Virtuaalifasilitoinnin perusteet

Digitalisoitumisen myötä ja liikkuvan työn suosion lisäännyttyä tarve etäkokousten järjestämiselle organisaatioissa on kasvanut merkittävästi. Hajautetut tiimit ja niiden ohjaamiseen liittyvät etäpalaverit eivät ole enää pelkästään suurten kansainvälisten organisaatioiden välttämätön paha. Parhaimmillaan oikein järjestetty etäkokous tehostaa koko tiimin toimintaa ja luo säästöjä organisaatiolle. Pahimmillaan ne ovat jopa suurempia aikasyöppöjä kuin huonosti järjestetyt perinteiset tapaamiset.

Onnistuneen etäkokouksen järjestämiseen vaaditaan tietty määrä teknologista ymmärrystä ja sosiaalisia taitoja. Parhaaseen lopputulokseen päästään kun oivalletaan, miten digitaalisia työvälineitä hyödyntämällä saadaan aktivoitua osallistujat, ohjattua keskustelua kohti tapaamiselle asetettua tavoitetta ja saavutettua ryhmätyöskentelyn täysi potentiaali virtuaalisessa ympäristössä.

Virtuaalifasilitointi pyrkii samaan kuin perinteinen fasilitointi: yhteisen ymmärryksen ja yhteisen tahtotilan luonti, jotta pääsisimme eteenpäin. Erilaiset olosuhteet vaativat fasilitaattorilta kuitenkin ylimääräisiä taitoja.

Virtuaalifasilitointi pyrkii samaan kuin perinteinen fasilitointi: yhteisen ymmärryksen ja yhteisen tahtotilan luonti, jotta pääsisimme eteenpäin. Erilaiset olosuhteet vaativat fasilitaattorilta kuitenkin ylimääräisiä taitoja.

Virtuaalifasilitoinnin perusteet pähkinänkuoressa

Ongelma: Etätapaamisten haasteet liittyvät hyvin pitkälti samoihin ongelmakohtiin kuin face-to-face tapaamisten. Tämän lisäksi etänä järjestetyissä tapaamisissa ilmenee omanlaisiaan ongelmia, kuten osallistujien huomion herpaantuminen ja fyysisen kanssakäymisen puutteen aiheuttama osallistamisen vaikeus. Etäkokousten suurimmat vahvuudet ja heikkoudet liittynevät kumpikin etäkokouksen tekniikkaan. Kokouksiin osallistutaan pääasiallisesti tietokoneelta, joka mahdollistaa tehokkaan yhteistyön, mutta tarjoaa osallistujille samalla loputtoman määrän ärsykkeitä, jotka vievät helposti huomion itse asialta.

Kenelle: Virtuaalifasilitoinnin perusteet tarjoavat avun kaikille niille, jotka haluavat tehostaa etäkokouksiaan ja saada parempia tuloksia aikaiseksi. Valmennus sopii muun muassa hajautettujen tiimien vetäjille, projektipäälliköille, myyjille ja kehitysasiantuntijoille – kaikille, jotka järjestävät paljon etäkokouksia kollegoiden tai asiakkaiden kanssa.

Mitä: Valmennuksessa opitaan soveltamaan face-to-face tapaamisista juonnettuja fasilitoinnin menetelmiä virtuaalisessa ympäristössä. Opit virtuaalifasilitoinnin parhaat toimintatavat, saat käytännönläheisiä vinkkejä virtuaalisen ryhmätyöskentelyn tehostamiseen sekä ymmärrät fasilitoinnin perusteet ja sisäistät fasilitaattorin roolin prosessin ohjaajana.

Hyödyt: Hyvin koordinoitu ja toteutettu etäkokous tarjoaa organisaatiolle monenlaisia hyötyjä. Oikein käytettynä etäkokouksissa hyödynnettävät kollaboratiiviset työvälineet, kuten ryhmämuisti, mahdollistavat samanaikaisen osallistamisen perinteisiä tapaamisia tehokkaammin. Valmennuksen avulla vahvistat osaamista etäkokousten järjestämisessä ja varmistat ettei etänä työskentelevien tiimien aika valu hukkaan. Valmennukseen osallistuvat oppivat hyödyntämään etäkokouksille luonteenomaisen tehokkuuspotentiaalin ja välttämään niille ominaiset sudenkuopat.

Sisältö: Virtuaalifasilitoinnin perusteet -valmennuksemme on jaettu kolmeen osaan. Kussakin osassa käsitellään yksi kolmesta yleisimmästä etäkokouksen tyypistä: Osallistava esitys, kehitystyöpaja ja statuspalaveri. Valmennukset voidaan räätälöidä toimimaan itsenäisinä osioina tai valmennussarjana.

Valmennus järjestetään etänä, jolloin jo sen aikana päästään ottamaan tuntumaa virtuaalisiin työvälineisiin.

Yhden osion kesto on 2,5-3 tuntia. Tämän lisäksi valmennukseen kuuluu aina ns. tekninen tsekki, jossa käydään läpi laitteiden ja yhteyksien toimiminen ennen varsinaista valmennusta.

Miten Virtuaalifasilitoinnin perusteet eroavat Fasilitoinnin perusteet -valmennuksesta?

Grape People on fasilitoinnin ammattilainen ja valmentamamme menetelmät ovat nimenomaan fasilitoinnin menetelmiä. Myös Virtuaalifasilitoinnin perusteissa siis sivutaan osittain samoja asioita kuin suosituissa Fasilitoinnin tehopakkaus -valmennuksissamme. Virtuaalifasilitoinnin perusteissa keskitymme fasilitoinnin menetelmien hyödyntämiseen kuitenkin etäkokousten näkökulmasta. Fasilitoinnin perusperiaatteet ja fasilitaattorin rooli pysyvät siis samoina, mutta esimerkiksi osallistamisen keinot vaihtelevat. Tämän lisäksi Virtuaalifasilitoinnin perusteissa käymme läpi esimerkiksi hyviä etäkokouskäytöjä ja niihin liittyvää tekniikkaa: kalenterikutsut, ruudunjaot, kokouksen oikeudet, virtuaaliset valkotaulut ym.

Jos perinteinen fasilitointi on sinulle tuttua niin tulet huomaamaan, että samaiset menetelmät ovat sovellettavissa myös virtuaalisissa tapaamisissa.

Mitä erityistaitoja virtuaalifasilitoinnissa tarvitaan ja hyödynnetään?

Järjestelmien kehityttyä virtuaalikokouksen järjestäminen ei sinänsä vaadi suurta teknologista osaamista. Useimmiten nykyaikaiset laitteet ja sovellukset toimivat etäkokouksissa automaattisesti ilman suurempia ponnisteluita.

Tekniikan näkökulmasta suurin tehokkuusharppaus saavutetaan sisäistämällä, miten käytössä olevia työvälineitä hyödynnetään monipuolisesti ja osallistavasti. Tärkeää on siis hahmottaa, mitä eri fasilitoinnin menetelmiä ja ryhmätyöskentelyä tukevia toiminnallisuuksia työkalut tarjoavat. Olisiko sinulla esimerkiksi tullut mieleen hyödyntää käyttämäsi työkalun valkotaulua ideoiden keräämiseen ja ryhmän aktivoimiseen?

Tärkeimmät virtuaalifasilitoinnissa hyödynnettävät taidot liittyvät kuitenkin sosiaaliseen kanssakäymiseen, vuorovaikutukseen ja kokouksen prosessin ohjaamiseen. Etäpalaverien suurimpia ongelmia ovat keskustelun suunnan puute ja osallistujien huomion herpaantuminen. Taitava fasilitaattori pitää etäkokouksen hallussa, etenee napakasti agendan ja aikataulun mukaan, osallistaa ja mahdollistaa keskustelun ohjaten tilannetta määrätietoisesti kohti tapaamiselle asetettua tavoitetta. Fasilitaattori huolehtii siitä, että kokous päättyy haluttuun lopputulokseen, oli kyseessä sitten seuranta-, tiedonjako-, tai ideointipalaveri.

Lue blogista miten tunnetiloja pystyy lukemaan etäkokouksessa >

Entä onko videon käyttäminen etäkokouksessa hyvä idea? >

Virtuaalifasilitoinnin perusteet on käytännönläheinen valmennus

Järjestämme valmennuksen virtuaalisena niillä samoilla työkaluilla, joita osallistujat myöhemmin etätapaamisissaan käyttävät. Valmennuksessa vuorotellaan teorian ja käytännön kokeilun kanssa. Näin osallistujat saavat hyvän käsityksen siitä, mitä valmentaja teki ja miksi näin toimittiin. Käytännönläheisen harjoittelun kautta hyväksi havaitut mallit ja toimintatavat on helppo omaksua myös omiin kokouksiin.

Valmennuksessamme ripaus tekniikkaa yhdistyy tehokkaaseen ryhmän ohjauksen keinoihin. Opitut menetelmät ovat fasilitointimenetelmiä, mutta organisaatiossa käytössä oleva työkalu vaikuttaa aina siihen, miltä ratkaisu käytännössä näyttävät. Taataksemme osallistujille parhaan mahdollisen käytännön opin, pyrimme aina mukauttamaan valmennuksemme asiakkaan digitaalisen työympäristön mukaan. Mikäli asiakkaalle ei ole toiveita järjestelmän suhteen, järjestetään valmennus yritysmaailmassa suositulla Skype for Business -järjestelmällä.

Avoimet virtuaalifasilitoinnin valmennukset

Katso tulevat avoimet valmennuksemme tapahtumista.

Organisaatiokohtaiset virtuaalifasilitoinnin valmennukset

Avoimia valmennuksia järjestetään vain muutama vuodessa ja niissä ohjelma on ennalta määritetty. Toteutamme kaikkia avoimia valmennuksia myös tilauksesta ja silloin valmennus on mahdollista sovittaa organisaation tarpeisiin.

Organisaatiokohtaisissa fasilitointivalmennuksissa voidaan suunnitella osallistujien kanssa yhdessä selkeä malli ja valita parhaat työskentelytavat organisaatiossa toistuvien ryhmätilanteiden ohjaamiseen. Harjoittelemalla mallin käyttöä ja analysoimalla sen toimivuutta lisätään rohkeutta ja soveltavia taitoja, joita tarvitaan uusien toimintatapojen käyttöönotossa juuri kyseisessä organisaatiossa.

Fasilitointivalmennuksen vaikuttavuutta voidaan lisätä osallistujien tilanteiden ennakkokartoituksella sekä valmennukseen jälkeen toteutettavalla virtuaalisella seurantapalaverilla. Näin uusien toimintatapojen käyttöönottoa voidaan tukea sekä ja eteen tulleita haasteita ratkoa yhdessä.

Asiakastarinat

Tieto – Hyödyllistä jokaiselle virtuaalisessa tiimissä työskentelevälle
Olemme tehneet yhteistyötä Grape Peoplen kanssa jo useita vuosia. Tavoitteemme oli kiinnittää huomiota työntekijöidemme yhä kasvavaan tarpeeseen hallita tilanteita virtuaalisessa ympäristössä. Grape People on valmentanut vuosien saatossa suuren määrän Tiedon työntekijöitä… Lue lisää >

Kysy lisää tai pyydä tarjous

Jos haluat kysyä jotakin liittyen virtuaalifasilitointiin, kirjoita viesti chattiin tai ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella.

Ota yhteyttä

Soita heti Jyrille, jos haluat haarukoida tarvetta + tilannetta 040 546 2332

Pyyntö lähetetään osoitteeseen [email protected]




Kieli *