Varma logo

CASE Varma: Liiketoimintayksikön strategiset ratkaisut seuraavan kahden vuoden ajalle

Varma on Suomessa tehtävän työn eläkevakuuttaja, joka huolehtii yksityisten yrittäjien ja työntekijöiden lakisääteisestä työeläketurvasta. Varmalla on pitkälle tulevaisuuteen ulottuva vastuu eläkevarojen hoitamisesta, asiakkaistaan, varmalaisista ja yhteisestä ympäristöstämme.

Varman asiakkuustoiminnossa keskisuurista ja suurista yrityksistä vastaavan osaston tavoitteena oli kirkastaa omaa toimintasuunnitelmaansa seuraavan kahden vuoden ajalle. Työn pohjana oli Varman toimintaa vuoteen 2025 saakka ohjaava strategia.

Strategiatyöhön kutsuttiin 30 osaston avainhenkilöä puoleksi päiväksi. Tavoitteena oli palauttaa mieleen yhtiön strategia ja pohtia osastotason ratkaisuja neljään strategiseen teemaan.
Varma tilasi Grape Peoplelta fasilitaattorin avuksi suunnittelemaan ja vetämään tilaisuutta, jotta rajallisesta ajasta saataisi paras mahdollinen lopputulos.

Strategisia ratkaisuja tehokkaasti isolla ryhmällä

Alun perin työpaja suunniteltiin lähitapaamiseksi, mutta koronatilanteen vuoksi koettiin turvallisemmaksi siirtää tapaaminen verkkoon. 30 hengen strategiatyöpaja toteutettiin lopulta Microsoft Teamsin välityksellä.

Strategiatyöskentely edellytti, että kaikki työstävät kaikkia neljää strategista teemaa. Tällainen ns. kahvilatyöskentely on virtuaalityöpajassa erityisen haastavaa, joten ratkaisu vaati hieman luovuutta ja matematiikkaa.

Virtuaalisessa työskentelyssä ryhmäkoot on hyvä pitää pieninä, jotta kaikki pystyvät osallistumaan keskusteluun ja keskustelun energia säilyy korkeana – tähän 3-4 hengen ryhmät ovat parhaita. 30 osallistujalla ja 4 teemalla tämä tarkoittaa, että ryhmiä tarvitaan 8 kpl ja kaksi ryhmää työstää yhtäaikaisesti kutakin teemaa.

Menetelmäkuvaus, tuplakahvila, world cafe
Visualisaatio tuplakahvilasta, jossa 30 hlö käsittelee kaikki neljä teemaa pienryhmissä yhtä aikaa.

Ihmisten ja ideoiden pyörittelyä pienryhmätiloissa

Virtuaalisissa työpajoissa työkalujen opettelu voi viedä paljon aikaa sekä viedä osallistujien huomion pois käsiteltävästä aiheesta. Siksi työn tulosten visualisoimiseen valittiin kaikille tuttu PowerPoint.

Ryhmätyöt toteutettiin siten, että kutakin strategista teemaa varten oli jaettu PowerPoint-tiedosto, jota kaksi ryhmää kerrallaan työsti Teamsin pienryhmätiloissa. Osallistujat oli siis jaettu A- ja B-ryhmiin, kussakin neljä aliryhmää, jotka kiertävät teemoja. Kierroksia jatkettiin, kunnes kaikki olivat käsitelleet kaikkia neljää teemaa.

Kullakin teemalla oli satunnaisesti valittu omistajapari. Teemojen omistajat pysyivät saman teeman äärellä koko työskentelyn ajan ja pitivät yllä punaista lankaa. A- ja B-ryhmien omistajat työskentelivät kuitenkin eri ryhmien kanssa, joten lopuksi tarvittiin vielä ns. synteesikierros, jonka aikana parivaljakko teki synteesin ryhmien löydöksistä.

Lopulta strategiset ratkaisut priorisoitiin, jotta ymmärrys ratkaisuista syvenisi edelleen. Osallistujat jaettiin pareihin siten, että kussakin parissa oli yksi osallistuja A-ryhmästä ja toinen B-ryhmästä. Osallistujia pyydettiin näissä pareissa kiertämään teemat läpi ja merkitsemään parhaat ratkaisut dioille.

Tähän tuplakahvila-työskentelyyn kului lopulta alle kaksi tuntia. Siinä ajassa kaikki osallistujat olivat siis ideoineet strategisia ratkaisuja neljään strategiseen teemaan sekä käyneet vielä uuden parin kanssa ratkaisut läpi ja merkinneet niistä parhaat.

Ennen kahvilatyöskentelyä osallistujia autettiin virittäytymään ja fokusoitumaan työpajaan. Lisäksi strategiset teemat esiteltiin aluksi lyhyesti ja varmistettiin, että kaikki kokevat ymmärtävänsä teemat riittävän hyvin ratkaisujen ideointia ajatellen.

Aivan lopuksi sitoutumista ratkaisuihin vielä lisättiin pyytämällä jokaiselta osallistujalta yksi henkilökohtainen toimenpide kokouksen chattiin.

Työpajaan kului kaikkiaan alle neljä tuntia taukoineen.

Hyvä valmistautuminen varmisti jämäkän rennon otteen työpajaan

Työpajan jälkeen työskentelyn lopputulokset koottiin yhteen ja toimitettiin asiakkaalle jatkotyöstämistä varten. Järjestäjien kesken pidettiin vielä retrospektiivi, jossa työpajan lopputuloksia peilattiin tavoitteisiin.

Joitakin otoksia retrospektiivistä:

  • Ymmärrys yhtiön strategian vaikutuksesta osastotasolle avartui. Pienryhmissä päästiin käsiksi konkreettiseen tekemiseen.
  • Työpajassa luotiin vapautunut tila strategiatyötä varten. Ammattilaisen luomassa ilmapiirissä oli helppo toimia.
  • Työskentelytapa herätti positiivisia tunteita. Työskentely tuntui turvalliselta ja hallinnan tunne säilyi läpi tilaisuuden.
  • Osallistujille työpaja oli tilaisuus päästä mukaan strategian käytännön pohtimiseen. Osallistava työskentelytapa loi arvostuksen ilmapiiriä – ihmiset otettiin mukaan.
  • Työpajan seuraaminen nosti myös esiin uusia mahdollisuuksia fasilitointiin Teams-ympäristössä.

Tämän tilaisuuden toteutuksessa valmistautuminen oli merkittävässä roolissa. Suunnittelua tehtiin usean kierroksen ajan, jotta kaikki yksityiskohdat esitysdioja myöten saatiin hiottua kuntoon.

“Runsaan valmistautumisen ansiosta säilytimme tilaisuuden johtamisessa oman rentouden ja varmuuden. Tekemisessä oli koko ajan selkeä suunta, ja silti jäi tilaa spontaaniudellekin”, kertoo Varman Head of Major Accounts Iiro Korander.

Ammattifasilitaattorin seuraaminen oli sekin hyödyllistä. “Näin paljon uusia mahdollisuuksia fasilitointiin Teams-ympäristössä. Oma ymmärryskin kasvoi”, kiteyttää Korander.

Kuinka voimme auttaa teitä onnistumaan?

Fasilitointia voi hyödyntää lukuisissa työelämän tilanteissa. Anna meidän auttaa yhdistämään asiantuntijoidenne osaaminen yhteisten tavoitteidenne saavuttamiseksi.  Valmennamme tarvittavat taidot henkilöstönne tai tulemme ulkopuoliseksi tueksi teille tärkeään tilaisuuteen. Kalleinta on yhdessä käytetty aika – me teemme siitä aidosti arvokasta.  Kun haluat takeet tuloksellisista tilaisuuksista, olemme oikea valinta kumppaniksenne. Lupauksemme on, että yhteistyössä kanssamme ette koskaan jää yksin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi. Toimivampi yhteistyö tuo parempia tuloksia!