Opas vaikuttavan verkkotilaisuuden suunnitteluun ja johtamiseen

14.3.2018

Tietoa oppaasta

Halusin koota oppaan etäkokousten, etäkoulutusten ja virtuaalityöpajojen vetäjille, jotta he saisivat verkkotilaisuuksistaan parhaan mahdollisen lopputuloksen. Suurin osa asiakkaistamme käyttää Skype for Businessia verkkotilaisuuksiensa järjestämiseen, joten oppaan ohjeet on kirjoitettu tätä alustaa varten.

Oppaassa luetellut periaatteet eivät kuitenkaan päde vain Skype for Businessiin eivätkä edes vain virtuaaliympäristöön. Me fasilitoimme työpajoja ja valmennamme fasilitointitaitoja työksemme. Elämme käytännössä työpajasta toiseen.

Jotkin ohjeet pätevät siis mihin tahansa ryhmätilanteeseen — kasvotusten tahi verkossa — toiset taas ovat verkko- tai Skype-kohtaisia.

Johdanto

Viime vuosina kokouksia on haukuttu paljon. Ihan syystäkin. Monet kokoukset ovat huonoja. Hiljaisemmat tyypit eivät sano kokouksen aikana mitään. Kokoontumisen syy, tilaisuuden tavoitteet ja agenda ovat epäselviä. Tilaisuus venyy yli sovitun ajan. Osallistujille ei jälkeenpäin ole selvää, mitä sovittiin tai kenen vastuulla sovitut toimenpiteet ovat. Tai vaikka toimenpiteet olisivatkin selvät, asiat eivät toteudu sovitusti. Ryhmän sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin uupuu.

Miksi näin käy? Miksi kokoukset ovat niin turhauttavia? Yleensä siksi, että ne on suunniteltu, valmisteltu tai johdettu puutteellisesti — tai kaikkia näitä.

Kokoontumiset tarjoavat kuitenkin osallistujille mahdollisuuden kohtaamiseen — kunhan kohtaamiselle tehdään tilaa. Siksi uskomme, etteivät kokoukset ole menossa minnekään, vaikka digiviestintä kasvaa kohisten. Päin vastoin uskomme, että yhteistyön tarve edelleen kasvaa ja siten myös kokousten tarve.

Ryhmät ympäri maailman tulevat tietenkin täydentämään kasvotusten ja verkkotapaamisia monenlaisilla viestintävälineillä — mutta kokoukset ovat täällä jäädäkseen.

Siksi meidän ehdotuksemme onkin: Tehdään jokaisesta kokouksesta osallistumisen arvoinen.

Tilaisuuden suunnitteluprosessi

Tilaisuuden suunnittelussa on karkeasti ottaen neljä vaihetta:

  1. Kokousprosessin suunnittelu
  2. Tilaisuuden valmistelu
  3. Tilaisuuden johtaminen
  4. Tilaisuuden dokumentointi

Jokainen vaihe on otettava huomioon, kun haluat varmistaa, että tilaisuus on osallistujien ajan arvoinen.

Vaihe 1: Suunnittele kokousprosessi

Tässä vaiheessa kyseenalaistamme koko tilaisuuden tarpeellisuuden. Tarvitaanko tätä varten kokoontuminen? Miksi kaikkien pitäisi uhrata aikaansa tälle? Mikä on kunkin osallistujan rooli tilaisuudessa? Minkä lopputuloksen haluamme tilaisuudesta? Paljonko tarvitsemme tähän aikaa?

Tässä järjestys:

  1. Selvitä tilaisuuden tarkoitus ja osallistujat.
  2. Suunnittele kokousprosessi.
    • Rakenne on aina selkeytys — ratkaisut — toimenpiteet.
    • Selkeytysvaiheessa on kolme lähestymistapaa: esitys, tavoite tai ongelma.
  3. Valitse menetelmät jokaista vaihetta varten
    • Huomioi sekä divergenssi (ideoiden tuottaminen) että konvergenssi (ideoiden priorisointi).
  4. Lisää aloitusmenetelmä, tauot, energizerit ja lopetusmenetelmä.
    • Virtuaaliympäristössä on vaikeampi keskittyä. Pidä 10 min tauko 75—90 min välein. Face-to-face -tilaisuudessa riittää 15 min tauko noin 2 tunnin välein.
    • Jos selkeytys aloitetaan esityksellä, suunnittele tehtävät, joilla luot sisällöstä muistijäljen.

Luonnostele kokousprosessi paperille ennen kuin käynnistät PowerPointin tai Keynoten. Diasovellukset rajaavat ajattelua ja hidastavat työskentelyä konseptointivaiheessa. Diat ovat kuitenkin hyvä työkalu ohjaamaan mitä tahansa verkkotilaisuutta. Skype for Businessissa diat voivat myös olla vuorovaikutteisia.

Fiilisjana - virtuaalifasilitointi - Grape People

Skype for Business tukee vuorovaikutteisia dioja. Tässä esimerkissä osallistujilta kysytään miten heidän tunnelmansa on vaihdellut valmennuksen aikana. Osallistujat piirtävät Skypen huomautustyökaluilla dialle oman fiiliksensä aikajanalle.

Kun olet tyytyväinen suunnitelmaan, käynnistä suosikkiohjelmasi ja ala laatia dioja.

Ota huomioon nämä seikat dioja laatiessa:

Vaihe 2: Valmistele tilaisuus

Tämä osio julkaistaan myöhemmin.

Vaihe 3: Johda tilaisuus

Tämä osio julkaistaan myöhemmin.

Vaihe 4: Dokumentoi tilaisuus

Tämä osio julkaistaan myöhemmin.

Tietoa kirjoittajasta

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Grape People on erikoistunut työpajojen fasilitointiin ja fasilitointitaitojen valmennukseen. Uskomme, että jokaisella yksilöllä on ainutlaatuista viisautta. Ryhmissä piilee siten valtava kollektiivinen viisaus. Ryhmät eivät kuitenkaan pysty hyödyntämään täyttä potentiaaliaan ilman tukea. Ratkaisu on fasilitointi. Fasilitoinnin avulla vapautamme yksilön, tiimin ja organisaation potentiaalin.

Jonas Rajanto
@VirtualJonas

 

Liity tästä Grape Peoplen sisäpiiriin ja saat vinkkejä etäkokouskulttuurin parantamiseksi suoraan sähköpostiisi.

Tällä kirjoituksella ei ole vielä kommentteja.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *