Näin fasilitoit tunnepitoisen tiedotustilaisuuden etänä

Johdanto

Tunteita saattaa olla vaikea käsitellä työympäristössä. Etenkin suuressa ryhmässä. Ja varsinkin etänä. Tunteiden käsitteleminen on kuitenkin välttämätöntä, sillä töissä tulee vastaan pieniä ja suuria muutoksia, jotka aiheuttavat pieniä ja suuria tunteita.

Tunteiden syntymistä ei luonnollisesti voi estää – mutta niitä ei myöskään voi jättää pelkästään yksityiseen käsittelyyn. Piiloon jäävät tunteet ohjaavat toimintaamme joka tapauksessa – halusimme tai emme. Voimakkaat, käsittelemättä jääneet tunteet hidastavat ja vaikeuttavat muutoksia.

Miten tunteita herättäviä aiheita sitten kannattaisi käsitellä, kun asia koskee isompaa ryhmää – eivätkä kaikki kuitenkaan pääse paikan päälle?

Esimerkkitilanne

Kuvitteellinen tilanne: erään viruksen seurauksena asetetut rajoitteet liikkumiselle ja tapaamiselle ovat äkillisesti syöneet merkittävän osan organisaation ansaintapotentiaalista. Organisaation johto on vaikeiden päätösten edessä. Toimintaa täytyy organisoida uudelleen. Osa henkilöstöstä on luultavasti pakko lomauttaa.

Tilanne aiheuttaa varmasti suuria tunteita: huolta, pelkoa, epätoivoa, ehkä jopa suuttumusta. Nyt on kuitenkin pakko pitää tiedotustilaisuus, jossa kerrotaan tulevista muutoksista.

Esimerkkitilanteessamme osallistujia on 150 henkilöä. Kasvotusten tapaaminen ei ole mahdollista. Miten tiedotustilaisuus järjestetään siten, että henkilökunnan usko tulevaisuuteen olisi mahdollisimman hyvä?

Riskit “perinteisessä” tiedotustilaisuudessa

Tyypillisesti tällaiset tiedotustilaisuudet pyritään pitämään mahdollisimman lyhyinä ja asiapitoisina. Varataan esimerkiksi puoli tuntia tai tunti aikaa, josta 90 % käytetään asian esittämiseen ja 10 % varataan kysymysten esittämiselle.

Taustalla voi olla pelko siitä, että osallistujat esittävät vaikeita kysymyksiä, laukovat vastalauseita toimenpiteille tai lietsovat (tahattomasti tai tarkoituksella) pelkoa ja epävarmuutta. Jotta tilanne ei ainakaan pahene nykyisestä, rajataan kesto lyhyeksi ja esitystilanne mahdollisimman yksisuuntaiseksi.

Tämä johtaa kuitenkin helposti siihen, että pelkoa ja epävarmuutta lietsotaan käytävillä ja kahvihuoneissa eli johdon ulottumattomissa. On parempi käydä vaikeat keskustelut yhdessä, jotta vaikeat kysymykset kuullaan ja voidaan koota myöhempää varten.

Kysymyksiä voi kuitenkin olla vaikea esittää ison ryhmän edessä. Tässä joitakin syitä:

  • Ymmärsinköhän esitetyn asian oikein? Mitä jos kysymykseni onkin ihan tyhmä?
  • Mitä hyötyä siitä muka on, että esitän jonkin kysymyksen? Ei minun ajatuksillani ole mitään väliä…
  • En ole varma, miten sanoittaisin asiani. Ehkä en sano mitään, kun kaikki kuitenkin kuuntelevat jokaista sanaani.

Miten fasilitoida tiedotustilaisuus 150 osallistujalle

Kerron esimerkin siitä, miten tämänkaltaisen tiedotustilaisuuden voi suunnitella, järjestää ja ohjata siten, että tilaisuuden tavoite toteutuu: henkilökunnan luottamus johtoon ja usko tulevaisuuteen paranee tilaisuuden myötä.

Huom. Tämä on yksi tapa toteuttaa tilaisuus, toimivia ratkaisuja löytyy varmasti useampia. Onnistunut lopputulos edellyttää ymmärrystä toimivasta ryhmäprosessin johtamisesta ja kokemuksen tuomaa viisautta; ei ole oikeaa ja väärää tapaa fasilitoida, vaikkakin jotkin lähestymistavat tuottavat paremman lopputuloksen kuin toiset.

Tilaisuuden raamit:

  • Aikaa varattu: 2 tuntia
  • Tapaamismuoto: Vain etänä
  • Kokousalusta: Microsoft Teams
  • Rakenne: Esitys ja keskustelu yhteisen ymmärryksen muodostamiseksi muutoksesta
  • Tavoiteltu lopputulos: Yhteinen ymmärrys siitä, mitä muutos tarkoittaa ja miten voimme yhdessä lieventää muutoksen negatiivisia vaikutuksia.
  • Konkreettinen lopputuotos: Kiteytys muutoksen merkityksistä yhteiselle taululle

Tilaisuuden valmistelut

Mitä tahansa suurempaa yleisötilaisuutta järjestäessä on tärkeää huomioida ennakkoviestintä. Osallistujien odotukset asetetaan huolella laaditun kutsun avulla. Kutsussa kerrotaan, miksi tilaisuuteen on tärkeä osallistua, mitä siellä on määrä tapahtua sekä mitä osallistujilta odotetaan. Mitä rooleja tilaisuudessa on? Mikä on käytännön toteutus? Jos tilaisuus järjestetään paikan päällä: miten sinne saavutaan? Entä miten etäosallistuminen toteutetaan? Tässä esimerkissä lähitilaisuutta ei ole lainkaan, vaan koko tilaisuus toteutetaan etänä.

Mitä osallistujille kerrotaan:

  • Tulemme käsittelemään poikkeustilanteen edellyttämiä muutoksia strategiassamme
  • Kerromme suunnitelluista toimenpiteistä seuraavien 6 kk ajalle
  • Tulemme keskustelemaan yhdessä siitä, mitä muutokset meille tarkoittavat oman työn kannalta sekä yhteisesti
  • Järjestämme tilaisuuden etänä, Teamsin avulla
  • Ennen tilaisuutta on useampi tilaisuus kokeilla, että osallistuminen onnistuu teknisesti [esimerkiksi 3 / 6 / 9 arkipäivää ennen toteutusta]
  • Raivaathan tälle tilaa kalenterista mahdollisuuksien mukaan. Meille on tärkeää, että mahdollisimman moni osallistuu keskusteluun.

Pienryhmäkeskusteluiden valmistelu

Pienryhmäkeskusteluita varten luodaan ylimääräisiä Teams-kokouksia. Hyvä ryhmäkoko on 3-6 henkilöä aiheesta ja tilanteesta riippuen. Koska osallistujia odotetaan paljon (osallistumisprosentti 70-80 eli 110-120 hlö), ryhmäkooksi päätetään 5 henkilöä. Ryhmäkeskusteluhuoneita tarvitaan näin 120 / 5 = 24 huonetta. Luodaan siis 24 Teams-kokousta, jotka nimetään Ryhmä 1, Ryhmä 2, Ryhmä 3 jne.

On mahdotonta saada täydellinen ennakkotieto ihmisten osallistumisesta, joten osallistujat jaetaan ennakkoon 6-7 hengen ryhmiin ja kutsutaan pääkokouksen (tiedotustilaisuus) lisäksi yhteen ryhmäkeskusteluista. Joissakin kokouksissa saattaa olla 7 osallistujaa, toisissa 4 osallistujaa. Täydellistä lopputulosta ei kannata tavoitella.

Tekninen tsekki osallistujien kanssa

Mitä ennakkoon täytyy testata? Ainakin äänen ja kuvan toimivuus sekä liikkuminen pääkokouksen ja ryhmäkeskustelun välillä. Tätä varten kannattaa varata muutaman henkilön avustajaryhmä, joka on linjoilla testikokouksissa auttamassa osallistujia. Olisi hyvä, että jokainen osallistuja olisi ennakkoon testannut, että hän:

  • kuulee muiden äänet ja hänen äänensä kuuluu muille
  • näkee muiden videokameran kuvan ja hänen kuvansa näkyy muille
  • näkee toisen jaetun näytön
  • osaa siirtyä Teams-kokouksesta toiseen saumattomasti

Tähän on hyvä varata esimerkiksi 3 x 45 minuuttia, vaikkapa ma/ke/pe klo 8.00-8.45. Sopivat viikonpäivät ja kellonajat toki vaihtelevat toimialasta ja työtehtävästä riippuen. Varaa testausaikaa noin 1 minuutti / osallistuja; vähemmän, jos iso osa osallistujista on osaavia Teams-käyttäjiä.

Tilaisuuden juoksutus

Osallistujille ei yleensä näytetä minuuttiaikataulua. Ylätason kuvaus rakenteesta riittää: milloin aloitetaan ja lopetetaan, milloin tauot ovat, milloin alkaa uusi vaihe työskentelyssä.

Järjestäjän näkökulmasta aikataulu voisi kuitenkin näyttää tältä:

AikaAihePuhuja
8.50Sisäänkirjautuminen tilaisuuteen alkaa
9.00Tilaisuus alkaa
9.00Tervetulosanat, tilaisuuden fasilitoijan esittelySponsori
9.02Tilaisuuden ohjelma, roolit ja työskentelytapaFasilitoija
9.05Virittäytyminen tilaisuuteenOsallistujat
9.15Esitykset alkavat, 10-20 min per esitysEsittäjät
9.55Esitysten ohjattu yksinpohdintaFasilitoija
10.00Tauko
10.10Reflektiokeskustelua pienryhmissäOsallistujat
10.30Keskustelun koonti ja kirjaaminen jaetulle taululleOsallistujat
10.50Järjestäjien loppukommentitJärjestäjät
11.00Tilaisuus päättyy
Esimerkki tiedotustilaisuuden juoksutuksesta

Tilaisuuden roolit saattavat kaivata selkeyttämistä:
Fasilitoija = tilaisuuden ohjaamisesta vastaava henkilö (hänellä voi olla useampi avustaja)

Terminologiasta: Me, jotka fasilitoimme ammatiksemme, kutsumme itseämme termillä fasilitaattori. Tämä pitkä, vierasperäinen sana ei kuitenkaan sovi jokaisen suuhun. Lyhyempi ja kevyempi fasilitoija sointuu paremmin suomen kieleen ja sopii mainiosti niihin tilanteisiin, jossa henkilö fasilitoi, muttei halua identifioitua ammattifasilitaattoriksi. Voit välttää molempien termien käytön sanomalla yksinkertaisesti, että Jonas fasilitoi / ohjaa / juoksuttaa / tukee päivän tilaisuutta.

Sponsori = tilaisuuden päävastuun kantava henkilö (avaa tilaisuuden)
Esittäjä = tilaisuudessa puhuva henkilö (sponsori voi myös olla esittäjä tai yksi esittäjistä)
Järjestäjät = sponsori, fasilitoija ja esittäjät
Osallistujat = kaikki muut paitsi järjestäjät

Ennen aloitusta

Noin kymmentä minuuttia ennen tilaisuuden alkua järjestäjien ja esittäjien tulee olla linjoilla, tekniikka testattuna ja tilaisuuden juoksutus ennakkoon harjoiteltuna. Osallistujat alkavat kirjautua sisään ja heille on suunniteltu kevyt tehtävä alkuun: kirjoita aamuinen tervehdys chattiin tekstinä tai kuvana, kun kirjaudut sisään.

Tehtävän tarkoitus on tehdä tilaisuudesta vuorovaikutteinen ensimmäisistä hetkistä alkaen. Osallistujat “rekisteröityvät” näin tilaisuuteen; tekevät itsensä läsnäolevaksi; ja tulevat tietoisiksi muiden läsnäolosta. Jos odottaminen hiljaisuudessa tuntuu kiusalliselta, kokouksen vetäjä voi vaikka soittaa osallistujille musiikkia siihen saakka, kunnes tilaisuus alkaa.

Aloitus: tarkoitus, tavoite, ohjelma, roolit, työskentelytapa

Sponsori avaa tilaisuuden toivottamalla osallistujat tervetulleeksi. Hän kertaa tilaisuuden tarkoituksen muutamalla sanalla ja esittelee tilaisuuden fasilitoijan, joka saattaa myös kulkea nimellä moderaattori, isäntä, emäntä tai host.

Fasilitoija jatkaa tästä esittelemällä tilaisuuden ohjelman, järjestäjien roolit (esim. fasilitoija, esittäjä, kirjuri, chat-moderaattori, tekninen tuki) ja työskentelytavan. Työskentelytapa sisältää yleensä ainakin pelisäännöt:

  • mikrofonin käyttöön
  • videokameran käyttöön
  • puheenvuoron pyytämiseen sekä
  • chatin käyttöön.

Virittäytyminen ja odotusten näkyväksi tekeminen

Tämän jälkeen on tärkeää auttaa osallistujia tulemaan tietoiseksi sekä omasta että muiden osallistujien mielentilasta. Kutsumme tätä virittäytymiseksi. Toteutus tehdään pienryhmäkeskusteluiden avulla. Fasilitoija muistuttaa, että jokainen on saanut pääkokouksen lisäksi kutsun pienryhmäkeskusteluun. Ohje on, että siirrytään omasta kalenterista pienryhmän Teams-kokoukseen ja keskustellaan kahdesta aiheesta:

  1. Miten aamusi on tänään alkanut?
  2. Mitä odotuksia tälle tilaisuudelle?

Osallistujia voi pyytää sanallistamaan vastaus omalle paperille ennen pienryhmiin siirtymistä. Tämä saattaa auttaa etenkin työyhteisöjä, joissa on paljon introvertteja. Introvertin on helpompi lähteä keskusteluun, kun on ensin selkeyttänyt ajatuksensa paperille.

Ideaali ryhmäkoko tällaiselle virittäytymiskeskustelulle on 2-3 henkilöä, mutta suuren ryhmäkoon takia käytetään samoja 4-7 hlö kokouksia kuin myöhempää keskustelua varten, jotta osallistuminen pysyy teknisesti helppona. Sopiva aika virittäytymiskeskustelulle riippuu ryhmäkoosta: 3-4 minuuttia on hyvä parille; 6 min riittää 3-4 hengen ryhmälle; tässä tapauksessa annetaan 8 minuuttia keskusteluaikaa. Paluuaika kerrotaan sekä suullisesti että kirjallisesti Teamsin chatissa: Palataan pääkokoukseen klo 9.13.

Osallistujia pyydetään lisäksi valitsemaan keskuudestaan kirjuri, joka kirjaa keskustelussa nousevat odotukset kokouksen chattiin.

Pienryhmäkeskustelun ohjeet voisivat näyttää tältä:

Siirrymme pian hetkeksi keskustelemaan pienryhmissä. Ohjeet:
1. Valitkaa keskuudestanne kirjuri, joka kirjaa odotuksia tilaisuudelle kokouksen chattiin.
2. Keskustelkaa siitä, miten päivänne on alkanut sekä mitä odotuksia teillä on tilaisuudelle.
3. Aikaa keskustelulle ja kirjaamiselle on yhteensä 8 minuuttia.
Palataan pääkokoukseen klo 9.13.

Kun osallistujat palaavat pääkokoukseen, pyydä kopioimaan odotukset pääkokouksen chattiin (elleivät he kirjoittaneet niitä sinne suoraan). Anna sitten osallistujille 2-3 minuuttia aikaa lukea läpi muiden odotukset chatista. Pyydä ”tykkäämään” muiden odotuksista peukkureaktion avulla. Peukku tarkoittaa, että jaan tuon odotuksen; tuo oli hyvin oivallettu tai sanoitettu. Jos joukossa on epäselviä odotuksia, pyydä kirjoittajalta tarkennusta. Jos näet odotuksia, jotka eivät varmasti tule täyttymään, sano se suoraan alussa, jotta turhilta pettymyksiltä vältytään.


Jos aikaa on enemmän ja haluat käyttää hieman enemmän aikaa virittäytymiseen, kokeile tätä: Kun suurin osa osallistujista on palannut, odotukset tehdään näkyväksi. Osallistujia pyydetään jakamaan keskusteluissa nousseita odotuksia suullisesti; puheenvuoro pyydetään Raise Hand -toiminnolla. Fasilitoija antaa puheenvuoroja viittausten perusteella. Fasilitoija (tai hänen avustajansa) jakaa omalta tietokoneeltaan Word-dokumentin tai PowerPoint-dian, jolle odotuksia kirjataan näkyviin sitä mukaa, kun osallistujat niitä jakavat.


Näin muodostuu pikkuhiljaa yhteinen ymmärrys siitä, mitä tilaisuudelta odotetaan. Tämä auttaa järjestäjiä rentoutumaan – nyt heillä on ennakkokäsitys toiveista, huolista, ennakkoluuloista ja peloista. Esittäjätkin tietävät paremmin mitä osallistujat heiltä odottavat. Keskustelu odotuksista auttaa myös osallistujia. Heitä on jo kuultu, vaikka esitykset eivät vielä edes ole alkaneet.

Esitykset

Ennen esitysten alkamista fasilitoija antaa tehtävän osallistujille: tee esitysten aikana henkilökohtaisia muistiinpanoja neljään kysymykseen. Näistä kysymyksistä keskustellaan esitysten jälkeen muutaman hengen ryhmissä uusissa Teams-kokouksissa. Nämä kysymykset ovat:

  1. Mitä faktoja kuulit esityksessä?
  2. Mitä tuntemuksia esityksestä nousi?
  3. Mitä muutos merkitsee oman työsi kannalta?
  4. Mitä kysymyksiä on ratkaistava jatkon kannalta?

Nyt osallistujat ovat valmiita kuulemaan sen viestin, jota varten tilaisuus järjestettiin. Esittäjät voivat pitää esityksensä hieman rennommin, kun he eivät puhu “kylmälle” ja kasvottomalle yleisölle.

Esitykset saattavat sisältää mm. analyysin nykytilanteesta, tulevaisuuden skenaarioita sekä tietoa tehdyistä päätöksistä ja/tai suunnitelluista toimenpiteistä.

Esitykset on hyvä pitää mahdollisimman napakkana; ainoastaan olennaisin tieto kerrotaan. Joskus yksi henkilö kertoo kaiken olennaisen; joskus tarvitaan useampi esitys eri henkilöiltä. Tähän olisi hyvä käyttää enintään 45 minuuttia. Jopa vain 20 minuuttia kuitenkin riittää, jos sisältö on hyvin tiivistetty.

Tilaisuuden pihvi: reflektiokeskustelu esitysten sisällöstä

Pian on hyvä pitää tauko ajatusten keräämistä (ja biologisten tarpeiden hoitoa) varten. Ensin on kuitenkin hyvä kiteyttää kuulemansa paperille. Fasilitoija muistuttaa osallistujia neljästä kysymyksestä ja näyttää ne uudelleen dialla. Omia vastauksia kysymyksiin kirjoitetaan esimerkiksi 5 minuutin ajan. Tämän jälkeen pidetään 5-10 minuutin tauko; paluuaika kerrotaan jälleen selkeästi suullisesti sekä kirjallisesti Teamsin chattiin tai jaetulle PPT-dialle.

Kun tauolta on palattu, on aika keskustella havainnoista pienryhmissä. Tässä vaiheessa pienryhmäkeskustelua on jo kokeiltu ja siirtymisen pitäisi sujua paremmin kuin ensimmäisellä kerralla.


Jos aikaa on enemmän ja haluat syventää ryhmän ymmärrystä aiheesta: tee kaksi keskustelukierrosta. Ensimmäisen kierroksen ohje:

  1. Siirry oman ryhmäsi Teams-kokoukseen.
  2. Valitkaa keskuudestanne ajanottaja, joka varmistaa, että ryhmä saa keskustelut päätökseen ja palaa pääkokoukseen ajoissa.
  3. Täydennä omia muistiinpanojasi keskustelun edetessä.
  4. Palatkaa pääryhmään 15 minuutin kuluttua, eli klo…

Uusien pienryhmien kokoonpanon voi toteuttaa monella tavalla, mutta yksinkertainen tapa on arpoa etukäteen osallistujat uusiin pienryhmiin ja kirjoittaa ryhmien numerot, osallistujat sekä Teams-linkit PPT-dioille, Wordiin tai Exceliin.

Tiedosto sijoitetaan Teamsiin, SharePointiin tai OneDriveen. Näin tiedoston linkin voi jakaa Teamsin chatissa ja kaikki saavat sen auki. Osallistuja etsii oman nimensä jaetusta tiedostosta ja napsauttaa oman ryhmänsä kohdalta Teams-linkkiä liittyäkseen kokoukseen. (Teams-kokoukseen voi siis liittyä myös ilman erillistä kokouskutsua, pelkästään linkkiä napsauttamalla.)

Pienryhmiin jakaminen on paljon helpompaa, jos käytössä on esimerkiksi Zoom. Breakout Rooms arpoo osallistujat pienryhmiin automaattisesti ja säästää runsaasti aikaa ja vaivaa. Breakout Rooms on kehitteillä myös Teamsiin ja Google Meetiin.


Pienryhmäkeskustelu syventää osallistujien ymmärrystä esityksestä. Samalla he kuulevat muiden näkökulmia, jotka täydentävät heidän omiaan. Esityksen faktat konkretisoituvat; kollegojen tunnereaktioiden kirjo tulee esiin; muutoksen merkitys omalle työlle kirkastuu; ja kysymykset, joihin ei vielä ole vastattu, nousevat esiin.

Ryhmille annetaan ohjeet:

Pian siirrytään jälleen pienryhmiin keskustelemaan. Ohjeet:
1. Valitkaa keskuudestanne kirjuri, joka jakaa PPT-ikkunan pienryhmän kesken. Kirjuri kirjoittaa keskustelun tuloksia näkyviin kysymyksiin 1-4. Tulemme pyytämään kirjureita jakamaan keskustelun tuloksia suullisesti.
2. Valitkaa keskuudestanne ajanottaja, joka varmistaa, että ryhmä saa keskustelut päätökseen ja palaa pääkokoukseen ajoissa.
3. Palatkaa pääryhmään 20 minuutin kuluttua, eli klo 10.30.

Keskustelun koonti

Kun osallistujat palaavat pääkokoukseen, on aika vetää keskustelua yhteen. Kirjurit voivat ilmiantaa itsensä esimerkiksi Raise Hand -toiminnon avulla. Fasilitoija pyytää kirjureita yksi kerrallaan kertomaan keskustelun keskeisistä oivalluksista. Tässä on hyvä keskittyä erityisesti merkityksiin ja ratkaistaviin kysymyksiin, vaikka kaikista aiheista puhuminen on sallittua.

Kuten aiemmin, fasilitoija tai erillinen kirjuri kirjaa jaettuja havaintoja, oivalluksia ja kysymyksiä kaikkien yhteisesti nähtäville, tällä kertaa esimerkiksi PPT-dialle, jolloin muistiinpanoja on helppo täydentää puheenvuorojen perusteella.

Kaikkien ei ole mahdollista puhua tässä koontikeskustelussa – mutta eipä tarvitsekaan. Kun 4-5 henkilöä on puhunut, alkavat tulokset yleensä toistaa itseään. Lähestytään konvergenssia; yhteistä ymmärrystä faktoista, tuntemuksista, merkityksistä ja ratkaistavista kysymyksistä.

Kun jaettuun dokumenttiin on jo ilmestynyt paljon kohtia, voidaan vaihtaa tehtävän asettelua: nyt pyydetään täydentämään näitä muistiinpanoja. Mitä oleellista listasta vielä puuttuu? Etenkin tässä vaiheessa on hyvä keskittyä ratkaistaviin kysymyksiin. Nyt ihan jokaisella osallistujalla – ei pelkästään kirjureilla – on mahdollisuus antaa äänensä keskusteluun (jälleen Raise Handia hyödyntämällä).

Järjestäjien loppukommentit

Kun tilaisuudesta on jäljellä 10-20 minuuttia, käännetään huomio ratkaistaviin kysymyksiin. Järjestäjät voivat kommentoida mitä tahansa keskusteluista noussutta asiaa, mutta tärkein lopputulema on tieto, miten ratkaistavat kysymykset käsitellään. Seuraavat vaiheet ovat ratkaisut-toimenpiteet-seuranta. Käsittelyä saatetaan jatkaa esimerkiksi näin:

  • työryhmät pohtivat ratkaisuja kysymyksiin
  • uudessa tiedotustilaisuudessa ratkaisut esitetään
  • luonnolliset tiimit sopivat käytännön toimenpiteistä
  • muutosvastaavat tekevät seurantaa ratkaisutasolla

Huom. Järjestäjillä kannattaa olla ns. back channel, eli oma chattiryhmä tai jopa erillinen Teams-kokous, johon voi tarvittaessa hypätä keskustellakseen seuraavista askelista sitä mukaa, kun keskustelu etenee. Fasilitoija ei voi poistua pääkokouksesta paitsi pienryhmäkeskusteluiden aikana, ja kirjurikin saattaa olla kiinni tehtävässään aika ajoin; muut järjestäjät voivat keskenään pohtia mitä tilaisuuden lopussa ja sen jälkeen tehdään.

Lopetus

Tilaisuuden voi päättää fasilitoija tai sponsori tilanteen mukaan. Järjestäjien edustaja kiittää joka tapauksessa osallistujia aktiivisesta osallistumisesta ja rohkeudesta jakaa omia näkemyksiä ja tuntemuksia. Tässä kohtaa on myös hyvä kertoa, mistä pääsee käsiksi tilaisuuden lopputulemaan (esitykset; keskustelun koonti; tilaisuuden tallenne; muuta?).

Osallistujia voi pyytää sanomaan heipat chatissa. Jos halutaan hieman seremoniallisempi lopetus, voidaan erityisesti pyytää kiteyttämään tilaisuus omalta kohdalta kuvallisesti: hymiöllä, giffillä tai tarralla.

Yhteenveto

Tiedotustilaisuudet epäonnistuvat tavoitteessaan monesti siksi, että ne ovat liian yksisuuntaisia. Ne ovat myös asiakeskeisiä, vaikka niiden pitäisi olla ihmiskeskeisiä. Missä tahansa tilanteessa, jossa tietoa jaetaan, vähintään yhtä tärkeässä roolissa kuin mitä tietoa jaetaan, on miten osallistujat sen ymmärtävät ja miten he siihen reagoivat.

Toivon mukaan tämä artikkeli on avannut sitä, miten tiedotustilaisuuden voi järjestää osallistujakeskeisesti, osallistavasti, psykologista turvallisuutta rakentaen.

Keskeisiä elementtejä tässä prosessissa ovat:

  • Tilaisuuden ennakkoviestintä
  • Huolelliset ennakkovalmistelut (ml. testikokoukset) teknisen sujuvuuden varmistamiseksi
  • Osallistaminen ensimmäisistä hetkistä lähtien ja läpi tilaisuuden
  • Riittävän ajan varaaminen esitysten lisäksi yksilöpohdinnalle, pienryhmäkeskustelulle sekä koontikeskustelulle kaikkien kesken
  • Keskustelun visualisointi alussa (odotukset), keskellä (pienryhmien kirjurit) ja lopussa (PPT-koonti)
  • Osallistumisen tekeminen helpoksi ja turvalliseksi jokaisessa työskentelyn vaiheessa
  • Osallistaminen myös prosessin myöhemmissä vaiheissa (toimenpiteiden suunnittelu)

Jatketaan keskustelua!

Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista

Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!

Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet

Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!

Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Kehittämällä taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opit vuorovaikutteisissa ja käytännänläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!

Tutustu koulutuskalenteriin ja varmista paikkasi valmennuksista

Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!

Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Toteutamme organisaatiollenne tarpeisiinne räätälöityjä valmennuksia tilauksesta. Yhteistyössä varmistamme, että osallistujat saavat valmennuksesta aitoa hyötyä omassa työssään. Autamme soveltamaan fasilitointitaitoja useimmilla etäkokousalustoilla (mm. Skype for Business, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom ja WebEx). Lue lisää vaikuttavien verkkotilaisuuksien fasilitointivalmennuksista ja pyydä tarjous!

Lue lisää etäfasilitoinnin valmennuksista

Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja vetämiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja sekä suomeksi että englanniksi.

Ota yhteyttä ja kerro meille tarpeestanne!

 

Jonas Rajanto

Jonas Rajanto on fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Jonaksen missio on pelastaa ihmiset kaikilta huonoilta tapaamisilta – mutta etenkin huonoilta etäkokouksilta. Hän toteuttaa missiotaan valmennusten, puheiden, konsultoinnin sekä verkkosisällön avulla. Intohimo ihmisten kohtaamisia ja teknologiaa kohtaan saa Jonaksen puhaltamaan eloa kaikenkokoisiin kokoontumisiin.

Jonas palvelee suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi.

Verkostoidu: LinkedIn

Jonas Rajanto

Jonas Rajanto on fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Jonaksen missio on pelastaa ihmiset kaikilta huonoilta tapaamisilta – mutta etenkin huonoilta etäkokouksilta. Hän toteuttaa missiotaan valmennusten, puheiden, konsultoinnin sekä verkkosisällön avulla. Intohimo ihmisten kohtaamisia ja teknologiaa kohtaan saa Jonaksen puhaltamaan eloa kaikenkokoisiin kokoontumisiin.

Jonas palvelee suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi.

Verkostoidu: LinkedIn