Digitaaliset whiteboardit etäkokoukseen tai etätyöpajaan

5.6.2020

Mitkä työkalut sopivat etätyöpajan fasilitointiin? Mikä olisi hyvä apuväline, kun tarpeena on ideointi, päätöksenteko, yhdessä piirtäminen tai muu visuaalinen co-creation -prosessi?

Olemme valmentaneet ryhmiä etäkokousten ja etätyöpajojen fasilitointiin sekä osallistavaan johtamiseen jo toistakymmentä vuotta. Perinteisesti valmennukset on tehty asiakkaiden ehdoilla: jos organisaatio käyttää Microsoftin palveluita, työkaluna on Skype for Business tai Microsoft Teams. Jos käytössä on Googlen palvelut, työkaluna on Google Meet ja Google Slides, Sheets tai Jamboard. Joillakin on WebEx, toisilla Zoom.

Meille keskiössä ei ole työkalu, vaan tilaisuuden tarkoitus ja osallistujien vaikutusmahdollisuudet. Toimiva yhteistyö etänä on paljon enemmän kuin käytössä olevat työkalut ja osallistujien tekninen osaaminen. Tärkeää on, että osallistujat tietävät, miksi tilaisuus järjestetään; mitä kokouksella tavoitellaan; mikä oma rooli tässä työpajassa on.

Meille keskiössä ei ole työkalu, vaan tilaisuuden tarkoitus ja osallistujien vaikutusmahdollisuudet.

Etänä fasilitoidessa ei kuitenkaan voi sivuuttaa tekniikkaa. Tekniikka on yleensä ensimmäinen este ylitettäväksi. Sen jälkeen pitää aloittaa tilaisuus napakasti, rakentaa hyvä ilmapiiri yhteistyölle ja ylläpitää sitä koko tilaisuuden ajan. Etäfasilitointi edellyttää paitsi teknistä taitoa ja itsevarmuutta kameran edessä myös osallistavan johtamisen taitoja.

Työn tulosten visualisointi on yksi fasilitoinnin ydinkompetensseista. Etänä visualisointi on hyvin erilaista kuin kasvotusten. Fläppipaperin ja tarralappujen tilalle tulevat erilaiset digitaaliset työkalut, joita niin tilaisuuden vetäjän kuin osallistujien täytyy osata käyttää, jotta työskentely on sujuvaa.

Tässä artikkelissa esittelemme oman kokemuksemme perusteella parhaat työkalut digitaaliseen visualisointiin – digitaaliset whiteboardit.

Artikkeli julkaistu 5.6.2020 – päivitetty 6.6.2020

Katso myös

 

Matalan kynnyksen whiteboardit

Whiteboardit, jotka sopivat aloittelevalle etäfasilitoijalle ja/tai ovat osallistujille helposti lähestyttäviä.

Flinga

flinga

Lähde: flinga.fi

Flinga on suomalainen Nordtouchin kehittämä sovellus opetusta tukemaan. Palvelu on siis suunnattu pääasiassa kouluille ja opettajille, joskin sitä käyttävät tuhannet muutkin omassa työssään.

Flinga on yksinkertainen selaimessa ja mobiilissa toimiva työkalu, joka on nopea ottaa käyttöön myös ei-teknisille käyttäjille. Flingassa on kaksi erilaista työkalua: Whiteboard ja Wall.

Whiteboardille voi syöttää neliöitä tai ympyröitä (ikään kuin fyysiset tarralaput) sekä erikokoista tekstiä. Lisäksi whiteboardille voi piirtää ja lisätä kuvia.

Elementtejä voi lukita paikoilleen, jotta niitä ei vahingossa siirrä. Elementtejä voi linkittää toisiinsa.

flinga whiteboard

Flinga Whiteboard

Flinga Wall on yksinkertaisempi: siinä syötetään ideoita ja sitten äänestetään niitä. Ideat voi jälkeenpäin järjestää annettujen äänien mukaan. Ideoiksi voi syöttää paitsi tekstiä, myös kuvia.

flinga wall

Flinga Wall

Flingan ilmaisversiossa boardeja saa pitää enintään 5 samaan aikaan. Jos olet käyttänyt 5 boardia, ja haluat luoda uuden, joku vanhoista täytyy poistaa. Maksullinen versio poistaa boardien määrän rajan ja antaa valmistajan tuen tuotteen käyttöön.

Tykkään:

En tykkää:

Hinta:

Tutustu:

Google Jamboard

google jamboard

Lähde: 9to5google.com

Google Jamboard on, kuten Flinga, yksinkertainen selaimessa ja mobiilissa toimiva whiteboard-sovellus, joka on helppo ja nopea ottaa käyttöön.

Sovellus kehitettiin alun perin fyysistä tuotetta varten. Fyysinen Jamboard on neuvottelu- ja luokkahuoneisiin tarkoitettu 55-tuumainen siirreltävä kosketusnäyttö, jonka mukana tulee pari kynää. Toisin kuin Jamboard-sovellus, fyysinen Jamboard ei ole halpa (5000 USD ilman jalustaa).

Jamboardille voi piirrellä, luoda muistilappuja sekä tuoda kuvia. Toisin kuin Flingassa, Jamboardilla kuvia ei voi lukita paikoilleen. Tästä syystä taustakuvien käyttö on vaikeaa (sitä tulee vahingossa siirrettyä).

Jamboardissa on lisäksi laserosoitin, jonka avulla voi osoittaa boardin sisältöä jakamatta omaa näyttöä muille osallistujille. Tämä mahdollistaa kokouksen vaikka puhelimitse, kun molemmat avaavat saman Jamboard-linkin ja muistiinpanot tehdään visuaalisesti boardille keskustelun aikana.

Jamboardia voi zoomata (kuten Flingaa), mutta tietokoneella toiminto on hankalakäyttöinen. Sen sijaan Jamboard tarjoaa useamman kehyksen, jonne sisällöt voi järjestää.

google jamboard, kehykset, frames

Jamboardin sisällön voi jakaa useamman kehyksen kesken.

Tykkään:

En tykkää:

Hinta:

Kokeile:

PS. Google Jamboard on myös fyysinen laite neuvotteluhuoneeseen, mutta et tarvitse sellaista käyttääksesi Jamboard-sovellusta.

 

Raskaan sarjan whiteboardit

Whiteboardit, jotka sopivat vaativammalle etäfasilitoijalle. Vaativat enemmän opettelua, mutta laajentavat myös työskentelyn mahdollisuuksia merkittävästi. Myös osallistujalle on kohtalainen oppimiskynnys – mutta investointi maksaa vaivan, kun kyseessä on vähän pidempi prosessi (esimerkiksi koko päivän työpaja).

Miro (aiemmin RealTimeBoard)

miro, entinen realtimeboard

Lähde: Chrome Web Store

Miron juuret sijaitsevat Venäjällä. Tuote tunnettiin aiemmin nimellä RealTimeBoard. Nimi vaihdettiin ja brändi uudistettiin yrityksen vision kirkastamiseksi. Heidän sloganinsa on ”collaboration without constraints”. Tuotteen periaatteisiin voi tutustua täältä. Yritys on perustettu 2011 ja sen päämaja on nykyään San Franciscossa.

Miro on monipuolinen digitaalinen whiteboard. Pikaisella vilkaisulla se vaikuttaa samanlaiselta kuin Flinga: siinä on zoomattava valkokangas, jolle useampi käyttäjä voi kirjoittaa ja piirtää yhtä aikaa.

Miro painii kuitenkin aivan eri liigassa: se tukee paitsi tarralappuja ja tekstiä myös taulukoita, datakortteja, upotettuja google- ja office-dokumentteja ym. Valkokangas Flingassa on rajallinen, mutta Mirossa käytännössä rajattoman kokoinen.

miro board, sisältö

Miro tukee monenlaisia sisältöjä.

Mirossa on myös fasilitointia helpottavia toimintoja: ajastin, äänestäminen ja chat. Osallistujat voi ”tuoda minun luokseni” ja muita osallistujia voi seurata. Osallistujien osoittimet saa näkyviin tai piiloon tarpeen mukaan. Kun osallistuja muokkaa elementtiä, se näkyy muille osallistujille. (Myös ääni- ja videokokoustoiminto löytyy, mutta se ei tue pienryhmätyöskentelyä.)

Yksi olennainen ero matalan kynnyksen whiteboardeihin on muotoilumahdollisuuksien määrä. Mirossa tekstiä voi muotoilla ja värejä vaihtaa lähes loputtomasti. Näin boardeista saa visuaalisesti monipuolisia ja työpajoista tai koulutuksista innostavia.

Mirossa on paljon valmiita pohjia erilaisiin kokouksiin ja työpajoihin. Monet integraatiot (mm. Unsplash ja Iconfinder) tekevät sopivien visuaalisten elementtien löytämisen joka tilanteeseen helpoksi.

Toiset integraatiot mahdollistavat sisällön tuomisen kymmenistä eri lähteistä – ja tiedot muuttuneista boardeista vaikkapa Teamsin kanavalle.

miro academy

Miron opiskeluun on kattavat resurssit kirjallisessa- ja videomuodossa.

Kaiken lisäksi Mirossa on etäkokoustoiminto, tosin ilman mahdollisuutta pienryhmätyöskentelyyn. Noh, kaikkea ei voi saada. 🙂

Listaa voisi jatkaa pidempäänkin. Yhteenvetona voisi sanoa, että Miro on niitä varten, jotka haluavat ottaa visuaalisen etäyhteistyön vakavasti.

Tykkään:

En tykkää:

Hinta:

Tutustu:

Mural

mural whiteboard

Muralin juuret sijaitsevat Argentiinassa. Se muistuttaa Miroa monelta osin: se on digitaalinen valkotaulu, joka laajenee lähes äärettömästi ja sallii monenlaisen sisällön upottamisen tauluun sekä yli sadan osallistujan yhtäaikaisen muokkauksen. Ja myös Mural on perustettu 2011.

Suurimmat erot Muralin ja Miron välillä liittyvät integraatioihin ja hinnoitteluun. Miron integraatioiden lista on pidempi kuin Muralin, vaikka Muralistakin löytyy integraatioita moniin järjestelmiin. Miro on ehkä hieman teknisempi: valkotauluihin voi upottaa enemmän erilaista sisältöä. Miron hinnoittelu tuntuu piirun verran joustavammalta, kuin Muralin.

Mural Teams:in sisällä

Muralin voi upottaa Teams-kanavan välilehdelle.

Plussat ja miinukset Miron ja Muralin välillä ovat todella samanlaiset. On lopulta melkeinpä makukysymys, kumman käyttöön päätyy.

Ehkä pieni miinus Muralille on, ettei tuote sisällä minkäänlaista etäkokoustoimintoa (eli ääntä tai videota).

Täydennämme Muralin arviota myöhemmin.

Hinta:

Tutustu:

Opiskele: The Definitive Guide to Facilitating Remote Workshops

 

Whiteboardit osana kokoussovellusta

Nämä whiteboardit on suunniteltu toimimaan osana jotain isompaa kokonaisuutta, yleensä osana etäkokoussovellusta.

Microsoft Whiteboard

microsoft whiteboard

Lähde: Microsoft Tech Community

Microsoftin whiteboard-ratkaisu on vielä lapsenkengissään. Työkaluja on paljon enemmän kuin Flingassa tai Jamboardissa, mutta paljon vähemmän kuin Mirossa tai Muralissa. Whiteboardia kehitetään aktiivisesti, mutta eteneminen on ollut hidasta.

Muutama tärkeä puute estää meitä suosittelemasta Whiteboardia laajaan käyttöön:

1. Teams-kokouksessa näytettävä Whiteboard on Whiteboardin verkkoversio. Verkkoversio tukee vain piirtämistä – kaikki muut työkalut ovat poissa käytöstä. Tekstiä ei siis voi syöttää whiteboardille Teams-kokouksen sisältä.

2. Täysi Whiteboard-sovellus löytyy Windowsille ja iOS:lle. Mac OS ja Android eivät vielä ole saaneet Whiteboard-sovellusta ja siten Mac- ja Android-käyttäjät eivät voi osallistua whiteboard-työskentelyyn kunnolla (em. verkkoversion puutteiden vuoksi).

3. Organisaatioiden välinen, tietoturvallinen työskentely Whiteboardissa ei tällä hetkellä onnistu. Whiteboardia ei voi jakaa oman organisaation ulkopuolelle (edes katseluoikeutta). Kiertotie tähän on Microsoft-kuluttajatilien käyttäminen, mutta tällöin whiteboard-data ei tallennu yrityspilven sisälle, vaan Microsoftin kuluttajapilveen.

Kun edellä mainitut puutteet korjataan, Whiteboard on varteenotettava visuaalinen co-creation -työkalu. Aikataulua millekään näistä ei ole luvattu. Viimeisimmät foorumiviestit vihjailevat, että asiat korjattaisiin vuoden 2020 aikana.

Luulen silti, ettei Whiteboard koskaan tule saavuttamaan Miroa tai Muralia monipuolisuudessa. Jälkimmäisissä kaikki resurssit on omistettu whiteboardin kehittämiseen – Microsoftilla whiteboard on vain pieni murto-osa heidän tuotepaletistaan.

Moni organisaatio tulee kuitenkin pärjäämään erinomaisesti Microsoft Whiteboardin tarjoamilla työkaluilla ja templateilla. Iso etu tässä on, että Whiteboard kuuluu maksutta O365-pakettiin ja integroituu aikanaan muihin O365-järjestelmiin.

Tykkään:

En tykkää:

Hinta:

Tutustu: Microsoft Whiteboard

Kirjaudu: whiteboard.microsoft.com

Opiskele:

Zoom Whiteboard

Zoom whiteboardZoomin whiteboard on poikkeus tässä sovellussarjassa. Se ei nimittäin ole erillinen tuote, vaan osa Zoom-kokoussovellusta.

Whiteboard on osa Zoomin ruudunjakotoimintoja. Share Screen / New Share -napin takaa löydät muiden vaihtoehtojen joukosta Whiteboardin.

Zoom hallintatyökalutZoom screen shareWhiteboard mahdollistaa osallistujien piirtämisen, kirjoittamisen sekä erilaisten muotojen ja leimojen asettamisen yhteiselle valkokankaalle. Tässä hyödynnetään Annotation Tools -työkaluvalikoimaa.

Zoom annotation tools työkalutTyökalu soveltuu kuitenkin vain hyvin kevyeeseen työskentelyyn. Zoomin whiteboard sisältää monia rajoituksia, joiden takia sitä ei voi suositella vaativampiin tilanteisiin:

 

Suosituksemme

Jos organisaatiollanne on tarve aloittaa laajamuotoinen visuaalinen etäyhteistyö nyt, suosittelemme tähän Miroa tai Muralia.

Flinga, Jamboard sekä Zoomin whiteboard sopivat satunnaiseen ideointiin ja kevyeeseen visualisointiin yhdessä, muttei laajempien co-creation -prosessien fasilitointiin.

Microsoft Whiteboard ei ole vielä valmis laajaan käyttöön artikkelissa mainittujen puutteiden vuoksi. Oman organisaation sisällä (jos kaikki ovat Windows-käyttäjiä) sitä voi kuitenkin hyödyntää jo tänään kokousten, koulutusten ja työpajojen elävöittämiseksi.

 

Ota etäfasilitointi haltuun valmennuksella

Toteutamme organisaatiolle tarpeisiinne räätälöityjä valmennuksia tilauksesta. Yhteistyössä varmistamme, että osallistujat saavat valmennuksesta aitoa hyötyä omassa työssään. Autamme soveltamaan fasilitointitaitoja kaikilla etäkokousalustoilla (mm. Skype for Business, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom ja WebEx). Lue lisää vaikuttavien verkkotilaisuuksien fasilitointivalmennuksistamme ja pyydä tarjous:

Lue lisää etäfasilitoinnin valmennuksista

Lisälukemista

Kirjoittajasta

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa etäfasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Verkostoidu: LinkedIn | Twitter

 

 

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *