Fasilitoinnin suunnittelun seitsemän vaihetta

16.3.2018

Oletko järjestämässä tilaisuutta, jonka olisi tarkoitus olla mahdollisimman vuorovaikutteinen? Mietitkö, miten saat kaikki mukaan, millainen rakenne tilaisuudella kannattaisi olla ja mitä ryhmätyömenetelmiä voisi hyödyntää? Kaikki nämä kysymykset liittyvät fasilitoidun tilaisuuden suunnitteluun. Tässä suunnitelman laatimisen seitsemän vaihetta.

1. Ymmärrä tavoite

Aluksi vetäjän kannattaa kysyä itseltään mikä on tilaisuuden tarkoitus. Mitä tarkalleen ottaen on tarkoitus saada aikaan? Ollaanko ideoimassa, mietitäänkö käytäntöön vientiä, onko tarkoitus ratkoa ongelmia, vai ollaanko vasta verkostoitumassa.

2. Mieti fasilitointiprosessi

Kun tavoite on lukittu, on luonteva määritellä työpajan eri vaiheet eli työpajaprosessi. Perusmallissa on kolme vaihetta: selkeytys – ratkaisut – toimenpiteet. Ensimmäisessä eli selkeytyksessä osallistujat konkretisoivat ne kysymykset, joiden ratkaisemiseen työpajassa keskitytään. Toisessa vaiheessa ideoidaan ratkaisut ja kolmannessa sovitaan vastuut ja aikataulut. Kaikkia kolmea vaihetta ei välttämättä tarvita, mutta tämä on suunnittelun kannalta keskeinen päätös, joka kannattaa pohtia etukäteen.

3. Valitse fasilitointimenetelmät prosessin eri vaiheisiin

Valinnassa on huomioitava ainakin seuraavat kysymykset:

4. Varmista, että aikataulu on realistinen

Kun alustava suunnitelma on valmis, fasilitaattorin kannattaa tarkistaa aikataulu. Onko suunnitelman toteuttaminen annetussa ajassa realistista? Mikäli ei, jotain täytyy muuttaa. Joko tilaisuuden tavoitetta on syytä madaltaa tai eri vaiheiden perusteellisuudesta tingittävä. Tietysti paras vaihtoehto olisi tilaisuuden keston lisääminen.

5. Valitse lämmittelymenetelmä

Tilaisuuden alussa fasilitaattorin tehtävänä on luoda otollinen ilmapiiri asian käsittelylle. Vetäjän tulee huolehtia psykologisesta turvallisuudesta ja osallistujien henkisestä läsnäolosta. Lämmittelyharjoitusten tarkoitus on vähentää alkukankeutta ja turhaa muodollisuutta sekä fokusoida osallistujat käsiteltävän asian äärelle. Lämmittelymenetelmää mietittäessä on huomioitava esim. miten hyvin osallistujat entuudestaan tuntevat toisensa ja paljonko aikaa lämmittelyyn voidaan käyttää.

6. Kirjoita työskentelyohjeet eri vaiheisiin

Ryhmätöiden tarkka ohjeistus kannattaa miettiä etukäteen. Hyvä ryhmätyöohje on ytimekäs: tehtävät on jaettu selkeisiin vaiheisiin ja ohje ilmaisee työskentelyn keston.

7. Varmistaudu henkisesti muutoksiin

Ja lopuksi, fasilitaattorin kannattaa varautua siihen, ettei kaikki välttämättä etene niin kuin oli suunniteltu. Vetäjä ei koskaan voi varmuudella tietää mitä tilaisuudessa todellisuudessa tapahtuu, millaisia yllätyksiä hän kohtaa. Suunnitelmaa joutuukin usein lennosta muuttamaan. Silti tilaisuuden tarkka suunnittelu kannattaa. Kuten eräs kollegani on todennut: ”Jos oikeassa kädessä on tarkka suunnitelma, vasen käsi on vapaampi improvisoimaan.”

Kirjoittaja

Kari Kukkola on sosiaalipsykologi (VTM), joka valmentaa johtajia, erityisesti muutos- ja strategiajohtamista sekä fasilitointitaitoja. Hän myös konsultoi yrityksiä muutoksen jalkautuksessa, strategiatyössä, monimutkaisissa tilanteiden selkeyttämisessä sekä ristiriitojen hallinnassa. Grape Peoplelle Kari on suunnitellut ristiriitatilanteiden sovittelu- sekä outsourcing-prosessit. Hän onkin menestyksekkäästi auttanut monia työpareja, tiimejä ja työyhteisöjä ratkaisemaan konfliktitilanteita ja pitkään jatkuneita ristiriitoja.

Karin videoesittely
 Kari Kukkola

Työpajan fasilitointi

Iso ryhmä? Haastava tilanne? Olisiko neutraalista ammattifasilitaattorista apua? Kerro meille tarpeestanne. Fasilitoimme kymmeniä pieniä ja suuria tilaisuuksia vuosittain.

Kysy tilaisuuden fasilitoinnista

Fasilitointivalmennus

Haluatko kehittää ryhmänohjaustaitojasi? Jos fasilitointi on sinulle uutta, tutustu Fasilitoinnin tehopakkaukseen. Kahdessa päivässä opit osallistamisen perusteet ja keskeiset menetelmät monien ryhmätilanteiden ohjaamiseen. Jos menetelmät kuulostavat jo tutuilta, saatat olla valmis Tehopakkaus II:een, jossa opit järeämmät menetelmät kompleksisten tai haastavien tilanteiden käsittelemiseen.

Teemme fasilitointivalmennuksia myös tilauksesta. Kun fasilitointitaitojen kehittäminen on organisaatiossanne ajankohtainen, kerro meille tarpeestanne. Valmennamme satoja esimiehiä, päälliköitä ja asiantuntijoita kymmenissä organisaatioissa vuosittain.

Kysy fasilitointivalmennuksesta

Tällä kirjoituksella ei ole vielä kommentteja.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *