Kuinka monesti erilaiset projektit ja hankkeet polkaistaan vauhdilla käyntiin ja edetään nopeasti projektisuunnitelman aikataulutukseen? Valmistahan piti olla jo eilen!
Mitä jos malttaisimme pysähtyä selkeyttämään, minne oikeastaan olemme menossa? Eri käsitykset toiminnan tavoitteista voivat aiheuttaa jatkuvaa köydenvetoa läpi projektin. Yhteistyö tuntuu kitkaiselta ja tapaamiset kuluvat turhaan vääntämiseen – oli kyseessä sitten kollegat, sidosryhmän edustajat tai asiakkaat. Sen sijaan, että hyppäisimme suoraan toiminnan aikataulutukseen, otetaankin askel taaksepäin: Miksi me oikeastaan olemme koonneet porukan yhteen ja mitä tällä toiminnalla tavoitellaan? Tavoitetyöpajassa selkeytämme nämä kysymykset yhteistyön alkuun.
Tässä artikkelissa avaan tavoitetyöpajan tyypillisiä sudenkuoppia ja tarjoan fasilitoinnin ratkaisuja niissä onnistumiseen. Oli käytössänne sitten ketterät menetelmät (Agile), kuten Lean, Scrum tai Kanban, tai vaikkapa ORK-malli johtamiseen, työpajamuotoinen työskentely edellyttää vetäjältä taitoa johtaa yhdessä työskentelyä – se, jos mikä, on tässä ajassa työelämän välttämätön metataito!
Tavoitetyöpajojen tyypilliset sudenkuopat
1) Tavoitteisiin lähdetään resurssit edellä
2) Voittajia ja häviäjiä
Toiseen sudenkuoppaan kompastutaan yksilötyöskentelyssä dialogin sijaan. Tyypillisesti työpajatyöskentelyssä lähdemme asettamaan tavoitteita kirjaamalla niitä itsenäisesti ja lopulta niistä äänestellään yksilöinä – siis yksilötyöskentelyä ryhmätilanteessa. Valitettavasti tällä mallilla meillä on ääntenlaskentavaiheessa voittajia ja häviäjiä. Jonkun ehdotus menestyi paremmin kuin toisen, joten on aiheellista kysyä, kuinkahan sitoutuneita häviäjät ovat voittajien tavoitteisiin. Erityisesti sillä emmehän oikeastaan edes ymmärrä toisten tavoitteista pintapuolisuutta enempää.
Tavoitteet esiin fasilitoimalla
Välttääksemme nämä tyypillisimmät sudenkuopat, tarkastellaan tavoitetyöpajan muutamaa keskeistä onnistumisen elementtiä: struktuuri ja dialogi. Fasilitoitu tavoitetyöpajan tarkoituksena on polkaista projekti, hanke tai työryhmä käyntiin hyvässä hengessä ja selkeällä yhteisellä suunnalla.
Haaveillaan ensin
Jotta yhteistyölle voidaan asettaa mielekäs ja tavoittelemisen arvoinen suunta, täytyy ryhmässä ajattelua ja keskustelua ohjata johdonmukaisesti. Ryhmässä työskentely vaatii aina selkeän struktuurin eli prosessin, jossa edetään vaihe vaiheelta kohti haluttua lopputulosta. Tavoitteiden asetannassa on tärkeää ensin saada ajatukset hieman arkea isommiksi. Noustaan resurssikysymysten yläpuolelle miettiäksemme, mikä olisi paras mahdollinen lopputulos, johon voisimme yhdessä pyrkiä. Voimme vaikkapa haaveilla täydentämällä lausetta, kuten: ”Olisipa hienoa jos…”. Vasta, kun olemme yhdessä ymmärtäneet, miltä paras mahdollinen lopputulos voisi näyttää, on kriittisen ajattelun aika. Meidän on siis vetäjinä viivästytettävä kritiikkiä, jotta mitään kiinnostavaa tavoittelemisen arvoista voidaan saada ryhmässä esiin.
Dialogilla yksilötyöstä yhteistyöhön
Kun haluamme välttää projektiryhmässä voittajien ja häviäjien vastakkainasettelua, meidän on irroitettava tavoitteet ihmisistä. Tämä tapahtuu käytännössä lisäämällä tavoitteiden ideointivaiheeseen dialogia, jolloin tavoitteet jalostuvat pienryhmäkeskusteluissa ja omistajat niiden taustalta häviävät. Näin tavoitteista alkaa vähitellen tulla yhteisiä. Dialogia tarvitaan myös kriittisen ajattelun vaiheessa, kun priorisoimme ja teemme valintaa tavoitteista. Pienryhmissä käydyt keskustelut varmistavat, että ymmärrämme tavoitteiden taakse emmekä äänestä niistä vain pintapuolisen ymmärryksen valossa. Dialogin lisääminen työpajoihin muuttaa yksilöprosessin ryhmäprosessiksi.
Yhteinen suunta vaatii seurantaa
Fasilitoimalla tavoitetyöpajan voimme varmistua, että projektiryhmä lähtee samaan suuntaan. Turhalta väännöltä vältytään, sekä päällekkäisen ja tarpeettoman työn riski vähenee. Toki on myös sanottava, että yhteinen suunta pysyy selkeänä vain rajallisen ajan. Tavoitteita ei saavuteta ilman säännöllistä seurantaa.
Fasilitointi on työelämän metataito
Työelämän metataidoilla tarkoitetaan sellaisia yleisiä taitoja, joita tarvitaan tehtävänkuvasta ja toimialasta riippumatta. Metataidot liittyvät keskeisesti tämän päivän työn luonteeseen, kuten jatkuvaan muutokseen ja kiihtyvään kehitykseen. Näitä ovat mm. ongelmanratkaisukyky, itsensä ja muiden johtaminen, luovuus, yhteistyötaidot, kriittinen ajattelu ja tunneälykkyys. Asiantuntijuuuden lisäksi jokainen tarvitsee näitä taitoja menestyäkseen työelämässä. Tohdinkin sanoa, että fasilitointi on yksi tämän ajan keskeisistä työelämän metataidoista. Fasilitointi on tapa johtaa yhteistyötä ja se tukee ongelmanratkaisukykyä, luovuutta, kriittistä ajattelua ja yhteistyötaitoja. Jokainen voi ottaa fasilitointitaidot haltuun ja oppia ohjaamaan tehokasta ryhmässä työskentelyä.
Jaa artikkeli verkostollesi alla olevista kuvakkeista!
Kun haluat ymmärtää aiheesta enemmän
Haluatko syventää ymmärrystäsi aiheesta? Ilmoittaudu mukaan maksuttomaan demotilaisuuteen ja tule kokeilemaan käytännössä yhteisten tavoitteiden asetantaa. Ymmärrät, miten fasilitoijana voit helpottaa yhteistyötä. Saat luotua yhteiset tavoitteet ja suunta selkenee!
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko kehittää omaa osaamistasi projektipäällikkönä tai tiiminvetäjänä ja luoda onnistuneen yhteistyön edellytykset? Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia ja ilmoittaudu valmennukseen! Vaikuttava fasilitointi -valmennuksessa saat parhaat käytännöt ja vuorovaikutteiset menetelmät tehokkaisiin ja tuloksellisiin työpajoihin. Opit fasilitaattorin ydinkompetenssit – sekä alan parhaat menetelmät ryhmien ohjaamiseen! Valmennuksemme perustuvat 20. vuoden kokemukseen Suomessa ja kansainvälisesti.
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja sekä esimiehille, projektipäälliköille että asiantuntijoille. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
