Skype for Business roskiksessa, Teams tuotannossa

Skype for Business jää historiaan – oletko valmis?

Hei! Artikkelin julkaisusta on kulunut useampi vuosi. Lue ajantasainen artikkeli Skypen korvaajasta: Fasilitointi ja Microsoft Teams

Microsoft tiputti pommin Ignite-tapahtumassaan: Skype for Business tullaan lopettamaan. Sen tilalle tulee alle vuosi sitten julkaistu tuote, Microsoft Teams.

Microsoftin viesti on: Paree opetella käyttämään Teamsia jos haluat jatkaa etäkokoustelua.

Skype for Businessin alasajon aikataulua ei vielä ilmoitettu, mutta viesti oli kuitenkin selvä: Teams tulee korvaamaan Skype for Businessin. Office 365:ssä ei anneta vaihtoehtoja: Skype for Business ja Teams toimivat rinnakkain jonkin aikaa, mutta ennen pitkää Skype for Business jää historiaan.

Asiakkaat, joilla on Skype for Business Server, saavat vielä uuden version Skype for Businessista ensi vuonna. Viesti muille on: ”Paree opetella käyttämään Teamsia jos haluat jatkaa etäkokoustelua.”

Minkälainen Teams sitten on Skype for Businessin korvaajana? Vertaillaan vähän.

Teams Skype for Business:in korvaajana… kokouksen vetäjän näkökulmasta

Lyhennän tästedes Skype for Business -> ”Skype”.

Tavallaan Skypen ja Teamsin vertaaminen ei ole reilua. Skype on rakennettu kokoussovellukseksi, kun taas Teams on kokonaisvaltainen tiimien työskentelyalusta. Ne on siis rakennettu lähtökohtaisesti aivan eri tarkoitukseen. Teamsissa on kokousten lisäksi chattihuoneita, liitetiedostoja, välilehtiä, tapahtumavirtoja… Teams on suunniteltu olemaan tiimien virtuaalinen työtila. Ei siis vain kokousten ajaksi, vaan ennen, aikana ja jälkeen kokousten. Pitkin päivää. Ympäri vuoden.

Mutta katsotaanpa kokousten vetämistä. Jotkin asiat ovat alustasta riippumattomia. Etäkokouksen fasilitaattori huolehtii siitä, että:

  • kaikilla kokoukseen kutsutuilla on olennainen rooli kokouksessa,
  • kokouksella on aikataulu ja ohjelma, jotka tukevat kokouksen tavoitteita,
  • kokous alkaa ja loppuu ajallaan,
  • kokouksen lopputulos vastaa tavoitteita,
  • kaikilla kokoukseen kutsutuilla on mahdollisuus osallistua keskusteluun ja saada oma näkökulmansa kuuluviin, sekä;
  • kokouksessa hyödynnetään ryhmämuistia ja kokous dokumentoidaan siten, että olennainen keskustelu ja tärkeät päätökset näkyvät jälkikäteen.

Erilaiset kokousalustat tukevat fasilitointia eri tavoin. Lihavoin viimeisen kohdan luettelosta, sillä ryhmämuistin tukeminen on ehkä kokousalustan tärkein funktio. Miten nämä kaksi ratkaisua, Skype ja Teams sitten tukevat ryhmämuistin käyttöä?

Skype for Business ryhmämuistin tukena

Jokaiseen kokoukseen voi lisätä erilaisia materiaaleja etukäteen, mm:

  • PowerPoint-diaesitys
  • Luonnoslehtiö (whiteboard)
  • Kysely (poll)
Fasilitointi Skype for Business -alustalla
Vuorovaikutteinen diaesitys Skype for Business -alustalla

Huomioitavaa on, että diojen päälle voi kirjoittaa ja piirtää huomiotyökaluilla (annotation tools).

Huomiotyökalut Skype for Business -alustalla
Huomiotyökalut Skype for Business:issa

Dokumentaatio on suht helppoa: tallennan kuvankaappaukset muokatuista dioista, luonnoslehtiöistä sekä kyselyistä ja liitän ne diaesitykseen sopiviin kohtiin. Päivitetyt diat jaellaan osallistujille.

Sekä esittäminen että osallistaminen on selkeää osallistujille.

Teams ryhmämuistin tukena

Tässä homma menee mutkikkaammaksi: Teamsissa ei vielä ole luonnoslehtiömahdollisuutta. Myöskään diaesityksiä ei voi pitää samalla lailla kuin Skypessä – eli siten, että niiden päälle voisi tehdä merkintöjä. Työpöydän voi jakaa, mutta silloin osallistaminen on todella rajattua. Diojen päälle ei voi tehdä merkintöjä.

Teamsissa voidaan tosin muokata diaesitystä tai mitä tahansa muuta Office-tiedostoa yhdessä, yhtä aikaa. Periaatteessa näin voidaan käyttää diaesitystä itseään vuorovaikutteisena alustana.

Fasilitointi Microsoft Teams -alustalla
Kokouksen aikainen käyttöliittymä ei ole yhtä seesteinen kuin Skype for Business:issa

Käyttökokemus ei silloin ole yhtä seesteinen kuin Skypessä, sillä PowerPointin työkalut näkyvät yhtä aikaa (vaikka valintanauhan saakin piiloon) ja esimerkiksi oikolukutoiminto hankaloittaa tekstin lukemista.

Diojen yhteismuokkaus Microsoft Teams -alustalla
Osallistamisohjeet ovat hieman mutkikkaampia, kun huomiotyökaluja ei ole sisäänrakennettuna

Lisäksi fasilitaattorin täytyy ohjeistaa osallistujia vaihtamaan diaa, koska tässä ei teknisesti esitetä mitään.

Ainakin dokumentointi on helppoa: kokouksen aikana muokatut diat ovat kokouksen dokumentaatio. Erikseen ei tarvitse ottaa kuvankaappauksia ja liittää niiä dioihin.

Muita Teamsin rajoituksia

Törmäsin ainakin yhteen lisärajoitukseen suhteessa Skypeen: jos kokoukseen kutsutuilla ei ole Office 365 -tiliä, he eivät voi osallistua kokoukseen lainkaan. Tämä rajoittaa siis organisaation ulkopuolisten kutsumista kokouksiin eikä Teamsia siten voi käyttää avoimiin koulutuksiin.

Päivitys 7.2.2018: Teams-kokoukseen voi nyt osallistua kuka tahansa anonyymisti. Et tarvitse Office 365 -tiliä etkä Teams-sovellusta.

Yhteenveto

Skype for Business tukee esittämistä ja osallistamista erinomaisesti: esittäminen on selkeää ja osallistamistyökalut häiritsevät keskittymistä minimaalisesti.

Teamsissa on mahdollista jakaa työpöytänsä, mutta silloin osallistujat eivät voi vuorovaikuttaa sisällön kanssa. Diaesitystä voidaan katsella ja muokata yhdessä, yhtä aikaa, mutta silloin selkeys kärsii. PowerPointin valikot, Teamsin omat valikot ja oikolukutoiminto haittaavat keskittymistä kokouksen sisältöön. Teamsissa voi siis yksinkertaistaen joko esittää sisältöä (työpöytäänsä) tai työskennellä yhdessä. Osallistavat esitykset ovat haastavia.

Skype voittaa tämän vertailun 6-0.

Disclaimer: Teams, kuten Skypekin, ovat palveluita. Niitä kehitetään kovaa tahtia ja tämä arvostelu voi kuukauden päästä olla vanhentunut. Tämä on kuitenkin tilanne kirjoitushetkellä. En suosittele hyppäämään Teamsiin varauksetta, jos käytät Skypeä osallistavasti nyt.

Lue myös aiheen jatkoartikkeli: Skype for Businessin osallistavat ominaisuudet tulevat Microsoft Teamsiin

Kokemuksesi Teamsista

Oletko jo käyttänyt Teamsia etäkokouksissa? Miten se on palvellut sinua, tiimiäsi ja organisaatiotasi?

Jonas Rajanto

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Verkostoidu: LinkedIn | Twitter

Jonas Rajanto

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Verkostoidu: LinkedIn | Twitter