Etäkokousten TOP 5 haasteet ja ratkaisut

15.12.2019

Minulta kysyttiin erässä työpajassa, mitä eroa on kasvotusten ja etänä tapahtuvan fasilitoinnin – eli vuorovaikutuksen johtamisen – välillä. Tätä kysytään usein, eikä vastaus ole ihan yksinkertainen. Siispä päätin avata vastausta blogijutussa.

Etäkokousten TOP 5 haasteet verrattuna fyysiseen kokoustilaan

Moni asia muuttuu, kun kokous siirtyy fyysisestä neukkarista etäkokoukseen. Usein näköyhteys puuttuu – ja vaikka videokamerat olisivat käytössä, aitoa katsekontaktia muihin ei ole. Työkalujen käyttö ei ole intuitiivista, vaan pitää oppia erikseen, jotta esim. päätöksenteko ryhmässä on mahdollista.

Haasteita on monenlaisia, mutta tässä muutama tärkeimmistä haasteista, sekä vinkit kunkin ratkaisemiseen.

1. Aito läsnäolo

Haaste: Miten saan osallistujat olemaan läsnä ja keskittymään?

Vinkki: Kertaa kokouksen alussa tilaisuuden tarkoitus ja tavoite. Kerro se kokouskutsussa tai erillisessä viestissä jo muutamaa päivää ennen tilaisuutta. Kullakin osallistujalla tulisi olla selkeä rooli tilaisuudessa – tietävätkö he oman roolinsa? Läsnäolo paranee merkittävästi, kun kenellekään ei ole epäselvää miksi kokoonnutaan, ja miksi juuri minun tulisi olla paikalla.

Käytä tähän 1-2 minuuttia tilaisuuden alussa.

Haaste: läsnäolo etäkokouksessa, vinkki: kertaa tarkoitus ja tavoite, selkeytä roolit

Fokusointidia kertoo tilaisuuden tarkoituksen, tavoitteet ja roolit. Samalla voidaan keskustella odotuksista ja priorisoida tavoitteet.

2. Rentous ja psykologinen turvallisuus

Haaste: Miten saan osallistujat rentoutumaan, jotta he eivät jännitä tekniikkaa, eivätkä sitä, miten muut heidän sanansa tulkitsevat?

Vinkki: Kun tapaamme kasvotusten, luemme toistemme ilmeitä ja kehonkieltä. Joskus tämä on tietoista, joskus alitajuista – mutta muiden ilmeet, äänenpainot ja kehon asento vaikuttavat meihin olennaisesti. Etänä emme näe tästä mitään, joten mikä avuksi?

Käytä ns. ice breakeria tilaisuuden alussa. Jututa osallistujia säästä, viime viikonlopusta, ensi viikonlopun suunnitelmista tai muusta kevyestä aiheesta, jolloin ihmiset kertovat itsestään jotain henkilökohtaista. Kaikki kuulevat tällöin äänenpainoista jotakin toisten tunnetilasta. Näin jännitämme itse asiasta puhumista vähemmän.

Käytä tähän 2-5 minuuttia tilaisuuden alussa. Jos aihe saattaa vetää osallistujat eritysen vakavaksi tai haluat lämmitellä isomman ryhmän, voit käyttää tähän jopa 10 minuuttia. Tällöin jokin ohjattu menetelmä, kuten kuvakortit, voi soveltua paremmin.

Kuvakortit verkossa, etäkokous, fasilitointi, virittäytyminen, ice breaker, lämmittely

Kuvakortit etäkokouksen alussa keskustelun virittämiseen.

Yksinkertaisempi menetelmä on, että jokainen kertoo chatissa emojitarinan 😎🐕☔🚆👟 avulla miten päivä on sujunut tai minkälainen viikonloppu kullakin oli. Sitten esitellään tarinat lyhyesti suullisesti, niin kuullaan jokaisen ääntä ja mielentilaa.

3. Tekniset haasteet

Haaste: Miten varmistan, etteivät tekniset haasteet estä osallistujia osallistumasta keskusteluun, ideointiin tai päätöksentekoon?

Vinkki: Varaa muutama minuutti tilaisuuden alussa mikrofonien, webbikameroiden ja esitysmateriaalin näkymisen tarkistamiseen. Testaa kaikki työkalut jokaisen osallistujan kanssa, jotta tekniset esteet osallistumiselle voidaan ratkoa ennen kuin kokous, koulutus tai työpaja alkaa.

Voit ehkäistä teknisiä haasteita kertomalla jo kalenterikutsussa, miten tilaisuudessa tullaan työskentelemään sekä miten osallistujan tulisi valmistautua tilaisuuteen. Onko yhdentekevää, osallistunko omalta tietokoneeltani vai voinko jakaa tietokoneen kaverin kanssa? Tarvitsevatko kaikki omat kuulokkeet ja mikrofonin? Mieti nämä tekijät etukäteen.

Kun kyseessä on erityisen tärkeä tilaisuus, varaa osallistujien kalenterista erillinen testikokous muutamaa päivää ennen varsinaista tilaisuutta, jotta mahdolliset tekniset esteet ehditään ratkoa IT-tuen avulla ennen kuin tilanne on päällä.

4. Puheenvuorojen jakaminen

Haaste: Miten saan keskustelemisesta sujuvaa? Miten osallistujat tietävät, kenen vuoro on puhua? Kasvotusten voimme viestiä halun sanoa jotakin monin keinoin: nojaamalla hieman eteenpäin, nostamalla käden ylös, vetämällä henkeä ja avaamalla suumme hetkeksi. Mikä avuksi, kun katsekontakti puuttuu?

Keskustelu on harvoin sotkuista, kun kokouksessa on vain 3-4 henkilöä. Haaste kuitenkin kasvaa ryhmäkoon kasvaessa. Pienikin kokous voi tosin olla haastava, jos osallistujien roolit kokouksessa eivät ole selviä.

Vinkki: Mieti työskentelytapa ennakkoon ja sovita se tilaisuuden tarkoitukseen ja tavoitteeseen. Osallistujien lukumäärä ja roolit määrittävät työskentelytapaa voimakkaasti. Joskus paras tapa on vapaamuotoinen keskustelu, jota kirjataan livenä jaettuun Word-dokumenttiin.

Koulutuksessa paras tapa voi olla puheenvuoron pyytäminen kirjoittamalla vaikkapa lyhenne ”PV” (puheenvuoro) chattiin. Jotkin kokoussovellukset, kuten Zoom tai WebEx, sisältävät Raise Hand -toiminnon puheenvuoron pyytämistä varten. Kysymykset voi toki kirjoittaa myös suoraan chattiin.

Kun haluat mielipiteen jokaiselta, pyydä osallistujia kirjoittamaan se chattiin. Muotoile kysymys selkeästi ja näytä kysymys kirjallisena diaesityksessä tai kirjoita se chattiin. Tämä säästää aikaa ja energiaa, kun jokaisen puheenvuoroa ei tarvitse kuulla järjestyksessä. Näin saat myös hiljaisemmat osallistumaan keskusteluun.

Puhuttele osallistujia suoraan nimellä, niin vältät kiusallisen hiljaisuuden avoimen ”olisiko kenelläkään tähän mitään sanottavaa” -kysymyksen jälkeen. Voit yhdistää tämän tekniikan edelliseen ja kysyä kommentin kirjoittanutta avaamaan ajatustaan lisää suullisesti.

5. Keskustelun visualisointi

Haaste: Mikä vastaa verkossa fläppipaperia ja tarralappuja? Entä valkotaulua? Miten saan myös osallistujat käyttämään näitä työkaluja?

Vinkki: Edellinen vinkki paljasti jo osan tästä vastauksesta: chattiin kirjoittaminen on erinomainen tapa visualisoida keskustelua – ja lisäksi helppo ottaa käyttöön.

Erilaiset kokoustyökalut sisältävät erilaisia visualisointimahdollisuuksia. Skype for Business, Zoom ja Webex sisältävät digitaalisen valkotaulun, jolle voi kirjoittaa ja piirtää. Teamsiin sellainen on tuloillaan. Voit myös kirjata keskustelun kulkua jaettuun Word-dokumenttiin tai OneNote-muistikirjaan.

Varmista, että osallistujat näkevät sen, mitä kirjoitat! Tämä selkeyttää työskentelyä, kun osallistujien on helppo hahmottaa, mitä on jo sanottu tästä aiheesta ja mitä tärkeää muistiosta vielä puuttuu.

Tilanteesta riippuen voit siis visualisoida osallistujien puolesta tai pyytää heitä itse visualisoimaan riippuen aiheesta, työkaluista, käytettävissä olevasta ajasta sekä osallistujien osaamistasosta.

Etäkokousten haasteet: visualisointi. Vinkki: käytä chattia, Word-dokumenttia tai digitaalista valkotaulua keskustelun visualisoimiseen.

Ryhmä voi vaikkaa ideoida yhdessä etänä digitaalisen valkotaulun avulla. Kuvan esimerkissä Miro – Whiteboard for Online Collaboration, jolle osallistujat tuottivat ideoita ohjatussa tilaisuudessa.

Bonus: Pienryhmiin jakaminen

Haaste: Verkkotilaisuus isolla ryhmällä muuttuu nopeasti puisevaksi. Miten jaan ison ryhmän pienempiin ryhmiin, jotta voin hyödyntää fokusoitunutta, energisoivaa keskustelua pareissa tai kolmen hengen ryhmissä?

Vinkki: Yksi parhaimpia fasilitointikeinoja missä tahansa työpajassa tai koulutuksessa on pienryhmiin jakaminen. Se rikkoo tilaisuuden monologisuuden, aktivoi kaikki osallistujat ja helpottaa osallistumista, kun osallistujat saavat ensin työstää ajatuksiaan yhden tai kahden ihmisen kanssa ennen kuin jakavat ne koko ryhmän edessä.

Jotkut etäkokousalustat, kuten Zoom, Adobe Connect, WebEx Training Center ja GoToTraining sisältävät toiminnon pienryhmätyöskentelyyn. Muilla alustoilla voimme luoda uusia kokouksia ja ohjata osallistujat liittymään niihin itse. Etenkin Teams käsittelee useampaa yhtäaikaista kokousta elegantisti: vaihtaminen on nopeaa ja pidossa olevat kokoukset ovat koko ajan näkyvissä.

Pienryhmäkeskustelut vaativat hieman opettelua ja tottumista niin vetäjältä kuin osallistujilta, mutta niitä voi harjoitella mm. edellä mainitussa testikokouksessa, jotta varsinaisessa tilaisuudessa työskentely sujuu mutkattomasti.

 

Kirjoittajasta

Jonas Rajanto on verkkotyöskentelyyn erikoistunut fasilitaattori ja valmentaja Grape Peoplella. Hän valmentaa virtuaalifasilitointitaitoja tiiminvetäjille, projektipäälliköille, kouluttajille, myyjille ja muille, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen tavoite on tehdä virtuaalisessioista yhtä vaikuttavia ja miellyttäviä kuin kasvotusten tapaamiset.

Katso Jonas Rajannon esittely ja video

 

Kokeile osallistavaa etäkokousta minivalmennuksessa

Kuinka johdan etäkokouksia tehokkaasti ja tuloksellisesti? Miten varmistan, että ymmärrämme käsiteltävän asian samalla tavalla? Mistä tiedän, ovatko ihmiset sitoutuneita yhteiseen päätökseen ja sovittuihin toimenpiteisiin? Näihin kysymyksiin saat vastauksen Etäkokousten osallistava johtaminen -minivalmennuksessa. Tässä tehokkaassa minivalmennuksessa opit kolme hyvän etäkokouksen kulmakiveä.

Pyydä tarjous valmennuksesta tiimillesi tai organisaatiollesi

Toteutamme organisaatioille myös laajempia valmennuksia tilauksesta. Kerro meille lähtötilanteestanne, niin suunnittelemme tarpeisiinne räätälöidyn valmennuskokonaisuuden. Yhteistyössä varmistamme, että osallistujat saavat valmennuksesta aitoa hyötyä omassa työssään.

Lue lisää esitteestä:

Pyydä tarjous

 

Lisätiedot ja kyselyt

Jyri Saraste, puh. 040 546 2332, [email protected]