1. Haluaisin ryhtyä fasilitoimaan enemmän. Mistä lähteä liikkeelle?
Fasilitointi on ryhmätilanteiden ohjaamista siten, että kaikkien ääni saadaan kuuluviin ja lisätään yhteistä ymmärrystä käsillä olevaan asiaan. Niinpä pienetkin teot, jotka auttavat ryhmän jäseniä osallistumaan, jakamaan ajatuksiaan ja ymmärtämään toistensa näkökulmia, ovat fasilitointia ja askeleita kohti parempia tilaisuuksia.
Näillä vinkeillä pääset alkuun:
🎯 Viritä osallistujat asian äärelle kertaamalla aihe, ohjelma, tarkoitus ja tavoite. Päästä ihmiset myös juttelemaan odotuksistaan.
🗨 Käytä monipuolisesti hyödyksi yksinpohdintaa sekä pari- ja pienryhmätyöskentelyn muotoja. Ne pitävät mielen virkeämpänä kuin monologin kuuntelu.
📝 Kirjoita keskustelua ryhmämuistiin (kuten fläppitaululle), jottei ihmisten tarvitse pinnistellä muistaakseen kaikkia käsiteltyjä asioita.
Jos kaipaat lisävahvistusta tekemiseesi, osallistu maksuttomaan tapahtumaamme, jossa pääset käytännössä itse kokemaan, miltä fasilitoitu tilaisuus tuntuu.
2. Miten saada hiljaisetkin osallistumaan palavereissa?
Kun pidät esitystä, johdat kokousta tai fasilitoit työpajaa ja esität hyviä kysymyksiä, varmista, että annat kuulijoille aikaa pohtia vastauksia hetken itsekseen ennen kuin pyydät vastauksia koko ryhmän kuullen. Itsenäisen pohdinnan jälkeen pyydä ihmisiä juttelemaan aiheesta parin kanssa tai kolmikoissa. Yhden tai kahden kanssa keskustellessa on hyvin vaikeaa olla täysin hiljaa, joten ujoinkin osallistuja päätyy vaihtamaan ajatuksiaan toisten kanssa. Muista myös tehdä virittäytyminen osallistujien kanssa tilaisuuden alkuun, jotta saat luotua turvallisen ilmapiirin keskusteluille.
3. Mitä onnistunut kokous edellyttää?
Varmista, että:
- Tavoite on kaikille kirkas. Tiedä, mitä pitää saada aikaiseksi, ja kommunikoi se selkeästi.
- Oikeat ihmiset ovat paikalla ja läsnä. Älä kutsu ketään varmuuden vuoksi.
- Tavoitteeseen pääsemiseksi on suunnitelma. On myös helpompi improvisoida ja joustaa tarpeen mukaan, kun pohjalla on hyvä suunnitelma.
- Pysytään fokuksessa. Laita suunnitelmaan välitavoitteita ja kerro osallistujille, mitä missäkin vaiheessa ollaan tekemässä. Pidä ohjelma kaikkien näkyvillä.
- Osallistujat ovat aktiivisia. Hyödynnä monipuolisesti yksinpohdinta-, pari- ja pienryhmätyöskentelyä. Energisoi osallistujia tarpeen mukaan erilaisilla aivopähkinöillä ja/tai fyysisillä harjoitteilla.
4. Miten kokous tulisi aloittaa, jotta siitä tulisi onnistunut?
Ihan aluksi kokoukseen koollekutsuja toivottaa jämäkästi, mutta lempeästi kaikki tervetulleiksi sekä kertaa tilaisuuden aiheen, ohjelman, tarkoituksen ja tavoitteen. Sitten hän kertoo lyhyesti, missä roolissa kukin on paikalle kutsuttu sekä kuvailee kokouksen työskentelytavan, etenkin, jos se poikkeaa totutusta.
Kokouksen vetäjä auttaa ryhmää saavuttamaan turvallisen ilmapiirin jokaisen osallistumiselle ja kysyy myös osallistujien odotuksia. Tarkoituksena on päästää jokainen ääneen esimerkiksi parikeskusteluissa hyvin pian aloituksen jälkeen. Tämän jälkeen kokouksen osallistujien on helpompi keskittyä, kuunnella ja tuottaa sisältöä yhdessä muiden kanssa, avartaa näkökulmia, löytää ratkaisuja sekä sitoutua kokouksessa tehtyihin päätöksiin.
5. Miten vakuuttaa työkaveri fasilitoinnin tarpeellisuudesta?
Onko työkaverisi hän, joka inhoaa palavereja, koska ”niissä ei ikinä saada mitään aikaiseksi”? Oletko kuullut, että firman kahviautomaatilla käydään kaikki parhaat keskustelut? Sopiva määrä fasilitointia kokouksissa ja koulutuksissa voi parantaa yhteisten tilaisuuksien mainetta merkittävästi.
Mitäpä jos seuraavaan palaveriin miettisit tarkkaan tavoitteen ja mitä on käytettävissä olevaan aikaan nähden mahdollista saada aikaiseksi, ja kertoisit sen mahdollisimman selkeästi osallistujille? Onko tässä tilaisuudessa tarkoitus vain selkeyttää tilannetta ja luoda yhteistä ymmärrystä vai mietitäänkö myös ratkaisuja, miten edetä?
Vähintä, mitä voit tehdä erilailla ”tavalliseen kokoukseen” nähden on, että pyydät osallistujia pohtimaan heti alussa omia odotuksiaan kokoukselle ja juttelemaan niistä toisen osallistujan kanssa. Näin jokainen pääsee virittäytymään aiheeseen ja suuntaamaan ajatuksensa kokouksen sisältöön. Voit myös pyytää heitä miettimään, missä roolissa he ovat kokouksessa ja miten he omalta osaltaan voivat edistää aihetta. Tämä lisää osallistujien osallisuuden tunnetta ja parantaa mielikuvaa siitä, että kokouksetkin voivat olla tehokkaita ja hyvin käytettyä aikaa, kunhan tilaisuus on hyvin valmisteltu ja käytetään eri ihmisten vahvuuksien yhdistämiseen.
6. Millainen huonetila on paras fasilitointiin?
Työskentely onnistuu parhaiten, kun myös fyysiset fasiliteetit eli tilat, jossa työskentelemme, ovat toimivat. Yksinkertainen, melkein tyhjä tila on useimmiten paras. Tilan on tärkeää olla reilun kokoinen suhteessa osallistujamäärään, jotta mahdumme liikkumaan työskennellessämme erilaisissa pienryhmissä.
Et välttämättä tarvitse pöytiä lainkaan, kunhan osallistujilla on kirjoitusalustat. Näin osallistujat näkevät toisensa kokonaan, mikä parantaa läsnäoloa. Suosittelemme tuolien asettamista puolikaareen, jotta kaikilla on katsekontakti toisiinsa.
Varaa reilusti fläppipaperia sekä runsaasti sellaista seinäpinta-alaa, johon voi teipillä kiinnittää fläppejä ja kirjoittaa niihin. Käytä tietotekniikkaa harkiten. Mitä vähemmän häiriötekijöitä, sen parempi.
7. Miksi visualisointi työpajassa on tärkeää?
- Visualisointi auttaa osallistujia keskittymään, koska kaikkea keskusteltua ei tarvitse pitää työmuistissa.
- Visualisointi varmistaa tasapuolisen kuulluksi tulemisen.
- Visualisointi parantaa muistijälkeä tilaisuudesta, kun keskustelun eteneminen ja etenkin lopputulos käyvät selvästi ilmi näkyvillä olevasta muistiosta.
- Visualisointi erottaa ideat ihmisistä, jolloin ideoita voi käsitellä objektiivisemmin.
- Päätöksenteko selkeytyy, kun päätöksen taustat, päätösvaihtoehdot ja osallistujien äänestystulokset on visualisoitu.
8. Miten saisi ihmiset kiinnostumaan toistensa ideoista?
Mitä tapahtuu ideointityöpajan siinä vaiheessa, kun pyydät ihmisiä juttelemaan ideoistaan keskenään? Useimmat kertovat mielellään omista ideoistaan, mutta eivät ole halukkaita kuulemaan saati ymmärtämään toisten ideoita.
Näin saattaa helposti jäädä hyviä ideoita syntymättä tai valitsematta jatkoon, koska jokainen kannattaa vain omaa ideaansa. Pelkkä dialogiin kannustaminen ei siis riitä ideoiden jatkojalostamiseksi ja ymmärtämiseksi, tarvitaan jotain muuta.
Idealogi-menetelmä syntyi vastaukseksi tähän haasteeseen. Kun muutamme ohjeistusta siten, että pelkän keskustelun sijaan pyydämme ihmisiä juttelemaan ja varastamaan toisten parhaat ideat omalle paperille, toiminta muuttuu oleellisesti.
Kun tavoite on saada itselle kaikki parhaat ideat, joutuvat osallistujat oikeasti kuuntelemaan ja ymmärtämään toistensa ideoita, koska vain parhaat halutaan varastaa. Samalla ideat myös jalostuvat.
9. Miten saadaan aikaiseksi ryhmäpäätös?
Aito ryhmäpäätös on eri asia kuin enemmistöpäätös. Enemmistöpäätöksessä osa voittaa ja osa häviää. Osallistujat joutuvat entistä kauemmaksi toisistaan sen sijaan, että prosessi toisi heidät lähemmäksi toisiaan. Aito ryhmäpäätös on paitsi päätöksenä laadukas myös sellainen, johon kaikki osallistujat pystyvät sitoutumaan. Hyvä ryhmäpäätös tuo osallistujat lähemmäksi toisiaan.
10. Mitä huomioida työpajaa suunnitellessa?
Fasilitoidun työpajan suunnittelun seitsemän vaihetta:
1. Ymmärrä tavoite 🎯
2. Mieti fasilitointiprosessi 🧶
3. Valitse menetelmät prosessin eri vaiheisiin 🔨
4. Varmista, että aikataulu on realistinen ⏳
5. Valitse lämmittelymenetelmä 🤸🏻♀️
6. Kirjoita työskentelyohjeet eri vaiheisiin 📃
7. Valmistaudu henkisesti muutoksiin työpajan aikana 🧘🏻♂️
11. Miten luoda psykologisesti turvallinen ilmapiiri?
- Anna tilaisuuden alussa fokus: Kerro aihe, ohjelma, roolit, tavoite ja tarkoitus.
- Rakenna luottamus itsesi ja osallistujien välillä. Esiinny rennosti, helposti lähestyttävästi, hyväksyvästi ja avoimesti.
- Auta osallistujia kohtaamaan toisensa. Kaikki eivät voi kerralla tutustua kaikkiin, joten riittää, että alussa pääsee keskustelemaan 2-3 henkilön kanssa. Muutaman tutun kasvot vieraassa seurassa rohkaisevat jakamaan omia mielipiteitä.
- Anna osallistujille aikaa miettiä myös yksin hiljaa ennen yhteistä keskustelua aiheesta.
- Anna selkeät työskentelyohjeet niin suullisesti kuin kirjallisestikin, lisäksi voit havainnollistaa esimerkeillä. Kerro iso kuva ja yksityiskohdat muodossa ”kohta tulette tekemään” ja anna lopuksi selkeä lähtökäsky.
- Kannusta dialogiin ja eri näkökulmien esille tuomiseen ja aktiiviseen kuuntelemiseen.
- Pysy itse sisältöneutraalina. Älä kehu tai arvostele ideoita.
12. Miten saavuttaa itseohjautuva organisaatio?
Itseohjautuvuus on unelmatila, jota monessa organisaatiossa tavoitellaan. Täysi itseohjautuvuus voi kuitenkin muodostua kaaokseksi: tehdään päällekkäistä työtä, poukkoillaan, vedetään venettä eri suuntiin, yksi soutaa ja toinen huopaa. Jos halutaan, että ihmiset voivat tehdä tärkeitä päätöksiä itsenäisesti, tarvitaan:
- Yhteinen suunta, jotta voidaan tehdä itsenäisiä päätöksiä niin, että ne vievät kohti samaa tavoitetta.
- Systeemiajattelua eli ymmärrystä kokonaisuudesta, ettei ratkaista vääriä asioita ja lisätä ongelmia muualle organisaatioon.
- Toimiva tiimi, jotta työnteko on tehokasta eikä tehdä päällekkäistä työtä.
13. Miten etäyhteys muuttaa kokousta, koulutusta tai työpajaa?
Moni asia muuttuu, kun kokous siirtyy fyysisestä tilasta virtuaaliympäristöön. Katsekontaktia ei saa ja usein näköyhteys puuttuu kokonaan. Työkalujen käyttö ei ole intuitiivista, vaan pitää oppia erikseen, jotta esimerkiksi päätöksenteosta saadaan sujuvaa.
Tässä muutama etävuorovaikutuksen erityishaasteista:
🧘🏻♂️ Läsnäolo – Miten saada osallistujat olemaan läsnä ja keskittymään?
😌 Rentous, psykologinen turva – Miten saada osallistujat rentoutumaan, jotta he eivät jännitä tekniikkaa eivätkä sitä, miten muut heidän sanansa tulkitsevat?
💻 Tekniset haasteet – Miten varmistetaan, että tekniset haasteet eivät estä osallistujia osallistumasta keskusteluun, ideointiin tai päätöksentekoon?
💬 Puheenvuorojen jakaminen – Miten saadaan keskustelusta sujuvaa? Miten tiedetään, kenen vuoro on puhua? Yleensä kommunikoimme tämän asian kehonkielellä ja katsekontaktilla, mutta etänä tämä ei toimi.
📝 Keskustelun visualisointi – Mikä vastaa virtuaaliympäristössä fläppipaperia ja tarralappuja? Saammeko osallistujat käyttämään työkaluja? Osaavatko he ylipäätään käyttää työkaluja?
💬💬💬 Pienryhmäkeskustelut – Miten iso ryhmä jaetaan pienempiin, jotta voidaan hyödyntää fokusoitunutta keskustelua pareissa tai kolmen hengen ryhmissä?
14. Mitä huomioida muutostilanteen fasilitoinnissa?
Muutoksen johtaminen on prosessi, joka ottaa huomioon muutosvastarinnan sulattamisen, toimintatapojen muuttamisen sekä uusien tapojen juurruttamisen. Alkuun tarvitaan yhteinen ymmärrys muutoksesta: Mikä muuttuu ja mitä se tarkoittaa minulle? Sen jälkeen voidaan pohtia ratkaisuja: Millaisia ratkaisuja muutoksen arkeen saattaminen meiltä edellyttää? Lopuksi sovitaan konkreettiset muutostoimenpiteet, minkä jälkeen muutoksen toteutumista aletaan seurata systemaattisesti.
Kolmivaiheisen Sulata – Muuta – Jäädytä -prosessin avulla viet muutoksen käytännön tekemiseksi tiimissä, yksikössä tai organisaatiossa selkein askelmerkein.
15. Mistä tietää, onko kokous onnistunut?
Vastaus riippuu tietenkin ensinnäkin siitä, keneltä sitä kysyy. Kokouksen järjestäjällä eli koollekutsujalla – tai kenties hänen esimiehellään – on jokin syy pitää kokous ja jokin tavoite mielessään.
Osallistujilla on omat tavoitteensa, jotka saattavat olla ristiriidassa järjestävän tahon tavoitteiden kanssa. Tilaisuuden vetäjän kannattaakin olla kiinnostunut osallistujien tavoitteista, jos haluaa osallistujien a) kuuntelevan esitystä b) osallistuvan keskusteluun c) sitoutuvan sovittuihin päätöksiin tai toimenpiteisiin.
Kokous on järjestäjän mielestä onnistunut, kun hänen oma tavoitteensa toteutuu. Kokoukset ovat kuitenkin kallista ajankäyttöä, joten olisi hyvä, että tilaisuudet ovat onnistuneita kaikkien mielestä.
Kokous on osallistujan näkökulmasta onnistunut, kun hänestä tuntuu, että:
- Aikani oli hyvin käytettyä.
- Lopputulos oli hyvä / hyväksyn lopputuloksen.
- Osallistumisellani oli merkitystä.
16. Fasilitaattorin työkalupakin käytetyimmät työkalut?
Jokaisella fasilitaattorilla on salkussaan jumbokokoisia post-it-tarroja, fläppipaperia, maalarinteippiä fläppien kiinnittämiseksi seinälle sekä hyviä tusseja, joilla ryhmämuistin ylläpitäminen ja ideoiden ylös kirjaaminen onnistuu. Nämä ovat ne työvälineet, joita tarvitaan lähestulkoon jokaisessa työpajassa.
Lisäksi fasilitaattorin ”salkusta” löytyy vuorenvarmasti menetelmien kuningas Me-We-Us. Tämä menetelmien menetelmä on osa hyvin montaa muuta menetelmää, minkä vuoksi sitä kutsutaan myös meta-menetelmäksi. Se on oikeastaan ”pyöritystapa”, keino saada erilaiset ihmiset mukaan, koska menetelmä ottaa huomioon niin introvertit kuin ekstrovertitkin. Se on keino hillitä äänekkäitä ja rohkaista hiljaisempia osallistumaan.
Seurakseen Me-We-Us tarvitsee aina vähintään hyvän kysymyksen tai aiheen, jota osallistujat pääsevät pohtimaan. Menetelmä on niin monipuolinen, että voit vetää kokonaisen työpajan selkeytyksineen, ratkaisujen suunnitteluineen ja toimenpiteineen pelkästään tätä meta-menetelmää käyttäen. Suosittelemme lämpimästi!
17. Lukusuositus: Mistä lisätietoa fasilitoinnista?
📕 Ammattifasilitaattorin käsikirja (Pepe Nummi 2022)
📕 Fasilitoivan johtamisen käsikirja (Pepe Nummi 2018)
📕 Fasilitointi luo uutta (Piritta Kantojärvi 2012)
E-oppaat:
Kun haluat jatkossa saada fasilitointivinkkimme sähköpostiisi, liity tästä sisäpiiriimme. Sisäpiirissä saat vinkkejä fasilitointiin, osallistavaan johtamiseen, muutosten käsittelemiseen, parempiin etäkokouksiin ja moneen muuhun! Olemme takaamassa onnistumisenne edellytykset yhdistämällä asiantuntijoidenne osaamisen fasilitoinnin keinoin.
