Retrospektiivit, eli retrot, ovat tiimin yhteisiä tapaamisia, joissa tarkastellaan edellistä työjaksoa, sprinttiä tai projektia ja pohditaan, mikä sujui hyvin ja missä olisi parantamisen varaa. Ne ovat keskeinen osa ketteriä menetelmiä, kuten Scrumia ja Kanbania, ja niillä pyritään edistämään tiimin jatkuvaa kehittymistä. Retrojen ytimessä on antaa rehellistä palautetta, oppia menneistä kokemuksista ja kehittää konkreettisia keinoja yhteistyön parantamiseksi. Tavoitteena on tehdä näkyväksi sekä onnistumiset että haasteet, jotta tiimi voi rakentaa entistä toimivampia työskentelytapoja ja ratkaista mahdollisia esteitä, jotka haittaavat työskentelyä.
Tyypillinen retro
Retrospektiivit järjestetään yleensä 4–12 henkilön tiimeissä ja kestävät 30–60 minuuttia. Perinteinen retro alkaa siitä, että osallistujat keräävät plussia ja miinuksia esimerkiksi post-it-lapuille tai verkkotyökaluun, kuten Miroon. Tämän jälkeen ryhmä valitsee yhden tai joskus useamman miinuksen käsiteltäväksi. Sitten tiimi pyrkii keskustellen löytämään ratkaisuja kyseiseen haasteeseen, ja valitut ratkaisut lisätään esimerkiksi sprint backlogiin tai siirretään scrum masterin tai projektipäällikön hoidettavaksi.
Tyypillisen retron ongelmat
Monet ovat kuitenkin huomanneet näin vedetyissä retroissa haasteita: tietyt henkilöt ovat aina äänessä, ideat eivät tunnu menevän käytäntöön, samat aiheet tulevat esiin retrosta toiseen, retrot koetaan ajanhaaskaukseksi. Nämä ongelmat taas johtavat ratkaisuyrityksiin, että retroja lyhennetään entisestään, tai yritetään lisätä niiden kiinnostavuutta uusilla, erilaisilla menetelmillä ja sapluunoilla. Tässä kuitenkin ratkotaan enemmän oireita kuin juurisyitä.
Tyypillisen retron syvemmät ongelmat
Monet retron haasteista juontavat juurensa siihen, miten retrospektiivit on toteutettu:
- Yhteinen keskustelu isossa ryhmässä: Suurissa ryhmissä käyty keskustelu on usein tehotonta ja epätasa-arvoista, sillä tietyt persoonat voivat helposti dominoida puheenvuoroja.
- Liian nopeasti konkretiaan: Tiimit saattavat kiirehtiä löytämään konkreettisia ratkaisuja sen sijaan, että antaisivat tilaa ideoiden kehittelylle ja syvemmälle pohdinnalle.
- Toimenpiteiden henkilökohtaisuus puuttuu: Ratkaisut jäävät usein koko tiimin tasolle ilman, että niille nimetään vastuuhenkilöitä. Tämä johtaa siihen, ettei kukaan kanna vastuuta siitä, että asiat etenevät.
Ajanpuute: Lyhyt aika yleensä johtaa liian vähäiseen keskusteluun ja asioiden pintapuoliseen käsittelyyn.
Osallistava retro – tehokkaampi tapa kehittää tiimiä
Ja tässä se tulee: esimerkki retrosta, joka hoitaa edellä listatut juurisyyt. Hieman pidempi aika, esimerkiksi 60–90 minuuttia, antaa enemmän tilaa käsitellä asioita syvemmin ja sitouttaa tiimin jäseniä paremmin. Ja vaikka joka retroon ei saisikaan irrotettua näin paljon aikaa, ei haittaa edes joskus tehdä asiat keskustelevammin.
- Palautus tiimin yhteistyön tavoitteisiin (5 min)
Jos tiimi on aiemmin määritellyt yhteistyölle tavoitteita, retro voidaan aloittaa niihin palaamalla. Jos taas tavoitteita ei ole asetettu, voidaan käydä läpi viimeksi sovittuja parannuksia. Tämä muistuttaa tiimiä siitä, mitä aiemmin on sovittu ja mihin pyritään. - Nykytilan ymmärtäminen (15 min)
Alkuun parikeskustelu, mikä on toiminut ja mikä ei. Tämän jälkeen kuka tahansa voi ehdottaa aiheita käsiteltäväksi esimerkiksi post-it-lapuilla. Esimerkiksi 10 hengen tiimissä kolme-neljä aihetta on oikein sopiva määrä. Jos aiheita on enemmän, menee ratkaisuvaiheeseen enemmän aikaa. - Ratkaisujen luominen (25–40 min)
Jokaiselle käsiteltävälle aiheelle annetaan oma tila – joko fläppitaululle tai virtuaalisesti esimerkiksi Miroon siten, että joka aiheelle on oma kehys ja kehyksessä linkki uuteen Teams-kokoukseen. Osallistujat siirtyvät keskustelemaan niistä aiheista, jotka kiinnostavat heitä eniten ja liikkuvat vapaasti aiheiden välillä. Keskustelujen aikana ideoidaan ratkaisuja ja kirjataan ne ylös. Lopuksi voidaan vielä kiertää pareittain priorisoimassa ratkaisut. - Toimenpiteistä sopiminen (10-25 min)
Lopuksi sovitaan konkreettisista toimenpiteistä. Nopea tapa on, että jokainen osallistuja kirjaa omat toimenpiteensä ylös kaikkien näkyville: seinälle, Miroon tai vaikka Teamsin chattiin. Huolellisempi lähestymistapa on se, että jokainen työstää omia toimenpiteitään ensin itsenäisesti, jonka jälkeen niitä jalostetaan parin kanssa ja lopuksi laitetaan näkyville.
Yhteenveto
Retrospektiivit ovat hieno työkalu tiimien jatkuvaan kehittämiseen. Vielä kun ryhmädynamiikka hoidetaan niissä paremmin – kaikille tasapuolisemmat mahdollisuudet osallistua – rohkenen väittää, että sekä tulokset että sitoutuminen niihin paranevat.
Haluatko kuulla lisää?
Ilmoittaudu mukaan maksuttomaan Retrot kuntoon -webinaariin 24.1.2025 klo 9-10
tai tule paikan päälle Helsinkiin 7.5.2025 klo 8.45-11.30 Vaikuttavat retrot -demotilaisuuteen
Jaa artikkeli verkostollesi alla olevista kuvakkeista!
Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista
Miten onnistua yhteistyössä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!
Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Parantamalla taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opi vuorovaikutteisissa ja käytännönläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Lue lisää avoimista fasilitointivalmennuksista
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
