Tänään pyydettiin selkeyttämään kasvotusten ja etänä tapahtuvan fasilitoinnin – siis vuorovaikutuksen johtamisen – eroa. Aikaa tähän oli 15 minuuttia. Apua. Ei mikään helppo tehtävä – mutta tein parhaani kiteyttääkseni erot lyhyeeseen puheenvuoroon. Tässä puheenvuoron pääpointit.
Virtuaaliympäristön erityishaasteet
Virtuaaliympäristössä on tiettyjä erityispiirteitä, jotka täytyy huomioida, kun verrataan kasvotusten fasilitointiin. Meillä ei ole katsekontaktia ja usein näköyhteys puuttuu kokonaan. Työkalujen käyttö ei ole intuitiivista, vaan pitää oppia erikseen, jotta esim. päätöksenteko ryhmässä on mahdollista.
Tässä joitakin esimerkkejä virtuaaliympäristön erityishaasteista:
- Läsnäolo – miten saadaan osallistujat olemaan läsnä ja keskittymään?
- Rentous, psykologinen turva – miten saadaan osallistujat rentoutumaan, jotta he eivät jännitä tekniikkaa eivätkä sitä, miten muut heidän sanansa tulkitsevat?
- Tekniset haasteet – miten varmistetaan, että tekniset haasteet eivät estä osallistujia osallistumasta keskusteluun, ideointiin tai päätöksentekoon?
- Puheenvuorojen jakaminen – miten saadaan keskustelusta sujuvaa? Miten tiedetään, kenen vuoro on puhua? Yleensä kommunikoimme tämän asian kehonkielellä ja katsekontaktilla, mutta virtuaalissapa emme voikaan.
- Keskustelun visualisointi – mikä vastaa virtuaaliympäristössä fläppipaperia ja tarralappuja? Saammeko osallistujat käyttämään työkaluja? Osaavatko / uskaltavatko he käyttää työkaluja?
- Pienryhmäkeskustelut – miten iso ryhmä jaetaan tarvittaessa pienempiin, jotta voidaan hyödyntää fokusoitunutta keskustelua pareissa tai kolmen hengen ryhmissä?
Tilaisuuden fasilitointi verkon välityksellä
Tänään esimerkkialustana oli Howspace (howspace.com). Tällaiset virtuaaliset / digitaaliset valkotaulut toimivat työmuistina ja auttavat visualisoimaan keskustelua. Ne voivat myös tuoda rakennetta kokouksiin ja koulutuksiin. Jopa virtuaalisten työpajojen fasilitointi on mahdollista, kun työkalu alkaa tulla tutuksi.
Periaate on sama kuin kasvotusten: suunnittele ensin tilaisuuden tarkoitus, tavoitteet ja ohjelma. Pohdi mitä vaiheita työskentely vaatii. Mallinna kukin vaihe esim. Howspacen työtilaan tai PPT-dioille. Kokeile suorittaa työvaiheita osallistujan näkökulmasta. Pyydä kollegaa tai kahta arvioimaan suunnittelemaasi prosessia. Onko työskentely luontevaa? Ovatko ohjeet niin yksinkertaisia, että kaikki osaavat niitä noudattaa?
Kun kokonaisuus alkaa olla selvä, arvioi ajantarve kullekin työvaiheelle. Lisää aloitus ja lopetus, tauot ja mahdolliset energisointiharjoitukset. Tulet huomaamaan, että kunnon työpaja tai koulutus ei onnistu hetkessä. Helposti monimutkaisen aiheen käsittelyyn vierähtää puoli päivää tai enemmän. Työskentely on toki nopeampaa, kun osallistujat ovat ensin tottuneet työskentelytapaan.
Osallistujien aktivointi pidemmissä verkkotilaisuuksissa
Eräs virtuaaliympäristön haaste onkin ihmisten pitäminen aktiivisena. Jos olet tehnyt suunnittelutyön hyvin, on kuitenkin mahdollista järjestää vaikka koko päivän virtuaalityöpaja, jonka osallistujat jaksavat tehdä hyvin mielin.
Näillä vinkeillä ylläpidät osallistujien jaksamista:
- Tarkoitus ja tavoitteet ovat kirkkaina alusta loppuun. Varmista, että tilaisuuden tarkoitus ja tavoitteet ovat kaikille kristallinkirkkaita koko työskentelyn ajan. Jos fokus häviää, palauta osallistujat tarkoituksen äärelle.
- Lopputulos häämöttää koko ajan. Osallistujista tuntuu, että edetään koko ajan kohti konkreettista lopputulosta. Palauta välillä iso kuva ja kerro missä mennään.
- Osallistujat näkevät työn tulokset. Mitä pidemmälle päästään, sen enemmän työtilassa on sisältöä. Loppua kohden työn tulos konkretisoituu.
- Työntekoa tauotetaan. Pidä taukoja. Tee energisointiharjoitus kerran-pari päivässä, jotta osallistujien vireystaso säilyy.
- Vuorovaikutustyyli vaihtelee. Vaihda ryhmädynamiikkaa välillä. Pyydä osallistujia pohtimaan asioita yksin. Hyödynnä pienryhmätyöskentelyä. Pyydä jakamaan yksilöpohdinnan ja pienryhmäkeskustelun tulokset koko ryhmän kanssa. Pyydä välillä kirjoittamaan puhumisen sijasta. Anna selkeitä tehtäviä ja aikaraameja niiden tekemiselle.
