Kuusi syytä käyttää ulkopuolista fasilitaattoria

15.2.2017

Sertifioitu ammattifasilitaattori soitti minulle taannoin ja pyysi minua fasilitoimaan oman tiiminsä työpajan. Miksi minä? Sinähän osaat itsekin fasilitoida, ihmettelin. Haluan olla osallistujana, hän vastasi ja oli täysin vakuuttunut siitä, että tarvitsi juuri tuohon tilanteeseen ulkopuolisen fasilitaattorin.

Mistä sinä voisit tietää, milloin kannattaa käyttää ulkopuolista fasilitaattoria, ja milloin kannattaa vetää työpaja tai kokous itse? Tässä jutussa avaan fasilitoinnin tarkoitusta ja kiteytän kuusi tyypillisintä syytä käyttää ulkopuolista fasilitaattoria.

Tarvitsetko ylipäänsä fasilitointia vai jotain muuta?

Fasilitaattori ja fläppitaulu

Fasilitointi on ryhmätilanteen ohjaamista sisältöneutraalisti ja parhaiden ryhmätyöskentelymenetelmien käyttämistä siten, että saadaan osallistujien kesken yhteinen ymmärrys ja sitoutuminen käsillä olevaan asiaan. Infotilaisuuksilla ihmiset eivät yleensä muuta toimintaansa, tarvitaan osallistamista. Mitä monimutkaisemmasta asiasta on kyse, ja mitä useampiin ihmisiin se vaikuttaa, sitä arvokkaampaa on neutraali prosessin ohjaaminen.

Mieti näitä kysymyksiä, kun ryhmätilaisuus on tulossa:

Neutraali ammattifasilitaattori auttaa ryhmän jäseniä olemaan hyvässä vuorovaikutuksessa toistensa kanssa. Keskittymällä puhtaasti työskentelyprosessiin, fasilitaattori helpottaa kaikkien osallistujien aktivoitumista. Hän auttaa tarkastelemaan asiaa monesta näkökulmasta, saamaan kaikkien osallistujien osaamisen, ideat ja mielipiteet esille. Fasilitaattori pitää ryhmän fokusoituneena ja käyttää osallistujien työajan tehokkaasti. Hyvä työskentelyprosessin ohjaaminen johtaa asiasisällön jalostumiseen, yhteiseen ymmärrykseen ja suunnan löytymiseen. Fasilitaattori ohjaa ryhmän selkeään lopputulokseen, johon kaikki voivat sitoutua – esimerkiksi päätöksiin ja toimenpiteisiin.

Onnistunut kehittäminen edellyttää myös osallistavaa ja säännöllistä seurantaa – ei pelkkää raportointia vaan vuorovaikutteista esteiden purkamista ja onnistumisten esille nostamista, jatkuvaa parantamista.

Milloin ja miksi kannattaa käyttää ulkopuolista fasilitaattoria?

1. Johtaja voi olla itse osallistujana ja keskittyä asiaan
Pääset sisälle keskusteluihin, ymmärryksesi lisääntyy ja saat ehkä paremmin omatkin ideasi hyväksytettyä kuin edestä käskemällä.

2. Tehokas ajankäyttö
Kalleinta on osallistujien työaika ja väärään suuntaan juokseminen. Ammattifasilitaattori tekee työskentelystä tehokasta niin työpajan aikana kuin myös sen suunnitteluvaiheessa etukäteen.

3. Tulokselliset työskentelytavat
Ammattifasilitaattori osaa satoja menetelmiä kaikkien osallistujien aktivointiin ja eri näkökulmien esiin tuomiseen. Tärkeintä ja vaikeinta on kuitenkin parhaan mahdollisen ryhmäprosessin rakentaminen. Menetelmät valitaan prosessin osavaiheiden, tavoitteiden ja ryhmän tilanteen mukaan – ja niitä vaihdetaan matkan varrella, jos tilanne niin vaatii.

4. Haastava tilanne vaatii ammattilaisen
Monimutkainen aihe, vaikea ryhmätilanne, erityisen korkeat tavoitteet tai suuri ryhmä. On eri asia vetää ryhmätilaisuuksia viikoittain kuin pari kertaa vuodessa.

5. Neutraalius
Kahden organisaation välinen neuvottelu, asiakastyöpaja ennen tarjouskilpailua, ristiriitainen tilanne tai pieleen menneen projektin ”lessons learned” työpaja toimittajan kanssa – on tilanteita, joissa vetäjän neutraalius on erityisen tärkeää.

6. Innostus ja energia
Grape Peoplen ammattifasilitaattorit suhtautuvat työhönsä ryhmien vetäjinä intohimoisesti ja antaumuksella. Suhtaudutko sinä myös?

Me Grape Peoplessa fasilitoimme työksemme organisaatioiden erilaisia kehitysprosesseja ja valmennamme fasilitointitaitoja kaikenlaisissa organisaatioissa. Keskitymme vain fasilitointiin ja väitämme siksi olevamme maailmanluokan fasilitaattoreita. Ihmisten aika on arvokasta, kohtaamisten täytyy olla vaikuttavia.

Mitä voit tehdä seuraavaksi?

Tarvitsetko fasilitaattorin tilaisuuden suunnitteluun tai vetämiseen? Kerro meille tarpeestasi.

Kysy tilaisuuden fasilitoinnista

Jos et vielä tunne työskentelytapojamme, ilmoittaudu seuraavaan maksuttomaan demoon ja tule tutustumaan! Jos seuraavat päivämäärät eivät sovi, tilaa uutiskirjeemme ja kuule ensimmäisenä seuraavista mahdollisuuksista.

Kun haluat kehittää fasilitointitaitojasi, jokin avoimista valmennuksistamme voisi sopia sinulle.

Kun fasilitointitaitojen kehittäminen on organisaatiossanne ajankohtainen, kerro meille tarpeestanne. Valmennamme satoja esimiehiä, päälliköitä ja asiantuntijoita kymmenissä organisaatioissa vuosittain.

Kysy fasilitointivalmennuksesta

Kirjoittaja

Piritta van der Beek (os. Kantojärvi) on valmentaja, sertifioitu ammattifasilitaattori (CPF) ja Grape Peoplen toimitusjohtaja.

Piritta valmentaa fasilitointitaitoja konsulteille, kehittäjille, esimiehille ja johtajille. Piritta on fasilitoinut työpajoja ja kehitysprosesseja asiakkaiden erilaisista kompleksisista sisällöistä jo vuodesta 2001. Kokemuksistaan Piritta on kirjoittanut kirjan Fasilitointi luo uutta (Talentum, 2012), jossa käydään läpi yli 50 menetelmää luovan ongelmanratkaisun fasilitointiin.
Piritta van der Beek
@Grapiritta