Taito, joka kaikkien johtajien tulisi opetella

Aiemmin työurallani sain toimia esihenkilönä asiantuntijatiimille. Tiimini oli täynnä nuoria, kunnianhimoisia talentteja. Jokainen heistä pyrki parhaaseensa omilla henkilökohtaisilla ominaisuuksillaan. Tiimin tulos oli hyvää, mutta yhteistyö tuntui minusta silti vaillinaiselta. Tekeminen oli irrallista ja hyvästä tiimihengestä huolimatta tekijät tuntuivat kilpailevan toisiaan vastaan sen sijaan, että olisimme olleet yksi joukkue.

Samaan aikaan lähes kaikki tieto ympäröivästä organisaatiosta tiimilleni, meiltä muihin tiimeihin ja tiimin sisällä yksilöltä toiselle kulki minun kauttani. Esihenkilönä koin tilanteen raskaaksi. Minulla oli liian tiukasti langat omissa käsissäni sen sijaan, että olisin jakanut vastuita tiimilleni ja luottanut heihin. Minulla ei ollut ymmärrystä eikä taitoja, miten voisin toimia tehokkaammin, helpottaa omaa työtaakkaani ja samalla lisätä tiimini sitoutuneisuutta organisaatiota ja toisiaan kohtaan.

Yksilöistä joukkueeksi, virheitä pelkäämättä

Oli jotain, mitä en tuolloin vielä ymmärtänyt. Vaikka miten kovasti pyrin kunkin yksilön kanssa selkeyttämään hänen suuntaansa ja tavoitteitaan sekä luomaan konkreettisia steppejä, joita seuraamalla tavoitteet saavutettaisiin, en osannut tarjota tiimilleni riittävän selkeää yhteistä suuntaa

Meillä ei ollut tiimin sisäistä selkeyttä ja ymmärrystä kunkin taidoista, kompetensseista, työtehtävistä ja yhteistyön kosketus- ja katvealueista. Lisäksi puuttui yhteinen ymmärrys meitä ympäröivästä systeemistä eli organisaatiosta, jossa toimi myös monia muita tiimejä – miten meidän työmme asettuu suhteessa muihin?

Saatoin olla pohdinnoissani itselleni hiukan liian ankara. Toki esihenkilönä järjestin myös yhteisiä sessioita tiimilleni, vähintään tiimipalavereja, joissa kävimme läpi ajankohtaisia yhteisiä asioita. Itselläni oli myös jo tuolloin jonkin verran ymmärrystä fasilitoinnista ja ainakin vilpitön pyrkimys tehdä yhteisistä sessioista toimivia ja tarjota kaikille tilaa osallistua.

Päätin kokeilla lisätä fasilitointia yhteisissä kokouksissamme. Haluan jakaa kanssasi pari alkuvaiheen virhettä, jotka ovat kääntyneet oppimiskokemuksiksi, sillä ne opettivat minulle paljon itsestäni ja muista ihmisistä. 

Kaavio: Keskitetty ja hajautettu päätöksenteko

Anna tilaa ajattelulle ja huomioi erilaiset tarpeet

Fasilitointimenetelmä Me-We-Us oli minulle tuttu ja käytin sitä erityisesti tilanteissa, joissa olin kouluttamassa ryhmää. Toistin kuitenkin systemaattisesti yhden virheen: jätin yksinpohdinta-hetken käyttämättä. En antanut yksilöille mahdollisuutta pohtia käsillä olevaa kysymystä ensin itsekseen vaan jaoin samantien ryhmän pienryhmiin ja ohjeistin heitä keskustelemaan.

Suuren suuresta virheestä ei ole kyse, vaan keskustelut sujuivat näinkin ihan hyvin. Myöhemmin olen kuitenkin oivaltanut, että jätin yksinpohdintavaiheen väliin, koska se ei ole minulle ekstroverttina kovin tarpeellinen. En ottanut huomioon, että introvertimpi henkilö hyötyy lyhyestä yksinpohdintahetkestä usein merkittävästi. Hän saa käydä omat ajatuksensa rauhassa läpi, kirjoittaa ne ylös ja tulla ensin tietoiseksi omista mielipiteistään ennen kuin päätyy keskustelemaan toisten, mahdollisesti ekstroverttien ihmisten kanssa.

Yksinpohdintahetki varmistaa sen, ettei introvertti henkilö jää ryhmäkeskustelussa jalkoihin vaan hän pystyy itsevarmemmin tuomaan omat ajatuksensa ja ideansa esille. Tämä myös takaa sen, että erilaiset yksilöt tuntevat olonsa turvalliseksi pienryhmäkeskustelussa ja keskustelut onnistuvat paremmin. Ekstroverttikin hyötyy yksinpohdintahetkestä, vaikka siihen keskittyminen voikin aluksi tuottaa hankaluuksia. Onneksi aika on lyhyt, jolloin puhelias ekstroverttikin sen kyllä sietää.

Hidasta vauhtia, vaikka kaasujalkaa vipattaisi

Esihenkilönä toistin toisenkin virheen usein. Siirryin tuhan nopeasti esittämään valmiita ratkaisuja tai jopa toimenpiteitä. En osannut ottaa huomioon sitä, että itse olin ehtinyt usein pohtia kysymystä, ongelmaa tai tavoitetta paljon pidempään kuin tiimini. Olin siis ehtinyt selkeyttämään tilannetta itselleni ja pohtimaan erilaisia vaihtoehtoja.

Asian kuin asian selkeyttämiseen, pureskeluun, eri näkökulmien ja mahdollisten tunteiden esille nostamiseen kuluu aikaa.

Tiimini kuitenkin usein kuuli asiasta, kuten vaikkapa tavoitteista tai muutoksista, ensimmäistä kertaa minulta, eikä ollut lainkaan valmis vielä etenemään ratkaisukeskeisesti eteenpäin. Asian kuin asian selkeyttämiseen, pureskeluun, eri näkökulmien ja mahdollisten tunteiden esille nostamiseen kuluu aikaa. Sitä aikaa on myös syytä varata. 

Vasta sitten, kun tiimin jäsenet ovat saaneet tuoda esille huolet, ilot, näkökulmat ja kysymykset selkeytettävään asiaan liittyen ja kokevat tulleensa aidosti kuulluksi, he ovat valmiita siirtymään eteenpäin ja miettimään ratkaisuja ja toimenpiteitä asioiden eteenpäin saattamiseksi. 

Tärkeä oppi esihenkilölle onkin hidastaa, vaikka mieli tekisi mennä nopeaa vauhtia eteenpäin ja sanella valmiit ratkaisut ja toimenpiteet, joilla edetään. Asioiden selkeyttämisessä ei kannata oikaista. Kun tämän vaiheen tekee hitaasti, aikaa käyttäen ja keskusteluttaen, saa parempia ratkaisuja ja ennenkaikkea innokkaampia, motivoituneita ja sitoutuneita tekijöitä ja asioiden eteenpäin viejiä.

Lopuksi

Omaa toimintaa on hyvä pysähtyä säännöllisesti tarkastelemaan. Lisäksi tarvitaan aitoa halua muuttaa totuttuja tapoja. Ja se vaatii usein aikaa ja resursseja. 

Suunnan, systeemin ja tiimin sisäisen ymmärryksen lisäämiseksi tarvitaan sellaisia yhteisiä sessioita, joissa koko tiimi yhdessä selkeyttää käsillä olevia aiheita, miettii ratkaisuja kulloinkin tarpeellisiksi priorisoituihin kysymyksiin sekä tekee yhteisiä päätöksiä ja toimenpiteitä, joihin jokaisen tiimin jäsenen on helppo sitoutua. 

Lyhyesti sanottuna menestyvä esihenkilö tarvitsee itsereflektiota sekä fasilitointitaitoja.

Jaa artikkeli somessa alla olevien kuvakkeiden kautta.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Fasilitoivan johtamisen valmennus

Kaipaatteko organisaatioonne lisää osallistavaa johtamisotetta? Tutustu fasilitoivan johtamisen valmennukseemme. Autamme teitä yli 15 vuoden valmennuskokemuksella niin Suomessa kuin kansainvälisesti. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus.

Tutustu Fasilitoivan johtamisen valmennukseen

Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!

Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämme asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Toteutamme valmennuksia sekä suomeksi että englanniksi hyödyntäen käytössänne olevia etätyökaluja.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous

Henna Karjalainen

Henna Karjalainen toimii fasilitaattorina ja fasilitointivalmentajana Grape Peoplella. Hennalla on valloittava tyyli ruokkia erilaisten ryhmien dynamiikkaa ja antaa tilaa oivalluksille. Ennen siirtymistään täysipäiväisesti fasilitoinnin pariin, Henna työskenteli lähes 10 vuoden ajan finanssisektorilla esimies- ja asiantuntijatehtävissä ammentaen kokemusta mm. ison organisaation kehittämis- ja ideointikulttuurista sekä monenlaisten muutosten läpivienneistä. Valmentava johtaminen on Hennaa erityisesti innostava aihealue.

Verkostoidu: LinkedIn | Twitter

Henna Karjalainen

Henna Karjalainen toimii fasilitaattorina ja fasilitointivalmentajana Grape Peoplella. Hennalla on valloittava tyyli ruokkia erilaisten ryhmien dynamiikkaa ja antaa tilaa oivalluksille. Ennen siirtymistään täysipäiväisesti fasilitoinnin pariin, Henna työskenteli lähes 10 vuoden ajan finanssisektorilla esimies- ja asiantuntijatehtävissä ammentaen kokemusta mm. ison organisaation kehittämis- ja ideointikulttuurista sekä monenlaisten muutosten läpivienneistä. Valmentava johtaminen on Hennaa erityisesti innostava aihealue.

Verkostoidu: LinkedIn | Twitter