Strategiatyöpajan 3 kompastuskiveä

Minulla oli hiljattain tilaisuus toimia fasilitaattorina strategiatyöpajassa. Tilaisuutta suunnitellessani mieleeni tuli kolme tavallista strategiatyöpajojen kompastuskiveä.

Periaatteessa strategiatyön vaiheet ovat selkeät:

1. Ympäristöanalyysi: Strategiaa ei kannata suunnitella nykyiseen maailmaan vaan tulevaan. Eli alkuun tarvitaan jonkinlaista trendien haistelua. 

2. Vision määrittely: Millainen organisaatio haluamme tulevaisuudessa olla. Miten pärjäämme kilpailussa, palvelemme asiakkaitamme tai toteutamme tarkoitustamme entistä paremmin. 

3. Strategian suunnittelu: Suunnitelma, miten visio saavutetaan.

Kuulostaa loogiselta. Jokainen, joka on joskus osallistunut strategiatyöskentelyyn, tietää, kuinka työlästä se on. Tässä artekkelissa olen paikantanut strategiatyöskentelyn kolme tyypillistä kompastuskiveä – sekä ratkaisut niihin.

3 kompastuskiveä + 3 ratkaisua strategiatyöpajassa

1. Yhteisen vision muotoilu jumittaa koko prosessin

Ensimmäinen mahdollinen kompastuskivi liittyy vision määrittelyyn. Jos työpajassa ryhdytään yhdessä muotoilemaan tavoitetilaa määrittävää visiolausetta, ollaan yleensä vaikeuksissa. Oma visiolause-ehdotus ei miellytä muita, toisten ehdotuksissa joku särähtää pahasti korvaan, kiistellään yhtä aikaa tavoitteista ja niiden kielellisistä ilmauksista. 

Ratkaisu: Skipataan visiolauseen muotoilu tässä vaiheessa. Visiolause voidaan muotoilla lopuksi tai jälkeenpäin omassa tilaisuudessa. Sen sijaan kannattaa käynnistää strategisten tavoitteiden määrittely. (Nämä ylätason tavoitteethan itseasiassa myös määrittelevät vision sisällön.)

2. Tavoitteita on liikaa

Seuraava kompastuskivi liittyy näihin ylätason tavoitteisiin. Niitä nimittäin tuppaa tulemaan liikaa. Yleensä ajatellaan, että 3-5 tavoitetta olisi sopiva määrä. Mikäli niitä on enemmän strategian kyky ohjata työn priorisointia ja fokusointia heikkenee. 

Ratkaisu: Vaikka fasilitaattori periaatteessa on sisällön suhteen neutraali, tässä kohtaa hänen kannattaa lievästi laventaa rooliaan. Mielestäni hän voi kertoa ryhmälle että ”yleensä ajatellaan, ettei tavoitteita kannattaisi olla viittä enempää”. Jos olet menossa fasilitoimaan strategiatyötä ulkopuoliselle asiakkaalle, tästä on hyvä keskustella tilaajan kanssa jo suunnittelupalaverissa. On helpompi esittää näkemys itse tilaisuudessa, mikäli on etukäteen on saanut tähän hyväksynnän.

3. Puheenvuoroja dialogin sijaan

Kolmas kompastuskivi liittyy keskustelujen abstraktiotasoon. Strategia on aiheena sellainen, että helposti keskustelu liikkuu samanaikaisesti eri tasoilla. Yksi miettii tavoitteita arjen konkretiasta käsin, toinen yleisemmällä tasolla yläkäsittein. Pointit eivät kohtaa, keskustelu on sarja peräkkäisiä puheenvuoroja. Ja tämä on tietysti haittaa strategian suunnittelua. Ilman laadukasta dialogia, jossa on mahdollista haastaa muiden näkemyksiä, perustella omaansa ja löytää yhdessä ratkaisuja, ei vahvaa strategiaa ole mahdollista tuottaa.

Ratkaisu: Työpajassa yllä kuvatun haasteen ratkaisuun tarvitaan aikaa ja rauhallista mieltä. Heti kärkeen ei kannata ryhtyä normittamaan ja kontrolloimaan keskustelun abtraktiotasoa. Kannattaa antaa ihmisten keskustella vapaasti, kukin omalla tyylillään. Jossain vaiheessa voi esittää kysymyksen käydäänkö keskustelua mahdollisesti eri tasoilla. Jos näin on, ryhmä kyllä ennemmin tai myöhemmin neuvottelee itselleen ja tavoitteiseen sopivan abstraktiotason. 

Kokeile dynaamista fasilitointia

Erilaisten ryhmätyömenetelmien hallinta auttaa strategiatyöpajan fasilitaattoria. Strategisten tavoitteiden määrittelytyöhön soveltuu erityisen hyvin menetelmä nimeltään Dynaaminen fasilitointi. Se sallii, että aluksi keskustelua käydään kullekin luontevimmalla tyylillä, mutta vie myös kohti yhteisiä käsitteitä ja siten edistää yhteisen ymmärryksen syntymistä.

Dynaamisessa fasilitoinnissa keskustelu etenee vapaasti. Fasilitaattori kirjaa näkyville ryhmän näkemyksiä neljän otsikon alle: 

1. Faktat

2. Huolet

3. Ydinkysymykset

4. Ratkaisut

Kun keskustelua on jatkettu riittävän kauan eikä uusia näkemyksiä enää synny, ryhmä on valmis kiteyttämään keskustelun tärkeimmät yhteiset oivallukset.

Menetelmän edut: 

1. Keskustelu etenee ja syvenee, koska fasilitaattori kirjaa pointit näkyville. Osallistujille ei ole tarvetta toistaa omaa näkemystään.
2. Keskusteluaika: Kuullaan ei vain näkemyksistä, vaan myös perusteista niiden takana.
3. Erilaisten ihmisten on luonteva osallistua keskusteluun. Keskustelussa on mahdollista samanaikaisesti käsitellä sekä huolia että ratkaisuja, yksityiskohtia ja laajempia kiteytyksiä.

Dynaaminen fasilitointi -menetelmä sopii monimutkaisten kysymysten selkiyttämiseen tilanteessa, jossa ihmisillä on voimakkaita mielipiteitä ja vastakkaisia näkemyksiä.

Omalla tyylillä, kaikkia kuunnellen

Kuulostavatko paikantamani kompastuskivet tutuilta? Strategiatyöskentelyyn ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa. Dynaamisen fasilitoinnin lisäksi on olemassa lukuisia muita menetelmiä, joiden avulla työpajan prosessista saadaan osallistavampi, dialogisempi ja yhteistä ymmärrystä vahvistava.

Tärkeintä on, että työpajan osallistujat kokevat, että heillä on aidosti mahdollisuus vaikuttaa yhteiseen lopputulokseen – miksi heidät muuten olisi kutsuttu mukaan? Hyödyntämällä fasilitointia varmistutaan siitä, että työskentely johtaa yksilön ajattelua parempaan lopputulokseen.