Fasilitoidun tilaisuuden aloittaminen: kolme kulmakiveä

23.3.2017

Miten saa tempaistua mukaan henkilön, joka sanoo ”Mä en halua leikkiä, tää on vakava juttu”? Muita epäluuloisia tai vastahakoisia lausahduksia voivat olla esimerkiksi: ”En varmasti ota yhtään kuvakorttia.” ”Onks tää joku lastentarha vai?” ”Tekis mieli heittää noi post-it-laput he%!#*&iin!” Joku huudahtaa vastalauseen ääneen, joku toinen vain kurtistelee kulmiaan, kolmas kieltäytyy tekemisestä. Kukaan ei halua tehdä ryhmätöitä. Kaikkein kamalinta olisi joutua yllättäen fyysiseen kontaktiin tuntemattomien kanssa, vaikkapa pitämään kädestä. Useimmat haluaisivat, jos mahdollista, istua takarivissä ja kuunnella karismaattisen esiintyjän valmiita, nerokkaita ratkaisuja. Fasilitoidun tilaisuuden aloittaminen voi olla vaikeaa.

Olen kuitenkin saanut ison metallifirman johtoryhmän mukaan nykytanssiin osana suunnitteluprosessia, tekniset tutkijat maalaamaan vision ja tuhannet ihmiset kirjoittamaan ideoita post-it-lapuille. Miten onnistuin siinä? Salaisuus on tilaisuuden aloittamisessa siten, että ryhmä viritetään oikeaan tunnelmaan. Mutta miksi osallistujat edes panevat hanttiin?

Fasilitaattori vie ryhmän epämukavuusalueelle (ja hyvä niin!)

Fasilitaattori vie ryhmän jäsenet usein epämukavuusalueelle pyytämällä heitä tekemään jotain. Ihminen on lähtökohtaisesti laiska. Valitsemme mieluiten lyhimmän tien niin kävellessä kuin ajattelumalleissa. Mutta usein syy vastarinnan taustalla on se, että tilaisuuden tai työskentelytavan tarkoitus on osallistujalle epäselvä. Miksi pitäisi sietää epämukavuutta? Voi myös olla, että tietty henkilö haluaa pönkittää identiteettiään asiantuntijana, mutta hän näyttäytyy muille hankalana tyyppinä tai viisastelijana. Toisaalta joissakin ryhmissä kriittisyyttä nimenomaan pidetään asiantuntijuuden ilmentymänä. Vain hölmö lähtee noin vain rakentelemaan legoista prosessikaavioita ymmärtämättä, mihin sillä pyritään.

Fasilitaattori vie ryhmän jäsenet usein epämukavuusalueelle pyytämällä heitä tekemään jotain.

Osallistavissa tilaisuuksissa edellytetään osallistujien aktivoitumista itse ajattelemaan ja keskustelemaan, pohtimaan käsiteltävää asiaa eri näkökulmista, jopa villeistä uusista näkökulmista. Jos aina työskennellään samalla tavalla kuin ennenkin, ajatukset urautuvat. Etenkin kehitystyöpajoissa on syytä ravistella porukkaa irti totutusta. Kaikki kehittyminen tapahtuu epämukavuusalueella.

Osallistavissa tilaisuuksissa edellytetään osallistujien aktivoitumista itse pohtimaan käsiteltävää asiaa uusista näkökulmista.

Tilaisuuden aloitustapa luo tunnelman

Miten vetäjä voisi sitten kannustaa osallistujia kyseenalaistamaan vallitsevia käytäntöjä? Tutkimaan todellisia juurisyitä oireiden takana? Ideoimaan ja kokeilemaan uusia asioita rohkeasti? Kun halutaan käynnistää avoin ryhmäkeskustelu tai ohjata luova kehitystyöpaja, on panostettava aloitukseen. Jotta työpaja tuottaa toivottua tulosta, ei ole varaa antaa porukan kulkeutua väärille raiteille. Suosittelen varaamaan koko päivän työpajan aloitukseen noin puoli tuntia aikaa. Mitä sen aikana tehdään?

Aloittamisen kolme kulmakiveä

1 Fokus – Alussa on erityisen tärkeää käydä läpi tilaisuuden tarkoitus. Sillä perustellaan valitut työskentelytavat ja päävaiheet tavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi voi kysyä osallistujien odotukset ja selvittää ennakkotiedon aiheesta. Miksi kukin on paikalla? Ilman fokusta ryhmän on vaikea keskittyä yhteiseen asiaan. Tarkoitukseksi ei riitä, että ”jaetaan parhaita käytäntöjä”. On päästävä syvemmälle, miksi se on tärkeää.

2 Läsnäolo – On vaikea keskustella yhdessä, jos osa osallistujista miettii ja puuhailee muita asioita. Järjestä puitteet, jotka helpottavat ryhmän jäsenten välistä vuorovaikutusta ja mahdollistavat läsnäolon; esimerkiksi ilman pöytää ja pistorasioita porukka ei katoa läppäreidensä taakse. Hallinnoi ryhmän energiatasoa, sillä läsnäolo katoaa, jos ryhmän energia lopahtaa.

3 Turvallinen ilmapiiri – On vaikea keskustella yhdessä, jos ei uskalleta puhua. Ryhmän vetäjän on saatava ujoimmatkin puhumaan, jotta kaikkien osaaminen on ryhmän käytettävissä. Oma esimerkki henkilökohtaisesta heittäytymisestä ja läpinäkyvyydestä auttaa. On tärkeää aktivoida kaikki osallistujat keskustelemaan vähintään kolmen henkilön kanssa ensimmäisen puolen tunnin aikana. Jos on tiedossa, että ryhmän pomon saapuminen paikalle tyrehdyttää keskustelun, on siitä hyvä keskustella pomon kanssa ennen tilaisuuden alkua.

Nämä kolme aloittamisen kulmakiveä on ylläpidettävä koko työpajan ajan. Jokaisen osavaiheen ohjeistus sidotaan koko työpajan tarkoitukseen. Kun käsiteltävän aiheen ja ohjeet kirjoittaa näkyviin fläpille tai powerpointille, fokus ei unohdu. Muista myös kertoa kesto, kuinka pitkään mitäkin tehdään. Erityisesti ennen valintaa ja päätösten tekoa on hyvä kerrata tarkoitus, mihin pyritään.

Aloittamisen kolmea kulmakiveä on ylläpidettävä koko työpajan ajan: fokus, läsnäolo ja turvallinen ilmapiiri.

Ohjeistus auttaa motivoitumaan

Haemme uutta fasilitaattoria, fasilitaattori, valmentaja, rekry

Jotta ryhmän saa mukaan, täytyy aloittamisen lisäksi miettiä, mitä ja miten tulossa olevasta työskentelytavasta kerrotaan. Alussa mainitsemani metallifirman johtoryhmä päätyi tanssimaan, koska työpajan tarkoitus oli tehdä suunnitelma siitä, miten heidän organisaatiossaan vähennetään epäonnistumisen pelkoa. Se oli todettu suurimmaksi esteeksi innovaatioille. Ammattikoreografin ohjaama nykytanssiharjoitus oli keino saada nopeasti voimakas yhteinen kokemus epäonnistumisen pelosta, jotta siitä voitiin keskustella. Osallistujia valmisteltiin etukäteen: ”ota ylimääräinen paita mukaan, jos hikoilet helposti”.

Jotta ryhmän saa mukaan, täytyy sille kertoa tulossa olevasta työskentelytavasta.

Ohjeistuksessa on siis kerrottava
1. Tarkoitus ja toivottu lopputulos, miksi tämä työskentelytapa auttaa meitä nyt
2. Yksityiskohdat, mitä osallistujat tulevat kohta tekemään ja kuinka kauan
3. Menoksi! Selkeä lähtökäsky, jonka jälkeen ei tule lisää ohjeita (joita kukaan ei kuulisi)

Mitä tehdä aloittamisen jälkeen?

On selvää, ettei aloittaminen yksin ratkaise työpajan tai kokouksen kaikkia haasteita. Ryhmänvetäjällä täytyy olla myös menetelmät ja taidot rakentaa tavoitteiden saavuttamiseen johtava prosessi, valita parhaat työkalut ja ohjata ryhmä maaliin muuttuvien tilanteiden läpi.

Jos et vielä tunne työskentelytapojamme, ilmoittaudu seuraavaan maksuttomaan demoon ja tule tutustumaan! Jos lähiaikojen päivämäärät eivät sovi, tilaa uutiskirjeemme alla olevalla lomakkeella ja kuule ensimmäisenä seuraavista mahdollisuuksista.

Jos osaat jo fasilitoida mutta kaipaat lisää menetelmiä ja rohkeutta soveltaa niitä, jokin avoimista valmennuksistamme voisi sopia sinulle. Ota yhteyttä niin pohditaan yhdessä, miten parhaiten voimme auttaa sinua onnistumaan ryhmätilanteiden vetämisessä.

Jos haluat perehtyä asiaan lisää lukemalla, verkkokaupastamme löytyy runsaasti fasilitointikirjoja. Esimerkiksi kirjassani Fasilitointi luo uutta on lukuisia menetelmiä työpajojen vuorovaikutteiseen aloittamiseen.

Kirjoittaja

Piritta van der Beek (os. Kantojärvi) on valmentaja, sertifioitu ammattifasilitaattori (CPF) ja Grape Peoplen toimitusjohtaja.

Piritta valmentaa fasilitointitaitoja konsulteille, kehittäjille, esimiehille ja johtajille. Piritta on fasilitoinut työpajoja ja kehitysprosesseja asiakkaiden erilaisista kompleksisista sisällöistä jo vuodesta 2001. Kokemuksistaan Piritta on kirjoittanut kirjan Fasilitointi luo uutta (Talentum, 2012), jossa käydään läpi yli 50 menetelmää luovan ongelmanratkaisun fasilitointiin.
Piritta van der Beek
@Grapiritta