Laitetaan joukko osaavia ihmisiä yhteen ja odotetaan tuloksia. Joskus niitä syntyy näinkin, mutta usein työskentely asiantuntijatiimeissä edellyttää enemmän johtamista. Tämä artikkeli avaa viittä tyypillistä ongelmaa tiimeissä ja tarjoaa niihin viisi ratkaisua. Poimi talteen oman tiimisi kannalta olennaisimmat ratkaisut.
1. Ihmiset ovat turhautuneita ja kokouksissa kuuluu jatkuvaa kyseenalaistamista.
Tiiminvetäjälle tilanne on myös äärimmäisen turhauttava, kun yhteisissä tilaisuuksissa ei voida keskittyä asioiden käsittelyyn, vaan keskustelut kääntyvät perusasioiden kyseenalaistamiseen.
Syy tähän saattaa löytyä siitä, että tiimin jäsenet eivät tiedä työnsä perimmäistä tarkoitusta tai ovat hukanneet sen matkan varrella. Mikäli työntekijät eivät ymmärrä oman tiiminsä tarkoitusta osana organisaation missiota, he päätyvät väittelemään keskenään perusasioista.
Ratkaisu löytyy mission kirkastamisesta eli yksilöiden ja tiimin nivomisesta osaksi isoa kuvaa. Meillä ihmisillä on tarve kuulua osaksi itseämme isompaa tarinaa. Se myös tukee kokemusta työn merkityksellisyydestä. Osa identiteetistämme muodostuu suhteessa organisaatiomme missioon.
Kun kaikille on selvää, miksi olemme olemassa ja mikä on olemassaolomme oikeutus, tarve kyseenalaistaa perusasiat poistuu. Mission kirkastamiseen voi hyödyntää esimerkiksi tarinan kerronnan keinoja, katsauksia yrityksen historiaan tai käydä aiheesta syväluotaava keskustelu dynaamisen fasilitoinnin keinoin.
2. Yksi soutaa, toinen huopaa. Homma on jatkuvaa köydenvetoa.
Resursseja valuu hukkaan, jos tehdään toistuvasti päällekkäistä työtä tai työt ovat eri linjassa. Tilanne saattaa näyttäytyä myös toistuvina palavereina, joissa ongelmaa yritetään paikata.
Syy tähän saattaa johtua siitä, että yhteinen suunta on hukassa. Kun asiantuntijoille on epäselvää, mitä toiminnalla tavoitellaan, saattaa syntyä kilpailevaa johtamista eri suuntiin.
Ratkaisuna on lisätä yhteistä ymmärrystä tavoitteista. Se voi vaatia strategisten tavoitteiden määrittelyä tai niiden jalkautusta osaksi tiimin toimintaa. Yhteinen ymmärrys tavoitteista syntyy dialogin kautta. Annettuna tavoitteet eivät muutu osaksi arkipäivän tekemistä.
Tarvitaan keskustelua siitä, mitä nämä tavoitteet tarkoittavat juuri meidän tiimimme kohdalla: “Mitä ratkaisuja ja toimenpiteitä meidän tulee tehdä edistääksemme näiden strategisten tavoitteiden toteutumista?”.
Lisäksi tarvitaan tavoitteiden jatkuvaa seurantaa, jotta yhteinen suunta pysyy selkeänä. Tähän tilanteeseen toimivat tavoitteiden luomisen, jalkautuksen ja seurannan fasilitoidut työpajaprosessit. Ne vahvistavat yhteistä ymmärrystä suunnasta ja tukevat sen myötä yksilöiden itseohjautuvuutta.
3. Ongelmia käsitellään käytäväkeskusteluissa ja päätökset tehdään ”pöydän alla”
Tilanne tiimissä saattaa näyttäytyä siltä, että kokouksissa vaietaan, mutta keskustelua käydään epävirallisissa foorumeissa sitäkin enemmän. Tieto päätöksistä tulee yllättäen ja väärien kanavien kautta.
Syy tähän voi löytyä luottamusvajeesta. Ihmiset voivat olla varovaisia eivätkä uskalla antaa parasta panostaan yhteiseen pöytään, koska ei ole syntynyt riittävää luottamusta tiimin jäsenten välille.
Ratkaisuna on rakentaa yhteyksiä ihmisten välille. Ihmiset tekevät tyypillisesti yhteistyötä niiden ihmisten kanssa, joiden kanssa yhteistyö on heille helppoa ja luontevaa. Jotta voimme välttää kuppikuntaefektiä, on pyrittävä luomaan yhteyksiä kaikkien tiimin jäsenten välille.
Vinkki: Aloita seuraava viikkopalaveri parikeskustelulla
- Mikäli tilaisuus on verkossa, käytä Breakout Rooms -toimintoa ja pyydä ihmisiä keskustelemaan 5-7min viikonlopusta, energian lähteestään arjessa tai siitä, miten aamu on alkanut.
- Palauta porukka päähuoneeseen ja pyydä muutama kommentti keskusteluista yhteisesti koko tiimin kesken.
- Ottamalla parikeskustelut osaksi tiimin viikkopalavereita rakennat yhteyksiä ihmisten välille ja lisäät keskinäistä luottamuksen rakentumista.
4. Uusien tiimiläisten on ollut erityisesti etätyöaikana vaikea löytää paikkaansa
Voi olla, että yhteistyö on kaiken kaikkiaan myös vanhassa tiimissä takkuillut etä- ja hybridityön muutoksen myötä. Asiat eivät näytä etenevän entiseen tahtiin. Arkisistakin toimintatavoista, kuten kameroiden päällä pitämisestä sisäisissä tilaisuuksissa, on käyty jatkuvaa keskustelua.
Syy saattaa löytyä siitä, että tiimin roolit ja pelisäännöt ovat epäselviä. Voi olla, että yhteisiä toimintatapoja ei ole selkeästi määritelty tai ne vaatisivat päivittämistä muuttuneen maailman tilanteen vuoksi. Mikäli työskentelytavoissa on epäselvyyksiä, on erityisesti uusien ihmisen vaikea saada kiinni “rivien väliin” kirjoitetuista toimintatavoista.
Ratkaisuna toimii osallistava työpaja, jossa tiimi luo itse itselleen pelisäännöt ja sopii rooleistaan. Tiimin jäsenet ovat sitoutuneempia noudattamaan yhteisiä toimintatapoja jos he ovat itse olleet mukana määrittelemässä niitä. Roolikeskustelu tekee näkyväksi erilaisen osaamisen ja selkeyttää vastuurajoja, jonka myötä ihmisten kyky johtaa omaa työtään paranee.
Vinkki: Needs & Offers
- Kokeile seuraavassa tiimipäivässä Needs & Offers -menetelmää lisätäksesi yhteistyötä tiimissä. Pyydä ihmisiä listaamaan itselleen ylös vastauksia kahteen kysymykseen: Mitä tarvitset tiimiltä? Mitä voit tarjota tiimillesi?
- Jaa tiimiläiset parikeskusteluihin (Breakout Rooms -toiminnolla) ja anna ohjeeksi käydä neuvotteluita kollegoiden kanssa. Neuvotteluiden tarkoituksena on tehdä yhteistyösopimuksia. Pyöräytä ihmisiä useamman kerran keskustelemassa pareittain ja ohjeista kirjaamaan yhteistyösopimukset ylös.
- Palauta porukka yhteen (päähuoneeseen) ja pyydä kirjaamaan yhteistyösopimukset näkyville jaetulle dokumentille.
5. Porukka työskentelee totuttuun tapaan, vaikka muutospaine ympärillä kasvaa.
Ympäristö muuttuu kiihtyvään tahtiin ja samoin asiakkaidemme tarpeet, mutta meillä ei tunnuta pystyvän vastaamaan muutostarpeisiin riittävän ripeästi. Tiiminvetäjällä ei ole yksin tarjota riittäviä ratkaisuja tilanteeseen.
Syy saattaa löytyä siitä, että tiimi on jämähtänyt. Voi myös olla, että tiimillä ei ole riittävää käsitystä kokonaissysteemistä, jotta he osaisivat yhteisohjautuvasti muuttaa tapaansa työskennellä ketterästi.
Ratkaisuksi voit tarjota innostavan ideointityöpajan tai antaa pähkinän purtavaksi ongelmanratkaisutyöpajassa. Työpajassa voidaan paneutua tarkasteltavan ongelman juurisyihin, tutkia ympäristön trendejä tai ideoida esimerkiksi aloittamalla Wishing-menetelmällä: “Olisipa hienoa jos…”. Näin parannat tiimisi uudistumis- ja ongelmaratkaisukykyä, kun keskityt itse sisällön sijaan prosessiin eli esittämään kysymyksiä ja ohjaamaan tiimin yhteistä työskentelyä. Tämän seurauksena tiimi ei odota esihenkilöltään valmiita vastauksia, vaan tarttuvat itse ongelmien ratkaisuun.
Jaa vinkit verkostollesi somessa alla olevista kuvakkeista.
Paranna tiimin toimivuutta fasilitoivalla johtamisella
Äsken esitetyt ratkaisut eivät tietenkään ole ainoita mahdollisia ratkaisuja esitettyihin ongelmatilanteisiin, mutta pääset niillä varmasti alkuun. Paras tapa on tietenkin tarjota tunnistettuun ongelmaan oikeaa lääkettä. Me Grape Peoplella käytämme asiakkaidemme kanssa työskennellessä ongelmien tunnistamiseen alla esitettyä mallia, johon artikkeli pohjautuu.
Toimivan tiimin edellytyksenä on, että sen jäsenet tiedostavat:
- Miksi me olemme olemassa? Mikä on missiomme?
- Mitä toiminnalla tavoitellaan? Mikä on meidän yhteinen ymmärryksemme tavoitteista?
- Kuka minä olen suhteessa muihin? Kenen kanssa työskentelen?
- Miten täällä työskennellään ja tehdään päätöksiä? Mitkä ovat yhteiset toimintatavat?
- Entä miten nyt muuttuneessa tilanteessa tulisi toimia? Miten meidän tulisi uudistua? Kuinka muutokset toiminnassamme vaikuttavat koko systeemiin?
Perinteisessä johtamisessa päätöksenteko on keskitettyä, ja tieto kulkee esihenkilön kautta, kuten vasemman puoleinen kuva havainnollistaa. Tämä malli toimii hyvin vakaassa ja selkeästi rajatussa toimintaympäristössä. Sen sijaan haastavaksi se muuttuu kompleksisessa ja nopeasti muuttuvassa maailmassa, jossa malli osoittautuu liian jäykäksi. Oikeanpuoleinen kuva havainnollistaa osallistavan eli fasilitoivan johtamisen mallia.
Fasilitoivassa johtamisessa päätöksentekoa hajautetaan ja esihenkilöstä tulee tiedon hallitsijan sijaan yhteistyön mahdollistaja. Tiimin jäsenille luovutetaan enemmän autonomiaa ja heitä autetaan auttamaan toisiaan. Toimiakseen fasilitoivan johtamisen malli edellyttää, että asiantuntijatiimissä ymmärretään kokonaissysteemiä, tunnistetaan yhteinen suunta, tehdään sujuvaa yhteistyötä ja toimitaan itseohjautuvasti.
Fasilitoivan johtamisen myötä työntekijät ovat sitoutuneempia ja motivoituneempia päätösten toteuttamiseen, sillä he ovat olleet itse osallisia päätöksenteossa. Tiiminvetäjän taakka kevenee, kun tiimin jäsenet ja sidosryhmät pystyvät toimimaan itsenäisemmin. Toiminta on ketterämpää ja tulokset parempia, kun koko työyhteisön viisaus on valjastettu yhteiseen käyttöön.
Opi ratkaisemaan tiimeissä tunnistetut ongelmat ottamalla fasilitoivan johtamisen taidot haltuun!
Fasilitoivan johtamisen valmennusohjelma
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme kehittämään johtamiskulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämme asiantuntijoidenne osaamisen. Tutustu fasilitoivan johtamisen valmennusohjelmaan. Valmennusohjelma on kokonaisuus, joka koostuu useammasta teille räätälöidystä moduulista, ja se voidaan toteuttaa kokonaisuudessa etäyhteydellä käyttämällänne etäkokousalustalla. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva valmennuskokonaisuus. Toteutamme valmennuksia sekä suomeksi että englanniksi.
Webinaari: Toimiva tiimi (1+1=3)
Haluatko oppia, kuinka erilaiset yksilöt saadaan työskentelemään tuloksellisesti yhdessä? Katso tallenne suositusta webinaaristamme ja ymmärrät, kuinka tukea yksilöiden itseohjautuvuutta ja tiimin yhteisohjautuvuutta. Voit ladata tallenteen maksutta linkistä.
Jutellaanko aiheesta lisää?
Autamme teitä yli 15 vuoden valmennuskokemuksella sekä Suomessa että kansainvälisesti. Teitä palvelevat ammattifasilitaattori-valmentajat, jotka ovat intohimoisesti työhönsä suhtautuvia tiimien ja organisaatioiden kehittämisen asiantuntijoita. Ota yhteyttä, niin sovitaan maksuton etätapaaminen ja keskustellaan aiheesta lisää!
