Strategiat vanhenevat nopeammin kuin ne ehditään printata. Muutoksia tulee kiihtyvällä tahdilla ja ne ovat kompleksisempia kuin ennen.
Hierarkkinen organisaatio ei ole välttämättä huono organisaatio muuttumaan. Siellä on helppo suunnata tekemistä uudestaan. Mutta jos puhutaan kompleksisesta muutoksesta, se onkin vaikeampi juttu, kun yksi johtaja ei enää tiedäkään kaikkea. Fasilitointi mahdollistaa reagointikyvyn myös hierarkkiseen organisaatioon eli organisaation ei suinkaan tarvitse vaihtaa organisaatio- tai johtamismallia pysyäkseen relevanttina myös kompleksisten muutosten keskellä.
Toisaalta taas hyvin itseohjautuva ja nopea organisaatio voi kärsiä yhteisen suunnan puuttumisesta. Joissain asioissa ja joidenkin ihmisten kesken voidaan haluta vahvaa yhteistä suuntaa, vaikka asiaa lähdettäisiin toteuttamaan itseohjautuvasti, esimerkiksi nopeiden kokeilujen kautta.
Seuraavassa käyn läpi, miten fasilitointi vastaa näihin haasteisiin. Käyn läpi tätä muutaman konkreettisen menetelmän kautta, koska niistä saa ehkä helpommin kiinni kuin ylätason maalailusta.
Katso myös webinaari: Rakenna uusiutuva organisaatio – näin purat pullonkaulat ja varmistat yhteisen suunnan
1. Open space: Nopea tiedonkulku siilojen yli
Open space on Harrison Owenin 1990-luvulla kehittämä itseohjautuvuuteen perustuva menetelmä. Se luo hetkellisen, turvallisen tilan, joka mahdollistaa siilojen murtumisen.
Kaikessa yksinkertaisuudessaan menetelmä menee näin: kuka vaan voi ehdottaa aihetta käsiteltäväksi. Sen jälkeen aiheille perustetaan omat pisteet (fläpit kasvotusten tai joku digitaalinen pohja etänä) ja porukka kiertää juttelemassa niissä, jotka heitä kiinnostavat.
Tässä menetelmässä osaaminen jakaantuu salamannopeasti ja tämä juuri mahdollistaa tiedonkulun siilojen välillä: kaksi ihmistä eri puolilta organisaatiota on kiinnostunut samasta aiheesta, he kohtaavat ja osaaminen leviää.
Open space on myös todella isojen ryhmien menetelmä. Nykyinen suositus ryhmäkoolle taitaa olla jopa 5-5000+ henkeä.
2. Dynaaminen fasilitointi: Tilannekuva kirkkaaksi epävarmuuden keskellä
Dynaaminen fasilitointi taas on Jim Roughin 1980-luvulla kehittämä menetelmä erityisesti yhteisen ymmärryksen luomiseen ja ongelmanratkaisuun. Mielestäni tässä on kyse myös systeemiymmärryksestä. Menetelmä on ikään kuin fasilitoiva vastine juurisyyanalyyseille.
Menetelmä menee niin, että ryhmä (oppikirjan mukaan 2-18 osallistujaa, mutta mielestäni 18 on jo tosi paljon) istuu tuolit puolikaaressa seinää kohti, seinä täynnä fläppejä. Fasilitaattori kirjaa keskustelua jäsentäen erikseen faktat, huolet, ratkaisut ja ydinkysymykset. Keskustelua käydään pitkään, tyypillisesti kahdesta kolmeen tuntia, jonka jälkeen koko ryhmä kuin taikaiskusta yhteisesti ymmärtää kokonaisuuden.
Keskustelun kirjaaminen paitsi auttaa ymmärryksen rakentumista, myös luo kuulluksi tulemisen tunnetta:
“Kun ryhmä kollektiivisesti vapautuu huolistaan, vapautuu energiaa nähdä uusia, luovia ratkaisuja”.
Jim Rough puhuu myös menetelmän Wisdom Council puolesta. Hän sanoo, että kaikki organisaation, tai yhteisön, tai jopa koko maailman, ongelmat ratkeavat sillä, että kutsutaan 10-16 satunnaisesti valittua yksilöä ja he ottavat yhden polttavan aiheen käsittelyyn. He päätyvät dynaamisen fasilitoinnin avulla ratkaisuun, joka esitellään takaisin yhteisölle. Seuraavalla kerralla kutsutaan uudet jäsenet, jotka joko jatkavat edellisestä aiheesta tai valitsevat uuden aiheen. Ja näin jatketaan.
Vaikka tämä on täysin erilainen lähestymistapa, myös dynaaminen fasilitointi poistaa siiloja kuten open space, kunhan osallistujat tulevat eri siiloista. Dynaaminen fasilitointi on mitä parhain menetelmä luomaan organisaatiossa tilannekuvaa ja ymmärrystä kompleksisessa muutoksessa.
3. Ryhmäpäätöksen teko: Tekemisen suuntaaminen
Siinä missä dynaaminen fasilitointikin helpottaa lopulta ryhmäpäätöksen tekemistä, kaaoksen kautta, selkein yleisohje ryhmäpäätöksen tekemiseen löytyy kuitenkin vanhasta divergenssi-konvergenssi -mallista. Divergenssi tarkoittaa tässä ideoiden tuottamista ja konvergenssi ideoiden valintaa.
Divergenssivaiheessa keskustellaan ehdotuksista ja otetaan ne näkyville. Sen jälkeen konvergenssivaiheessa keskustellaan valinnoista ja tehdään jonkinlainen äänestys. Mitä parempia ehdotuksia kaivataan, sitä huolellisempi keskustelu otetaan divergenssivaiheeseen, ja mitä parempaa sitoutumista päätökseen tarvitaan, sitä huolellisempi keskustelu taas käydään konvergenssivaiheessa.
Se, minkälaista päätöstä ollaan tekemässä, vaikuttaa siihen, kumpaa puolta hidastetaan. Yksinkertaista, eikö!
Ja jotta saataisiin lisää konkretiaa tähänkin, niin ryhmän pyöritykseen soveltuu tietenkin kaikkien ryhmämenetelmien äiti Me-We-Us. Me-vaihe on yksilön ajattelua: omat ideat paperille. We-vaihe tarkoittaa pienryhmäkeskusteluja. Ja Us-vaihe on koko ryhmän keskustelu. Kun nämä erilaiset työskentelymuodot tasapainottavat osallistumista, saadaan kaikille tasapuolisemmat mahdollisuudet tuoda äänensä kuuluviin.
Yhdistetäänpä me-we-us edelliseen teoriaan, jolloin saadaan esimerkiksi seuraavanlainen prosessi:
- Divergenssi: omat ideat omalle paperille, pienryhmissä post-it-laput seinälle ja koko ryhmällä varmistetaan, että laput ymmärretään.
- Konvergenssi: omat äänet omalle paperille, pienryhmissä jalostetaan omaa äänten jakoa ja merkitään lopuksi lapuille.
4. Yhteenveto: Fasilitointi on uusiutumisen mahdollistaja
Edellä käydyistä neljästä esimerkistä open space on aivan erityisen hieno ratkaisu hierarkkiseen organisaatioon poistamaan siiloja. Mutta toki myös matala hierarkia hyötyy tiedon paremmasta leviämisestä.
Dynaamista fasilitointia olisin valmis tarjoamaan ihan yhtä lailla kaikkiin organisaatioihin, niin hitaampiin kuin nopeampiin, luomaan systeemiymmärrystä ja yhteistä tilannekuvaa läpi organisaation.
Ryhmäpäätöksen teko taas on mielestäni aivan ihanteellinen lääke ketterään ja itseohjautuvaan organisaatioon, jossa kyllä pystytään reagoimaan äärimmäisen nopeasti, mutta hyödyttäisiin aika ajoin siitä, että tekemistä myös suunnattaisiin.
Vaikka tämä artikkeli on kirjoitettu fasilitointimenetelmät edellä, en ajattele, että fasilitointi on menetelmiä. Fasilitointi on kulttuuria. Menetelmät ovat vain konkreettinen tapa ymmärtää, mitä fasilitointi on.
Voimmeko auttaa myös teitä onnistumaan?
Fasilitointi sopii moneen työelämän tilanteeseen. Valmennamme taidot henkilöstöllenne tai tulemme itse vetämään teille tärkeän tilaisuuden, kumpi vaan palvelee teitä paremmin.
Yhteinen aika on kallista, ja me huolehdimme, että se käytetään oikein. Kerro tarpeestanne, niin suunnitellaan yhdessä sopiva kokonaisuus. Onnistuu sekä suomeksi että englanniksi. Onnistutaan yhdessä!
