Takeda Oy on potilaslähtöinen, arvoihin nojaava ja innovatiivinen maailmanlaajuinen biolääkeyhtiö. Takedan tavoitteena on terveyden edistäminen niin lääkeinnovaatioiden kuin myös näihin läheisesti liittyvien innovatiivisten tukipalveluiden kautta.

Pandemian johdosta lukuisat organisaatiot ovat  joutuneet päivittämään toimintatapojaan. Takedalla tunnistettiin tarve panostaa virtuaalityöpajoihin,  esimerkiksi asiakasyhteistyön kontekstissa. Näissä tilanteissa on olennaista luoda vuorovaikutteinen ja osallistava ilmapiiri tapaamisille.

Valmistautuminen virtuaalisiin kokouksiin on ensisijaisen tärkeää, jotta aika tapaamisissa käytetään tehokkaasti, kaikki tulevat kuulluksi ja tapaamisesta jää selkeä muistijälki.

Takedan yhtenä tavoitteena oli lisätä ketteryyttä työteon tavoissa. Yritys halusi tarjota henkilöstölleen uusia taitoja ja itsevarmuutta etätapaamisten suunnitteluun ja valmisteluun, niin asiakastyöpajoihin kuin sisäisiin eri yksikköjen yhteisiin tiimikokouksiin, joissa haluttiin lisätä osallistujien aktiivisuutta.

Etäfasilitointitaitoja valmentajan ohjauksessa

Alun perin suunnittelimme yhteistyössä yhden puolen päivän valmennuksen. Aiheelle oli kuitenkin niin paljon kysyntää, että valmennus jaettiin kahteen samansisältöiseen osaan, jotta kaikki halukkaat pääsivät osallistumaan.

Grape People järjesti valmennukset yhteensä 40 takedalaiselle. Valmennuksessa tutustuttiin digitaaliseen Miro-valkotauluun sekä etäfasilitoinnin parhaisiin käytänteisiin. Valmennuksen yksi tärkeimmistä kriteereistä oli, että se sisälsi käytännön tekemistä, kun työkalun tarkoitus on olla jatkossa aktiivikäytöllä.

 

Etätyöpajojen fasilitoinnissa keskeisiä käytänteitä ovat aloitustapa, aktivoinnit tilaisuuden aikana, keskustelun osallistava ohjaaminen sekä kokousympäristön valmistelu tapaamista varten.

Suunnittelupalaverissa valmennuksen sisältö tarkistettiin asiakkaan tarpeita vastaavaksi. “Yhteinen suunnittelu ennakkoon varmisti, että valmennuksessa käsitellään juuri meille hyödyllistä sisältöä. Uskon, että tälle varattu aika paransi valmennuksen laatua”, toteaa Takedan Public Policy & Tender lead Ulla Niskala.

Ennen valmennuksia järjestettiin tekninen check, joka tarjosi osallistujille tilaisuuden tutustua käytettävään alustaan ennakkoon. Samalla osallistujat orientoituivat tulevaan valmennukseen etukäteen. “Yhteinen harjoittelusessio laski kynnystä osallistua varsinaiseen valmennukseen ja viritti ihmisiä tunnelmaan ennakkoon. Se myös helpotti erityisesti niiden henkilöiden osallistumista, joilla ei ollut aiempaa kokemusta Miro-työkalusta”, Niskala jatkaa.

 

Yhtäläiset edellytykset osallistumiselle hybridiajassa

Valmennukset tarjosivat mahdollisuuden oppia uusia taitoja ja parantaa itsevarmuuttaan asiakastilaisuuksien fasilitoinnissa. “Valmennus tarjosi aktivointikeinoja helposti itseään toistavien Teams-palaveriputkien rikkomiseksi. Ihmiset saivat rohkeutta kokeilla uusia toimintatapoja”, Niskala kuvailee.

 

Digitaalisia työkaluja hyödyntämällä tapaamisten välille saadaan jatkuvuutta. Miro-taulut toimivat siltana palavereiden välissä: eri osapuolet voivat palata sisältöön sekä täydentää sitä ennen seuraavaa tapaamista. Näin yhteinen työskentely helpottuu ja sitoutuminen yhteisiin toimenpiteisiin vahvistuu.

“Kun siirrymme pysyvästi hybridityöhön, tarvitsemme valmiuksia toimia niin kasvotusten kuin verkon välityksellä – joskus molempia samanaikaisesti. Meillä on nyt paremmat eväät tarjota kaikille yhtäläiset edellytykset osallistumiselle”, kiteyttää Niskala.