Kirjoittajana artikkelissa ammattifasilitaattori-valmentaja Kari Kukkola. Kari on valmentanut useita rakennusalan toimijoita menestyksekkäästi allianssikilpailutuksiin.
Kolme keinoa fasilitaattorille
Tiimien yhteistoimintakykyä arvioidaan allianssikilpailutusten kehitystyöpajoissa. Tilaajan tavoitteena on kerätä kokemuksia eri tiimeistä, testata millaista heidän kanssaan olisi tehdä yhteistyötä kokouksissa ja työpajoissa.
Kisatyöpajat ovat monille tiimeille stressin paikka. Työpajamainen työskentely koetaan vieraaksi tai jopa vastenmieliseksi.
Kokemukseni mukaan työpajasta selviää kunnialla, jos tiimin fasilitaattorilla on seuraavat kolme fasilitointitaitoa hallussa:
- Keinot rohkaista kaikki mukaan työskentelyyn.
- Taito tuottaa ryhmäpäätöksiä.
- Visualisointi työskentelyn tukena.
Keinot rohkaista kaikki mukaan
Tilaisuuden alussa fasilitaattorin tulee huolehtia psykologisesta turvallisuudesta. Luonteva tutustumisharjoitus rentouttaa ryhmää ja kaventaa eri ryhmittymien välistä henkistä etäisyyttä. Syntyy kokemus, että ollaan samalla puolella.
Fasilitaattorin vuorovaikutustyylillä on myös suuri merkitys. Hänen tulee herättää luottamusta, olla helposti lähestyttävä ja saada kaikki kokemaan, että heidän näkemystään arvostetaan.
Lisäksi fasilitoinnin perusmenetelmät helpottavat osallistumista, tehtävien yhteistä käsittelyä. Esimerkiksi kun työskentelyssä on sopiva annos yksilötyötä, pienryhmätyöskentelyä ja yhteistä keskustelua, erilaisten persoonallisuuksien on helpompaa innostua mukaan.
Taito tuottaa ryhmäpäätöksiä
Kautta aikojen työpajojen yleinen helmasynti on ollut, että ideoiden tuottamiseen (esim. ratkaisuvaihtoehdot) paneudutaan huolella, mutta tärkeimpien ideoiden valinta tehdään pinnallisesti tai se unohtuu kokonaan. Allianssikisojen työpajoissa tämä on selkeä virhe, josta sakotetaan armottomasti. Arviointikriteereissä painotetaan säännönmukaisesti tiimin kykyä tehdä päätöksiä ja kiteyttää selkeä lopputulos.
Ryhmäpäätöksen tuottamisessa auttaa työskentelyn jakaminen kolmeen vaiheeseen:
- Ideoiden tuottaminen.
- Yhteinen ymmärrys saaduista ideoista.
- Ideoiden valinta, eli päätöksen tekeminen.
Fasilitaattori vastaa siitä, että vaiheet eivät sekoitu keskenään. Osallistujilla on usein halukkuutta samanaikaisesti sekä tuottaa ideoita, että arvioida niiden paremmuutta. Tämä kuitenkin sekoittaa ryhmää, jolloin looginen eteneminen häiriintyy.
Päätöstä ei kannata rynnätä tekemään ennen kuin ideat on varmasti ymmärretty. Sen vuoksi yhteisen ymmärryksen kohdalla fasilitaattorin kannattaa hieman painaa jarrua. Näin vältetään tilanne, että ideoiden paremmuudesta äänestetään ennen kuin on ymmärretty kaikki tarjokkaat.
Kolmanneksi fasilitaattorin tulee huolehtia siitä, että kullekin vaiheelle on riittävästi aikaa. Nyrkkisääntö on, että ideoiden tuottaminen ja niiden valinta pitäisi kestää suunnilleen saman verran.
Visualisointi työskentelyn tukena
Visualisointi eli asioiden kirjaaminen näkyville tukee työskentelyä monin tavoin.
Kilpailutusten tehtävät on usein ilmaistu hieman pitkästi ja koukeroisesti. Tehtävän ymmärtämisessä auttaa, jos fasilitaattori kirjaa siitä pelkistetyn version fläpille. Pelkistetty versio kannattaa jättää työskentelyn ajaksi esille, jotta ryhmän on helppo tarkistaa, ollaanko vastaamassa oikeaan kysymykseen.
Samoin yksittäiset ryhmätyöohjeet tulee kirjata näkyville. Ei riitä, että fasilitaattori ohjeistaa suullisesti, vaan ohjeen ydinasiat tulee olla näkyvillä kyseisen vaiheen ajan. Näin kaikilla on yhteinen käsitys mitä pyydettiin tekemään ja kuinka paljon on aikaa käytössä.
Visualisointiin liittyy myös ns. yhteisen muistin käyttö. Kokonaisuuden hahmottaminen ja eri vaihtoehdoista keskustelu helpottuu, kun ryhmä kirjaa keskustelussa esiin nousseet pointit selkeästi näkyville. Erityisesti edellä mainitussa päätöksenteossa visualisointi on totta kai suureksi avuksi. Ilmeisin visualisoinnin hyöty nousee esiin ryhmätyön tulosten esittelyssä, joka ei oikein taida onnistua ilman selkeää visuaalista esitystä.
Ja lopuksi kaikkein tärkein hyöty. Ryhmätyön tulosten napakka yhteenveto vaatii tuekseen selkeän visuaalisen esityksen.
Tutustu myös näihin:
Näin valmistaudut huolella allianssikilpailutukseen -artikkeli
Allianssihankkeet ovat arvoltaan ja kestoltaan merkittäviä rakennusprojekteja. Lue Näin valmistaudut huolella allianssikilpailutukseen -artikkeli ja poimi vinkit talteen!
CASE Lapti
Rakennusliike Laptin Pirkanmaan alueen avainhenkilöille kaivattiin lisää työkaluja ja menetelmiä yhdistää ihmisten osaamista ja tehdä yhteissuunnittelutilaisuuksista tehokkaita. Lue koko CASE -tarina.
Jaa artikkeli verkostollesi alla olevista kuvakkeista!
Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista
Miten onnistua yhteistyössä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!
Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Parantamalla taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opi vuorovaikutteisissa ja käytännönläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Lue lisää avoimista fasilitointivalmennuksista
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
