Työpaja on täynnä energiaa, oivalluksia sinkoilee ja yhteinen ymmärrys syntyy. Kahden viikon päästä mitään ei ole tapahtunut.
Kuulostaako tutulta? Fasilitoinnin onnistumista ei mitata ideoiden määrällä, vaan sillä, mitä työpajan jälkeen tapahtuu. Siksi toimenpiteiden sopiminen on työpajan kriittisin vaihe, eikä sitä kannata jättää viimeisille minuuteille.
Tässä artikkelissa käyn läpi, miksi työpajan toimenpiteet jäävät usein sopimatta, mistä hyvä toimenpidevaihe rakentuu ja millaisella prosessilla saat työpajan tulokset käytäntöön.
Miksi työpajan toimenpiteet jäävät sopimatta?
Ylikuormittunut mieli suojautuu:
Osittain kyse on puhtaasti psykologiasta. Kun mieli on valmiiksi ylikuormittunut ja kiire painaa, ihminen suojautuu. Uusiin tehtäviin lupautuminen tuntuu uhkaavan omaa jaksamista.
Toimenpidevaihetta ei ole fasilitoitu hyvin:
Aina kyse ei kuitenkaan ole osallistujien haluttomuudesta. Syy voi olla myös fasilitoinnissa. Työpajan aikataulu pettää, ja toimenpiteet yritetään raapia kasaan viidessä minuutissa. Realistinen aikataulu ratkaistaan jo työpajan suunnitteluvaiheessa.
Toinen yleinen sudenkuoppa on menetelmä. Valitaan kuuluisa ”nakitus” tai sen loivempi muoto, vapaaehtoisten etsiminen. Kummassakin tehtävät sovitaan ensin ja tekijät etsitään vasta sitten. Tämä ei rakenna omistajuutta. Pahimmillaan se johtaa passiiviseen vastarintaan tai siihen, että tehtävä jää kokonaan tekemättä.
Arki vie voiton:
Sitten on vielä arjen todellisuus. Kenellä on valta päättää, että työpajan toimenpide on tärkeämpi kuin laatikossa odottava sähköposti tai aiemmin sovitut tehtävät?
Parhaassa tapauksessa työntekijällä on hyvä ymmärrys kokonaisuudesta sekä lupa hallita omaa kalenteriaan ja priorisoida työtään. Hyvin hierarkkisessa tai kontrolloivassa kulttuurissa tämä voi olla vaikeaa. Siksi toimenpiteiden toteutuminen on myös johtamiskysymys: fasilitoiva johtaminen luo tilaa sille, että sovitut asiat ehditään oikeasti tehdä.
Miten rakentuu hyvä toimenpidevaihe?
Hyvä toimenpidevaihe nojaa kolmeen periaatteeseen.
1. Lähde liikkeelle omista toimenpiteistä. Suurin sitoutuminen syntyy, kun jokainen määrittelee itse, mitä voi ja aikoo asian eteen tehdä. Omistajuus lähtee sisältäpäin, eikä tehtäviä yritetä ulkoistaa muille.
2. Tee toimenpidesuunnitelmasta yhteinen dialogin avulla. Jaettu vastuu syvenee, kun omista ajatuksista keskustellaan yhdessä. Keskustelu muuttaa yksilöiden tehtävät yhteiseksi kokonaisuudeksi. Samalla voitte tarkistaa suunnan ja paikantaa aukot: varmistatte, että kaikki oleellinen tulee katettua eikä mitään kriittistä putoa roolien väliin.
3. Visualisoi ja laita tekemiset aikajanalle. Kun tehtävät tuodaan näkyviin esimerkiksi lappuina seinälle, syntyy yhteistä ymmärrystä ja sitoutumista, ja seuranta helpottuu. Kun laput vielä sijoitetaan aikajanalle, näette heti, onko johonkin kohtaan tulossa ruuhkaa ja millaisia riippuvuuksia tehtävien välillä on.
Esimerkkiprosessi: näin fasilitoit toimenpidevaiheen
Tässä esimerkkiohjeistus työpajan viimeiseen vaiheeseen, kun ratkaisut on jo löydetty yhdessä.
- Omat ajatukset paperille (5 min)
”Katso syntyneitä ratkaisuja. Listaa omalle paperillesi toimenpiteitä, joita aiot tehdä, jotta ratkaisut menevät käytäntöön.” - Jalostaminen pienryhmissä (8 min)
”Jutelkaa kolmen hengen ryhmissä ja jalostakaa kukin omia toimenpiteitänne.” - Lisää jalostamista uusissa pienryhmissä (8 min)
”Muodostakaa uudet kolmen hengen ryhmät ja jatkakaa omien toimenpiteiden jalostamista.” - Näkyväksi tekeminen
”Kirjatkaa tärkeimmät toimenpiteet isoille post-it-lapuille: yksi toimenpide per lappu ja tekijän nimi lappuun. Tuodaan laput seinälle aikajanalle.”
Muokkaa prosessia tilanteen mukaan
Prosessia voi luonnollisesti muokata tilanteen mukaan. Voit esimerkiksi lisätä suunnitelman jalostamista pienryhmissä ja yhteistä arviointia loppuun.
Tarvittaessa voit tehdä myös lyhyemmän version. Pelkkä ensimmäinen vaihe riittää, jos tekemistä ei tarvitse suunnata yhteisesti. Silloinkin toinen vaihe on hyvä lisä: siinä saa kollegoilta tukea omille ajatuksille, ja toimenpiteet jalostuvat.
Prosessi toimii myös etänä. Pienryhmät hoituvat breakout-huoneissa ja aikajana digitaalisella taululla. Lisää vinkkejä virtuaalifasilitointiin.
Ja lopuksi, eikös tehdä diili: jatkossa annetaan myös (sille niin rasittavalle) toimenpidevaiheelle sen ansaitsema huomio!
Haluatko oppia vetämään työpajoja, joista syntyy tuloksia?
Vaikuttava fasilitointi -valmennuksessa harjoittelet käytännössä, miten työpaja rakennetaan alusta toimenpiteisiin asti.
Jos haluat tuoda samat taidot koko organisaatiolle, tutustu organisaatioille suunnattuun Vaikuttavat fasilitointitaidot -valmennukseen.
