Miltä työelämä tulee jatkossa näyttämään? Jatkuvatko työt ensisijaisesti etänä, palataanko vielä toimistolle ja voinko itse valita, osallistunko paikan päällä vai etänä? Millainen on tämä paljon puhuttu uusi normaali?
Osassa organisaatioissa valmistelut pandemian jälkeiseen aikaan on aloitettu ajoissa. On investoitu teknisiin ratkaisuihin, päivitetty toimitiloja vastaamaan uusiin tarpeisiin ja valmennettu henkilöstölle tarvittavia taitoja. Näitä toimia tarvitaan siirryttäessä uuteen normaaliin, jossa etätyön ja toimistolla tehtävän työn linjat määritellään uudelleen.
Näiden lisäksi on syytä pohtia pintaa syvemmältä, millaista työkulttuuria olemme luomassa. Kenen tehtävä on määritellä yhteisen työskentelyn tavat?
Tässä artikkelissa käsitellään reaaliaikaista yhteistyötä edellyttäviä ryhmätilaisuuksia. Tällaisia ovat erilaiset kokoukset, koulutukset ja työpajat. Artikkelin tavoitteena on helpottaa tilaisuuden järjestäjää tekemään paras päätös tilaisuuden toteutustavasta. Olennaisinta on tilaisuuden tarkoitus ja tavoite – ei niinkään osallistujien odotukset kokoontumisen tavoista tai organisaation yleiset ohjeistukset.
Mikä on paras tapa tehdä reaaliaikaista yhteistyötä jatkossa?
Tilaisuudet voi lajitella kolmeen toteutustapaan:
- Lähitilaisuus eli kaikki osallistujat ovat samassa fyysisessä tilassa
- Etätilaisuus eli kaikki ovat verkossa yhden tai useamman alustan avulla kontaktissa toisiinsa
- Hybriditilaisuus eli osa osallistujista on fyysisesti läsnä samassa tilassa ja osa verkon yli alustan avulla kontaktissa toisiinsa
Sekä etä- että lähitilaisuudet ovat yksipaikkaisia tilaisuuksia. Yksipaikkaisella tilaisuudella tarkoitetaan sitä, että kaikki osallistujat ovat joko samassa fyysisessä tilassa tai etänä verkossa yhteisellä alustalla. Hybriditilaisuuksia, joissa ihmiset voivat olla sekä lähiryhmissä että etänä, kutsutaan monipaikkaisiksi tilaisuuksiksi.
Hybriditilaisuuksista on monenlaisia versioita. Esimerkkinä tilaisuus, jossa vetäjä on etänä muutaman osallistujan lisäksi, mutta suurin osa osallistujista on samassa fyysisessä tilassa. Tai tilaisuus, jossa osallistujat ovat ryhmissä fyysisissä neuvottelutiloissa ja ryhmät osallistuvat etäyhteyden kautta verkossa järjestettävään etätilaisuuteen. Näissä jokaisessa tulee tehdä erilaisia teknisiä ratkaisuja osallistumisen varmistamiseksi. Ottamatta enempää kantaa tekniseen toteutukseen, tärkeintä on varmistaa tasavertainen osallistumisen mahdollisuus jokaiselle.
Kokous, koulutus vai työpaja? Tunnista tilaisuuden tyyppi
Tunnistamalla tilaisuuden tyypin on helpompaa valita tilaisuuden toteutustapa. Yksi tapa on tarkastella tilaisuutta osallistujaroolin kautta. Kuinka paljon vastuuta ja valtaa tilaisuuden osallistujilla on tilaisuudessa? Alla oleva kuva tikapuista auttaa hahmottamaan erilaisia tilaisuuden tyyppejä:
Mitä suurempi rooli osallistujilla on tilaisuudessa (eli mitä enemmän osallistamista), sitä haastavammaksi monipaikkaisen hybriditilaisuuden järjestäminen käy. Tikapuiden alimmilla portailla hybriditilaisuudet ovat toteuttamiskelpoisia. Voit lukea osallistamisesta lisää artikkelista Milloin osallistaa ja kuinka paljon.
Lyhyesti voisi sanoa, mitä sitoutuneempia ihmisistä haluamme, sitä enemmän kannattaa osallistaa. Vahva suositus onkin, että tikapuiden ylimmässä päässä hybriditilaisuuksia ei tulisi järjestää lainkaan.
Tilaisuuden järjestäjänä kysy suunnitteluvaiheessa seuraavat kysymykset:
- Onko ryhmän kannalta olennaista, että kaikki osallistujat tulevat tutuiksi toisilleen ja pääsevät vuorovaikutukseen toistensa kanssa (ns. ryhmäytyminen)?
- Onko osallistujien tarkoituksena jakaa osaamista toisilleen ja jaetun asiantuntijuuden avulla tehdä yhteiskehittämistä?
- Onko osallistujien tarkoitus ideoida, ymmärtää toistensa näkemyksiä ja luoda jotakin uutta?
- Onko osallistujien tarkoitus tehdä yksi yhteinen ryhmäpäätös, jonka toteutukseen kaikki ovat sitoutuneita?
- Onko jatkon kannalta olennaista, että koko ryhmällä on vahva yhteinen suunta?
Mitä useammin vastasit kyllä edellisiin kysymyksiin, suosittelemme välttämään hybriditoteutusta ja järjestämään yksipaikkaisen tilaisuuden.
Kun kaikki osallistujat ovat yksipaikkaisessa tilassa, voit vetäjänä varmistaa, että kaikilla on yhtäläiset osallistumisen mahdollisuudet. Näin pysyt paremmin ohjaamaan ryhmäprosessia ja luomaan edellytykset rakentavalle dialogille.
Milloin hybriditilaisuus on parhaimmillaan – ja mitkä ovat sen haasteet?
Parhaiten hybriditilaisuudet toimivat viestinnältään yksisuuntaisissa tilaisuuksissa, kuten seminaareissa ja infotilaisuuksissa (suunta puhujalta kuulijalle). Kun viestinnästä vastaa pääasiassa yksi tai muutama henkilö kerrallaan ja muut osallistujat toimivat ns. kuunteluoppilaina, on hybriditilaisuudet luonteva vaihtoehto.
Tällaisissa tapauksissa osallistuja voi usein itse määritellä, matkustaako hän esimerkiksi seminaariin paikan päälle vai kuunteleeko hän puhujia kotoa käsin tai kävelyllä. Tällaisissa tilaisuuksissa on usein teknisesti helppoa järjestää yhtäläinen ääni- ja kuvayhteys sekä etä- että lähiosallistujille.
”Hybridikokoukset tulee suunnitella kahdesta näkökulmasta, jotta sekä lähi- että etäosallistujille voidaan varmistaa yhtäläiset osallistumisen mahdollisuudet.”
Kuten aiemmin todettua, sitä haastavampaa hybriditilaisuuksien järjestämisestä tulee, mitä isompi rooli osallistujilla on tilaisuuden sisällön tuottamisessa. Kun haluamme, että osallistujat ovat itse ideoimassa, ratkaisemassa ongelmia, luomassa uutta, neuvottelemassa tai tekemässä päätöksiä yhdessä, on hybriditilaisuuksien järjestäminen haastavaa.
Tällöin keskeisenä kysymyksenä on, kuinka varmistan kaikkien osallistujien yhtäläiset osallistumisen mahdollisuudet ja keskinäisen vuorovaikutuksen ryhmässä. Hybridikokoukset ovat kaikkein haastavimpia ohjata, sillä pelkästään tasavertaisten puitteiden luominen on haastavampaa kuin puhtaasti lähi- tai etätilaisuuksissa.
Hybriditilaisuuksien sudenkuopat
- Tekniset edellytykset: Varmista, että sekä sinulla järjestäjänä että osallistujilla on riittävät tekniset välineet ja taidot osallistua tilaisuuteen. Testaa tekniikkaa etukäteen ja tarvittaessa valmenna teknisissä taidoissa osallistujia. Ota huomioon myös tilatekniset ratkaisut.
- Useampi vastuurooli: Ohjatessa kahta ryhmää (lähi- ja etäryhmä) on parasta varmistaa, että molemmilla ryhmillä on oma samassa tilassa (paikan päällä ja verkossa) toimiva fasilitaattori. Lisäksi saatetaan tarvita kolmas henkilö vastaamaan tilatekniikasta. Suunnitelkaa tilaisuus yhdessä ja varmistakaa saumaton yhteistyö. Sopikaa päävastuussa olevasta henkilöstä, jolla on oikeus tehdä tarvittaessa kesken tilaisuuden muutoksia suunnitelmaan.
- Aika: Suunnittele ajankäyttö molempien ryhmien osalta realistiseksi ja varmista, että aikaa on myös varattu keskusteluiden yhteen vetämiseksi. Huomioi, että monipaikkainen keskustelu on hitaampaa kuin samassa tilassa keskustelu.
- Kuppikunnat: Kun osa on lähitilaisuudessa ja toiselta osallistuvat omilta laitteiltaan, on näiden kahden ryhmän välille vaikea rakentaa keskusteluyhteyksiä pienryhmissä. Samoissa pienryhmissä työskenneltäessä muutamat henkilöt lähentyvät näkemyksissään toisiaan (ns. kuppikunta efekti) ja tämän jälkeen on entistä vaikeampaa rakentaa koko ryhmän yhteistä ymmärrystä esim. päätöksentekotilanteessa. Varmista toistuvissa tilaisuuksissa, etteivät aina samat henkilöt ole etänä.
Ryhmällä on yhteistyössä suuremmat onnistumisen mahdollisuudet, mikäli voit vetäjänä rajata tilaisuuden yksipaikkaiseksi. Yksipaikkainen lähitilaisuus tai puhdas etäkokous on helpompi ohjata tarjoten tasavertaisen mahdollisuuden osallistumiseen. Pohdi, voitko hybridikokouksen sijaan pyytää kaikkia osallistumaan omalta tietokoneeltaan ja omasta tilasta.
Tässä periaatteena on: “Jos yksikin on etänä – kaikki ovat etänä”.
Kun tilanne edellyttää sekä lähi- että etäosallistumisen mahdollistamista, tässä muutama ratkaisuidea hybriditilaisuuksien toteuttamiseen:
- Käy osallistujien kanssa läpi yhteiset toimintatavat, kuinka tilaisuuteen osallistutaan (esim. puheenvuoron pyytäminen)
- Helpota yhteistä keskustelua ja tilaisuuden seuraamista hyödyntämällä tekstipohjaisia ja visuaalisia keinoja (esim. chat, whiteboard)
- Rakenna turvallista ilmapiiriä tekemällä kaikki tilaisuuden osallistujat alussa näkyväksi (esim. ketkä osallistuvat yhteiseltä laitteelta)
- Varmista riittävän reilu aikataulu, jotta keskustelulle jää riittävästi tilaa (monipaikkainen keskustelu on hitaampaa kuin yksipaikkainen)
- Pyydä joku ryhmästä avuksi ohjeistamaan ja ohjaamaan etä- tai lähiryhmää
Kuka määrittelee kohtaamisen tavan ja paikan?
Uusi normaali edellyttää tilaisuuksien järjestäjiltä – tiiminvetäjiltä, projektipäälliköiltä, kouluttajilta ja muilta – entistä enemmän valmistautumista. Ennen kaikkea järjestäjän tulee varmistaa, että tilaisuuden osallistujat tietävät ennakkoon, mitä heiltä odotetaan osallistumisen osalta. Näin voimme luoda parhaat edellytykset yhteistyössä onnistumiselle.
Ottaaksemme ihmiset mukaan ja varmistaaksemme, että yhteinen tilaisuus on hyvin käytettyä aikaa, on toteutustavalla ja ennakkovalmisteluilla isosti merkitystä. Olisi kohtuutonta jättää osallistujan vastuulle valita, tuleeko hän paikan päälle vai osallistuuko hän etänä. On koollekutsujan vastuulla valita tilaisuuden tarkoituksen ja tavoitteen kannalta paras toteutustapa ja velvollisuus kommunikoida se selkeästi osallistujille.
Lähitilaisuus
+ Vuorovaikutus ja osallistuminen on helppoa ja luontevaa
+ Järjestäminen ja suunnittelu yksinkertaista
+ Paras toteutusmuoto erityisesti ristiriitatilanteiden käsittelyyn
– Matkustaminen vaatii aikaa ja aiheuttaa ympäristökuormitusta
– Tila- ja matkakustannukset
Etätilaisuus
+ Säästää aikaa, tila- ja matkakuluja sekä ympäristöä
+ Yleensä tekniset välineet ja taidot riittävällä tasolla hallussa
+ Usein helppo ja nopea toteuttaa
– Pitkässä juoksussa voi olla puuduttavaa
– Luonnollista ei-ohjattua tiimiytymistä/verkostoitumista ei tapahdu tauoilla
Hybriditilaisuus
+ Antaa osallistujalle mahdollisuuden valita itselleen parhaan tavan osallistua
+ Säästää aikaa ja matkakustannuksia etäosallistujien osalta
+ Toimiva toteutusmuoto esim. seminaareissa
– Vaatii tuplasuunnittelutyön etä- ja lähiosallistujien osalta
– Saattaa eri arvoistaa etä- ja lähiosallistujia, voi aiheuttaa ns. kuppikuntia
Työpaikoilla käynnissä oleva murros haastaa perinteisen johtamisen ja nostaa osallistavan johtamisen merkitystä entisestään. On selvää, että asiantuntija- ja tietotyössä monipaikkainen hybridityö on tullut jäädäkseen, ja sen mahdollistaminen tulee näyttäytymään organisaatiolle merkittävänä kilpailuetuna. Hybridityö edellyttää meitä määrittelemään uudelleen yhteistyön toimintatapoja.
Asiantuntijatyö muuttuu jälleen ja se vaatii uudelleen oppimista. Meidän tulee osata hyödyntää reaaliaikaisen yhteistyön hetket kokousten ja työpajojen muodossa entistä paremmin tuloksellisen toiminnan takaamiseksi. Yksisuuntaiset tiedotustilaisuudet onnistuvat hyvin suunniteltuna hybriditoteutuksena erinomaisesti. Työpajamuotoiseen työskentelyyn kannattaa jatkossakin varata yksipaikkaisessa ympäristössä yhteistä aikaa. Nyt on tilaisuus rakentaa entistä kestävämpiä toimintatapoja ja luoda parempaa kokouskulttuuria, joka palvelee monipaikkaista työtä ja luo edellytykset onnistuneelle yhteistyölle.
Jaa artikkeli verkostollesi somessa oheisten kuvakkeiden kautta.
Haluatko ymmärtää aihetta lisää? Lataa maksuton webinaaritallenne!
Kuinka parempaa kokouskulttuuria rakennetaan poikkeusolojen jälkeen ihminen edellä? Milloin järjestää etä-, lähi- ja hybriditilaisuuksia? Lataa maksuton webinaaritallenne, jos haluat ymmärtää, mitä vaaditaan vaikuttavan vuorovaikutuksen ja kohtaamisen kulttuurin rakentamiseen!
Lataa täältä maksuton webinaaritallenne!
Saammeko auttaa?
Tarvitsetko apua työpajatyöskentelyyn, jossa käsitellään muutosta ja luodaan hybridityön pelisäännöt? Autamme kehittämään organisaationne työskentelykulttuuria vastaamaan nykytilanteen vaatimuksia siten, että yhteinen työskentely sujuvoituu – sekä etänä että lähitilanteissa. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja vetämiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja sekä suomeksi että englanniksi.
