Yritän tässä kirjoituksessa antaa mahdollisimman tiiviin, mutta kuitenkin konkreettisen vastaukseni kysymykseen: Mitä fasilitointi on?.
Fasilitointi-sanan kantasana facil on latinaa ja tarkoittaa helppoa. Yksinkertaisesti sanottuna fasilitointi tarkoittaa helpottamista. Se on ryhmän yhteisen ajattelun ja työskentelyn sujuvoittamista ja mahdollistamista hyvin monenlaisin keinoin. Väitän, että fasilitointia tarvitaan jokaisessa tilaisuudessa, jossa ihmiset kohtaavat toisiaan – niin etänä verkon välityksellä kuin fyysisesti kasvokkain. Fasilitoinnin määrää ja laatua kuitenkin kannattaa säätää tilaisuuden tyypin, tarkoituksen ja tavoitteen mukaan. One size fits all ei päde fasilitointiin.
Joskus on helpompi lähestyä aihetta kertomalla, mitä se ei ainakaan ole.
Mitä fasilitointi ei ole?
- Se ei ole yksittäisiä menetelmiä ja kikkailua kikkailun vuoksi, vaan fasilitointimenetelmien käytölle on tarve ja tarkoitus.
- Se ei ole leikkimistä ja temppuja, vaikkakin fasilitoidussa työpajassa saa (ja pitääkin) olla kivaa.
- Se ei ole hiljainen lippuäänestys yhteisen lopputuloksen saamiseksi, vaan keskustellen, kuunnellen ja vaikuttuen muodostettu yhteinen näkemys, johon yksilöt voivat sitoutua.
- Se ei ole monologeja, pitkiä esityksiä tai yksittäisiä puheenvuoroja, vaan pari- ja pienryhmäkeskustelujen kautta saavutettuja oppeja ja oivalluksia.
- Se ei ole vaivaannuttavaa hiljaisuutta, vaan hyvän kysymyksen parissa fokusoituneena yksinpohdintaan käytettyä laadukasta aikaa.
- Se ei ole suurpiirteisiä ohjeita tai suljettuja (esim. “Onks kysyttävää?”) kysymyksiä, vaan selkeitä, visuaalisia ohjeita ja avoimia (esim. “Mitä herätti?”) kysymyksiä, joihin annetaan aikaa pohtia vastausta.
- Se ei ole mutu-tuntumalla hihasta nykäisty näennäisosallistava tilaisuus, vaan tavoitetta palvelemaan mietitty ja valmisteltu prosessi.
5 viisautta mitä fasilitointi on
Mennään lähemmäs konkretiaa ja käytäntöä. Tässä alla fasilitointi purettuna viideksi ohjeeksi.
1. Ohjeista
Fasilitointi on ohjeistamista. Epävarmuus passivoi osallistujia, minkä vuoksi muista kertoa heti tilaisuuden alussa – sekä jo kokouskutsussa – mikä on tilaisuuden tavoite ja tarkoitus, keitä on paikalla ja missä rooleissa, millainen on tämän tilaisuuden työskentelytapa, tarvitaanko kameroita, täydennetäänkö yhteistä muistiota ja jakaudutaanko ryhmiin. Kerro iso kuva ja sen jälkeen tarkenna yksityiskohdat. Anna hyviä, selkeitä työskentelyohjeita, jotta osallistujat tietävät, mitä kysymystä on tarkoitus pohtia, kenen kanssa, kuinka pitkän aikaa ja mihin keskustelua kirjataan ylös. Ja napakoiden ohjeiden päätteeksi, anna selkeä lähtökäsky: “Nyt saa mennä!”.
2. Osallista
Fasilitointi on kaikkien osallistamista. Se ei onnistu, jos fasilitaattorina olet koko ajan itse äänessä ja kyselet ryhmältä silloin tällöin: “Onks kellään kysyttävää?”. Ujompi ei tähän uskalla vastata koskaan, verkastahtisempi ei ehdi keksiä kysymystä, suulain ei ehkä taas “kehtaa” kysyä ja rohkein pahimmillaan ankkuroi koko ryhmän ajattelun tuomalla heti alkuun jonkin kärkkään kommentin kaikkien korville. Parhaiten saat tasapainotettua kaikkien osallistumista tarjoilemalla yksinpohdintahetkiä (ohjeista kirjaamaan ajatukset muistiin) ja 2-4 henkilön pienryhmäkeskusteluja. Näin ujompi ja verkkaisempi ehtii saada selkoa omista ajatuksistaan ennen kuin päätyvät keskusteluun suulaan ja rohkean kanssa. Suulas ja rohkeakin ehtivät yksinpohdinnan aikana parhaimmillaan muotoilla kommenttiaan ja pienryhmässä asioiden eri puolet pääsevät esille erilaisten ajattelijoiden esiin tuomina. Tämän jälkeen koko ryhmän kesken usein riittää, että luetaan pienryhmien ylöskirjaamat muistiinpanot hiljaisuudessa. Ah, mikä ihana rauha kaikkien korville – varsinkin etätilaisuuksissa!
3. Visualisoi
Fasilitointia on yhdessä tehdyt muistiinpanot. Muistatko sen kokouksen, jonka muistio tuli sähköpostilla noin viikko kokouksen jälkeen ja johon sulta kysyttiin: “Onks korjattavaa?”. Harva meistä muistaa.
Jos haluat…
- …että osallistujat kokevat osallistumisensa merkitykselliseksi varmista, että heidän ajatuksensa tulevat kuulluksi ja kirjatuiksi.
- …vapauttaa tilaa osallistujien “kovalevyltä”, jottei osallistujien muisti ylikuormitu, varmista, että jo esitetyt ajatukset tulevat kirjatuksi ylös. Tämä vapauttaa aivoille tilaa tuottaa uusia ajatuksia.
- …että tilaisuudessa yksilöiden tuottamat ideat jalostuvat ja muuttuvat ryhmän yhteisiksi ideoiksi, pidä huoli, että ideoista jutellaan, niitä jalostetaan ja ne kirjataan yhteisesti näkyville.
- …että ryhmän fokus säilyy käsiteltävässä asiassa ja kulloisessakin työvaiheessa, kertaa visuaalisesti aihe, ohjelma ja työskentelyohje.
- …että osallistujat muistavat, mistä asioista yhdessä keskusteltiin ja millaisia päätöksiä yhdessä tehtiin ja vielä toimeenpanevatkin ne, kannattaa muistiinpanot tehdä jo tilaisuuden aikana yhdessä kaikkien näkyville ja muokattavaksi.
4. Hidasta
Fasilitointi on ajattelun vaiheistamista ja hidastamista. Kun esimerkiksi ohjeistat ryhmää miettimään “Mitä haasteita meidän tulisi ratkaista, jotta asia x saataisiin maaliin?”, varmista, että jokainen pääsee tuomaan omat haasteensa esille (kts. kohta Osallista). Pidä huolta, että kaikki kissat nostetaan pöydälle ennen kuin niitä aletaan karvoihin katsoa. Haasteiden esiin nostamisen aikana ei tule sallia niiden arvioimista tai kritisointia. Aiheiden esille nostamista kutsustaan divergoinniksi. Divergointivaiheessa haetaan määrää, ei laatua.
Kun määrää on sopivasti, on aika karsia ja tehdä valintaa. Tässä vaiheessa voit ohjeissasi nostaa esille valintaa helpottavia kriteereitä, kuten: “Mitkä ovat tärkeimmät, tänään ratkaistavat haasteet?”. Aiheiden valintavaihetta kutsutaan konvergoinniksi. Konvergoinnissa haetaan laatua tietyillä kriteereillä. Tarkoituksena on karsia määrää ja löytää fokus. Emme kuitenkaan voi ratkaista kaikkia haasteita yhdellä kertaa, joten joudumme priorisoimaan.
Sen lisäksi, että sopivasti hidastat ryhmän ajattelua vaiheistamalla, vaiheista myös tilaisuuden sisällön käsittelyä, jotta kaikki pysyvät kartalla. Se tarkoittaa, ettet päästä ketään osallistujista miettimään toimenpiteitä, jos tilaisuudessa ollaan vasta selkeyttämässä kysymyksiä tai suunnittelemassa ratkaisuja niihin.
5. Helpota
Fasilitointi on rooli. Fasilitaattorin tehtävänä on tehdä kaikkensa, jotta osallistujien olisi helppoa osallistua, keskittyä ja antaa täysi panostuksensa käsiteltävään aiheeseen. Fasilitaattorin roolissa olet koko ajan läpinäkyvä siitä, missä mennään ja mitä tapahtuu. Osallistat monipuolisesti, kyselet ja kuuntelet enemmän kuin vastaat, varmistat eri näkökulmien esilletulon yhdistämällä asiantuntemusta, huolehdit tilaisuuden rakenteesta ja aikataulusta, huolehdit osallistujien vireydestä ja psykologisesta turvallisuusta sekä reflektoit ryhmän kanssa. On enemmän kuin ok kysyä ryhmältä tilaisuuden välissä ja lopussa: “Miten meillä menee?”.
Mitä fasilitaattori ei tee? Hän ei puutu sisältöön kertomalla omia mielipiteitään tai arvottamalla osallistujien ajatuksia (esim. “Olipas tosi hyvä idea Liisa-Matti, mä tykkäsin siitä eniten). Fasilitaattori on ryhmän palvelija, joka luotsaa ryhmän varmoin ottein satamaan. Tai ainakin lähemmäs toisiaan.
Jaa viisaudet verkostollesi somessa alla olevista kuvakkeista.
Kun haluat ymmärtää enemmän fasilitoinnista
Miten onnistua yhteistyössä etänä? Kuinka lisätä dialogisuutta työelämässä? Mitä läpimurtopäätökset ryhmässä edellyttävät? Hyödynnä asiantuntijoidemme maksuttomat materiaalit ja paranna taitojasi johtaa työelämän tuloksellisia ryhmäprosesseja!
Lataa maksuttomat oppaat ja katso webinaaritallenteet
Paranna taitojasi johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Haluatko kehittää osaamistasi ja oppia järjestämään tuloksellisia tilaisuuksia? Parantamalla taitojasi johtaa työelämän ryhmätilanteita autat asiakkaitasi, tiimiäsi ja sidosryhmiäsi onnistumaan yhteistyössä. Opi vuorovaikutteisissa ja käytännönläheisissä valmennuksissamme konkreettisia työkaluja johtaa tuloksellisia tilaisuuksia!
Lue lisää avoimista fasilitointivalmennuksista!
Autamme onnistumaan yhteistyössä – myös etänä!
Kuinka hyödyntää fasilitointia organisaatiossanne ja tehdä yhteistyöstä entistäkin vaikuttavampaa? Autamme teitä kehittämään kokous- ja työpajakulttuurianne osallistavammaksi ja yhdistämään asiantuntijoidenne osaamisen. Valmennamme fasilitointitaitoja niin esimiehille, projektipäälliköille kuin asiantuntijoillekin. Kerro meille tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teitä parhaiten palveleva kokonaisuus. Tiukassa tilanteessa ammattifasilitaattorimme ovat myös käytettävissäsi tilaisuuksien suunnitteluun ja johtamiseen. Toteutamme valmennuksia ja työpajoja suomeksi ja englanniksi.
