Kokouskulttuurin tehostaminen alkaa tunnistamalla kokoustyypit

29.4.2016

Kukaan ei halua istua huonossa kokouksessa hukkaamassa rajallista aikaansa. Niinpä monet osallistujat puuhaavat muita työasioita samaan aikaan, ollakseen hyödyllisiä ja tehokkaita edes muissa asioissa, jos kokous ei sillä hetkellä tarjoa siihen mahdollisuuksia. Näin kokous muuttuu entistä huonommaksi.

Kartoitukseni mukaan kokousten vetäjät ovat usein itseensä ja tuloksiinsa suhteellisen tyytyväisiä. Se on hämmentävää. Vika nähdään osallistujissa, jotka puuhaavat muita asioita – kunpa osallistujat vain olisivat valmistautuneita, läsnä, aktiivisia ja mukavia. Osallistujat puolestaan valittavat huonoista pomoista, jotka eivät osaa fasilitoida. Kukapa haluaisikaan tunnustaa olevansa itse vastuussa huonoista kokouksista. 50-70% kokousten ongelmista johtuu prosessista eli siitä, miten kokous viedään läpi. Jos osallistujat eivät ole aktiivisesti läsnä tai ryhmädynamiikka ei toimi, se on prosessiongelma, joka kokouksen vetäjän on ratkaistava.

Kokouksen tuloksellisuus on ensisijaisesti vetäjän vastuulla – eikä se tarkoita sitä, että kokouksen vetäjä puhuu itse koko ajan!

Eri tilanteissa tarvitaan erilaisia kokouksia eli tapoja käsitellä asioita yhdessä. Esimerkiksi johtoryhmä voi kirkastaa vision ja suunnitella strategiaa työpajakokouksissa. Sen jälkeen pidetään perinteinen puheenjohtajakokous, jossa strategia hyväksytään. Kootaan kaikki työntekijät yhteen ja pidetään tiedotustilaisuus strategiasta. Tämän jälkeen tiiminvetäjät pitävät tiimikohtaiset jalkautussessiot, joissa luodaan ymmärrys strategiasta ja konkretisoidaan jokaisen omat toimenpiteet. Kun strategia on viety käytäntöön, pidetään säännöllisesti seurantapalavereita, joissa tarkistetaan suuntaa ja toimenpiteitä. Kun eteen nousee ongelma, pidetään työpajakokous, jossa kartoitetaan juurisyyt ja ideoidaan ratkaisut.

Millaisia kokouksia sinulla on? Kokousten tuloksellisuuden kehittäminen alkaa eri kokoustyyppien tunnistamisesta. Useimmat kokoustavat kaiken aikaa mutta eivät kiinnitä mitään huomioita erilaisiin kokoustyyppeihin.

Viisi kokoustyyppiä

  1. Työpajakokous
  2. Perinteinen puheenjohtajakokous
  3. Tiedotustilaisuus
  4. Jalkautus
  5. Seurantapalaveri

Tiedotustilaisuus tai perinteinen päätöskokous on nykyään hyvin harvoin paras kokoustyyppi. Jos kokoukset ovat puolestaan työpajoja, joissa osallistujat itse miettivät, mitä pitäisi kehittää, suunnittelevat ratkaisuja ja toimenpiteitä, saadaan heidät paremmin sitoutettua. Jokaisesta asiasta työpajan pitäminen vie hurjasti aikaa, ja on pahimmillaan vain näennäistä osallistamista, joka jäädyttää innostuksen pitkäksi aikaa.

Onnistunut osallistaminen edellyttää
– aitojen vaikutusmahdollisuuksien esille nostamista
– fasilitaattorin neuraalissa roolissa toimimista
– huolellista kokousprosessin suunnittelua ja
– tavoitteisiin sopivien työtapojen käyttämistä.

1. Työpajakokous

tyopajakokousTyöpajakokousta käytetään suunnitteluun ja kehittämiseen. Tyypillisiä aiheita ovat esimerkiksi tavoitteiden asettaminen, uuden luominen, projektin määrittely, ongelmanratkaisu, ristiriitatilanteen sovittelu, muutoksen suunnittelu, strategian luominen ja kaikenlainen kehittäminen.

Työpajakokouksessa osallistujat tekevät ensin selkeytyksen: luovat yhteisen ymmärryksen ongelmasta tai yhteisestä visiosta. Sen jälkeen he suunnittelevat yhdessä ratkaisut vision toteuttamiseksi tai ongelman ratkaisemiseksi. Lopuksi sovitaan konkreettisista toimenpiteistä. Yksittäinen työpajakokous voi olla näistä jokin osa.

Selkeytys → Ratkaisut → Toimenpiteet → Seuranta

Työpajakokouksen vaiheiden ja työskentelytapojen suunnittelu on erittäin vaativaa ja aikaa vievää. Tyypillinen ongelma nopeatempoisessa työympäristössä on se, että hypätään liian nopeasti toimenpiteisiin ja ratkaistaan väärää ongelmaa. Se on kallista. Organisaatiokulttuuri vaikuttaa siihen, kuinka nopeasti selviää, että kyseessä oli väärä ongelma. Työpajakokouksen vetäjän on siis valmisteltava prosessi huolellisesti ja varattava tarpeeksi aikaa selkeytys-vaiheeseen, jopa 60% koko työpajasta.

Työpajan vetäjä käyttää paljon valtaa siinä, lähdetäänkö selkeytys-vaiheessa analysoimaan nykytilan ongelmaa vai pohtimaan tavoitteita ja visiota. Työpajan lopputulokset ja tunnelma ovat molemmissa tilanteissa aivan erilaiset. Joskus on tarpeen tehdä molemmat. Joskus selkeytys on puoli tuntia, joskus kaksi päivää – aiheen kompleksisuudesta riippuen.

Toinen tyypillinen ongelma työpajakokouksissa on ideoiden liian varhainen kritisointi. Työskentelyn lopputulokset ovat laadukkaampia, kun pidät divergoinnin ja konvergoinnin toisistaan erillään, etenkin alkuvaiheessa. On hyvä jakaa ratkaisujen suunnittelu kahteen vaiheeseen: ensin luovia ideoita ja sen jälkeen ratkaisujen jalostusta. Näin ensimmäisessä ideointivaiheessa ei vielä tarvitse keksiä toteutuskypsiä ideoita.

Ratkaisu: Varaa riittävästi aikaa työpajakokouksen prosessin suunnittelemiseen ja sopivien menetelmien valitsemiseen. Jaa työpajakokous kolmeen vaiheeseen: selkeytys, ratkaisut ja toimenpiteet.

2. Perinteinen puheenjohtajakokous

pjkokousJohtoryhmien ja hallitusten kokoukset, yhtiökokoukset ja yhdistysten vuosikokoukset ovat usein perinteisiä puheenjohtajavetoisia kokouksia, joissa noudatetaan työjärjestystä sääntöjen mukaan ja tehdään päätöksiä. Näitä kokouksia on vuosikymmenien ajan parannettu opettelemalla kokoustekniikkaa, kuten minkälaisia puheenvuoroja voi pitää, missä järjestyksessä äänestetään tai minkälaista pöytäkirjaa pidetään. Tällaiset asiat eivät ratkaise perinteisten kokousten todellisia ongelmia.

Tyypillinen ongelma perinteisessä puheenjohtajakokouksessa on ymmärryksen luominen käsiteltävistä asioista ennen päätöksentekoa. Yleensä joko puhutaan liikaa tai ei puhuta tarpeeksi. Jos on tarkoitus yhdistää asiantuntijoiden osaaminen ja ymmärtää asiat ennen päätöksen tekoa, se ei onnistu, jos vain puheenjohtaja ja muutama äänekkäin puhuu. Perinteiseen kokousmalliin – kuten esimerkiksi taloyhtiön yhtiökokoukseen – vuorovaikutteiset fasilitointimenetelmät eivät kuitenkaan istu luontevasti.

Miten aktivoida keskustelua ja ylläpitää fokus luontevasti?

Ratkaisu: erottele kokouksen päätösasiat kolmeen kategoriaan:
1. Valmis ehdotus
, josta voidaan tehdä päätös. Ota vain nämä asiat mukaan puheenjohtajakokoukseen. Valmis ehdotus tarkoittaa, että kaikki osallistujat ymmärtävät ehdotuksen yksityiskohdat, sen taustat ja mahdolliset seuraukset. Lähtökohtaisesti päätöksentekovaiheessa ei enää käydä syväluotaavaa keskustelua. Selkeytä kokouksen lopuksi, mitä päätettiin, ja mistä lähtien päätös on voimassa. Dokumentoi päätös.

2. Aihe, joka on selkeytettävä. Pidä ennen puheenjohtajakokousta (tai sen keskellä) erillinen työpajakokous, jossa luodaan yhteinen ymmärrys selkeytettävästä asiasta tai analysoidaan vaihtoehtoja. Lopputuloksena syntyy usein linjauksia tai kysymyksiä, joihin täytyy suunnitella ratkaisuja. Voi olla, että selkeytyksen johdosta syntyy myös suoraan päätösehdotus.

3. Kysymys tai ongelma, johon tarvitaan ratkaisu. Pidä erillinen työpajakokous, jossa ideoidaan vaihtoehtoja ja analysoidaan parhaat ratkaisut. Koska kyse ei ole virallisesta kokouksesta, mukaan on helppo ottaa laajempi ryhmä tarvittavia asiantuntijoita. Lopputuloksena syntyy päätösehdotus.

3. Tiedotustilaisuus

tiedotusTiedotustilaisuus on paikallaan kun asia on sellainen, johon kuulijoilta ei edellytetä toimenpiteitä. Kerrotaan toimitusjohtajan vaihtumisesta tai osavuosikatsauksesta.

Tiedotustilaisuus on näennäisesti nopea ja tehokas, mutta todellisuudessa aikaa kuluu paljon, jos tiedotus ei johda toivottuihin toimenpiteisiin. Jos kerrottava asia herättää vastarintaa tai osallistujien pitäisi muuttaa toimintaansa, on jalkautus tai työpaja parempi kokousmuoto.

Vinkit parempiin tiedotustilaisuuksiin:
– Valmistele hyvä esitys, jossa minimoit tekstin määrän. Mieti, mitkä asiat voisit kertoa kuvina, sarjakuvana tai videona.
– Jos et halua vuorovaikutteisuutta, mieti, voiko tilaisuuden korvata uutiskirjeellä, videolla tai webinaarilla.
– Jos haluat aktivoida keskustelua ja luoda ymmärrystä, kyseessä saattaakin olla jalkautustilaisuus tai peräti työpaja.

4. Jalkautus

jalkautusJalkautuksen tarkoitus on kertoa viesti, saada kuulijat ymmärtämään se ja toimimaan halutulla tavalla. Jalkautus voi olla esimerkiksi muutoksen läpivientiä tai ratkaisujen myyntiä. Usein yksi puhuu ja muut kuuntelevat – jos kuuntelevat. Kun kysyt ”Onko kysyttävää”, kukaan ei nosta kättään ylös. Virtuaalikokouksessa huutelet tyhjyyteen. Hiljaisuus ei kuitenkaan tarkoita, että asia on kaikille selvä. Vastarintakaan ei aina ole äänekäs. Jos lopuksi ei synny innostusta, sitoutumista ja konkreettisia toimenpiteitä, jalkautus on mennyt pieleen.

Jalkautuksen tehokkuus lisääntyy, kun huolehdit esitetyn asian ymmärtämisestä. Tämä tapahtuu vuorovaikutteisuutta lisäämällä. Parhaimmillaan kaikki ymmärtävät viestin taustat ja merkityksen omalta kannaltaan. Tämä mahdollistaa jalkautettavan asian siirtymisen nopeasti käytäntöön.

Tyypillisin sudenkuoppa jalkautuksissa on seurannan puute.

Vinkkejä jalkautusten parantamiseen:
– Lisää vuorovaikutteisuutta: Suunnittele, miten aktivoit osallistujat luontevasti keskustelemaan ja kysymään kysymyksiä esityksen jälkeen. Mieti, millaisia kysymyksiä kysyt, jotta saat kuulijat ymmärtämään viestisi, ja toimimaan sen mukaan. Tilaisuuden aloituksella valmistelet osallistujat toivomaasi työskentelytapaan ja luot sille onnistumisen edellytykset.
– Järjestä seurantapalaveri ja kommunikoi etenemisestä säännöllisin väliajoin. Muista nostaa esille myös onnistumiset.

5. Seurantapalaveri

seurantaSeurantapalaverin tarkoitus on pitää pyörät pyörimässä oikeaan suuntaan. Kokouksessa tehdään tilannekatsaus siitä, missä aiemmin aloitetussa asiassa nyt mennään ja päivitetään toimintasuunnitelma.

Usein seurantapalaveriin valmistautuminen on työlästä, koska jokainen osallistuja koostaa toisilleen tai pomolleen raportin toiminnastaan. Perinteinen seurantapalaveri koostuu raportoinnista raportoinnin perään. Ensimmäisten raporttien käsittelyyn on energiaa, keskivaiheilla porukka on puuduksissa ja viimeiset käsitellään juoksemalla – tai kokous venyy yli sovitun ajan.

Usein ne, joita käsillä oleva asia ei koske, eivät ole läsnä – lukevat sähköpostejaan samaan aikaan. Jos osallistujat eivät ole aidosti läsnä, osa tulee myöhässä ja osa lähtee etuajassa, eikä asioista ehditä yhdessä keskustella, miten voidaan saada mitään hyödyllistä aikaiseksi? Usein seurantapalaveriin tullaan jo valmiiksi asenteella, että se on raskas ja turha. Millä tavalla voidaan tehokkaasti seurata olennaisimpia mittareita, jakaa tarvittava tieto ja pitää projektit aikataulussa?

Miten vetää seurantapalaveri ilman raporttisulkeisia?

Ratkaisuja: Nykyaikainen seurantapalaveri on parhaimmillaan vuorovaikutteinen keskustelu, jossa yhdessä ymmärretään nykytila, ratkaistaan esille nousseita ongelmia ja sovitaan jatkotoimenpiteistä. Tarvittavat raportit ovat kaikkien luettavissa jo ennen palaveria.

Pienryhmäkeskustelujen lisääminen säästää aikaa, nostaa energiaa ja lisää turvallista ilmapiiriä, jolloin puhutaan oikeista asioista. Tehokkainta on ohjata osallistujat työskentelemään monen aiheen parissa yhtä aikaa pienryhmien kokoonpanoja vaihdellen. Anna tietotaidon siirtyä aiheesta toiseen ja kunkin osallistujan käydä niitä keskusteluita, joihin kullakin on eniten annettavaa. Huolehdi fokuksen säilymisestä kirjoittamalla työskentelyohjeet ja asiasisältö kaikkien näkyville.

Kokouskulttuurin kehittäminen voi alkaa heti

Nyt kun olet tutustunut erilaisiin kokoustyyppeihin, voit ehkä helpommin tunnistaa, millaisia kokouksia useimmiten vedät, ja mikä kunkin tilanteen perimmäinen tarkoitus on. On tehokkainta vetää päätösasiat perinteisinä kokouksena, tiedotus napakkana tiedottamisena ja kehittämisasiat työpajoina.

Kokouskulttuurin mullistamisen ensimmäiset kolme askelta:

  1. Listaa, mistä aiheista kokoustat, ja mikä on kunkin tilaisuuden tarkoitus.
  2. Valitse oikea kokoustyyppi kuhunkin tilanteeseen.
  3. Vaikuttavinta on keskittyä kehittämään niitä kokouksia, joita on eniten.

Fasilitointimenetelmien sujuva ja tarkoituksenmukainen käyttö on välttämätön taito kaikille, jotka vetävät kokouksia. Vuorovaikutteisuuden lisääminen ilman fasilitointiosaamista voi johtaa pitkiin ja puuduttaviin keskusteluihin, joissa ei päästä päätöksiin ja aikaa kuluu valtavasti. Miten siis lisäät jalkautusten, kehittämisen ja seurannan vuorovaikutteisuutta mutta säästät samalla myös aikaa?

Tutustu fasilitointivalmennuksiimme

Järjestämme valmennuksia sekä henkilökohtaisia sparrauksia myös tilauksesta. Pyydä meiltä tarjous valmennukseen tai pyydä sparraussessio.

Kysy valmennuksesta tai sparrauksesta

Vaihtoehtoisesti voit olla itse osallistujana ja hyödyntää ammattifasilitaattoreitamme oman kokouksesi, työpajasi tai kehitysprosessin läpiviennissä. Fasilitoimme mm. strategian jalkautuksia sekä organisaation laajoja muutosprosesseja.

Kysy tilaisuuden tai muutoksen fasilitoinnista

Piritta van der Beek (os. Kantojärvi)
Grape People Finland Oyn toimitusjohtaja, valmentaja, sertifioitu ammattifasilitaattori (CPF), taiteen maisteri (TaM), hyväksytty hallituksen jäsen (HHJ)
Piritta Linkedinissä
Piritta Twitterissä

Piritta valmentaa fasilitointitaitoja konsulteille, kehittäjille, esimiehille ja johtajille. Piritta on fasilitoinut työpajoja ja kehitysprosesseja asiakkaiden erilaisista kompleksisista sisällöistä jo vuodesta 2001. Kokemuksistaan Piritta on kirjoittanut kirjan Fasilitointi luo uutta (Talentum, 2012), jossa käydään läpi yli 50 menetelmää luovan ongelmanratkaisun fasilitointiin.

Kommentit

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *