Matkahuolto on suomalainen bussiliikenteen palvelu- ja markkinointiyritys, joka perustettiin parantamaan ihmisten ja tavaroiden liikkumista lähes 90 vuotta sitten, kun autot valtasivat maantiet hevosilta. Matkahuolto tarjoaa asiakkailleen – kuluttajille, yrityksille, yhteisöille ja liikennöitsijöille – monipuolisia ja kestäviä matkustamiseen, kuljetuksiin ja logistiikkaan liittyviä palveluita. Niiden avulla ihmiset ja paketit liikkuvat helposti ja nopeasti Suomen joka kolkkaan.
Matkahuollossa oli päätetty osana työvuorosuunnittelujärjestelmän hankintaprojektia päivittää toimintatapoja ja selvittää siirtymistä hajautetusta työvuorosuunnittelusta keskitetymmän työvuorosuunnittelun malliin. Uudesta mallista haettiin mm. seuraavia hyötyjä:
- työvuorosuunnittelun modernisointi
- parempi työntekijäkokemus
- hallinnollisen työn helpottaminen
- toiminnan tehostaminen
Alustavan kartoituksen jälkeen muutos oli riittävän konkreettinen, jotta se voitiin esittää henkilöstölle. Esittämisen lisäksi muutoksen avainhenkilöt – työvuorojen suunnittelijat – haluttiin ottaa mukaan tarkentamaan tarvemäärittelyä sekä keskustelemaan työvuorosuunnittelun pelisäännöistä.
Päätettiin järjestää kaksi samansisältöistä työpajaa, joissa organisaation yhteensä 60 esihenkilöä pääsisivät tutustumaan muutokseen ja jakamaan näkemyksiään toimivasta työvuorosuunnittelusta keskitetyssä mallissa.
Ulkopuolinen fasilitaattori varmistamaan hyvät tulokset
Muutoksen luotsit Hanna Weckman ja Sari Welling päättivät valjastaa ammattifasilitaattorin avuksi, jotta työpajoihin panostetusta ajasta saataisiin kaikki hyöty irti. Ulkoinen fasilitaattori myös mahdollisti järjestäjien keskittymisen sisältöön ja keskusteluun osallistujien kanssa.
Grape People valittiin kumppaniksi aiemman yhteistyön pohjalta etä- ja lähitapaamisten fasilitoinnissa. “Hyvällä fasilitoinnilla työpajoista saa paremmat tulokset. Grape People on aiemminkin vetänyt onnistuneita työpajoja, joten tiesimme saavamme laatua”, kertoo henkilöstöjohtaja Weckman. “Kun ammattilainen vastaa tilaisuuden kokonaisuudesta, minun tarvitsee vain huolehtia omasta osuudestani esittäjänä”, lisää järjestelmähankintaa koordinoiva Welling.
Mahdollisuudet ja huolet näkyväksi työpajoissa
Järjestimme siis kaksi koko päivän työpajaa, johon kuhunkin osallistui 30 muutoksen avainhenkilöä. Esihenkilöiden ja tuotantopäälliköiden lisäksi kumpaankin työpajaan kutsuttiin pääluottamusmies henkilöstöä edustamaan. Työpajojen tavoitteiksi sovittiin:
- Osallistujat ymmärtävät muutoksen mahdollisuudet paremmin.
- Osallistujien luottamus hankkeen onnistumiseen vahvistuu.
- Osallistujat pääsevät näkemään kollegojaan pitkästä aikaa – suhteet vahvistuvat. Uudet työntekijät pääsevät tutustumaan pitkän linjan konkareihin.
- Järjestäjät saavat kuvan projektin nostattamista huolista sekä huomioitavista seikoista, jotta voidaan onnistua muutoksessa.
Suunnittelupalavereissa työpajojen sisältö ja päivän kulku tarkentuivat:
- Alun virittäytymisen jälkeen esitys suunnitellusta muutoksesta
- Yhteisen ymmärryksen muodostaminen muutoksesta ohjatun keskustelun avulla
- Mahdollisuuksien ja huolien kartoittamista vaihtuvissa pienryhmissä
- Päiviin rento työtahti, jotta aika riittää työskentelyn lisäksi tutustumiselle
Jokainen tuli kuulluksi, tekeminen oli yhteisöllistä
Miten työpajoissa onnistuttiin? Weckman ja Welling kiteyttävät:
- Avainhenkilöt saatiin osallistettua hankkeeseen
- Tuotettiin sisältöä tulevia pelisääntöjä varten
- Työvuorosuunnittelun pelisäännöt -dokumentti saatiin alulle
- Jokainen tuli kuulluksi, kaikki näkökulmat huomioitiin
- Tekeminen oli yhteisöllistä
Myös osallistujat antoivat palautetta:
Oli mukava nähdä kollegoita pitkästä aikaa.
Tämähän oli yllättävän rentoa tekemistä!
En ollut ymmärtänyt kuinka laaja-alaisesta asiasta on kyse. Näkökulmani laajeni.
Tuttua Grape People -laatua
Entä millaista yhteistyö Grape Peoplen kanssa oli? “Perusteellista valmistelua, sujuvaa yhteistyötä,” kuvaa Welling. Suunnittelua tehtiin usean kerran eri kokoonpanoilla, jotta eri näkökulmat huomioitiin. “Olimme hyvin valmistautuneita tämän ansiosta,” kertoo Weckman.
“Työpajojen välissä suunnitelma tarkistettiin ja sitä hieman tarkennettiin. Hienosäädön ansiosta saimme työpajoista enemmän ratkaisuja. Vaivannäkö kannatti.”
Kuinka voimme auttaa teitä onnistumaan?
Fasilitointia voi hyödyntää lukuisissa työelämän tilanteissa. Anna meidän auttaa yhdistämään asiantuntijoidenne osaaminen yhteisten tavoitteidenne saavuttamiseksi. Valmennamme tarvittavat taidot henkilöstönne tai tulemme ulkopuoliseksi tueksi teille tärkeään tilaisuuteen. Kalleinta on yhdessä käytetty aika – me teemme siitä aidosti arvokasta. Kun haluat takeet tuloksellisista tilaisuuksista, olemme oikea valinta kumppaniksenne. Lupauksemme on, että yhteistyössä kanssamme ette koskaan jää yksin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi. Toimivampi yhteistyö tuo parempia tuloksia!
