Tiimin kokouksissa Juuso on yleensä aika hiljaa. Hän ei mielellään ottaa kantaa ja kysyttäessäkin näkemykset ovat laimeita tai ympäripyöreitä. Mikä tekee Juusosta passiivisen palavereissa, vaikka käsiteltävä aihe olisi hänelle tärkeä ja paikalla samat tutut työkaverit? Katri on useasti suhtautunut pilkallisesti tai muulla tavoin vähätellyt Juuson esittämiä näkemyksiä. Välttääkseen uusia nöyryytyksiä Juuso on päätynyt minimoimaan aktiivisuutensa. Passiivisuus on siis seurausta toistuvista, ikävistä tilanteista.
Miryam on Juuson kollega samasta tiimistä. Yhteinen työmatka tarjoaa heille usein tilaisuuden keskustella Katrin tavasta puhua muille. Myös Miryamin mielestä Katrin käyttäytymisessä olisi paljon korjattavaa. Miryamilta saatu tuki helpottaa hieman Juuson oloa, mutta jatkossakin hän aikoo pitää matalaa profiilia kokouksissa.
Lähes jokainen meistä on joskus ollut vastaavanlaisessa tilanteessa. On pikemminkin sääntö kuin poikkeus, että ryhmässä joku tai jotkut kaappaavat itselleen epävirallista valtaa. Keinona voi olla aggressiivinen viestintä, kuten äskeisessä esimerkissä, tai toisaalta uhriutuminen tyyliin ”eihän minun mielipiteelläni tietenkään mitään väliä ole”.
Katkaise kielteinen kehitys
Miten tällaiset toistuvat arkipäivän konfliktit vaikuttavat työyhteisöön? Jos vuorovaikutuksen ongelmat jäävät pysyviksi, on siitä merkittävää haittaa työpaikan ilmapiirille. Tuloksena voi olla klikkiytymistä sekä valtataistelua yhteistyön sijaan. Aletaan pelätä toisten reaktioita, jonka seurauksena avoin keskustelu vähenee ja luovuus katoaa. Työntekijät kyllä hoitavat velvollisuutensa, mutta työstä puuttuu innostus ja heittäytyminen. Ja nämä taas vaikuttavat kielteisesti työstä saatuun tyydytykseen.
Kärjistyessään vuorovaikutuksen ongelmat voivat johtaa sairauspoissaoloihin sekä tavallista suurempaan henkilöstön vaihtuvuuteen.
Työ on nykyään kiireistä ja pirstaloitunutta. Kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta on entistä vähemmän ja etätyöjärjestelyt ovat tulleet jäädäkseen. Vuorovaikutuksen ongelmat syntyvät helposti: ihmisten välille voi kehittyä huomaamatta kitkaa. Aihetta on usein vaikea nostaa esiin, etenkin jos tilanne on päässyt jatkumaan jo pitkään. On helpompi keskustella tuotannon ongelmista tai asiakaspalautteesta kuin antaa palautetta työtoverin käytöksestä.
Kuinka tällaista tilannetta voidaan sitten lähteä purkamaan? Vaikka moni tunnistaa ongelman, meillä on usein yllättävän vähän kokemusta sen ratkaisemisesta. Tehokkain keino ratkaista pysyviä vuorovaikutuksen ongelmia on työyhteisösovittelu. Sen teho ja vaikuttavuus perustuvat kahteen seikkaan: sovittelijan rooliin ja systemaattiseen sovitteluprosessiin.
Sovittelija mahdollistaa keskustelun
Sovittelun ytimessä on rakentavassa hengessä käytävä osapuolten välinen dialogi. Sovittelijan roolina on toimia puolueettomana keskustelun mahdollistajana. Hän määrittelee keskustelun pelisäännöt, kysyy, huolehtii että kaikki tulevat kuulluksi, varmistaa yhteisen ymmärryksen ja hidastaa keskustelua tarvittaessa. Sen sijaan hän ei ota kantaa sisältöön.
Neutraali rooli on luontevin työyhteisön ulkopuoliselle sovittelijalle. Sovittelijana voi toimia myös henkilö samasta organisaatiosta, mikäli hänet koetaan aidosti puolueettomaksi. Tavoitteena on pysyä ulkopuolisena sovittelussa käsiteltävistä aiheista, joten eduksi olisi, että sovittelija ei entuudestaan tunne osallistujia eikä tilannetta.
Sovittelijan roolista seuraa, että konfliktin omistajuus pysyy sovitteluun osallistuvilla työyhteisön jäsenillä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että osallistujat sekä määrittelevät sovittelun tavoitteet että miettivät ratkaisut. Omistajuuden säilyttäminen osallistujilla vahvistaa osapuolten sitoutumista sovittuihin ratkaisuihin sekä varmistaa, että ratkaisut ovat konkreettisia ja sidoksissa arjen työhön.
Sovitteluprosessilla onnistut!
Tavallisesti sovittelussa on seuraavat viisi vaihetta:
- Infotilaisuudessa kaikki sovitteluun osallistuvat ovat paikalla. Tilaisuuden tarkoitus on jakaa tietoa prosessista ja lieventää osallistujien mahdollisesti kokemaa etukäteisjännitystä.
- Yksilökeskusteluissa osallistujat valmistautuvat varsinaiseen sovitteluun. Keskustelu tarjoaa tilaisuuden käsitellä konfliktin herättämiä tunteita ja selkiyttää omia ajatuksia.
- Yhteistapaaminen on osapuolten välinen yhteinen keskustelu. Keskustelun tuloksena syntyy ratkaisu tilanteeseen. Tilaisuuden päätteeksi sovitut asiat kirjataan ylös ja osallistujat ilmaisevat sitoutumisensa sopimukseen.
- Sovittelija pitää esihenkilön tilanteen tasalla sovittelun etenemisestä ja mahdollisista toimenpiteistä.
- Seuranta järjestetään 1-2 kuukauden kuluttua sovittelusta. Siinä osapuolet arvioivat miten sovitut ratkaisut ovat toteutuneet käytännössä.
Miksi näin monta vaihetta tarvitaan? Eikö tehokkainta olisi vain nostaa kissa pöydälle? Prosessin systemaattisen etenemisen tarkoitus on lämmittää osallistujat kohti sovintoa. Ilman riittävää valmistautumista konfliktin käsittely voi luisua syyttelyksi, jossa ei aidosti kuulla toista osapuolta vaan lukkiudutaan puolustusasemiin. Onkin tavallista, että sovittelun alussa osallistujat suhtautuvat epäillen sovun mahdollisuuteen. Prosessin aikana osapuolten välille syntyy yhteys ja pikkuhiljaa luottamus kasvaa. Samalla myös asiat selkiytyvät ja tunnistetaan konkreettisia tilanteita, joihin sovitaan uudet toimintatavat.
Ongelmien ratkaiseminen tuottaa työyhteisölle useita myönteisiä seurauksia. Kun ilmapiiri vapautuu, yhteistyö on helpompaa. Työstä on taas mahdollista nauttia, luovuus ja rohkeus uskalletaan ottaa käyttöön. Lisäksi opitaan, miten hankalat asiat voi nostaa esiin ennen kuin niistä tulee pysyviä ongelmia. Sovittelun läpikäyminen tarjoaa mahdollisuuden kehittää jokaisen työyhteisön jäsenen vuorovaikutustaitoja.
Autamme ratkaisemaan konflikteja – myös etänä!
Haluatko parantaa tiimisi tai organisaatiosi työilmapiiriä ja motivaatiota sekä vahvistaa koko työyhteisösi sitoutumista? Fasilitoidussa sovitteluprosessissa ulkopuolinen sovittelija auttaa rakentavan keskusteluyhteyden löytämisessä.
Haluatko kehittää omia tai henkilöstönne valmiuksia yhteistyöhön?
Valmennamme myös vuorovaikutusta parantavia fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus.
Ota yhteyttä ja pyydä tarjous
