Artikkeli päivitetty 2.12.2024
Mitkä työkalut sopivat etätyöpajan fasilitointiin? Mikä olisi hyvä apuväline, kun tarpeena on ideointi, päätöksenteko, yhdessä piirtäminen tai muu visuaalinen co-creation -prosessi?
Toim. huom. 2.12.2024: Google on haudannut suositun Jamboard-tuotteensa. Tilalle voi harkita esimerkiksi Padletia (uusi Sandbox-pohja vastaa pitkälti Jamboardia), FigJamia tai Conceptboardia.
Olemme valmentaneet ryhmiä etäkokousten ja etätyöpajojen fasilitointiin jo toistakymmentä vuotta. Valmennukset on tehty asiakkaiden ehdoilla: jos käytössä on Microsoftin palvelut, työkaluna on Microsoft Teams + Office-työkalut. Google Workspacen asiakkaat käyttävät työpajoissaan Google Meetiä ja muita Workspace-työkaluja. Toisilla on Webex, Zoom, tai Adobe Connect.
Meille keskiössä on työkalun sijaan tilaisuuden tarkoitus ja osallistujien vaikutusmahdollisuudet. Toimiva yhteistyö etänä on paljon enemmän kuin käytössä olevat työkalut ja osallistujien tekninen osaaminen. Fasilitoijan tehtävä on varmistaa, että osallistujat tietävät, miksi tapaaminen järjestetään, mitä tapaamisella tavoitellaan sekä mikä oma rooli tapaamisessa on.
Fasilitoijan tehtävä on varmistaa, että osallistujat tietävät, miksi tapaaminen järjestetään, mitä tapaamisella tavoitellaan sekä mikä oma rooli tapaamisessa on.
Etänä fasilitoidessa tekniikkaa ei kuitenkaan voi sivuuttaa. Tekniikka on yleensä ensimmäinen este ylitettäväksi. Sen jälkeen pitää aloittaa tilaisuus napakasti, rakentaa hyvä ilmapiiri yhteistyölle ja ylläpitää sitä koko tilaisuuden ajan. Etäfasilitointi edellyttää paitsi teknistä taitoa ja itsevarmuutta kameran edessä myös osallistavan johtamisen taitoja.
Työn tulosten visualisointi on yksi fasilitoinnin kompetensseista. Etänä visualisointi on hyvin erilaista kuin kasvotusten. Fläppipaperin ja tarralappujen tilalle tulevat erilaiset digitaaliset työkalut, joita niin tilaisuuden vetäjän kuin osallistujien täytyy osata käyttää, jotta työskentely on sujuvaa.
Tässä artikkelissa esittelemme muutaman suositun työkalun digitaaliseen visualisointiin.
Sisällysluettelo
- Matalan kynnyksen whiteboardit
- Raskaan sarjan whiteboardit
- Whiteboardit osana isompaa kokonaisuutta
Katso myös
Matalan kynnyksen whiteboardit
Whiteboardit, jotka sopivat aloittelevalle etäfasilitoijalle ja/tai ovat osallistujille helposti lähestyttäviä.
Flinga
Flinga on suomalainen Nordtouchin kehittämä sovellus opetusta tukemaan. Palvelu on siis suunnattu pääasiassa kouluille ja opettajille, joskin sitä käyttävät tuhannet muutkin omassa työssään.
Flinga on yksinkertainen selaimessa ja mobiilissa toimiva työkalu, joka on nopea ottaa käyttöön myös ei-teknisille käyttäjille. Flingassa on kaksi erilaista työkalua: Whiteboard ja Wall.
Whiteboardille voi syöttää neliöitä tai ympyröitä (ikään kuin fyysiset tarralaput) sekä erikokoista tekstiä. Lisäksi whiteboardille voi piirtää ja lisätä kuvia.
Elementtejä voi lukita paikoilleen, jotta niitä ei vahingossa siirrä. Elementtejä voi linkittää toisiinsa.
Flinga Wall on yksinkertaisempi: siinä syötetään ideoita ja sitten äänestetään niitä. Ideat voi jälkeenpäin järjestää annettujen äänien mukaan. Ideoiksi voi syöttää paitsi tekstiä, myös kuvia.
Flingan ilmaisversiossa boardeja saa pitää enintään 5 samaan aikaan. Jos olet käyttänyt 5 boardia, ja haluat luoda uuden, joku vanhoista täytyy poistaa. Maksullinen versio poistaa boardien määrän rajan ja antaa valmistajan tuen tuotteen käyttöön.
Tykkään:
- Peruskäyttö on ilmaista
- Osallistuminen ei vaadi tiliä (ainoastaan host tarvitsee tilin)
- Yksinkertainen – ja siksi helppo osallistujille
- Sopii hyvin aloittelevalle etäfasilitoijalle
En tykkää:
- Käyttöliittymä kaipaa kehittämistä – tuo vähän miinusta käytön helppouteen
- Ei versiohistoriaa – jos jotain poistaa ja ei paina ”Undo” muutaman sekunnin sisällä, sisältöä ei enää voi palauttaa.
- Sovelluksen rajat tulevat vastaan nopeasti, kun haluaisi laajentaa käyttöä
- Maksullinen versio ei tarjoa mitään uusia työkaluja
Hinta:
- Maksuttomassa versiossa saa 5 Flinga-boardia
- Kirjoitushetkellä Flinga Premium maksaa 76 € vuodessa + alv.
Tutustu:
Google Jamboard
Google Jamboard on kuopattu 31.12.2024. Uusia tauluja ei enää voinut luoda eikä nykyisiä muokata 1.10.2024 jälkeen. R.I.P. 🪦 Katso korvaajaksi esim. Padlet alta.
Padlet
Padlet on helppo korttityylinen verkkosovellus, jonne voi kerätä mitä vaan ideoita, toimenpiteitä, päätöksiä. Lisää kortteihin tekstiä, kuvia, linkkejä, liitetiedostoja. Löytyy useampia pohjia erilaiseen käyttöön, mukaan lukien uusi Sandbox, jolla sisältöä voi siirrellä ympäriinsä vapaasti, sekä Map: maailmankartta, jolle voi merkitä vaikkapa oman sijaintinsa tai unelmalomakohteensa. Tutustu myös Matleena Laakson Padletiin Padletin käytöstä!
https://padlet.com/
FigJam
FigJam on Figman whiteboard-ratkaisu. Suht helppokäyttöinen ja silti monipuolinen.
Raskaan sarjan whiteboardit
Whiteboardit, jotka sopivat vaativammalle etäfasilitoijalle. Vaativat enemmän opettelua, mutta laajentavat myös työskentelyn mahdollisuuksia merkittävästi. Myös osallistujalle oppimiskynnys on kohtalainen – mutta investointi maksaa vaivan, kun kyseessä pidempi, esimerkiksi koko päivän työpaja.
Miro
Miro on perustettu 2011 ja sen päämaja sijaitsee San Franciscossa.
Miro on monipuolinen digitaalinen whiteboard. Pikaisella vilkaisulla se vaikuttaa samanlaiselta kuin kevyemmät whiteboardit: siinä on zoomattava valkokangas, jolle useampi käyttäjä voi kirjoittaa ja piirtää yhtä aikaa.
Miro painii kuitenkin aivan eri liigassa: se tukee paitsi tarralappuja ja tekstiä myös taulukoita, datakortteja, upotettuja google- ja office-dokumentteja yms. Työskentelyalue skaalautuu rajattoman suureksi.
Mirossa on runsaasti fasilitointia helpottavia toimintoja:
- Ajastin näkyy koko ryhmälle yhdellä kertaa ja antaa äänimerkin ajan loppuessa. Aikaa voi lisätä ajastimen ollessa käynnissä ja halutessaan voi toistaa taustamusiikkia (esim. yksilötyöskentelyn aikana).
- Äänestys sallii ryhmän valita ideoista parhaat. Voit esimerkiksi antaa kullekin 10 ääntä jaettavaksi ideoiden kesken. Muista lisätä dialogia sekä ideointivaiheessa että äänestyvaiheessa, jotta yhteinen ymmärrys säilyy.
- Työpajamoodi pakottaa kaikki seuraamaan fasilitoijan näkymää ja piilottaa suurimman osan työkaluista. Ajastimet ja äänestykset voi valmistella ennakkoon. Samoin esityksen eri osat voi ajastaa, jotta näkee miten pysyy aikataulussa.
- Taulun sisältöä voi lukita ja piilottaa tarpeen mukaan.
- Muiden osoittimet saa näkyviin tai piiloon tarpeen mukaan.
Yksi olennainen ero matalan kynnyksen whiteboardeihin on muotoilumahdollisuuksien määrä. Mirossa tekstiä voi muotoilla lähes loputtomasti. Näin boardeista saa visuaalisesti monipuolisia ja työpajoista tai koulutuksista innostavia.
Mirossa on paljon valmiita pohjia erilaisiin kokouksiin ja työpajoihin. Monet valmiit integraatiot (mm. Unsplash ja Iconfinder) tekevät sopivien visuaalisten elementtien löytämisen joka tilanteeseen helpoksi.
Toiset integraatiot mahdollistavat sisällön tuomisen kymmenistä eri lähteistä – ja tiedot muuttuneista boardeista vaikkapa Teamsin kanavalle.
Listaa voisi jatkaa pidempäänkin. Yhteenvetona voisi sanoa, että Miro on niitä varten, jotka haluavat ottaa visuaalisen etäyhteistyön vakavasti.
Miro on uudistanut tuotettaan merkittävästi vuonna 2024. Uusi slogan on ”Innovation workspace”.
Lue lisää: https://miro.com/innovation-workspace/
Kaipaatko valmennusta Miron haltuunottoon, jotta voitte vetää innostavia ja osallistavia työpajoja verkossa? Järjestämme räätälöityjä valmennuksia – kysy lisää!
Tykkään:
- Monipuolinen
- Visuaalinen
- Paljon intuitiivisia ominaisuuksia, kuten objektiryhmän järjestäminen siisteihin riveihin
- Integraatiot kymmeniin eri järjestelmiin
- Tukee toistasataa yhtäaikaista muokkaajaa
- Toimii myös kosketusnäytöillä ja esimerkiksi Surface Hubilla
En tykkää:
- Työkalu on tekninen ja siinä on paljon opeteltavaa niin fasilitoijalle kuin osallistujille. Pidempi työpajaprosessi oikeuttaa kuitenkin vaivannäön.
Hinta:
- Maksuttomalla versiolla saa 3 taulua; rajattoman määrän tiiminjäseniä; sekä yleisimmät järjestelmäintegraatiot käyttöönsä.
- Maksulliset versiot organisaatioille alkavat 8 dollarista / käyttäjä / kk ja tuovat fasilitointityökalut mukaan (työpajamoodi, äänestys, ajastin).
Tutustu:
- Miro
- Product Tour
- Tutoriaalit
- Kiireiselle: 1 minuutin introvideo
- Miron käyttöehdot ja tietosuojakäytännöt
Mural
Muralin juuret sijaitsevat Argentiinassa. Se muistuttaa Miroa monelta osin: se on digitaalinen valkotaulu, joka laajenee lähes äärettömästi ja sallii monenlaisen sisällön upottamisen tauluun sekä yli sadan osallistujan yhtäaikaisen muokkauksen. Myös Mural on perustettu 2011.
Lisäys 5.1.2023: Mural on uudistanut sekä brändinsä että varsinaisen tuotteen käyttöliittymän. Lue lisää uudistuksesta.
Suurimmat erot Muralin ja Miron välillä liittyvät integraatioihin ja hinnoitteluun. Miron integraatioiden lista on pidempi kuin Muralin, vaikka Muralistakin löytyy integraatioita moniin järjestelmiin. Miro on ehkä hieman teknisempi: valkotauluihin voi upottaa enemmän erilaista sisältöä.
Erot Miron ja Muralin välillä ovat lopulta pieniä. On melkeinpä makukysymys, kumman käyttöön päätyy. Mural tuntuu olevan freelancer-fasilitoijien suosiossa, Miro taas suunnittelijoiden ja devaajien.
Kaipaatko valmennusta Muralin haltuunottoon, jotta voitte vetää innostavia ja osallistavia työpajoja verkossa? Järjestämme räätälöityjä valmennuksia – kysy lisää!
Hinta:
- Muralia voi kokeilla 30 päivän ajan maksutta.
- Lisenssit alkaen 12 USD / käyttäjä / kk.
- Freelancerit ja enintään 10 hlö tiimit voivat pyytää maksutonta konsulttilisenssiä. Ilmeisesti näitä jaellaan aika avokätisesti, eli kannattaa kysyä! Konsulttilisenssillä saa 10 tiimijäsentä ja 25 vierasta maksutta. Jos haluaa vetää tätä isompia työpajoja tai projekteja, pitää hankkia maksullinen lisenssi.
Tutustu:
- Mural
- ”Facilitator superpowers” eli fasilitoijille suunnitellut toiminnot Muralissa
- Videoesittely
- Mural tietosuoja
Opiskele: The Definitive Guide to Facilitating Remote Workshops
Conceptboard
Conceptboard muistuttaa Miroa ja Muralia mutta on hieman edullisempi. Tutustumisen arvoinen!
Whiteboardit osana isompaa kokonaisuutta
Näitä whiteboard-tuotteita ei myydä erikseen, vaan ne on suunniteltu toimimaan osana jotain isompaa kokonaisuutta, kuten Microsoftin tai Zoomin yhteistyöalustat.
Microsoft Whiteboard
Microsoft Whiteboard on käynyt läpi monta kehitysvaihetta. Alun perin se kehitettiin Surface Hub -laitteen sovellukseksi. Sitten Windowsille ja iOSille kehitettiin sovellukset, jotta myös ilman kymmenen tuhannen euron laitteita voisi osallistua yhteispiirtelysessioihin. Aikanaan myös Androidille tehtiin sovellus.
Pitkään myös tuntui siltä, että Microsoftin Whiteboard-visiossa jokaisella tietotyöntekijällä olisi käytössään aktiivikynä ja sitä tukeva kosketusnäyttö – joten tekstinsyöttö puuttui sovelluksesta täysin. Tänä päivänä tilanne on parantunut rutkasti ja vuoden 2023 alussa Whiteboardiin tulee myös paljon kaivattu tuki tekstin muotoilulle.
Whiteboardilla voi tehdä monia samoja asioita kuin edellä mainituilla sovelluksilla, esimerkiksi:
- piirtäminen
- kirjoittaminen tekstilaatikoihin
- ideointi tarralapuille
- tarrojen ja reaktioiden lisääminen taululle
- valmiiden mallipohjien käyttö
- uutta 2023: sisällön kommentointi
- uutta 2023: Loop-komponenttien käyttö
Whiteboardia voi käyttää monesta eri paikasta ja asiayhteydestä:
- Teams-kokouksessa
- Windows-, iOS- tai Android-sovelluksella
- Verkkoselaimessa
Microsoft Whiteboard on näppärä työkalu nopeaan ideointisessioon tai tiimin suunnittelutyökaluksi.
Yksi iso puute estää meitä suosittelemasta Microsoft Whiteboardia laajaan käyttöön: tauluun ei voi antaa pysyvää pääsyä organisaation ulkopuolisille.*
*Whiteboard-taulun voi jakaa organisaation ulkopuolisille tilapäisesti Teams-kokouksen aikana. Kun aloittaa taulun jakamisen, kaikki osallistujat näkevät taulun ja voivat muokata sitä. Toiminto ei ole 100% luotettava – välillä joku ilmoittaa, ettei taulu näy vaan tulee virheviesti.
Microsoft Whiteboard tulee tuskin koskaan saavuttamaan Miroa tai Muralia monipuolisuudessa. Jälkimmäiset on luotu vain ja ainoastaan ihmisten visuaalista yhteistyötä varten ja yhtiöt omistavat kaikki resurssinsa näille tuotteille. Microsoftilla Whiteboard taas on yksi osa valtavaa työkalupakkia ja sen kehitys etenee kokonaisuuden ehdoilla.
Moni organisaatio tulee kuitenkin pärjäämään erinomaisesti Microsoft Whiteboardin tarjoamilla työkaluilla ja mallipohjilla. Iso etu tässä on, että Whiteboard kuuluu M365-pakettiin ilman lisämaksua. Whiteboard-tauluja voi käsitellä SharePointissa ja OneDrivessa kuten muitakin Office-tiedostoja.
Kaipaatko valmennusta Microsoft Whiteboardin haltuunottoon, jotta voitte vetää innostavia ja osallistavia työpajoja verkossa? Järjestämme räätälöityjä valmennuksia – kysy lisää!
Tykkään:
- Suht monipuolinen sovellus
- Paljon valmiita mallipohjia
- Loop-komponenttien käyttö avaa uusia mahdollisuuksia Microsoft 365 -ekosysteemin sisällä
- Kuuluu lisämaksutta Microsoft 365 -paketteihin
En tykkää:
- Tauluja ei voi jakaa organisaation ulkopuolisille paitsi Teams-kokouksen aikana
- Taulun jakaminen ei toimi 100% luotettavasti edes Teams-kokouksessa, jossa mukana organisaation ulkopuolisia
- Hitaampi ja kankeampi verraten Miroon ja Muraliin
Hinta:
- Kuuluu Microsoft 365 -paketteihin maksutta
- Käytettävissä maksutta myös Microsoft-kuluttajatilillä
Tutustu: Microsoft Whiteboard
Kirjaudu: whiteboard.microsoft.com
Opiskele:
- Video Microsoft Whiteboardin käytöstä
- Opas Microsoft Whiteboardin käyttöön
- Tutustu Teamsin fasilitointia tukeviin ominaisuuksiin
- Microsoft Whiteboard tietosuoja
- Microsoft 365 tietosuoja
Zoom Whiteboard
Zoomissa on itse asiassa kaksi whiteboardia. Vanhempi whiteboard toimii vain kokouksen aikana, uudempi toimii myös kokouksen ulkopuolella. Uudempi whiteboard on myös monipuolisempi. Katsotaan kumpaakin erikseen.
Vanha Whiteboard
Vanha Whiteboard on osa Zoomin ruudunjakotoimintoja. Share Screen / New Share -napin takaa löydät muiden vaihtoehtojen joukosta Whiteboardin.
Vanha Whiteboard-toiminto mahdollistaa osallistujien piirtämisen, kirjoittamisen sekä erilaisten muotojen ja leimojen asettamisen yhteiselle valkokankaalle.
Vanha whiteboard sisältää monia rajoituksia, joiden takia sitä ei voi suositella pidempään työskentelyyn:
- Taulu on tilapäinen. Taulun sisältö häviää, kun kokous päättyy. Taulua ei siten voi valmistella etukäteen.
- Osallistujat eivät voi muokata tai siirtää toisten taululle luomaa sisältöä. Omat sisällöt voi vain poistaa – niitä ei voi muokata tai siirtää. Ainoastaan taulun jakaja voi muokata muiden sisältöjä.
- Taulun sisällön voi tallentaa kuvaksi omalle tietokoneelle Save-painikkeella, mutta tallennettuja kuvia ei voi palauttaa taululle. Aiemmin aloitettua työtä ei siis voi jatkaa seuraavassa kokouksessa.
Uusi whiteboard, lanseerattu 2022
Uusi whiteboard lanseerattiin huhtikuussa 2022. Se rakennettiin puhtaalta pöydältä ja muistuttaakin kilpailijoiden whiteboard-tuotteita vanhaa whiteboardia enemmän.
Zoomin uusi whiteboard sisältää paljon samoja toimintoja kuin kilpailijansa: piirtäminen, tekstin syöttö ja muotoilu, tarralaput, muodot, kuvien tuonti.
Uuden whiteboardin taulut elävät erillään Zoom-kokouksista, joten voit valmistella taulun ennen kokousta ja jatkaa sen työstämistä kokouksen jälkeen.
Yksi heikkous Zoomin uudessakin whiteboardissa silti on verraten Miroon ja Muraliin: taulun muokkaus ilman Zoom-tiliä. Työpajan osallistuja voi muokata taulua Zoom-kokouksen aikana ilman Zoom-tiliä, mutta sen ulkopuolella tälle voi antaa vain katseluoikeuden. Hanketyöskentelyssä Zoomin uusi Whiteboard häviää siksi edelleen Mirolle ja Muralille.
Kaipaatko valmennusta Zoom Whiteboardin haltuunottoon, jotta voitte vetää innostavia ja osallistavia työpajoja verkossa? Järjestämme räätälöityjä valmennuksia – kysy lisää!
Tutustu:
Suosituksemme digitaalisen whiteboardin valintaan
Jos teillä on tarve tehdä laajamittaista yhteistyötä paikkariippumattomasti tai fasilitoida vaativia virtuaalityöpajoja, suosittelemme tähän Miroa tai Muralia.
Flinga ja Jamboard sopivat satunnaiseen ideointiin ja kevyeeseen visualisointiin yhdessä, mutteivät laajempaan yhteiskehittämiseen.
Microsoft Whiteboard ja Zoom Whiteboard sopivat tiimin ja organisaation sisäisen työskentelyn fasilitointiin mutta häviävät Mirolle/Muralille, kun mukana on organisaation ulkopuolisia. Tärkein ero on, että Mirossa ja Muralissa ulkopuolisen osallistujan ei tarvitse kirjautua, vaan hän voi osallistua anonyymisti tai nimimerkillä. Lisäksi Miron ja Muralin monipuolisuus sekä käytettävyys painivat aivan eri sarjassa.
Ota virtuaalifasilitointi haltuun valmennuksella
Toteutamme organisaatiolle tarpeisiinne räätälöityjä valmennuksia tilauksesta. Yhteistyössä varmistamme, että osallistujat saavat valmennuksesta aitoa hyötyä omassa työssään. Autamme soveltamaan fasilitointitaitoja alustalla kuin alustalla, esimerkiksi: Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, WebEx, Miro, Mural.
Lue lisää virtuaalifasilitoinnin valmennuksista
Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista
Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!
Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Toteutamme organisaatiollenne tarpeisiinne räätälöityjä valmennuksia tilauksesta. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja vetämiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja sekä suomeksi että englanniksi.
Ota yhteyttä ja kerro meille tarpeestanne!
