Palaverit paremmiksi: 8 vinkkiä vetäjälle!

21.5.2021

Monin paikoin palaverit vievät leijonanosan työpäivästämme. Tammikuussa 2021 tehdyn kansainvälisen tutkimuksen mukaan kokouksissa vietetään jopa 2,5 kertaisesti enemmän aikaa kuin ennen pandemiaa. Usein yhteiset tilaisuudet ovat yhteistyön kannalta välttämättömiä, mutta samanaikaisesti niihen käytetty aika on pois tuottavasta työstä.

Mikään ei kuitenkaan ole parempi tapa viedä asioita eteenpäin kuin yhdessä keskustelu ja asioista sopiminen. Ratkaisut ongelmiin löytyvät helposti istuttaessa saman pöydän ääreen; tässä ajassa jaetun työtilan ääreen istutaan verkon välityksellä kotoa käsin. Palaverissa ei yksinomaan jaeta tietoa, vaan syvennetään keskustelua, lisätään yhteistä ymmärrystä asioista ja sovitaan seuraavista toimenpiteistä. Parhaimmillaan tästä kaikesta syntyy innovaatioita, jotka vievät organisaation toimintaa isosti eteenpäin!

Miten erityisesti etäpalaverista saadaan hyvä kokemus kaikille osapuolille?

”Kun korona alkoi, ihmiset yrittivät viedä kokouskäytännöt sellaisenaan etäympäristöön. Silloin monelle paljastui sellainen seikka, että eivät ne lähitilaisuudetkaan ole olleet kauhean hyviä. Tuolloin kokouskäytännöt vaativat sen totaaliräjäytyksen”.

Henna Karjalainen, fasilitaattori-valmentaja, jakaa artikkelissa kahdeksan vinkkiä sinulle verkkotilaisuuksien vetäjä, joiden avulla parannat palavereita.

1) Miksi ylipäätään järjestän kokouksen?

Liikkeelle kannattaa aina lähteä kokouksen tarpeellisuudesta. Onko tilaisuus todella tarpeellista järjestää vai voisiko saman tiedon jakaa jotain muuta kautta, kuten pikaviestimillä tai sähköpostilla? Koolle kutsuminen vie kaikkien osapuolten kallisarvoista aikaa, joten on syytä pohtia tarkkaan, mikä on tilaisuuden tarkoitus ja tavoite. Jos et keksi hyvää syytä vaihtaa ajatuksia, niin koolle kutsumiselle ei todella taida olla tarvetta. Kokouksen ykkösjutun pitäisi aina olla se, että ihmisten pohdintojen vaihtumisella on merkitystä.

2) Roolit ratkaisevat

Mieti oma roolisi tilaisuuden vetäjänä. Huolehditko prosessista ja ihmisten mukana olosta vai oletko se, joka ottaa kantaa sisältöön? Hyvä vetäjä tekee ensimmäistä enemmän, eli huolehtii prosessista ja ihmisistä sekä varmistaa, että ihmiset hoitavat asiasisällön kuntoon. Seuraavaksi mieti osallistujien rooli, eli ketä tarvitset kokoukseen paikalle. Lähesty heitä heidän työrooliensa kautta. Älä kutsu paikalle Janne, Liisaa ja Mariaa, vaan pyydä palaveriin viestintäpäällikkö, toimitusjohtaja ja HR-asiantuntija. Näin henkilöt tietävät itsekin, millä asiantuntijuudella he tulevat kokoukseen ja mitä heiltä rooliensa puolesta odotetaan.

3) Kokouskutsussa kaikki olennainen

Etenkin etäaikoina kokouskutsu on noussut todella tärkeään rooliin. Jos kokouskutsussa ei kerrota, mitä osallistujalta odotetaan, saattaa käydä niin, että palaveriin osallistutaan lenkiltä tai autosta. Silloin työpajan pitäminen ja yhteisten dokumenttien työstäminen ei välttämättä onnistu.

Kun suunnittelet kokouksen tarkoituksen, tavoitteet, osallistujien roolit sekä ajankäytön, tee kaikki tämä selväksi myös kokouskutsussa.

Silloin osallistujakin tietää, voiko hän ottaa osaa lenkiltä vai tuleeko hänen olla tietokoneen äärellä. Onko asialistalla asioita, joita vasta selkeytetään ja joista kukaan ei tiedä sen enempää? Jos näin on, silloin keskusteluun voi mahdollisesti liittyä vaikkapa lenkiltä. Toisessa kokouksessa agendalla voi olla ratkaisut, kolmannessa päätösehdotukset. Kaikki tämä kannattaa osallistujille kommunikoida etukäteen. Kerro myös kaikille osallisille, mitä olet etukäteen valmistellut.

4) Valmistautuminen on vetäjän vastuulla

Kaiken hyvän kokoustamisen peruskalliona on hyvä valmistautuminen, josta erityisesti palaverin koolle kutsuja on vastuussa. Hyvä vetäjä myös vastuuttaa osallistujia kokouksen onnistumisesta. Anna osallistujien jutella ensin parin kanssa muutaman minuutin ajan siitä, mitä he odottavat kokoukselta ja mitkä ovat kokouksen onnistumisen mittareita. Kun näistä asioista pääsee juttelemaan, vastuu kokouksen onnistumisesta jaetaan osallistujien kanssa.

Huolellinen valmistautuminen on kaiken perusta, mutta myös kokouksen kulkuun voi vaikuttaa paljon. Vältä yksinpuhelua ja mieti keinoja, joilla saat kokoukseen kutsumasi henkilöt mukaan. Jos puheenvuorot lähtevät rönsyilemään, kiitä keskustelusta, muistuta ajasta ja vie keskustelu takaisin kokouksen ohjelmaan. Tämä ei ole helppo rasti, vaan vaatii kokouksen vetäjältä harjoittelua.

5) Varaa aikaa aloittamiselle

Kokouksen aloitus on itsestäänselvyys, mutta myös paikka, jossa pienillä jutuilla saa tehtyä hyvän lähtölaukauksen. Aloitukseen kannattaa aina uhrata muutama ajatus; fokusoi asiat ja viritä ihmiset. Kertaa alussa, miksi olemme täällä ja millainen kokouksen ohjelma on. Kerro työskentelytapa, kuten: ”Tässä tilaisuudessa pidämme kamerat päällä” ja ”Voit pyytää puheenvuoroa raise hand-toiminnolla tai kirjoittamalla chattiin”.

Jos haluat ihmisten olevan myöhemmin kokouksessa aktiivisia, ota heidät heti alussa mukaan ja päästä juttelemaan jostakin helposta aiheesta.

Kysy vaikkapa: ”Miten joit kahvisi tänä aamuna?”. Se voi tuntua hassulta, mutta on helppo tapa luoda yhteyttä ihmisten välille. Tarkoituksena on rakentaa psykologista turvallisuutta ja saada yhteydet osallistujien välillä auki. Kun ensin on saanut puhua kevyemmistä aiheista, uskalletaan myöhemmin puhua myös vaikeista asioista. Lue artikkeli Miten aloittaa etätilaisuus napakasti, mutta rennosti.

6) Ryhmämuisti helpottaa keskustelua

Helpota ihmisten yhdessä ajattelua hyödyntämällä ryhmämuistia. Ei pelkästään jutella puhuvina päinä verkon yli, vaan otetaan käyttöön yhteinen muistio, jota tarkastellaan ja työstetään yhdessä. Tästä artikkelista voit tutustua parhaisiin digitaalisiin whiteboard -työkaluihin.

7) Kuningasmetodi Me-We-Us

Miten saada erilaiset ihmiset vaihtamaan ajatuksia keskenään? Kuningasmetodi on nimeltään Me-We-Us. Me-vaiheessa jokainen saa ensin omassa rauhassa listata ajatuksiaan paperille. Etenkin introvertit kiittävät ideointirauhasta ja ekstrovertitkin pyydetään rauhoittumaan omien ajatustensa äärelle. We-vaiheessa siirrytään pienryhmäkeskusteluihin, joissa ajatukset tuodaan esiin pienissä porukoissa. Viimeisessä Us-vaiheessa kootaan ryhmien tuotokset yhteen. Usein kokoukset ovat pelkkää Us-vaihetta, eli yksi ihminen puhuu ja kymmenen muuta jäävät kuuntelijan rooliin. Muuttamalla kokousten rakennetta Me-We-Us -tyyppiseksi, ajankäyttö tehostuu!

8) Pyydä palautetta

Älä jää kokouksen jälkeen arvuuttelemaan sitä, menikö kokous hyvin vai ei, vaan pyydä suora palaute heti kokouksen päätteeksi. Tilaisuuden lopetus on yhtä tärkeää kuin sen aloitus. Varmista, mitä saatiin aikaiseksi ja mikä oli päätös. Kysy osallistujilta, miten he arvioivat tilaisuuden onnistumista ja omaa panostaan yhteiseen työskentelyyn asteikolla 1-5. Palautteen pyytäminen saattaa tuntua pelottavalta, mutta se kannattaa ehdottomasti tehdä jatkoa ja uuden oppimista ajatellen. Lue lisää artikkelista Mitkä ovat onnistuneen kokouksen 3 tärkeintä kriteeriä.

 

Artikkelia varten on haastateltu Henna Karjalaista. Kirjoittaja Jenna Heino, jonka tekstiä on lainattu mukaillen. Artikkeli on julkaistu alun perin Ukko.fi Yrittäjyyskoulussa.

Artikkelin asiantuntija

Henna Karjalainen

Henna Karjalainen toimii fasilitaattorina ja fasilitointivalmentajana Grape Peoplella. Hennalla on valloittava tyyli ruokkia erilaisten ryhmien dynamiikkaa ja antaa tilaa oivalluksille. Ennen siirtymistään täysipäiväisesti fasilitoinnin pariin, Henna työskenteli lähes 10 vuoden ajan finanssisektorilla esimies- ja asiantuntijatehtävissä ammentaen kokemusta mm. ison organisaation kehittämis- ja ideointikulttuurista sekä monenlaisten muutosten läpivienneistä. Valmentava johtaminen on Hennaa erityisesti innostava aihealue.

 

Henna Linkedinissä
Henna Twitterissä

Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!

Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämme asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Toteutamme valmennuksia sekä suomeksi että englanniksi hyödyntäen käytössänne olevia etätyökaluja.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous

Paranna vuorovaikutusta verkkotilaisuuksissa

Toteutamme organisaatiollenne tarpeisiinne räätälöityjä valmennuksia tilauksesta. Yhteistyössä varmistamme, että osallistujat saavat valmennuksesta aitoa hyötyä omassa työssään. Autamme soveltamaan fasilitointitaitoja kaikilla etäkokousalustoilla (mm. Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Skype for Business ja WebEx). Lue lisää vaikuttavien verkkotilaisuuksien fasilitointivalmennuksistamme ja pyydä tarjous.

Lue lisää virtuaalifasilitoinnin valmennuksista

Haluatko ymmärtää enemmän fasilitoinnista?

Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!

Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet