Minulla on kiire, olen siis tärkeä
Elin vuoden verran espanjalaisessa kulttuurissa, joka on melko tunnettu sanasta mañana. Sehän tarkoittaa sanatarkasti ”huomenna”, mutta käytäntö on opettanut, että oikeasti sana tarkoittaa ”ei tänään” – asia ei siis välttämättä tapahdu huomenna, mutta ei ainakaan tänään. Asiat tehdään järjestyksessä, mutta ilman hoppuilua. Espanjalaisilla ei näytä olevan koskaan kiire ja heidän aikakäsityksensäkin on joustava – aina on ”mañana”, jolloin töitä voi jatkaa. Silti työt tulevat tehdyiksi.
Suomalaiset ovat työelämässä tottuneet minuuttiaikatauluihin. Koko päivän aikataulu menee helposti plörinäksi, jos palaveri alkaa myöhässä tai venyy pitkäksi, tai jos päivään sattuu jokin yllättävä kiireellinen asia, joka pitää hoitaa. Yleinen mentaliteetti on, että on ihan ok, vaikka on kiire koko ajan. Se on joillekin jopa tavoiteltavaa ja kertoo jonkinlaisesta statuksesta.
Kiireettömyyttä pidetään helposti synonyymina laiskuudelle.
Jos siis sinulla ei ole kiire, et todennäköisesti ole kovin tuottava tai tarpeellinen. Vielä nykypäivänäkin multitaskausta pidetään tehokkuutena, vaikka niin tutkimukset kuin käytännön kokemuksetkin kertovat, ettei se sitä ole. Kiireettömyyttä ei arvosteta, sitä ei pidetä tärkeänä eikä tavoiteltavana.
Kiire on myös hyväksyttävä syy kieltäytyä kaikesta ei-niin-tärkeästä. Moni ei viitsi häiritä kollegaa turhilla kuulumisten kysymisellä, koska hänellä näyttää olevan kova kiire siirtyä palaverista toiseen ja vastailla sähköposteihin. Se, mitä asioita pidämme tärkeinä ja ”kiireen arvoisina” on muokkautunut työkulttuurissamme pitkälti kasvaneiden tehokkuusvaatimusten, teknologian kehittymisen ja muiden työkulttuurin muutosten myötä. Sähköposteihin, pikaviesteihin ja kaikenlaisiin ad-hoc -tehtäviin nopeasti vastaaminen johtaa helposti tempoilevaan työskentelyyn, jolloin on vaikea keskittyä mihinkään sellaiseen, joka vaatisi suunnittelua, kurinalaista työskentelyä ja täyden huomion. Tällainen tempoileva työskentelytapa on myös klassinen kiireen tuntua lisäävä tekijä.
Kiireessä asioita tehdään kuin sumussa eikä läsnäolosta ole usein tietoakaan.
Toisaalta suomalaisessa työkulttuurissa arvostetaan järjestelmällisyyttä. On tärkeää osata laittaa asiat tärkeysjärjestykseen ja käyttää aikaa sen mukaisesti. Avainkysymykseksi nouseekin, mikä on oikea tärkeysjärjestys.
Ihmisten kohtaaminen tärkeysjärjestyksen kärkeen
Valitettavan usein töiden tärkeysjärjestyksen määrittelevät pinttyneet tavat, osittain jo vanhentuneet työelämän vaatimukset ja jopa työaikalaki. Työaikana pitää näyttää kiireiseltä. Siksi juuri koskaan tärkeysjärjestyksen kärkeen ei nouse esimerkiksi arvostava ja avoin keskustelu palavereissa, kuulumisten vaihto kollegoiden kanssa, toisen yksikön toimintaan tutustuminen ja yhteistyön suunnittelu, tai ihan vaan kokoontuminen yhteisen ymmärryksen saavuttamiseksi, uusien ideoiden luomiseksi tai tulevien toimenpiteiden suunnittelemiseksi.
Tiedämme, ettei ideointia tai “flow-tilaa” voi kalenteroida, mutta silti kovin monessa yrityksessä pidetään ideointipalavereja, jotka eivät käytänteiltään poikkea normaaleista kokouksista. Ideoi siinä sitten, kun agendalla on 10 muutakin asiaa ja aikaa on tunti! Uusien ajatusten synnylle pitää luoda suotuisa kasvualusta kiireettömyydellä, luottamuksella ja vuorovaikutuksella. Ihmisten kohtaaminen kasvotusten pitää nostaa tärkeysjärjestyksen kärkeen.
Uusien ajatusten synnylle pitää luoda suotuisa kasvualusta kiireettömyydellä.
Espanjalaisella on aina aikaa vaihtaa kuulumiset tuttavan tai kollegan kanssa, vaikka sovittu tapaaminen olisi juuri alkamassa. Me suomalaiset voisimme ottaa espanjalaisilta hiukan oppia ihmisten kohtaamisessa. Kyse on pitkälti arvostuksesta – niin ihmisten kuin ajankin. Nykypäivänä työt hoituvat näppärästi erilaisilla vempaimilla ja laitteilla. Ihminen kuitenkin on sosiaalinen otus, joten ne hetket, kun ihmisiä kohdataan livenä ovat entistäkin arvokkaampia. Uskon, että meistä jokaisella on kokemusta, miten usein asian vierestä keskustelu tuo itse asiaan useampia näkökulmia – ja väitän, että myös parempia ratkaisuja.
Ideointia tai “flow-tilaa” ei voi kalenteroida.
Tiedämme kokemuksesta myös sen, että virittäytyminen kokoukseen on mielekkäämpää siten, että jutellaan odotuksista kollegan kanssa kahvikupin äärellä, kuin siten, että luetaan asialista läpi. Yleensäkin asioista keskustelu ja ajatusten vaihto on tehokkaampaa, jos välillä jutellaan parin kanssa tai pienryhmissä sen sijaan, että puhutaan koko ajan isolla porukalla, koska silloin useampi kuin yksi pääsee kerrallaan tuulettamaan ajatuksiaan vuorovaikutuksessa toisen ihmisen kanssa.
Kiireetön vuorovaikutus raivaa tilaa luovuudelle
Suomalaisen työelämän täsmällisyydessä on tietenkin hyvät puolensa, mutta mielestäni voisimme oppia espanjalaisilta jotakin. Yksi oppi on se, että maailma jatkaa pyörimistään, vaikka hommat eivät aina luistaisikaan ihan sovitussa minuuttiaikataulussa. Moni asia vieläpä saa paremman lopputuleman, kun sille antaa aikaa muhia. Niin sanotut ”pikavoitot”, vaikkapa hutaisten tehtyjen päätösten muodossa, eivät useinkaan tarjoa tuottoa kovin kauaa. Aika myös sopivasti muokkaa tärkeysjärjestystä tiputtaen pois ne asiat, jotka eivät ole kriittisiä tai jotka hoituivat kuntoon toisen asian yhteydessä.
Aito vuorovaikutus lisää mielekkyyden ja merkityksellisyyden tunnetta.
Toinen oppi on se, että kohtaamalla ihmisiä aidossa vuorovaikutuksessa kuunnellen ja keskustellen – vaikka välillä käsiteltävän aiheen vierestä – saattaa löytyä aivan uusia näkökulmia ja syntyä merkittäviä oivalluksia, jotka laajentavat ymmärrystämme ja parantavat kykyämme tehdä hyviä päätöksiä. Aito vuorovaikutus lisää myös mielekkyyden ja merkityksellisyyden tunnetta – tulee tunne, että on saanut tuoda ajatuksensa esille ja niillä on vaikutusta päätöksiin, jolloin on paljon helpompi sitoutua yhteisiin tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Mielekkyyden ja merkityksellisyyden tunteet auttavat meitä selviytymään myös niiden hektisempien päivien koitoksista.
Fasilitointi auttaa ihmisiä kohtaamaan
Koska hedelmällinen ajattelu vaatii aikaa, vuorovaikutusta ja suotuisat olosuhteet, on fasilitoidussa työpajassa työskentely tehokasta ja oivalluttavaa. Hyvin fasilitoidussa työpajassa työskentely jaetaan erillisiin vaiheisiin. Myös ajattelua ohjataan vuoroin tuottamaan uusia ideoita ilman kritiikkiä ja vuoroin valitsemaan ideoita jatkotyöstettäväksi. Työskentelytapoja vaihdellaan erilaisten yksilötehtävien ja ryhmätehtävien välillä, jolloin ajattelu on tehokasta ja yksilöiden luontaisesti erilaiset ajattelutavat pääsevät oikeuksiinsa.
Fasilitoidussa työpajassa työskentely on tehokasta ja oivalluttavaa.
Parhaimmillaan fasilitoitu työskentelytapa erillisine vaiheineen pakottaa hidastamaan ajattelu- ja päätösprosessia, jolloin ryhmä ja sen yksilöt ehtivät luomaan aiheesta yhteisen ymmärryksen, tuottamaan ratkaisuja sekä sopimaan toimenpiteistä yhdessä siten, että jokainen ryhmän jäsen voi myös sitoutua lopputulokseen. Lopputulemana on toisiaan ja toistensa työpanosta arvostava ryhmä ihmisiä, jotka tietävät, mitä kukin tekee seuraavaksi. On helpompi sitoutua käytännön toimenpiteisiin ja alkaa toimia niiden eteen, kun tuntee tulleensa kuulluksi ja ymmärretyksi, ja on saanut haastaa omia ajatuksiaan työkavereiden kanssa.
Haluatko oppia aiheesta lisää?
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämme asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnittelemme yhdessä teitä parhaiten palvelevan ratkaisun.
Haluatko oppia yksinkertaisia ja tehokkaita menetelmiä ryhmätilanteiden johtamiseen ja kehittää omaa osaamistasi? Tutustu suosittuun fasilitoinnin perusteisiin pureutuvaan Tehopakkaus I -valmennukseemme! Valmennuksessa opit suunnittelemaan ja vetämään tuloksellisia työpajoja parhaita menetelmiä käyttäen.
