Retrospektiivit eli retrot ovat ketterien tiimien tärkeä hetki pysähtyä, oppia ja parantaa toimintaa yhdessä. Niiden tarkoitus on luoda turvallinen tila, jossa tiimi voi jakaa kokemuksia, nostaa esiin onnistumisia ja löytää ratkaisuja haasteisiin. Kun retro toimii hyvin, se vahvistaa tiimin oppimiskykyä ja sitouttaa kehitykseen.
Mutta kovin usein retroissa sorrutaan fasilitaattorin näkökulmasta muutamaan salakavalaan ansaan. Näitä näkee jopa monissa retro-oppikirjoissa ja ansat vaanivat kokeneitakin scrum mastereita.
Tässä kolme yleistä kompastuskiveä ja vinkit, miten ne voi välttää
1. Pienryhmät unohtuvat ja keskustelu jää kapeaksi
Iso tiimi, koko ryhmän keskustelu ja lopputuloksena muutama äänekkäin hallitsee keskustelua. Hiljaisemmat, ujommat ja introvertimmät osallistujat jäävät sivuun. Osa näkökulmista ei tule näkyviin, ja aika loppuu kesken ennen kuin kaikkia on edes kuultu.
Ratkaisu on yksinkertainen: pienryhmät. Jaetaan tiimi kahden tai kolmen hengen porukoihin juttelemaan ja niin useammat uskaltavat ja ehtivät avata suunsa ja syntyy monipuolisempia näkökulmia. Lisäksi keskustelu etenee nopeammin ja rakentaa koko tiimin yhteistä ymmärrystä.
2. Toimenpiteisiin hypätään liian nopeasti
“Retroista pitää saada konkreettisia action pointteja.” Tämä ajatus on monelle tuttu ja se johtaa helposti siihen, että ratkaisujen ideointi ohitetaan kokonaan. Ongelma kirjataan ylös, ja heti perään ryhdytään miettimään, mitä pitäisi tehdä.
Tuloksena saadaan pinnallisia ratkaisuja, tai toimenpiteitä joista puuttuu konkretia.
Parempi tapa on antaa ideointivaiheelle tilaa. Ensin ideoidaan ratkaisuehdotuksia ilman turhaa arvottamista. Sitten yhdessä arvioidaan ja valitaan lupaavimmat. Vasta tämän jälkeen mietitään niihin konkreettiset seuraavat askeleet. Näin saadaan laadukkaampia ja konkreettisempia toimenpiteitä, jotka vievät tiimiä oikeaan suuntaan.
3. Sovitaan ensin tehtävät ja vasta sitten tekijät
Kolmas tyypillinen virhe on listata retroissa tehtäviä ja olettaa, että joku kyllä tarttuu niihin myöhemmin. Joskus tekijöitä ei edes yritetä nimetä tai sitten alkaa kiusallinen hiljaisuus, kun fasilitaattori kysyy “kuka haluaa ottaa tämän?”
Ei ihme, että moni tehtävä jää tekemättä.
Parempi kysymys on: “Mitä aiot itse tehdä, jotta nämä ratkaisut toteutuvat?” Näin saadaan tekijät ja toimenpiteet samalla. Sitoutuminen kasvaa, kun ihminen itse kertoo oman lupauksensa ja laittaa sen kenties vielä kaikkien näkyville chattiin tai seinälle. Eikä käy siten kuin yleensä, että loppujen lopuksi kaikki on scrummarin pöydällä.
Esimerkkiretro
Tässä fasilitaattorin ehdotus tunnin mittaisen retron rungoksi. Tätähän voi myös toki varioida, mutta lämmin suositus, että hoitaisi ensin nämä ryhmädynamiikan perusasiat kuntoon eli varmistaa ensin, että retroilla on vaikutusta ja että ne johtavat parannuksiin. Ja varioisi vasta sitten. Haluan uskoa, että toimiva retro koetaan mielekkäämmäksi kuin toimimaton mutta erilainen.
- 9.00
Aloitus, ja mahdollisesti peilaus viime kerralla sovittuihin juttuihin tai mahdollisesti sprint nollassa sovittuihin yhteistyön tavoitteisiin
- 9.05
Parikeskustelu, mikä yhteistyössä toiminut ja mikä ei. Halutessaan voi ottaa pari kommenttia yhteisesti, mitä juteltiin.
- 9.10
Ehdotukset aiheiksi. Kuka vaan, jolla on aihe saa ehdottaa kirjoittamalla sen lapulle (tai esimerkiksi Miro-boardille, jos ollaan etänä). Ja aiheita saa siis olla useampi toisin kuin useissa retromalleissa suositellaan! Esimerkiksi kymmenen hengen porukka hoitaa helposti kolme-neljä aihetta.
- 9.25
Kierretään fläpeillä (tai Teamsin breakout-huoneissa) osallistuen niihin aiheisiin, jotka itseä kiinnostavat. Keskustellaan ja kirjataan ratkaisuja.
- 9.40
Parin kanssa kävellään kaikki läpi ja laitetaan täppiä parhaille ratkaisuille.
- 9.50
Omat toimenpiteet lapuilla seinälle tai Miroon tai Teamsin chattiin. Jos aikaa on, toimenpiteistä kannattaa ensin jutella pienryhmissä ennen kuin laitetaan näkyville. Jalostuvat ja saavat tukea kavereilta.
- 10.00
Tilaisuus on päättynyt
Hyviä retroja!
Osallistava retro – tehokkaampi tapa kehittää tiimiä
Scrummarin ja projektipäällikön arjessa kokoukset ovat jokapäiväistä kauraa. Mutta kuinka usein lähdet palaverista miettien, että se oli silkkaa ajanhukkaa? Scrum masterit ja agile coachit eri organisaatioista kertovat samoista ongelmista: yksittäiset ihmiset aina äänessä, ideat eivät mene käytäntöön, samat aiheet toistuvat retroissa, tiimiläiset eivät ota henkilökohtaista vastuuta asioiden edistämiseksi.
Räätälöimme tarpeisiinne sopivan valmennuksen, jonka avulla scrummarit, projektipäälliköt, agile coachit yms. saavat riittävät fasilitointitaidot työpajojen menestyksekkääseen johtamiseen.
Jaa artikkeli verkostollesi alla olevista kuvakkeista!
Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista
Miten onnistua yhteistyössä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!
Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Parantamalla taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opi vuorovaikutteisissa ja käytännönläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Lue lisää avoimista fasilitointivalmennuksista
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
