Onnistuneen kokouksen 3 tärkeintä kriteeriä

28.1.2019

Mistä tietää, onko kokous onnistunut?

Vastaus riippuu tietenkin ensinnäkin siitä, keneltä sitä kysyy. Kokouksen “tilaajalla”, eli koollekutsujalla – tai kenties hänen esimiehellään – on jokin syy pitää kokous ja jokin tavoite mielessään.

Osallistujilla on omat tavoitteensa, jotka voivat olla ristiriidassa tilaajan tavoitteiden kanssa. Tilaisuuden vetäjän kannattaakin olla kiinnostunut osallistujien tavoitteista, jos haluaa osallistujien a) kuuntelevan esitystä b) osallistuvan keskusteluun c) sitoutuvan sovittuihin päätöksiin tai toimenpiteisiin.

Kokous on varmaankin tilaajan mielestä onnistunut, kun kokouksen tavoite täyttyy. Kokoukset ovat kuitenkin kallista ajankäyttöä, joten olisi hyvä, että tilaisuudet ovat onnistuneita kaikkien mielestä.

Onnistuneen kokouksen kriteerit osallistujan näkökulmasta

Tilaisuuden vetäjän kannattaa olla kiinnostunut osallistujien tavoitteista, jos haluaa osallistujien sitoutuvan sovittuihin päätöksiin tai toimenpiteisiin.

Kokous on osallistujan näkökulmasta onnistunut, kun…

  1. Aikani oli hyvin käytettyä.
  2. Lopputulos oli hyvä / hyväksyn lopputuloksen.
  3. Osallistumisellani oli merkitystä.

Semantiikasta voidaan väitellä. Voisi hyvin sanoa, että ensimmäinen kriteeri sisältää kaksi jälkimmäistä. Tai että kaksi jälkimmäistä kriteeriä vastaavat samaan kysymykseen hienojakoisemmin. Aihe tuntuu kuitenkin aukeavan paremmin, kun kysymme kaikki kolme kysymystä.

Mitä nämä kriteerit siis tarkoittavat?

1. Aikani oli hyvin käytettyä

Tämä on oikeastaan yksinkertaisin kysymys, jonka osallistujilta voi kysyä. Kannattiko tulla? Oliko siitä mitään hyötyä sinulle? Oliko tämä sinun aikasi arvoista?

Myöntävä vastaus ei välttämättä vaadi avaamista, vaikka onhan se mukava kuulla, miksi tilaisuus oli hyvin käytettyä aikaa.

Kieltävä vastaus on sen sijaan kiinnostavampi. Miksi tämä ei ollut hyvin käytettyä aikaa? Kielteinen vastaus voi syntyä siksi, että lopputulos ei ollut mieleinen; että ei päässyt vaikuttamaan päätöksentekoon; ettei oppinut mitään uutta; tai ehkä jokin muu olisi oikeastaan ollutkin tärkeämpää, mutta se selvisi vasta lopuksi.

Kielteisen vastauksen perustelut auttavat järjestäjää pitämään parempia kokouksia tulevaisuudessa.

2. Lopputulos oli hyvä / hyväksyn lopputuloksen

Joskus prosessi voi olla sotkuinen, mutta lopputulos on silti tyydyttävä. Ehkä oli vaivan arvoista riidellä hieman, koska käsitelty asia oli tärkeä. Jos kyseessä oli infotilaisuus, ehkä koin oppivani jotain olennaista. Viisastuin. Tai ehkä pääsimme ryhmänä jossakin asiassa eteenpäin.

Jos teimme yhdessä päätöksiä, koen, että päätös tai päätökset olivat hyviä.

Tämä kysymys on asiakeskeinen, mutta tärkeä. Emmehän halua kokoontua turhan päiten.

Kielteisen vastauksen perustelut auttavat järjestäjää pitämään parempia kokouksia tulevaisuudessa.

3. Osallistumisellani oli merkitystä

Ihmisillä on tarve tulla kuulluksi, kunnioitetuksi, arvostetuksi. Kun järjestäjä on kunnioittanut osallistujien aikaa suunnittelemalla ja valmistelemalla tilaisuuden hyvin, on jo hyvällä matkalla kohti merkityksellistä kohtaamista.

Tämä kriteeri kertoo osallistujan kuulluksi tulemisen kokemuksesta. Ehkä sain ääneni kuuluviin harvinaisen hyvin. Minua aidosti kuunneltiin. Tuntui, että osaamistani hyödynnettiin. Minun aikaani arvostettiin. Minua ei kutsuttu tänne turhan päiten, vaan olin täysipainoinen osallistuja.

Vaikka en puhua pukahtanut, voin silti kokea, että osallistumisellani oli merkitystä samoista syistä kuin yllä: opin jotain uutta. Oli tärkeää kuulla tämä keskustelu tai päätöksentekoprosessi.

Viiden sormen tsekki tai äänestys - hyvä tapa tarkistaa yksimielisyys ja yhteinen ymmärrys nopeasti

Kokouksen päättäminen onnistumisen arviointiin

Jos et ehdi tai halua käsitellä kaikkia yllä mainittuja kysymyksiä, tämä yksinkertainen kysymys riittänee: “Oliko aikasi hyvin käytettyä?” Tai englanniksi “Was this meeting worth your time?” Voit myös käyttää ns. viiden sormen äänestystä, jotta voi vastata myös “sinne päin”.

Viidellä sormella siis ilmaistaan vastaus. Kaikki pohtivat hetken ja nostavat sitten käden yhtä aikaa ja näyttävät vastauksensa. Jos näyttää viisi sormea, vastaus on vahva kyllä. Neljä on kyllä. Kolmonen on epävarma vastaus. Kaksi on kohtalainen ei ja yksi taas voimakas ei.

Tähän lopetusmenetelmään menee vain minuutti, jos kaikki antavat ainakin 3:n. Jos joku antaa 1:n tai 2:n, käsittely kestää pidempään – mutta se on pieni hinta yhteisestä ymmärryksestä ja aidosta sitoutumisesta. Kalliimmaksi tulee se, että osallistujat mutisevat pettymyksensä käytävillä tilaisuuden jälkeen.

Kysy heiltä, jotka antavat vastaukseksi 1 tai 2, miksi he antoivat sen vastauksen. Miten lopputulosta pitäisi muokata, jotta he voisivat antaa ainakin 3:n? Kun lopputulosta muutetaan, pyydä ryhmältä uudelleenarviointi. Toista, kunnes ryhmä pääsee yhteisymmärrykseen lopputuloksesta.

Viisi sormea

Viiden sormen äänestys – nopea, tehokas, informatiivinen

Voit käyttää samaa menetelmää milloin tahansa, kun haluat tarkistaa ryhmän yksimielisyyden jonkin lopputuloksen osalta. “Olemmeko tyytyväisiä tähän päätökseen?” Viiden sormen tekniikka kertoo paljon enemmän, kuin pelkkä nyökyttely, pään pudistelu tai pahimmassa tapauksessa hiljaisuus. Päätöksenteossa hiljaisuus voi merkitä myöntymistä, hiljaista vastarintaa tai epävarmuutta. Parempi pyytää selvä vastaus.

Montako sormea annat tälle kirjoitukselle? Oliko sisältöä timanttia vai tuubaa?

P.S. Voit käyttää “viiden sormen tekniikkaa” myös etäkokouksissa. Pyydä ihmisiä silloin kirjoittamaan numero 1 ja 5 väliltä chattiin.

 

Kirjoittajasta

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Katso Jonas Rajannon esittely ja video

Kommentit

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *