Vuorovaikutus verkossa voi olla sujuvaa

23.3.2018

Pidätkö etäkokouksia? Etäkoulutuksia? Virtuaalityöpajoja? Vedätkö hajautettua tiimiä? Tiesitkö, että virtuaalifasilitoinnin avulla voisit viedä verkkotilaisuutesi seuraavalle tasolle.

Tunnetko itsesi etäkokouksessa tai -koulutuksessa joskus kalaksi kuivalla maalla?

Tyypillisimmät haasteet verkkotilaisuuksissa ovat osallistujien hiljaisuus, huonosti määritellyt tavoitteet, aikataulun venyminen, epäselvät lopputulokset ja dokumentaation puuttuminen.

On siis vaikea palata edellisen kokouksen tuloksiin, muistaa mitä keskusteltiin ja sovittiin ja siten seurata sovittujen tavoitteiden etenemistä.

Lisäksi tilaisuuksien sujuvuutta saattavat häiritä tekniset vaivat: mikrofoni ei toimi, verkkoyhteys pätkii, yksi ei näe jaettua sisältöä koska liittyi kokoukseen mobiililaitteella.

Tilaisuuksien sujuvuutta saattavat häiritä tekniset vaivat.

Ja ehkä hankalin tapaus: kokous oli alun perin suunniteltu kasvotusten pidettäväksi ja viime hetkellä joku ilmoittaa osallistuvansa etänä.

Kuulostavatko haasteet tutuilta?

Mitä jos tekisit ”virtuaalista” tutumman ympäristön, jossa toimia?

”Virtuaali” on meille uusi toimintaympäristö

Etätyö on Suomen työelämässä kohtalaisen uusi ilmiö. Laitteet ovat kuitenkin nyt niin edullisia ja yhteydet niin nopeita, että etätyön suosio kasvaa valtavaa vauhtia. Toimistotkin muuttuvat: omista huoneista ja jopa omista työpisteistä luovutaan, kun työ siirtyy monitoimitiloihin, kotiin, co-working -tiloihin ja kahviloihin ympäri maan.

Verkkotilaisuuden vetäjänä vuorovaikutuksen sujuvuus on minun vastuullani.

Vuorovaikuttaminen verkon välityksellä on erilaista kuin kasvotusten. Tietyt itsestäänselvyydet helpottavat kasvotusten kommunikointia. Kuulemme vastapuolen tai -puolien puheen selkeästi; voimme lukea kasvojen ilmeitä ja kehonkieltä; voimme viittoa käsillämme; ja kaikki näkevät selvästi, kun keskustelun osallistuja haluaa puheenvuoron.

Kaikki tämä täytyy tehdä näkyväksi ja tietoiseksi kommunikaatioksi verkossa. Verkkotilaisuuden vetäjänä vuorovaikutuksen sujuvuus on minun vastuullani.

Miten sitten varmistan sujuvuuden, kun osallistujat ja kokoussisältö jakavat pahimmillaan A4-paperiarkin kokoisen näytön? Kun osallistujien ääniä ei erota toisistaan, koska ne kuuluvat ininänä pikkuruisten kaiuttimien kautta? Kun keskustelua on mahdoton kirjata muistiin kokonaisuudessaan, mutta pöytäkirjan avulla ei oikein aukea kokouksen anti?

Vuorovaikutus voi olla sujuvaa myös verkossa

Taitava virtuaalifasilitaattori ehkäisee suurimman osan ongelmista ennakkoon suunnittelemalla ja valmistelemalla tilaisuuden hyvin. Tilaisuuden aikana avainasioita ovat ryhmän virittäminen tilaisuuteen, psykologisesti turvallisen ympäristön luominen sekä ryhmän fokusointi tilaisuuden tavoitteisiin.

Lyhyellä aloituskeskustelulla rajataan tilaisuuden kesto ja tarkoitus.

Osallistava isäntä tai emäntä varmistaa myös, että osallistujien odotukset ovat linjassa tilaisuuden tavoitteiden kanssa. Näin vältytään pettymyksiltä tilaisuuden lopussa, kun odotukset ja todellisuus eivät kohdanneetkaan. Lyhyellä aloituskeskustelulla rajataan tilaisuuden kesto ja tarkoitus sekä sovitaan yhdessä tavoitteet ja prioriteetit. Jos aika loppuu kesken, alhaisimman prioriteetin asiat siirtyvät seuraavaan kokoukseen.

Keskustelu virtuaaliympäristössä sujuu hyvin, kun on selvää kenen vuoro kulloinkin on puhua, miten pyydetään puheenvuoroja, mitkä asiat hoidetaan chatin kautta sekä mitkä asiat kirjoitetaan yhteisesti näkyviin ryhmämuistiin, esimerkiksi luonnoslehtiöön.

Tilaisuuden kruunaavat selkeät lopputulokset.

Ryhmämuistivälineiden avulla voi kerätä tietoa osallistujilta ja tehdä keskustelua sekä päätöksiä näkyväksi, mutta myös dokumentoida tilaisuuden tulokset.

Kun ryhmän haluaa energisoida, osallistujat jaetaan pienryhmiin. 2-3 hengen keskustelussa vireystaso nousee kummasti, kun jokainen pääsee ääneen.

Tilaisuuden kruunaavat selkeät lopputulokset. Koulutuksen lopussa osallistujat jakavat tilaisuuden parhaat oivallukset ja keskustelusta nousseet kysymykset. Työpaja päättyy selkeisiin yhteisiin tavoitteisiin (jos tarkoitus oli selkeyttää tavoitteita), ratkaisuihin (jos tarkoitus oli ideoida ratkaisuja haasteisiin) tai yhteisiin toimenpiteisiin.

Kun osallistujilla on tilaisuuden päätteeksi yhteinen ymmärrys käsillä olevasta aiheesta, voi virtuaalifasilitaattori päättää session hyvillä mielin.

Jonas Rajanto
fasilitaattori ja valmentaja, verkkotilaisuudet
Grape People Finland

Verkon vuorovaikutustaitoja voi oppia

Haluatko kokea sujuvan ja osallistavan verkkotilaisuuden? Kaipaatko inspiraatiota, uusia taitoja ja itsevarmuutta verkkotilaisuuksiin?

Kerro meille. Olemme täällä teitä varten.

vuorovaikutus verkossa

Tai lähetä viesti [email protected]le.fi

Tilaa valmennus

Onko verkko-osaamisen päivitys ajankohtainen tiimissäsi tai organisaatiossasi?

Kerro meille tilanteesta, tarpeista ja tavoitteista. Toteutamme tilaajan tarpeisiin suunniteltuja valmennuksia tilauksesta.

tarjous valmennus fasilitointi verkkotilaisuus

Pyydä tarjous valmennuksesta

Pyydä sparraussessio

Oletko suunnittelemassa uudenlaista tai vaativampaa verkkotilaisuutta? Kaipaatko sparrausapua?

sparraus fasilitointi verkkotilaisuus

Pyydä sparraussessio valmentajan kanssa

Tutustu valmennusohjelmaan

Tutustu virtuaalifasilitoinnin valmennukseemme esitteen avulla.

esite valmennus verkkotilaisuus virtuaalifasilitointi

Lataa valmennusesite

Tietoa kirjoittajasta

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

 Jonas Rajanto
 @VirtualJonas
Videoesittely