Fasilitaattorin painajainen: hankala ryhmätilanne

5.12.2019

Miten selviytyä hankalasta ryhmätilanteesta?

Hankalalla ryhmätilanteella tarkoitamme tässä tilannetta, jossa vetäjä on pulassa ryhmän kanssa. Ryhmän ja vetäjän välinen ongelma voi ilmetä monin eri tavoin. Ongelmia voivat olla esimerkiksi tilanteet, joissa tilaisuuden alkaessa osallistujat näyttävät jatkavan muiden töiden tekemistä, osa on myöhässä, toiset poistuvat ilman selitystä, keskustelu muista kuin käsiteltävästä aiheesta jatkuu… Tai sitten ryhmästä voi kuulua kysymyksiä ja kommentteja, joissa kyseenalaistetaan käsillä olevan tilaisuuden tarpeellisuus tai vetäjän pätevyys.

Tällainen käyttäytyminen saa vetäjän huolestumaan: ”Olenko vakuuttava? Saanko kaikki mukaan? Toimiiko suunnitelmani?”. Mutta miten hänen kannattaisi reagoida tilanteessa? Seuraavassa esittelen kolme mahdollista toimintatapaa.

Alistuminen

Ensinnäkin voin tietenkin tyynesti alistua ja heittää pyyhkeen kehään. ”Eihän aikuisia ihmisiä voi lähteä paimentamaan” vetäjä voi ajatella ja jatkaa pohdintaa: ”Ei ole minun syytäni, jos tulokset jäävät laihoiksi”. Eli käytännössä häiriötekijöistä huolimatta pitäytyisin alkuperäisessä suunnitelmassani ja keskittyä lähinnä siihen, etten näytä epävarmuuttani ryhmälle.

Kontrollointi

Alistumisen sijaan voisin pyrkiä nujertamaan vastarinnan. Lisään äänenvoimakkuutta, komennan, kritisoin, vetoan pelisääntöihin tai kommentoin häiritsevää käytöstä ivalliseen sävyyn. Näitä keinoja, jotka monet meistä ovat jo koulussa oppineet, voimme kutsua kontrollimalliksi.

Miksi alistuminen ja kontrollointi eivät toimi?

Valitettavasti kontrollimallikaan ei tuota toivottuja tuloksia. Vetäjä saattaa ehkä saada osallistujat järjestykseen ja työrauhan palautettua, mutta tämä ei vielä takaa, että fasilitointi onnistuisi. Jotta ryhmätyö ja yhteiset keskustelut tuottaisivat aidosti arvokkaita oivalluksia, tulisi työskentelyn perustua osallistujien omaan haluun ja motivaatioon. Kuriin ja kontrolliin perustuva työpaja tuottaa helposti näennäistuloksia, joihin ei kukaan halua myöhemmin sitoutua.

Kaksi ensimmäistä suhtautumistapaa, alistuminen ja kontrolli, kompastuvat samaan virheeseen. Tilaisuuden vetäjä ei selvitä, mistä hankala käytös johtuu. Juuri tämä uteliaisuus on kolmannen toimintamallin eli oppimismallin ytimessä.

 

Oppimismalli hankaliin ryhmätilanteisiin

Oppimismalli voidaan ajatella nelivaiheisena prosessina:

  1. Havainto
  2. Havainnosta kertominen
  3. Tunteen tai tarpeen selvittäminen
  4. Ratkaisun esittäminen

 

1. Havainto

Tulen tietoiseksi sekä häiritsevästä käytöksestä että tunteista, joita se minussa herättää. Välittömästi ei kannata tehdä mitään, vaan mieluummin odottaa hetki. Punnitsen, onko tarpeen puuttua häiriöihin vai onko parempi katsoa hetken, rauhoittuuko tilanne itsestään.

2. Havainnosta kertominen

Jos päätän, että tilanteeseen on puututtava, kerron aluksi ryhmälle havainnoistani, mutten kiirehdi tulkitsemaa ryhmän käytöstä. Totean esimerkiksi, että: ”Aika paljon on läppäreitä käytössä”, mutta en esitä tulkintaa: ”Eikö aihe kiinnosta”. Pyrin siis välttämään ivaa tai moralisointia havainnoista kertoessani.

3. Tunteen ja tarpeen selvittäminen

Mikäli pelkän havainnon kertominen ei riitä, on seuraava vaihe selvittää kysymällä ja keskustelemalla, mistä käytös johtuu. Edellä kuvatussa tilanteessa voisin vaikkapa kysyä: ”Onko teillä joku kiireellinen tilanne ja nyt tämä vetämäni tilaisuus estää teitä keskittymästä siihen?”.

Tärkeä kohta tilanteen ratkaisussa on hetki, jolloin vetäjälle selviää, mistä on kysymys. Silloin vetäjän kannattaa ääneen todeta ryhmälle, mitä on oivaltanut. Kun osallistujat havaitsevat, että vetäjä ymmärtää heidän tilanteensa, vastakkainasettelu katoaa ja ilmapiiri vapautuu.

4. Ratkaisun esittäminen

Kun on saavutettu yhteinen tulkinta tilanteesta, vetäjä voi ehdottaa ratkaisua. Esimerkiksi lievät muutokset aikataulussa, agendassa tai tauoissa voivat helpottaa tilannetta merkittävästi. Ja vaikka muutokset eivät olisi mahdollisia, yleensä ryhmä sietää tilannetta paremmin, mikäli he kokevat tulleensa kuulluiksi.

Edellä kuvatun esimerkin tilanteessa koko ryhmä käyttäytyi häiritsevästi. Tilanne ei tietenkään välttämättä ole tämä. Oppimismallin vaiheet ja periaatteet ovat kuitenkin täsmälleen samat, vaikka osallistujista vain muutamat käyttäytyisivät häiritsevästi.

Yhteenveto

Kun seuraavan kerran kohtaat vetäjän painajaisen, ei kannata alistua eikä yrittää nujertaa vastarintaa. Oppimismallin mukaisesti kerro ryhmälle, mitä havaitset ja selvitä yhdessä ryhmän kanssa, mistä tilanne johtuu. Yhteinen todellisuus auttaa luultavasti löytämään myös riittävän hyvän ratkaisun tilanteeseen.

Kirjoittaja

Kari Kukkola on kokenut fasilitaattori ja fasilitointivalmentaja, joka valmentaa yritysten johdolle fasilitointitaitoja erityisesti muutos- ja strategiatyöskentelyyn. Hän myös konsultoi yrityksiä monimutkaisten tilanteiden selkeyttämisessä ja ristiriitojen hallinnassa. Kari on menestyksekkäästi auttanut monia työpareja, tiimejä ja työyhteisöjä ratkaisemaan konfliktitilanteita ja pitkään jatkuneita ristiriitoja. Hänellä on myös laajasti kokemusta yhteistyöstä rakennusalan eri toimijoiden kanssa Big Room- työskentelyn kehittämisestä sekä fasilitointitaitojen valmentamisesta Allianssi -hankkeisiin.

 

Kaipaatko aiheesta syvempää ymmärrystä?

Haluatko kehittyä taitavaksi ja itsevarmaksi työpajojen fasilitaattoriksi? Tutustu suosittuun käytännönläheiseen fasilitoinnin perusteisiin pureutuvaan Tehopakkaus I – Vaikuttavaa fasilitointia -valmennukseemme. Valmennuksessa pääset harjoittelemaan fasilitointitaitoja turvallisessa ympärisössä ja saat palautetta oman ammattitaitosi kehittämiseksi. Opi suunnittelemaan ja vetämään yksinkertaisia ja tuloksellisia työpajoja mistä tahansa aiheesta! Kun olet suorittanut Tehopakkaus I – Vaikuttava fasilitointi -valmennuksen, voit jatkaa oman osaamisen kehittämistä jatkotason valmennuksessa Tehopakkaus II – Edistynyt fasilitointi.

Tehopakkaus I – Vaikuttava fasilitointi Tehopakkaus II – Edistynyt fasilitointi

Valmennukset ovat osa Sertifoitu fasilitaattori -valmennusohjelmaa. Kun haluat kehittää osaamistasi johdonmukaisesti ja tehdä osaamisesi näkyväksi, tämä valmennusohjelma tarjoaa sinulle tien sertifioiduksi fasilitaattoriksi. Lisätietoa sertifiointiin johtavista valmennuksista ja sertifiointiprosessista saat oheisesta esitteestä.

Valmennusohjelma: Sertifioitu fasilitaattori

Tarvitseeko esimies-, kehitys-, konsultti- tai myyntitiiminne kohdennettua valmennusta? Valmennamme fasilitointitaitoja organisaatiokohtaisesti tarpeisiinne räätälöidysti niin face-to-face kuin verkkotilaisuuksien vetämiseen. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan teitä parhaiten palvele kokonaisuus

Ota yhteyttä ja kerro meille tarpeestanne