Aluehallintoviraston logo

CASE Aluehallintovirasto: Koulutuksiin yhdenmukaisuutta, laatua ja tunnistettava brändi

Aluehallintovirasto hoitaa toimialueellaan opetus- ja kulttuuriministeriön toimialaan kuuluvia tehtäviä, jotka liittyvät opetukseen ja varhaiskasvatukseen sekä kirjasto-, liikunta- ja nuorisotoimeen. Yhtenä tärkeänä tehtävänä on ohjata ja neuvoa näillä aloilla työskenteleviä. Heidän osaamisensa kehittymisen tueksi Aluehallintovirasto tarjoaa esimerkiksi täydennyskoulutusta.

Aluehallintoviraston opetus- ja kulttuuritoimi järjestää satoja koulutuksia vuodessa – valtaosin virtuaalisesti. Kouluttajat ovat oman alansa asiantuntijoita ja jokainen pitää koulutukset omalla tavallaan ja persoonallaan.

Edellisestä hankkeesta oli noussut tarve yhdenmukaistaa AVIn koulutuksia ja vahvistaa AVIn brändiä korkealaatuisen koulutuksen tuottajana. Koulutusten järjestämiseen haettiin yleisesti toimivia käytäntöjä, skaalautuvuutta ja omille kohderyhmille sopivia toimintatapoja.

AVIn opetus- ja kulttuuritoimen koulutuksissa hyödynnetään eri alojen kärkiasiantuntijoita kouluttajina. AVIn asiantuntijat varmistavat omalla toiminnallaan koulutusten yhdenmukaisuuden ja korkean laadun. Koulutuksia valmistellaan yhteistyössä vaihtelevilla kokoonpanoilla. Suunnittelukokousten onnistuminen on avainasemassa tavoitteiden toteutumisen kannalta. Näille asiantuntijoille päätettiin tarjota etäfasilitoinnin valmennusohjelma, jotta taidot saataisiin uudelle tasolle.

Grape People valittiin kumppaniksi, koska valmennusten sisällöt kohtasivat henkilöstön osaamisen kehittymisen tarpeet hyvin.

Suuret suunnittelukokoukset osallistaviksi

Petja Pyykkönen, Aluehallintovirasto
Petja Pyykkönen, projektipäällikkö, aluehallintoviraston opetus- ja kulttuuritoimi

Ratkaisussa haluttiin erityisesti painottaa erilaisia suunnittelukokouksia, joihin osallistuu 6–40 henkilöä. Tyypillisiä haasteita suurissa etäkokouksissa ovat mm. kaikkien tasapuolinen huomioiminen, virtuaalityökalujen täysipainoinen hyödyntäminen sekä kokouksen tavoitteisiin pääseminen aikataulussa.

Valmennusohjelman valmisteluun osallistuivat aluehallintoviraston opetus- ja kulttuuritoimen projektipäällikkö Petja Pyykkönen sekä opetustoimen ylitarkastaja ja tiiminvetäjä Kati Koskiniemi.

Suunnittelimme yhteistyössä kolmiosaisen valmennusohjelman seuraavine moduuleineen:

  1. Onnistumisen edellytykset etä- ja hybridikokouksissa: mitkä tekijät vaikuttavat osallistujien motivaatioon ja keskittymiseen? Miten luomme hyvät puitteet kaikkien osallistumiselle?
  2. Virtuaalityöpajat ja ryhmän sitouttaminen: miten rakennetaan yhteistä ymmärrystä ja yhteistä suuntaa vaihe kerrallaan? Miten edetään eri lähtökohdista kohti yhteisiä tavoitteita, ratkaisuja ja toimenpiteitä?
  3. Etäfasilitoinnin harjoittelu. Ennen tätä osallistujat valmistelivat itsenäisesti yhden työskentelyvaiheen, jonka he fasilitoivat parityönä viimeisessä tapaamisessa. Valmentajan tuella jokainen johti vuorollaan ryhmän työskentelyä ja pääsi näin soveltamaan opittua käytäntöön.
ruutukaappaus jossa piirroksia aikajanalla
Osallistujat piirsivät oman itsevarmuutensa fasilitaattorina aikajanalle

Kukin moduuli suunniteltiin toiminnalliseksi. Luentomaisten alustuksien lisäksi kokeiltiin yhdessä Teamsin toimintoja, käytettiin jaettuja muistioita ja tehtiin ryhmätöitä. Käytännöllisyys oli kaiken keskiössä.

Pakoon ei pääse, mutta hyvä niin

Kati Koskiniemi, Aluehallintovirasto
Kati Koskiniemi, ylitarkastaja, aluehallintoviraston opetus- ja kulttuuritoimi

Intensiivinen valmennusohjelma poiki paljon palautetta. Valmennuksen tilaajanakin toiminut Petja Pyykkönen osallistui valmennusohjelmaan itsekin ja kuvaili kollegoitaan energisiksi ja innostuneiksi. “Osallistujat levittivät sanaa valmennuksesta heti ensimmäisen tapaamisen päätyttyä.”

Osallistujat kehuivat valmennuksen rytmitystä, tiedon esittämistä, selkeitä malleja, visualisointia. “Valmennustyylistä huomasi, että kyseessä on ammattilainen”, täydentää Kati Koskiniemi.

Muita palautteita osallistujilta:

“Kuuntelit ryhmän toiveita ja reagoit tarpeisiimme.”

“Pakoon ei pääse, mutta hyvä niin. Valmennuksessa tiesi, että joutuu olemaan äänessä. Toisaalta kaikki uskalsivat ja halusivatkin sanoa jotakin.”

“Aluksi ei yhtään tiennyt, mihin on tullut. Mutta sitten tuli ahaa-elämys: juuri tätä tarvitsen – työn ytimeen uusia menetelmiä, uutta ajateltavaa.”

Kokouskulttuuri on muuttunut osallistavammaksi

Yhteistyötä jatkettiin jo valmennusohjelman aikana: AVIn johtajille järjestettiin oma tiivistetty valmennus ja lisäksi ruotsinkielisille asiantuntijoille valmennus heidän äidinkielellään.

Pyykkönen ja Koskiniemi kiteyttävät valmennusrupeaman tuloksia:

"Valmennuksen jälkeen olemme huomanneet useampien kollegoiden viittaavan fasilitointivalmennuksesta saatuihin ideoihin. Käytännöllisiä vinkkejä on helppo ottaa omiin kokouksiin tai tilaisuuksiin pysyväksi toimintatavaksi.

Kokouskulttuurimme on muuttunut osallistavammaksi. Ennen pohdimme, miten sen voisimme tehdä - nyt meillä on siihen työkaluja. Tämä näkyy sekä sisäisissä että verkostojemme kokouksissa. Täydennyskoulutuksistamme on tullut laadukkaampia, koska osaamme huomioida osallistujat paremmin. Osaamme nyt taklata erityisesti webinaarien ja hybriditilaisuuksien mukanaan tuomat haasteet paremmin."

Kuinka voimme auttaa teitä onnistumaan?

Fasilitointia voi hyödyntää lukuisissa työelämän tilanteissa. Anna meidän auttaa yhdistämään asiantuntijoidenne osaaminen yhteisten tavoitteidenne saavuttamiseksi.  Valmennamme tarvittavat taidot henkilöstönne tai tulemme ulkopuoliseksi tueksi teille tärkeään tilaisuuteen. Kalleinta on yhdessä käytetty aika – me teemme siitä aidosti arvokasta.  Kun haluat takeet tuloksellisista tilaisuuksista, olemme oikea valinta kumppaniksenne. Lupauksemme on, että yhteistyössä kanssamme ette koskaan jää yksin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi. Toimivampi yhteistyö tuo parempia tuloksia!