Mistä tietää, onko kokous onnistunut?
Vastaus riippuu tietenkin ensinnäkin siitä, keneltä sitä kysyy. Kokouksen “tilaajalla”, eli koollekutsujalla – tai kenties hänen esimiehellään – on jokin syy pitää kokous ja jokin tavoite mielessään.Osallistujilla on omat tavoitteensa, jotka voivat olla ristiriidassa tilaajan tavoitteiden kanssa. Tilaisuuden vetäjän kannattaakin olla kiinnostunut osallistujien tavoitteista, jos haluaa osallistujien a) kuuntelevan esitystä b) osallistuvan keskusteluun c) sitoutuvan sovittuihin päätöksiin tai toimenpiteisiin.Kokous on varmaankin tilaajan mielestä onnistunut, kun kokouksen tavoite täyttyy. Kokoukset ovat kuitenkin kallista ajankäyttöä, joten olisi hyvä, että tilaisuudet ovat onnistuneita kaikkien mielestä.Onnistuneen kokouksen kriteerit osallistujan näkökulmasta
Tilaisuuden vetäjän kannattaa olla kiinnostunut osallistujien tavoitteista, jos haluaa osallistujien sitoutuvan sovittuihin päätöksiin tai toimenpiteisiin.Kokous on osallistujan näkökulmasta onnistunut, kun…
- Aikani oli hyvin käytettyä.
- Lopputulos oli hyvä / hyväksyn lopputuloksen.
- Osallistumisellani oli merkitystä.
1. Aikani oli hyvin käytettyä
Tämä on oikeastaan yksinkertaisin kysymys, jonka osallistujilta voi kysyä. Kannattiko tulla? Oliko siitä mitään hyötyä sinulle? Oliko tämä sinun aikasi arvoista?Myöntävä vastaus ei välttämättä vaadi avaamista, vaikka onhan se mukava kuulla, miksi tilaisuus oli hyvin käytettyä aikaa.Kieltävä vastaus on sen sijaan kiinnostavampi. Miksi tämä ei ollut hyvin käytettyä aikaa? Kielteinen vastaus voi syntyä siksi, että lopputulos ei ollut mieleinen; että ei päässyt vaikuttamaan päätöksentekoon; ettei oppinut mitään uutta; tai ehkä jokin muu olisi oikeastaan ollutkin tärkeämpää, mutta se selvisi vasta lopuksi.Kielteisen vastauksen perustelut auttavat järjestäjää pitämään parempia kokouksia tulevaisuudessa. Samalla kaikki osallistujat oppivat jotakin uutta hyvästä kokousprosessista.2. Lopputulos oli hyvä / hyväksyn lopputuloksen
Joskus prosessi voi olla sotkuinen, mutta lopputulos on silti tyydyttävä. Ehkä oli vaivan arvoista riidellä hieman, koska käsitelty asia oli tärkeä. Jos kyseessä oli infotilaisuus, ehkä koin oppivani jotain olennaista. Viisastuin. Tai ehkä pääsimme ryhmänä jossakin asiassa eteenpäin.Jos teimme yhdessä päätöksiä, koen, että päätös tai päätökset olivat hyviä.Tämä kysymys on asiakeskeinen, mutta tärkeä. Emmehän halua kokoontua turhan päiten.Kielteisen vastauksen perustelut auttavat järjestäjää pitämään parempia kokouksia tulevaisuudessa. Samalla kaikki oppivat jotakin uutta kokousten johtamisesta.
3. Osallistumisellani oli merkitystä
Ihmisillä on tarve tulla kuulluksi, kunnioitetuksi, arvostetuksi. Kun järjestäjä on kunnioittanut osallistujien aikaa suunnittelemalla ja valmistelemalla tilaisuuden hyvin, on jo hyvällä matkalla kohti merkityksellistä kohtaamista.Tämä kriteeri kertoo osallistujan kuulluksi tulemisen kokemuksesta. Ehkä sain ääneni kuuluviin harvinaisen hyvin. Minua aidosti kuunneltiin. Tuntui, että osaamistani hyödynnettiin. Minun aikaani arvostettiin. Minua ei kutsuttu tänne turhan päiten, vaan olin täysipainoinen osallistuja.Vaikka en puhua pukahtanut, voin silti kokea, että osallistumisellani oli merkitystä samoista syistä kuin yllä: opin jotain uutta. Oli tärkeää kuulla tämä keskustelu tai päätöksentekoprosessi. Minulla oli mahdollisuus vaikuttaa.
Kokouksen päättäminen onnistumisen arviointiin
Jos et ehdi tai halua käsitellä kaikkia yllä mainittuja kysymyksiä, tämä yksinkertainen kysymys riittänee: “Oliko aikasi hyvin käytettyä?” Tai englanniksi “Was this meeting worth your time?” Voit myös käyttää ns. viiden sormen äänestystä, jotta voi vastata myös “sinne päin”.Viidellä sormella siis ilmaistaan vastaus. Kaikki pohtivat hetken ja nostavat sitten käden yhtä aikaa ja näyttävät vastauksensa. Jos näyttää viisi sormea, vastaus on vahva kyllä. Neljä on kyllä. Kolmonen on epävarma vastaus. Kaksi on kohtalainen ei ja yksi taas voimakas ei.Tähän lopetusmenetelmään menee vain minuutti, jos kaikki antavat ainakin 3:n. Jos joku antaa arvosanan 1 tai 2, käsittely kestää pidempään – mutta se on pieni hinta yhteisestä ymmärryksestä ja aidosta sitoutumisesta. Kalliimmaksi tulee se, että osallistujat mutisevat pettymyksensä käytävillä kokouksen vetäjän selän takana tilaisuuden jälkeen.Päätöksenteossa hiljaisuus voi merkitä myöntymistä, hiljaista vastarintaa tai epävarmuutta. On varmempaa pyytää jokaiselta selvä vastaus.Kysy heiltä, jotka antavat vastaukseksi 1 tai 2, miksi he antoivat sen vastauksen. ”Minkä pitäisi muuttua, jotta voisit antaa ainakin kolmosen?” Jos lopputulosta muutetaan, pyydä ryhmältä uudelleenarviointi. Toista, kunnes ryhmä pääsee lopputulokseen, jonka kaikki hyväksyvät.
Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista
Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!
Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Parantamalla taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opi vuorovaikutteisissa ja käytännönläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Lue lisää avoimista fasilitointivalmennuksista!
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
