Kuinka usein päivän kalenteria täyttävät palaverit tuntuvat enemmän ajanhukalta kuin yhteisen suunnan selkeyttäjiltä? Moni meistä istuu kokouksissa, joissa ei tunnu tapahtuvan mitään konkreettista – samat asiat toistuvat kerta toisensa jälkeen ja yhteinen aika valuu hukkaan. Valitettavan suuri osa ihmistä kokee juuri näin. Ja erityisesti etäkokouksia syytetään yhteisöllisyyden heikkenemisestä. Tässä 8 keinoa kokoustuskaan.
Paremmat palaverit
1) Kysy vielä kerran onko kokous pakko pitää
Jos kyseessä on vain yksisuuntainen viestintä, on siihen paremmatkin keinoit kuin kokoustaminen – pistä pikaviestiä tai nauhoita vaikka video tiimin katsottavaksi. Palaveri on järkevää järjestää vain silloin, kun vuorovaikutukselle on todellinen tarve.
Ole hyvä – pelkästään tällä keinolla suurin osa kokouksista jäisi pitämättä – olet juuri raivannut kalenteristasi 70 % kokouksista kaatopaikalle!
2) Kohtuullisen kokoinen tavoite suhteessa aikaan
Sen sijaan, että hyppäämme suoraan asiaan, pysähdytään hetkeksi miettimään, miksi kokoonnumme ylipäätään. Yhteinen päämäärä ja selkeä tavoite auttavat varmistamaan, että kaikki osallistujat tietävät, mitä kokouksella tavoitellaan. Hyvä kokouksen vetäjä pohtii tämän jo ennen kokousta kuntoon ja kertaa osallistujille kokouksen alussa.
Aikataulussa pysyminen vaatii prosessin suunnittelua – mietitään ennalta, mitä voidaan käytettävissä olevassa ajassa realistisesti saavuttaa. Jos aikaa ei ole mahdollista lisätä, pilkotaan tavoitetta pienemmäksi, ja tarvittaessa palastellaan se useampaan palaveriin.
3) Älä päästä ketään kokoukseen ”vain kuulolle”
Liian usein ongelmana on liikaa osallistujia, liian vähän vuorovaikutusta. Kuunteluoppilaat heikentävät kaikkien osallistujien sitoutumista. Osallistujien määrä on syytä rajata tarkasti, jotta paikalla ovat vain ne, jotka aidosti tuovat lisäarvoa keskusteluun. Salli myös kokouksesta kieltäytyminen – varsinkin, jos henkilön osallistuminen ei ole kokouksen kannalta välttämätöntä. Jälkikäteen tiedon jakaminen niille, jotka eivät olleet paikalla, varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla.
4) Vetäjä, ohjaa keskustelua
Jos kukaan ei ohjaa keskustelua, yksi puhuu puusta, toinen metsästä ja kolmas niistä neulasista. Ihmiset ajattelevat eri tahtisesti ja prosessoivat asioita eri vaiheiden kautta. Vetäjän tehtävä on ohjata keskustelua johdonmukaisesti ylätasolta kohti konkretiaa niin, että kaikki saavat tilaisuuden osallistua ja myös eriävät mielipiteet tulevat kuulluksi. Tämä vaatii taitoa tunnistaa, milloin antaa tilaa vapaalle ideoinnille ja milloin on aika ohjata keskustelu kohti päätöksentekoa. Älä anna osallistujien velloa vapaasti, vaan ohjaa keskustelua rohkeasti.
5) Kierrätä kokouksen vetäjän roolia
Kuinka usein samat henkilöt vetävät kokouksen toisensa jälkeen, ja usein juuri he johtoasemassa toimivat? Kokouksen vetäjältä, fasilitaattorilta, ei edellytetä esihenkilön asemaa – jokainen voi ottaa vetovastuun vuorollaan. Tällä tavalla luodaan ilmapiiri, jossa jokainen kokee vastuuta ja omistajuutta yhteisen työn onnistumisesta. Ja jokainen voi myös vuorollaan keskittyä sisällön käsittelyyn täysipainoisesti, kun yksi vastaa kokouksen prosessin ohjaamisesta.
6) Kirjaa ylös, jo kokouksen aikana
On turha toivo, että porukka pysyisi aiheessa, ellei aihe ja käsiteltävä kysymys näy koko ajan siinä silmien edessä keskustelun tukena. Hyvä käytänne on kysymysten lisäksi kirjata keskustelun tulokset jo kokouksen aikana näkyviin. Näin tulee samalla tehdyksi kokouksen muistiinpanot eikä kenenkään tarvitse turvautua muistinvaraisiin mielikuviin. Lopuksi on hyvä varmistaa osallistujien itsensä kirjaamana, kuka on sitoutunut tekemään ja mitä. Näin varmistamme, että sovitut asiat siirtyvät käytäntöön ja jokainen tietää, mitä seuraavaksi tapahtuu. Näin yhteistyö helpottuu myös kokousten ulkopuolella.
7) Riko koko ryhmän keskustelua pienryhmäkeskusteluilla
Ajan käyttö koko ryhmän keskusteluun on tehotonta – yksi puhuu, kaikki muut kuuntelee. Käytä koko ryhmän keskustelun sijaan pienryhmiä, myös etänä. Pienissä ryhmissä aiheiden käsittely on nopeampaa, ja harvoin jokaista osallistujaa tarvitaan kaikkien yksittäisten aiheiden käsittelyyn. Pienryhmät tehostaa kokouksen kulkua ja varmistaa, että tärkeät asiat käsitellään oikeissa kokoonpanoissa perusteellisesti.
8) Osallistuja, sinulla on osallistumisen vastuu
Vaikka vetäjän vastuulla on paljon ennakkovalmistautumisesta tilaisuuden ohjaamiseen ja sujuvaan juoksutukseen, palaverin onnistuminen riippuu myös osallistujista. Osallistujilta kysytään kykyä itsensäjohtamiseen, kiusausta välttää multitäskäystä ja valmiutta pitää huolta omasta vireystilasta, erityisesti etänä. Jokaisen osallistujan tulee olla valmistautunut antamaan panoksensa yhteiseen pöytään. Vetäjä esittää kutsun osallistua, mutta osallistuja valitsee itse, kuinka tähän kutsuun vastaa.
Helpotusta kokoustuskaan!
Edellisin vinkein voidaan palavereita kohentaa vain silloin, kun kalenterit ei ole umpeen tukotettuja. On kohtuutonta odottaa kokouksen vetäjältä parempaa panosta, jos hän juoksee edellisestä Teamsista suoraan seuraavaan. Jos kokouksia on kalenteroitu kasista viiteen, ei vinkeistä juuri ole apua. Tämä täytyy siis ratkaista ensin.
Harvemmin ja paremmin, ei usein ja hätäisesti
Virheellisesti luullaan, että yhteinen suunta ja tuloksellinen yhteistyö vaatisi jatkuvaa palaveeraamista. Jos porukalla, vaikkapa tiimillä tai projektiryhmällä, on selkeä käsitys suunnasta ja tavoitteet kirkkaana, ei ihmisiä tarvitse juoksuttaa kokouksissa jatkuvasti raportoimassa työn tuloksista. Annetaan ihmisille tilaa tehdä työtään rauhassa, yksin ja yhdessä, ja käytetään kallisarvoista yhteistä aikaa kokousten sijaan työpajamuotoiseen tekemiseen harvemmin ja paremmin valmistautuneena.
Miksi emme sen sijaan, että käytämme joka viikko tunnin projektiryhmän kanssa palaveeraamiseen, missä emme ehdi juuri muuta kuin kertoa, mitä emme ole ehtineet vielä edistää, käyttäisi käyttäisi kerran kuussa kolme tuntia tulokselliseen työpajatyöskentelyyn, jossa ehdimme ratkoa todellisia työn esteitä ja suunnitella seuraavia askelia?
Työpajoja kokousten sijaan on ratkaisu, jolla jatkuvasta kokouskaaoksesta päästään huokoisempaan arkeen ja tuloksellisempaan yhteistyöhön.
Jaa artikkeli verkostollesi alla olevista kuvakkeista!
Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista
Miten onnistua yhteistyössä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!
Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Parantamalla taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opi vuorovaikutteisissa ja käytännönläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Lue lisää avoimista fasilitointivalmennuksista
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
