Uskalla osallistaa sidosryhmät ja henkilöstö mukaan strategiatyöhön

26.8.2016

Tulevaisuuden strategiaa ei luoda ylhäältä alas eikä alhaalta ylös vaan horisontaalissa yhteistyössä. Sidosryhmien ottaminen mukaan uusien tuotteiden ja niiden käyttötapojen ideointiin on ollut nousussa jo pitkään. Mutta entäpä sidosryhmien esimerkiksi asiakkaiden ottaminen mukaan organisaation strategiatyöhön? Mitä sillä voisi saada aikaan?

Monissa organisaatioissa tietoa asiakkaista ja sidosryhmistä sekä henkilöstöstä kerätään erilaisten kyselytutkimusten avulla. Joskus prosessiin kuuluu myös ryhmähaastatteluja. Kyselylomakkeiden täyttämiset ja ryhmähaastattelut ovat yksisuuntaista kommunikointia, eivät vuorovaikutusta. Tietoa analysoidaan systemaattisesti mutta ihmisiä ei aktivoida yhdessä analysoimaan tietoa. Harvoin asiakkaiden edustajia kutsutaan paikalle, tulemaan oikeasti mukaan.

Osallistavissa organisaatiokulttuureissa henkilöstö otetaan mukaan suunnittelemaan yhteistä suuntaa ja ratkaisuja. Näin he sitoutuvat toimenpiteisiin aivan eri tavalla kuin pelkällä jalkautuksella. Myös eri rooleissa olevien henkilöiden osaaminen saadaan näin tehokkaasti ristipölytettyä ja esimerkiksi kokemukset asiakasrajapinnasta mukaan päätöksentekoon. Verkottuneessa ja nopeasti muuttuvassa maailmassa tämäkään ei aina riitä. Tärkeimmät sidosryhmät on saatava myös sitoutettua yhteiseen tekemiseen.

Aktivoimalla sidosryhmien edustajat ja henkilöstö mukaan strategian luomiseen saadaan aikaan enemmän tuotoksia kuin mihin yksikään työryhmä tai tutkija yksin omassa kopissaan pystyy. Ihmiset innostuvat ja sitoutuvat. Aikaa saattaa kulua enemmän, mutta myöhemmin aikaa säästetään, kun strategia saadaan nopeammin käytäntöön. Sidosryhmiltä saadaan arvokasta tietoa ja ideoita, joka auttavat oikean suunnan ja parhaiden ratkaisujen löytämisessä. Pohdi siis hetki, mitä sinun organisaatiosi sidosryhmät saattaisivat kertoa muutostarpeistanne? Millaisia ratkaisuja he saattaisivat keksiä?

 

Kolme vinkkiä osallistamisessa onnistumiseen – case strategia

Jonkun täytyy olla vastuussa strategiatyön vetämisestä. Vetäjän on siedettävä epävarmuutta ja varattava aikaa kokonaisprosessin suunnitteluun myös matkan varrella. Samanlaisiksi suunnitellut perättäiset työpajat saattavat ollakin erilaiset, kun ensimmäisestä on opittu, mihin kannattaa keskittyä. Vetäjällä voi olla houkutus miettiä sisältöä, mikä strategian pitäisi olla, sen sijaan, että miettisi prosessia, miten strategia luodaan yhdessä.

On tärkeä miettiä, missä kohtaa kokonaisuutta tarvitaan osallistamista, ja kenet osallistetaan. Mitkä ovat oikeat keinot, kanavat ja kellonajat oikeiden ihmisten aktivointiin? Halutaanko heiltä neuvoa, ideoita vai toimenpiteitä? Ollaanko pyytämässä osallistujia luomaan uusia ratkaisuja vai ollaanko antamassa ehdotus jalostettavaksi vai ollaanko jalkauttamassa valmis ehdotus?

Osallistettaessa on vastuu osoittaa, mihin osallistujat ovat vaikuttaneet ja miten. Se on osallistujien ajan ja vaivan arvostamista. Ilman aitoa vaikutusmahdollisuutta osallistaminen on näennäistä ja johtaa epämotivoitumiseen.

Sidosryhmälähtöisen ja aidosti osallistavan strategiaprosessin vaiheet

1 Yhteisen suunnan luominen

Strategiatyöryhmän käynnistäminen
– Lähtökohtien ja tavoitteiden selkeys
– Prosessisuunnitelma
– Tärkeimmät sidosryhmät tunnistettu

Henkilöstön visiontityöpajat
– Yhteinen käsitys nykytilasta
– Yhteinen näkemys, miltä haluamme näyttää 3-5 vuoden päästä
– Sitoutuminen yhteiseen tekemiseen

Sidosryhmien työpajat
– Trendianalyysi, tiedon saaminen ja jalostaminen
– Muutostarpeet tunnistettu
– Ensimmäiset ratkaisuideat
– Sitoutuminen yhteiseen tekemiseen

 

2 Strategiset ratkaisut

Henkilöstön suunnittelupäivä
– Ydinkysymysten selkeytyminen
– Strategisten ratkaisujen pääpiirteet

Työryhmätyöskentely
– Johdon kanssa tarkennetut strategiset ratkaisut ja tavoitteet

 

C Toimenpiteet  

Strategian viestintä
– Yhteinen ymmärrys strategiasta koko henkilöstölle
– Toimenpiteet yksikkötasolla
– Sitoutuminen yhteiseen tekemiseen

Viestintä sidosryhmille
– Kaikki mukaan yhteiseen tekemiseen

Yksikkötason työpajat
– Konkreettiset toimenpiteet yksilö- ja yksikkötasolla
– Sitoutumisen vahvistaminen ja samansuuntaisen toiminnan varmistaminen

Johtoryhmän kokous
– Tarvittavat päätökset toimenpiteiden toteutuksen helpottamiseksi

 

3 Strategian toteuttaminen

Arjen työ
– Yksilöt toteuttavat uutta strategiaa

 

4 Seuranta

Kehityskeskustelut
Yksikköpalaverit
Yksiköiden kehittämispäivät
– Toteutumisen seuranta, ongelmien ratkaisu, toiminnan varmistaminen ja jalostaminen

Viestintä sidosryhmille
– Kaikki tietävät, mitä heidän panoksensa on tuottanut

 

Piritta van der Beek (o.s. Kantojärvi)

Oivalluksia työelämän vuorovaikutustilanteisiin, muutaman kerran kuukaudessa.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *