Istutko turhissa kokouksissa?

4.11.2019

Millainen oli viimeisin kokemuksesi kokouksesta?

Muistelepa hetki jotain kokousta, johon olet osallistunut lähiaikoina. Kalenterikutsu kokoukseen oli tullut hyvissä ajoin, tietenkin. Ehkä se osui hiukan tiukkaan väliin omassa aikataulussasi ja saatoit siksi joutua lähtemään edellisestä palaverista viisi minuuttia aiemmin ehtiäksesi tähän kokoukseen. Päätit kuitenkin osallistua; olethan kutsuttujen listalla. Kutsussa kerrottiin kokouksen aihe, paikka ja ajankohta. Ehkäpä sait kokouksen agendankin samassa yhteydessä? Kiinnitit huomiota siihen, että kokouksessa oli agendalla aika paljon käsiteltäviä asioita suhteessa käytettävissä olevaan aikaan. Kutsun vastaanottajalista oli tällä kertaa luettavissa ja saatoit huomata, että kokoukseen oli kutsuttu sinun lisäksesi toistakymmentä henkilöä.

Kokouksen alkaessa koollekutsuja aloitti puhumisen listan ensimmäisestä aiheesta, näytti samalla powerpointilta lisätietoja ja kysyi myös osallistujilta kommentteja. Muutama henkilö kommentoikin aiheita – he, jotka yleensäkin kokouksissa kommentoivat kaikkea. Tälläkin kertaa kokouksessa oli myös heitä, jotka eivät koko aikana sanoneet ääneen sanaakaan. Kokouksessa aiheesta toiseen edettiin nopealla tahdilla. Kokouksen päätteeksi, et ehkä ollut aivan varma, käsiteltiinkö kaikki agendalla olleet aiheet ja mikä oli niiden lopputulema. Siitä olet varma, että tällä kertaa sinua ei ”nakitettu” tekemään mitään. Joillekin tehtäviä tuli, muttet tiedä sen tarkemmin, miten niiden kanssa edetään. Ehkäpä kuulet niistä lisää seuraavassa kokouksessa?

Mitä kokouksesta jäi käteen?

Sinulle saattoi jäädä epäselväksi, mikä oli tilaisuuden varsinainen tarkoitus. Oliko kokouksessa määrä keskustella asioista ja selkeyttää tilannetta, ideoida, suunnitella ratkaisuja vai päättää toimenpiteistä? Vai kenties tehdä tätä kaikkea? Et tosin tiennyt ehkä sitäkään, missä roolissa sinut oli tilaisuuteen kutsuttu: asiantuntijana, uusien ajatusten tuojana, päättäjänä vai kenties viestin viejänä. Millaista kontribuutiota sinulta odotettiin tai mitä osaamistasi olisit voinut tarjota? Vai oliko sinut kutsuttu vain varmuuden vuoksi asemasi takia?

Tällaisia kokouksia osalle meistä tupsahtaa kalenteriin tämän tästä. Arjen kiireessä ei ole aikaa eikä energiaa kyseenalaistaa perinteistä kokouskulttuuria, koska ”näin näitä kokouksia on aina pidetty.” Kokouksissa ei läheskään aina ole edes oikeat ihmiset paikalla. Osa ihmisistä kutsutaan mukaan varmuuden vuoksi, jotta kokous olisi varmasti päätösvaltainen.

Unelmieni kokous

Ehkä ajatuksiisi nousi unelmiesi kokous, joka ylittää kaikki odotuksesi. Saapuessasi kokoukseen koollekutsuja toivottaa kaikki jämäkästi, mutta lempeästi kaikki tervetulleiksi sekä kertaa tilaisuuden aiheen, ohjelman, tarkoituksen ja tavoitteen. Sitten hän kertoo lyhyesti, missä roolissa kukin on paikalle kutsuttu sekä kuvailee kokouksen työskentelytavan, joka tällä kertaa hiukan poikkeaa tavanomaisesta. Kokouksessa käsitellään useampaa aihetta samanaikaisesti pienryhmissä, jolloin jokainen voi valita pienryhmänsä sen perusteella, mihin aiheisiin hänellä on eniten annettavaa. Lisäksi kokouksen vetäjä kertoo, että hän itse toimi neutraalin fasilitaattorin roolissa, joka sisältöön puuttumatta auttaa kokouksen osallistujia etenemään sovitussa aikataulussa tavoitteeseen.

Nyt, kun kokouksen osallistujat tietävät, minkä aiheen äärelle on kokoonnuttu ja mitä ollaan tekemässä, neutraali vetäjä auttaa ryhmää saavuttamaan turvallisen ilmapiirin jokaisen osallistumiselle. Kokenut kokousten vetäjä tietää, että osallistujien täytyy päästä pian tilaisuuden alettua itse ääneen virittäytyäkseen aiheeseen. Paras tapa siihen ei ole perinteinen esittelykierros. Vain harva pystyy kylmiltään kertomaan ajatuksistaan ja mielipiteistään muille, saatikka kuuntelemaan ja ymmärtämään toisten ajatuksia. Luottamus ryhmässä syntyy yhden henkilön kanssa kerrallaan.

Siispä vetäjä pyytää ihmisiä hakeutumaan toisella puolella huonetta olevan henkilön luokse ja juttelemaan hetken omista odotuksistaan toisen osallistujan kanssa. ”Mitä tässä kokouksessa pitäisi tapahtua, jotta olisin tyytyväinen kokouksen lopputuloksiin?” Fasilitaattori saattaa kirjata osallistujien odotuksia ylös fläppitaululle, minkä jälkeen hän voi tarkistaa, että odotukset ovat linjassa kokousagendan kanssa. Neutraali vetäjä on käyttänyt aikaa tilaisuuden valmisteluun ja suunnitellut aloituksen, mutta itse kokouksessa huolellisesti suunniteltu aloitus vie vain viidestä kymmeneen minuuttia. Samalla huolelliseen aloitukseen käytetty aika tehostaa kokouksen tulevia minuutteja.

Nyt kokoukseen osallistujat ovat valmiimpia paneutumaan asiasisältöön, he ovat tietoisia kokouksen aiheista, aikataulusta, sisällöstä, tavoitteista ja myös omasta roolistaan ja kontribuutiostaan tilaisuudessa. Kokouksen osallistujien on näin ollen helpompi keskittyä, kuunnella ja tuottaa sisältöä yhdessä muiden kanssa, avartaa näkökulmia, löytää ratkaisuja sekä sitoutua kokouksessa tehtyihin päätöksiin. Vetäjä kuljettaa ryhmää koko kokouksen ajan selkeästi ohjeistaen ja auttaen ryhmää keskittymään kulloinkin käsillä olevaan aiheeseen. Tässä tilaisuudessa vain harvoin yksi puhuu muiden kuunnellessa hiljaa, vaan vetäjä käyttää monipuolisesti pienryhmä- ja parikeskusteluja yksinpohdintatuokioiden ja koko ryhmän keskustelujen lisäksi. Tilaisuuden päätteeksi saatat ajatella: ”Tämä kokous oli hyvin käytettyä aikaa”.

Kirjoittajasta

Henna Karjalainen toimii fasilitaattorina ja valmentajana Grape Peoplella. Hennalla on valloittava tyyli ruokkia erilaisten ryhmien dynamiikkaa ja antaa tilaa oivalluksille. Ennen siirtymistään täysipäiväisesti fasilitoinnin pariin, Henna työskenteli lähes 10 vuoden ajan finanssisektorilla esimies- ja asiantuntijatehtävissä ammentaen kokemusta mm. ison organisaation kehittämis- ja ideointikulttuurista sekä monenlaisten muutosten läpivienneistä. Valmentava johtaminen on Hennaa erityisesti innostava aihealue.

 

Kehittämällä kokouskulttuurianne teette yhteisistä tilaisuuksista aidosti vaikuttavia

Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämme asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus.

Ota yhteyttä!

Haluatko oppia yksinkertaisia ja tehokkaita menetelmiä ryhmätilanteiden johtamiseen ja kehittää omaa osaamistasi? Tutustu suosittuun fasilitoinnin perusteisiin pureutuvaan Tehopakkaus I – Vaikuttava fasilitointi -valmennukseemme!  Valmennuksessa opit suunnittelemaan ja vetämään tuloksellisia työpajoja parhaita menetelmiä käyttäen.

Tehopakkaus I – Vaikuttava fasilitointi