Kysy nämä kysymykset työpajan alussa

Oletko työurallasi osallistunut työpajamuotoiseen työskentelyyn? Workshopin pitäminen on paikallaan esimerkiksi silloin, kun tarvitaan yhteistä ideointia, ongelmanratkaisua tai kehitetään toimintaa. Työpajan aihe voi liittyä esimerkiksi toimintatapojen muutokseen tai uuden palvelun kehittämiseen.

Työpajan onnistumisen kannalta on tärkeää, että työpajassa käsitellään oikeita asioita – muutenhan päädytään etsimään ratkaisuja vääriin kysymyksiin! Kuinka työpajan järjestäjän tulisi valita työpajassa käsiteltävät aiheet eli kysymykset?

Yleisin virhe työpajan suunnittelussa on mielestäni se, että tilaisuuden vetäjä miettii sisällön liian pitkälle ja antaa ryhmälle valmiiksi pureskellut kysymykset ratkottavaksi. Tällöin on vaarana käydä niin, että käsiteltävien kysymysten taustalta puuttuu yhteinen ymmärrys. Yhteisen ymmärryksen puuttuminen voi näkyä siten, että osallistujat puhuvat keskenään ehkä eri asiasta tai jokin tärkeä näkökulma saattaa jäädä huomioimatta. Ennen kaikkea kysymyksiin ei löydy ryhmältä aitoa sitoutumista.

Siksi työpaja kannattaa aloittaa askelta kauempaa ja pyytää käsiteltävät aiheet ryhmältä. Kutsumme tätä vaihetta selkeytysvaiheeksi.

Hyvät kysymykset: Luota ryhmän asiantuntemukseen

Suoraviivainen tapa on työpajan aluksi kysyä ryhmältä, mitä aiheita työpajassa tulisi käsitellä.

Kysymyksen muotoilu riippuu työpajan tavoitteeesta ja ratkottavan asian suuruudesta. Ryhmää on mahdollista auttaa ja ohjata ajattelemaan isommin ja pidemmälle. Tällöin ryhmää voi pyytää muotoilemaan tavoitteita käsillä olevalle aiheelle, kuten uuden palvelun kehittämiselle.

Jos sen sijaan on tarpeen fokusoida ryhmä ratkomaan akuutteja tekemisen esteitä, voi kysyä ongelmia.

Työpajan alussa ohjeistukseni ryhmälle kuuluu kaikessa yksinkertaisuudessaan:

Listaa omalle paperille tavoitteita

TAI

Listaa omalle paperille esteitä / haasteita / ongelmia

Yleensä itse fasilitaattorina lähden selkeytysvaiheeseen siten, että jokainen ryhmän jäsen saa ensin itsekseen miettiä käsillä olevaa aihetta.

On kuitenkin tärkeää, että ryhmän jäsenet pääsevät kuulemaan myös toistensa ajatuksia. Vasta sitten voidaan yhdessä priorisoida tärkeimmät käsiteltävät aiheet.

Yleensä työpajassa on sen verran paljon osallistujia (esim. 6-25 henkilöä), että priorisointi on parasta tehdä pienryhmissä. Pienryhmäkeskustelujen jälkeen kerätään aiheet yhteisesti esille ja valitaan oleellisimmat, joiden parissa työpajaa jatketaan.

Kuulostaa yksinkertaiselta, eikö? Niin minustakin.

Huonot kysymykset: Älä oleta tai johdattele

Kun olen seurannut työpajojen suunnittelua fasilitointivalmennuksissa ja fasilitaattoreiden sertifiointitilaisuuksissa, työpajan alkuun kaavailtu kysymysvalikoima on usein aika kirjava.

Tyypilliset virheet kysymysten asettelussa:

• Kysymys on moniosainen, mikä vaikeuttaa heti keskustelua – osallistuja ei tiedä, mihin kysymykseen hänen pitäisi oikeastaan vastata.
• Kysymykset ovat johdattelevia tai niihin sisältyy ennakko-oletuksia.
• Kysymys on suljettu – jolloin vastaus on muotoa “kyllä” tai “ei” eikä keskusteltavaa jää.
• Joskus ei oikeastaan edes kysytä siitä aiheesta, mistä työpaja oli tarkoitus pitää.

Esimerkiksi strategisia tavoitteita määriteltäessä olen kuullut kysyttävän, mistä hyvä strategia koostuu, millainen on hyvä strategia, millainen on rohkea strategia (tämä on myös esimerkki ohjaavasta kysymyksestä), milloin olet itse ollut hyvässä strategiatyöpajassa ja niin edelleen. Tällaiset kysymykset ohjaavat keskustelun sivuraiteille eivätkä auta varsinaisen työpaja-aiheen käsittelyssä.

En sano, että nämä kysymykset olisivat merkityksettömiä. Mikäli työpajan prosessi on rakennettu aidosti fasilitoinnin periaatteiden mukaisesti siten, että se mahdollistaa hyvän dialogin, ihmiset joka tapauksessa keskustelevat näistä asioista tehdessään valintaa yhteisistä tavoitteista.

Kun valinnoista käydään riittävästi keskustelua, osallistujat tulevat samalla keskustelleeksi valinnan kriteereistä ja lisänneeksi yhteistä ymmärrystä valintojen taustalta.

Kuinka syventää hyviä kysymyksiä ja yhteistä ymmärrystä?

Koska fasilitaattorin tehtävä ei ole antaa valmiita vastauksia, vaan pysyä neutraalina ottamatta kantaan sisältöön, syventävät kysymykset ovat paras keino ohjata keskustelua.

Kun haluan auttaa ryhmää ymmärtämään tavoitteitaan syvemmin, saatan ottaa työpajaan mukaan pareittain tehtävän sparrailun: ”Kysy parisi löytämistä tavoitteista, miksi kyseinen tavoite on tärkeä”. Vastaukset kirjataan uusiksi tavoitteiksi. Kun taas haluan lisätä ymmärrystä ongelmista, vastaava sparrauskysymys on: ”Miksi? Mikä tuon ongelman aiheuttaa?”.

Miksi kyseinen tavoite on tärkeä? Mikä tuon ongelman aiheuttaa?

On myös olemassa erinomaisia fasilitointimenetelmiä, jotka auttavat tässä ymmärryksen syventämisessä, kuten dynaaminen fasilitointi, challenge mapping ja erilaiset juurisyyanalyysit.

Dynaaminen fasilitointi jäsentää ryhmän keskustelua ja keskustelu syvenee huomaamatta. Challenge mapping taas auttaa jäsentämään ajattelua ja on siitä poikkeuksellinen menetelmä, että sillä saadaan samalla sekä tavoitteet että ongelmat kartoitettua. Omasta kokemuksesta voin sanoa, että challenge mapping toimii hienosti myös yksilön ajattelun selkeyttämiseen. Juurisyyanalyysit taas johdattavat nimensä mukaisesti syvemmälle juurisyihin, jotta pelkkien oireiden sijaan ratkottaisiin todellista ongelmaa.

Lopuksi

Asiat ovat organisaatioissa tarpeeksi kompleksisia – ei tehdä asiaa vaikeammaksi tekemällä myös asian käsittelystä kompleksista. Kysytään yksinkertaisesti sitä, mihin ryhmän pitää päästä käsiksi. Ja mahdollistetaan hyvä keskustelu sen ympärille.

Kun työpajan rakenne on yksinkertainen ja jättää tilaa keskustelulle, yleensä tuloksetkin ovat laadukkaampia kuin etukäteen naulatulla monmutkaisella työpajaprosessilla.