Miniopas: Energiaa etätyöhön – Viisi vinkkiä virtuaalipalavereissa jaksamiseen

7.9.2021

Taas edessä neljän tunnin videopalaveri!

Kuinka etäkokouksen vetäjä voi vahvistaa omaa ja osallistujien jaksamista?

Tässä minioppaassa fasilitaattori-valmentaja Henna Karjalainen jakaa viisi vinkkiä, kuinka varmistaa vireys virtuaalityöpajassa.

Lataa pdf-opas tai lue vinkit tästä blogitekstistä (teksti jatkuu kuvien alla).

Lataa opas (pdf)

1. Mieti tarkkaan tavoite

Mitä haluaisit saada aikaiseksi työpajassa unelmatilanteessa?

Entä mikä on vähimmäistavoite, joka pitää saavuttaa vaikka sitten rimaa hipoen, jotta työpaja voidaan katsoa onnistuneeksi?

Joudut ehkä suhteuttamaan tavoitetta käytettävissä olevaan aikaan, aiheen vaativuuteen ja osallistujamäärään nähden.

Mitä vaativampi aihe ja mitä enemmän osallistujia on, sitä enemmän tarvitset myös aikaa asioiden käsittelyyn. Tällöin saatat joutua tinkimään tavoitteesta.

2. Pilko laaja asiasisältö useampaan sessioon

Usein vähemmän on enemmän. Laaja asiakokonaisuus kannattaa pilkkoa pienempiin osiin ja erillisiin sessioihin.

Osallistujien on helpompi käsitellä asioita, kun aiheet ovat sopivan kokoisia ja työpajojen pituudet kohtuullisia. Samasta aiheesta voi järjestää useamman tilaisuuden.

Varaa aiheen selkeyttämiseen reilusti aikaa, jotta ryhmä saavuttaa riittävän yhteisen ymmärryksen aiheen eri näkökulmista.

Monimutkaiset kokonaisuudet selkeytyvät usein työpajojen välillä, joten toisinaan ratkaisujen suunnittelu sekä toimenpiteiden konkretisointi kannattaa jättää suosiolla myöhemmäksi.

3. Muista tauot ja energisointi

Jos etätilaisuuden pituus on kaksikin tuntia, muista pitää taukoja. Suunnittele tauot mukaan ohjelmaan ja kerro niistä osallistujille heti alussa.

Ohjeista ihmiset poistumaan tauolla koneen äärestä ja tekemään jotain muuta, vaikka kotiaskareita.

Tauosta ei ole hyötyä jos jää paikoilleen lukemaan sähköposteja.

Muista erilaiset energizerit, niillä saat sopivasti lisää virtaa uinuvaan väkeen.

Valitse energisointi osallistujien mukaan: esimerkiksi pieni hartiajumppatuokio toimii monenlaiselle yleisölle

Esimerkki energizerista omalle tiimille:

  1. Pyydä osallistujilta etukäteen kuva esimerkiksi työpisteestä, aamukahvin kupista tai kirjasta, jota he parhaillaan lukevat.
  2. Kokoa kaikki kuvat yhteen
  3. Pidä pieni leikkimielinen visailu kesken työpajan: “Yhdistä ihmiset ja kuvat”
  4. Tulemme samalla vähän tutummiksi ja inhimillisemmiksi

4. Hyödynnä pienryhmiä

Osallistujien ohjeistaminen ja auttaminen isossa ryhmässä etänä on paljon hankalampaa kuin kasvokkain.

Työpajan prosessia suunnitellessa kannattaa suosia pienryhmätyöskentelyä.

Pienryhmätyöskentely sekä vaihtelevat ryhmäkokoonpanot pitävät osallistujien vireystasoa hyvin yllä.

Kiinnitä erityishuomiota hyviin ohjeisiin, jotta pienryhmät voivat toimia mahdollisimman itsenäisesti. Voit myös ohjeistaa pienryhmiin omat vetäjänsä etukäteen.

5. Varmista oma jaksaminen

Etätyöpajat vaativat vähän enemmän ”mehuja” fasilitaattorilta kuin kasvokkaiset työpajat. Omasta jaksamisestasi pidät parhaiten huolta hyvällä valmistelulla, sekä värväämällä itsellesi apufasilitaattoreita.

Voit tehdä työpajan ohjeistamisen yhdessä jonkun kollegan kanssa, jolloin yhden vastuu ei ole niin raskas.

Muista varata itsellesi vettä ja pientä naposteltavaa – vaikkapa pähkinöitä – lähettyville, jos omat tauot hujahtavat työpajasuunnitelmia muokatessa.

Ole armollinen itsellesi ja pyri varmistamaan, että työpajojen jälkeen kalenterissasi on tilaa väljemmälle työskentelylle.

Kirjoittajasta

Henna KarjalainenHenna Karjalainen toimii fasilitaattorina ja fasilitointivalmentajana Grape Peoplella. Hennalla on valloittava tyyli ruokkia erilaisten ryhmien dynamiikkaa ja antaa tilaa oivalluksille.

Ennen siirtymistään täysipäiväisesti fasilitoinnin pariin, Henna työskenteli lähes 10 vuoden ajan finanssisektorilla esimies- ja asiantuntijatehtävissä ammentaen kokemusta mm. ison organisaation kehittämis- ja ideointikulttuurista sekä monenlaisten muutosten läpivienneistä. Valmentava johtaminen on Hennaa erityisesti innostava aihealue.

Henna Linkedinissä
Henna Twitterissä

Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!

Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämme asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Toteutamme valmennuksia sekä suomeksi että englanniksi hyödyntäen käytössänne olevia etätyökaluja.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous

Haluatko ymmärtää enemmän fasilitoinnista?

Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!

Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet