Scrummarin ja projektipäällikön arjessa kokoukset ovat jokapäiväistä kauraa. Mutta kuinka usein lähdet palaverista miettien, että se oli silkkaa ajanhukkaa? Scrum masterit ja agile coachit eri organisaatioista kertovat samoista ongelmista: yksittäiset ihmiset aina äänessä, ideat eivät mene käytäntöön, samat aiheet toistuvat retroissa, tiimiläiset eivät ota henkilökohtaista vastuuta asioiden edistämiseksi.
Jos löysit itsesi edeltävästä kuvauksesta, et ole suinkaan yksin! Olet tullut oikeaan paikkaan.
Kokousten tyypilliset haasteet
Olemme tehneet pitkään töitä ketterien IT-talojen kanssa ja törmänneet jo tutuiksi tulleisiin haasteisiin. Haastattelimme scrum mastereita ja agile coacheja, jotka tunnistivat nämä keskeiset kokousten haasteet:
- jotkut osallistujat dominoivat keskustelua kun muut ovat hiljaa
- ryhmää ei saa ideoimaan
- päätöksiin ei sitouduta
- samat aiheet toistuvat retroissa
- tiimiläiset eivät ota henkilökohtaista vastuuta toimenpiteistä
Juurisyyt haasteiden takana
Kokemuksemme mukaan näiden oireiden juurisyyt ovat:
Yhteinen keskustelu isossa ryhmässä: Suurissa ryhmissä käyty keskustelu on usein tehotonta ja epätasa-arvoista, sillä tietyt persoonat voivat helposti dominoida puheenvuoroja.
Liian nopeasti konkretiaan: Tiimit saattavat kiirehtiä löytämään konkreettisia ratkaisuja sen sijaan, että antaisivat tilaa ideoiden kehittelylle ja syvemmälle pohdinnalle.
Toimenpiteiden henkilökohtaisuus puuttuu: Ratkaisut jäävät usein koko tiimin tasolle ilman, että niille nimetään vastuuhenkilöitä. Tämä johtaa siihen, ettei kukaan kanna vastuuta siitä, että asiat etenevät.
Ajanpuute: Lyhyt aika yleensä johtaa liian vähäiseen keskusteluun ja asioiden pintapuoliseen käsittelyyn.
Käytännön ratkaisut
Näihin juurisyihin löytyy täsmäratkaisut:
- Ryhmädynamiikan johtaminen: Yhdistelmä työskentelyä yksin, pienryhmissä ja koko ryhmässä
- Selkeä prosessi: Eteneminen vaiheittain tavoitteista toimenpiteisiin
- Vastuun jakaminen: Toimenpiteiden vieminen yksilötasolle
- Tavoitteen asettaminen: Aiheen rajaaminen, jotta se mahtuu annettuun raamiin
Nämä ratkaisut ovat hyödyllisiä eri pituisissa tilaisuuksissa, eri kokoisille ryhmille ja erilaisiin tavoitteisiin. Esimerkiksi retrospektiivi on konkreettinen tilanne, jossa soveltaa näitä ratkaisuja.
Case Gofore
Goforen konsultit vastaavat laajoista digiprojekteista ja monialaisesta yhteistyöstä, joten yritys on panostanut fasilitointitaitoihin. Kaikille työntekijöille avoimet fasilitointivalmennukset ovat erityisesti tukeneet konsultteja. Grape People on ollut valmennuskumppani vuodesta 2018, tarjoten koulutusta sekä lähitilaisuuksina että etänä. Etäkoulutuksissa noin 15 hengen ryhmät ovat osallistuneet kolmeen puolipäiväiseen sessioon. Koulutuksissa on ollut aktiivista keskustelua ja palaute on ollut erinomaista.
“Yhteistyö Grape Peoplen kanssa on ollut helppoa. Näin omasta roolistani käsin on hienoa, ettei minulta ole tarvittu ylimääräistä, vaan kommunikointi on ollut sujuvaa. Kyseessä ei ole ollut pelkästään valmennustilaisuuden sisällöllinen toteutus, vaan palvelu on ollut kokonaisvaltaista. Myös nopeat muutokset, mitkä ovat konsultointibisnekselle tyypillisiä, on pystytty huomioimaan hyvin.”
Fokuksessa retrospektiivi
Retro on usein toistuva kokousmalli ja siksi oivallinen tarkastelun kohde. Kun saat toimivan reseptin retron vetämiseen, pääset harjoittelemaan vetoa usein, jolloin taidot karttuvat nopeasti. Samat lainalaisuudet pätevät muihinkin tapaamisiin kuin retroihin, jolloin voit hyödyntää oppeja muissakin tiimi- ja asiakastapaamisissa.
Mikä on retro?
Retrospektiivit, eli retrot, ovat tiimin yhteisiä tapaamisia, joissa tarkastellaan edellistä työjaksoa, sprinttiä tai projektia ja pohditaan, mikä sujui hyvin ja missä olisi parantamisen varaa. Ne ovat keskeinen osa ketteriä menetelmiä, kuten Scrumia ja Kanbania, ja niillä pyritään edistämään tiimin jatkuvaa kehittymistä.
Retrojen ytimessä on antaa rehellistä palautetta, oppia menneistä kokemuksista ja kehittää konkreettisia keinoja yhteistyön parantamiseksi. Tavoitteena on tehdä näkyväksi sekä onnistumiset että haasteet, jotta tiimi voi rakentaa entistä toimivampia työskentelytapoja ja ratkaista mahdollisia esteitä, jotka haittaavat työskentelyä.
Osallistava retro – tehokkaampi tapa kehittää tiimiä
Valmennuksessa otamme tarkasteluun retromallin, joka hoitaa edellä listatut haasteiden juurisyyt. Tämän mallin voi toteuttaa esimerkiksi 60–90 minuutissa.
- Palautus tiimin yhteistyön tavoitteisiin: muistuttaa tiimiä siitä, mitä aiemmin on sovittu ja mihin retrolla pyritään.
- Nykytilan ymmärtäminen: pienryhmissä keskustellaan siitä, mikä toimii ja mikä ei. Ryhmät tuottavat ratkaistavia aiheita.
- Ratkaisujen luominen: tiiminjäsenet jakautuvat ryhmiin ratkomaan tärkeimmiksi koettuja aiheita.
- Toimenpiteistä sopiminen: jokainen pohtii toimenpiteitä, joihin itse sitoutuu.
Kompetenssit kokousten pelastamiseksi
Hyvä fasilitointi muuttaa puuduttavat tapaamiset tehokkaiksi sessioiksi, joissa kaikki osallistuvat, saadaan konkreettisia tuloksia ja päätöksiin sitoudutaan. Fasilitointi on kykyä ohjata keskustelua, innostaa porukkaa ja varmistaa, että kaikki kulkevat kohti yhteistä päämäärää. Fasilitointi on avain sujuvaan yhteistyöhön ja parempiin tuloksiin.
Osallistujat kertovat
Previous
Next
Valmennus sinulle
Järjestämme kaikille avoimia fasilitointivalmennuksia, joissa oppii fasilitoinnin ydinkompetenssit ja parhaat yleishyödylliset menetelmät, joiden avulla suunnittelet ja johdat erilaisia ryhmätilanteita onnistuneesti.
Asiakkaat kertovat
CASE Lapti
Lapti on monipuolinen ja vakavarainen suomalainen rakennusalan toimija. Lapti rakentaa huolella hyvän elämän puitteita ympäri maan: asuntoja, toimitiloja sekä...
CASE Gofore – eettisen digimaailman pioneeri
Gofore on digitaalisen muutoksen asiantuntija. Goforelaisia on Suomessa, Saksassa, Itävallassa, Espanjassa, Virossa ja Italiassa yli 1400 alan johtavaa asiantuntijaa....
CASE AFRY MCD: Workshop facilitation skills for management consultants
AFRY Analysts, Consultants, and Managers in Energy, Bioindustry and Sustainability from around the globe use facilitation skills to manage...
CASE Oulun yliopisto
Oulun yliopisto on kansainvälisesti toimiva tiedeyliopisto, joka tuottaa uutta tieteellistä tietoa ja siihen perustuvia ratkaisuja sekä kouluttaa tulevaisuuden suunnannäyttäjiä....
CASE Solita: Yhdistelmä välittämistä ja korkeaa autonomiaa
Solita on enemmän kuin teknologia-, data- ja designyritys – se on muutosvoima, joka luo uusia toimintatapoja ja palveluja paremman...
CASE Valtori
Valtori on valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimiva virasto. Valtori tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ict-palvelut sekä korkean varautumisen ja turvallisuuden vaatimukset täyttäviä tieto-...
Valmennus teille
Räätälöimme tarpeisiinne sopivan valmennuksen, jonka avulla scrummarit, projektipäälliköt, agile coachit yms. saavat riittävät fasilitointitaidot työpajojen menestyksekkääseen johtamiseen.
Näin yhteistyö etenee
1. Tarvekartoitus
Selvitämme tarpeenne lyhyellä kartoituspuhelulla.
2. Tarjous
Saatte meiltä selkeän tarjouksen tilaisuuden suunnittelusta ja toteutuksesta kokonaisuutena.
3. Suunnittelu
Sovimme kanssanne suunnittelupalaverin, jossa yhteistyössä varmistamme, että tilaisuuden tavoitteet toteutuvat.
4. Toteutus
Toteutamme tilaisuuden kanssanne ja dokumentoimme työn tulokset sekä toimitamme mahdolliset oheismateriaalit.
5. Reflektointi
Reflektiopuhelussa arvioimme kanssanne yhteistyössä onnistumista ja tilaisuuden tavoitteiden toteutumista.
Esimerkkivalmennus
Valmennukset räätälöidään aina asiakkaan tarpeeseen. Alla esimerkki toteutuksesta:
Ensimmäinen päivä kasvotusten klo 9–16.30
- Aloittaminen ja psykologisen turvallisuuden luominen
- Mitä fasilitointi on?
- fasilitaattorin roolin ymmärtäminen ja miten sitä soveltaa
- peruskonseptien treenaus: rooli, ideoiden luonti, ideoiden valinta ja ryhmämuisti
- Osallistava retrospektiivi
- nykytilan ymmärtäminen
- ratkaisujen luominen
- toimenpiteistä sopiminen
- Työpajamalleja
- käsitellään miten opituilla konsepteilla vedetään erilaisia tilanteita, kuten ryhmäpäätöksen teko, kehitystyöpaja tai projektin riskien kartoitus
Toinen päivä verkossa klo 9–12
- Aloitus ja ensimmäisen päivän kertaus
- Retrokokeilu verkossa yhdessä valituilla työkaluilla (esim. Teams + Miro)
- Miten fasilitoida etänä? Erot kasvotusten fasilitointiin.
- Toimenpiteet, joilla viedään omat opit arkeen
Fasilitointivalmennus pähkinänkuoressa
Valmennuksissa opitaan osallistavan työskentelyn tehokkaimmat menetelmät ja prosessit sekä suunnitellaan käytännön toimenpiteet, miten ne otetaan luontevasti käyttöön omassa työssä.
Valmennuksessa osallistujat oppivat fasilitoinnista kaiken oleellisen: fasilitoinnin periaatteet, merkityksen ja mahdollisuudet; ryhmänvetäjän eri roolit; erilaisten osallistujien tarpeiden tunnistamisen; työpajan suunnittelun ja valmistelun; valmiita prosesseja eri työelämän tilanteisiin; sekä useita menetelmiä aloittamiseen, ryhmän virittämiseen, ideoiden tuottamiseen ja parhaiden ideoiden valintaan.
Fasilitointi on välttämätön taito kaikille, jotka toimivat ryhmien kanssa: tiiminvetäjille, konsulteille, esihenkilöille, projektipäälliköille, agile coacheille, palvelumuotoilijoille, lean-asiantuntijoille sekä kaikille organisaation ja henkilöstön kehittäjille, jotka haluavat kasvattaa osaamistaan ja täydentää työkalupakkiaan tehokkailla ryhmätyökaluilla.
Kokouksista, työpajoista ja muista ryhmätyötilanteista tulee helposti tehottomia, ellei niiden järjestämiseen ja läpivientiin löydy tarvittavaa osaamista. Osallistujamäärän kasvaessa tehottomien tapaamisten aiheuttamat ongelmat kasaantuvat.
Fasilitoinnin menetelmät poistavat turhan rönsyilyn keskustelusta luoden näin suoraa kustannussäästöä organisaatiolle. Yhteinen ajattelu ja päätöksenteko tapaamisissa helpottuu selkeän ja ohjatun prosessin tuloksena. Osaava fasilitaattori tuo osallistujat lähemmäs toisiaan mahdollistaen asiantuntijoiden osaamisen yhdistämisen. Tasapuolisesti päätöksenteossa mukana olleet osapuolet sitoutuvat henkilökohtaisella tasolla lopputulemaan ja työskentelevät tavoitteellisesti asioiden käytäntöön viemiseksi.
Fasilitointivalmennus voidaan toteuttaa sekä lähi- että etävalmennuksina ja näiden yhdistelmänä. Valmennuksen sisältö ja kesto suunnitellaan aina tapauskohtaisesti teille sopivaksi yhdessä valmentajamme kanssa. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan yhdessä teidän tarpeisiinne sopiva kokonaisuus.
Miksi valita Grape People koulutuskumppaniksi
Grape People on fasilitoinnin pioneeri Suomessa. Olemme auttaneet asiakkaitamme menestymään muuttuvassa maailmassa sekä kotimaisilla että kansainvälisillä markkinoilla jo 20 vuoden ajan.
Työelämän muuttuessa yhä monimutkaisemmaksi perinteiset tavat toimia eivät enää riittäneet. Tarvittiin uudenlaisia toimintatapoja, kysyttiin kykyä osallistaa. Grape People syntyi tästä tarpeesta vuonna 2003. Missiomme on levittää fasilitointitietoa ja -taitoja, jotta organisaatiolla olisi edellytykset menestyä nyt ja tulevaisuudessa.
Meillä on uniikki metodi fasilitoida, missä toimivilla työkaluilla lisätään dialogisuutta parhaiden prosessien oikeisiin vaiheisiin. Uskomme, että hyvässä ohjauksessa ihmiset ovat itse työnsä parhaita asiantuntijoita ratkaisemaan haasteet ja etenemään kohti yhteisiä tavoitteita.
Ammattifasilitaattorimme ovat tiimien ja organisaatioiden kehittämisen asiantuntijoita, jotka suhtautuvat työhönsä intohimoisesti. Olemme fasilitoineet tuhansia työpajoja ja valmentaneet kymmeniätuhansia fasilitaattoreita ympäri maailmaa.
Valmennuksemme ovat tämän kokemuksen ja pitkän tuotekehityksen lopputulos. Kun haluat takeet tuloksellisista tilaisuuksista, olemme oikea valinta kumppaniksenne.
Jutellaanko aiheesta?
Teitä palvelevat ammattifasilitaattori-valmentajat, jotka ovat intohimoisesti työhönsä suhtautuvia tiimien ja organisaatioiden kehittämisen asiantuntijoita. Ota yhteyttä, niin sovitaan maksuton etätapaaminen ja keskustellaan aiheesta lisää!
