus vai ei, ja sitten selvittäminen aiheuttaa teknistä säätöä (kts. kohta 1).
Onko videon käyttäminen sitten aivan turhaa?
Ei toki. Mutta kannattaa miettiä, mihin tilanteeseen videon käyttäminen sopii. Paitsi artikkelin alussa käyttämäni esimerkissä tiimipalaverista, myös kahden tai kolmen hengen palavereissa video voi parantaa vuorovaikutuksen laatua. Kasvojen ilmeet ja eleet täydentävät verbaalista viestiä, jolloin videoyhteys parantaa myös ymmärrystä ihmisten välillä.
Olen valinnut olla käyttämättä videota demoissa, koska aikaa on vain tunti ja asiasisältöä paljon. Koska sekä demot että valmennukset ovat oppimiskeskeisiä, haluan, että ihmisten huomio on sisällössä, ei muiden osallistujien ilmeissä.
Oleellisin tekijä lienee tilaisuuden tarkoitus. Onko tarkoitus tutustua paremmin; rakentaa ryhmähenkeä; keskustella vapaasti; tai luoda rento tunnelma? Käytä videota. Onko tarkoitus luoda parempi ymmärrys jostakin aiheesta; tuottaa yhdessä sisältöä; tehdä päätöksiä monimutkaisista aiheista; tai oppia jotain uutta? Jätä video pois.
Mitä mieltä sinä olet?
Nämä ovat näkemyksiäni videon käytöstä. Minkälaisia kokemuksia sinulla on ollut? Oletko kokenut, että video on lisännyt jotain kokoukseen vai häirinnyt sitä? Kerro oma mielipiteesi kommenteissa.
Kiinnostaako osallistaminen verkkotilaisuuksissa?
Järjestämme organisaatiokohtaisia valmennuksia tilauksesta. Jos teillä on tarve etäkokousten tai -koulutusten kehittämiseen, autamme mielellämme. Pyydä tarjous, niin sovitaan valmennuksen kohderyhmästä, tavoitteista, sisällöstä ja ajankohdasta.
