Etäkokoustaminen voi olla hankalaa puuhaa. Jos työskentelet modernissa toimistossa tai hajautetussa organisaatiossa, olet varmasti osallistunut yhteen tai useampaan etäkokoukseen. Ryhmäkoon kasvaessa vastaan alkaa tulla haasteita: joku ei pääse kokoukseen tai tippuu kokouksesta; jollain ei mikrofoni toimi; joku ei näe esitystä.
Lisäksi keskustelua voi olla hankala käydä, kun ei nähdä toisia osallistujia. Joskus on epäselvää, kenen vuoro on puhua, jolloin kaksi ihmistä puhuu päällekkäin. Toisinaan on kiusallinen hiljaisuus, kun ei olla varmoja, eikö Jokke nyt kuullut kysymystä, onko hänellä mikrofoni vaimennettuna vai tippuiko hän kenties kokouksesta kokonaan?
Kokosimme etäkokousten inhokit yhteen ja teimme niistä etäkokousbingon. Kokeile sitä seuraavassa etäkokouksessa! Kuinka nopeasti teidän etäkokouksessanne huudetaan ensimmäinen bingo?
Tykkäsitkö? Pelaa bingoa heti, tulosta bingolaput tai muokkaa bingoa omaan organisaatioon sopivaksi.
Leikkimielistä bingotaulukkoa voi tietenkin käyttää myös aitojen haasteiden tarkasteluun. Käy taulukko läpi tiimisi kanssa viikkopalaverissa ja pyydä kaikkia rastittamaan yleisimmät tai tärkeimmät etäkokousten haasteet. Löydättekö yhteisiä haasteita etäkokouksistanne?
Mitä haasteille voisi tehdä? Suurimpaan osaan haasteista löytyy ratkaisuja – joskus helppojakin. Niistä kannattaa keskustella ajan kanssa, jotta tärkeimmille haasteille keksitään ratkaisuja. Tässä viisi yksinkertaista ja toimivaa vinkkiä etäkokouksien parantamiseksi.
1. Aloita kokous 5 min etuajassa
Aseta kokouskutsu alkamaan 8.55 eikä 9.00. Näin on todennäköisempää, että kaikki ovat linjoilla, kun kokouksen on tarkoitus alkaa. Kun ketään ei tarvitse odottaa, kokous pääsee liikkeelle ajallaan hyvällä energialla. Kaikki ovat hieman fokusoituneempia, kun kokous ei ala epämääräisellä odottelulla ja säädöllä.
2. Varmista, että kokouksella on puheenjohtaja
Katso, että yksi henkilö toimii puheenjohtajana ja jakaa puheenvuoroja. Hänen vastuullaan on se, että kaikki pääsevät osallistumaan keskusteluun. Jos joku on ollut pitkään sanomatta mitään, pj kysyy mitä mielen päällä on. Puheenjohtajuus voi olla kiertävä rooli, jottei yksi henkilö aina joudu kantamaan vastuuta osallistamisesta.
3. Kertaa tilaisuuden tarkoitus ja kysy osallistujien odotuksia
Jos sisältö on määritelty ennakkoon: kertaa tilaisuuden tarkoitus ja tavoitteet kokouksen alussa. Kysy sitten osallistujien odotuksia tilaisuudelle. Onko jollakulla odotuksia, jotka poikkeavat tavoitteista? Jos on, mitä niiden suhteen tehdään? Puheenjohtaja päättää, muutetaanko agendaa vai siirretäänkö uusi aihe tulevaan kokoukseen.
Jos sisältöä ei ole määritelty ennakkoon, kysy osallistujilta, mitä he tilaisuudelta toivovat. Mitä pitäisi tapahtua, jotta yhteinen kallisarvoinen aika olisi kaikkien mielestä käytetty hyvin? Kirjaa toiveet ja odotukset näkyviin. Jos aiheita on paljon, pyydä osallistujia priorisoimaan ne ja käsittele ne tärkeysjärjestyksessä.
4. Käytä ideoiden parkkipaikkaa
Joskus aika ei riitä kaikkien aiheiden käsittelyyn, vaikka ne olisivat tärkeitä aiheita. Niitä ei kuitenkaan sovi sivuuttaa ja unohtaa – joten kirjaa ne parkkipaikalle. Parkkipaikka voi olla Skypen whiteboard, Microsoft OneNote, Google Docs, Slack-kanava tai mikä tahansa yhteinen tallennuspaikka. Parkkipaikka voidaan käsitellä kokouksen viimeisenä aiheena, erikseen kokouksen jälkeen tai seuraavan kokouksen alussa.
5. Dokumentoi kokouksen tulokset
Dokumentoi kokouksen lopputulos. Jos lopuksi sovitaan toimenpiteitä, talleta ne johonkin yhteiseen tallennuspaikkaan. Kokouksen aikana luetellut haasteet, tuotetut ratkaisuideat, keskustelun tärkeimmät oivallukset on samaten syytä dokumentoida jotenkin. Olisi hyvä, että kokouksen sisältöön voi palata myöhemmin, jotta voidaan todeta, mitä keskusteltiin, keksittiin, oivallettiin, päätettiin ja sovittiin. Me kutsumme tätä ryhmämuistiksi.
Toivottavasti sait tästä bingosta ja 5 vinkistä hupia, hyötyä tai molempia työpäivääsi.
Haluatko lisää tällaisia vinkkejä niin etäkokouksiin kuin perinteisiin kokouksiin ja työpajoihin? Liity sisäpiiriimme. Saat vinkkien lisäksi tietoa tulevista tapahtumistamme ja valmennuksistamme. Toivottavasti tapaamme pian niin virtuaalisti kuin kasvotusten!
Liity tästä fasilitoinnin sisäpiiriin!
Haluatko ymmärtää aiheesta enemmän?
Katso Jonas Rajannon maksuton webinaari Etätyö ja vaikuttava vuorovaikutus. Sinulle, joka haluat ymmärtää, kuinka parantaa vuorovaikutusta ja tuloksellista yhteistyötä verkon välityksellä! Sinulle, joka tarvitset työssäsi taitoja johtaa vaikuttavia verkkotilaisuuksia toimiessasi esimerkiksi asiantuntija- tai suunnittelutehtävissä, projektipäällikkönä, tiiminvetäjänä, myynnissä, konsulttina tai kouluttajana.
Tilaa maksuton webinaaritallenne: Etätyö ja vaikuttava vuorovaikutus!
